Saklama süreleri 2026: faturalar, belgeler ve 2027'de neler atılabilir

Faturalar, makbuzlar, banka hesap özetleri ve diğer muhasebe belgeleri (Buchungsbelege) için kanun 2025'ten bu yana on değil, sekiz yıl saklama istiyor. Defterler, kayıtlar ve yıl sonu kapanışları (Jahresabschlüsse) için on yıl, ticari yazışmalar (Geschäftsbriefe) için altı yıl geçerli olmaya devam ediyor. Süreler ancak belgenin oluştuğu yılın sonunda başlar. Bu nedenle 1 Ocak 2027'den itibaren 2018 ve öncesine ait tüm muhasebe belgeleri, henüz sonuçlanmamış bir vergi tarhı (Steuerfestsetzung) için gerekmedikleri sürece, kural olarak atılabilir.

İçindekiler

1. Hangi belge için hangi süre geçerli?
2. Süre ne zaman başlar?
3. 1 Ocak 2027'de neler atılabilir?
4. 8 mi, 10 yıl mı: 2025'te ne değişti
5. Süre ne zaman uzar?
6. Kâğıt, PDF, e-fatura: hangi biçimde?
7. Bir belge eksikse ne olur?
8. Sık sorulan sorular

Hangi belge için hangi süre geçerli?

Küçük bir işletmenin klasörde veya sabit diskte tuttuğu hemen her şey üç süreden birine girer: sekiz, on veya altı yıl. Kanun, belgenin kâğıt üzerinde mi yoksa dosya olarak mı bulunduğuna göre değil, türüne göre ayırır (Alman Vergi Usul Kanunu (Abgabenordnung, kısaca AO) § 147 fıkra 1 ve 3).

Bir kaydı belgelemek için kullandığınız her şey muhasebe belgesidir. Maliye idaresi (Finanzverwaltung), Federal Maliye Bakanlığı'nın GoBD genelgesinde, yani defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde usulüne uygun tutulması ve saklanması ile veri erişimine ilişkin ilkelerde, belge türleri olarak diğerlerinin yanı sıra faturaları, alacak dekontlarını, nakit makbuzlarını, ödeme belgelerini, sözleşmeleri ve işletmeye ait banka hesap özetlerini sayar (GoBD, kenar numarası 62). Bu nedenle ticari hesabınızın hesap özetleri kural olarak sekiz yıllık gruba girer.

Bir teklif veya başka bir ticari yazışma, ona dayanarak kayıt yapıldığı anda muhasebe belgesine dönüşür (GoBD, kenar numarası 63). O zaman altı yerine sekiz yıl geçerlidir. Aynısı, fatura zorunlu bir bilgi için ona atıf yaptığından faturanın parçası olan bir irsaliye için de geçerlidir (§ 31 fıkra 1 UStDV, Alman KDV Uygulama Yönetmeliği). Bunun ne zaman söz konusu olduğunu irsaliye düzenleme yazısı gösteriyor.

E-postalarda ortam değil, içerik önemlidir. Yalnızca bir faturayı ek olarak getiren bir e-postayı maliye idaresi bir zarf gibi değerlendirir: Saklanması gereken e-posta değil, ektir. E-postanın kendisi bir ticari yazışma veya muhasebe belgesi işlevi görüyorsa saklanmalıdır (GoBD, kenar numarası 121).

Faturalarını bir programla yazan kişi, bunların büyük bir kısmına zaten dijital olarak sahiptir. office1.cloud fatura programında giden belgeler ve e-faturalar değiştirilemez biçimde arşivlenir, gelen faturaları da aynı programda kaydedersiniz.

Süre ne zaman başlar?

Süre belgenin üzerindeki tarihle değil, belgenin oluştuğu takvim yılının sonuyla başlar (§ 147 fıkra 4 AO, faturalar için § 14b fıkra 1 cümle 3 UStG). Yani 15 Mart 2026 tarihli bir fatura için süre 31 Aralık 2026'dan itibaren işler. Sekiz yıl 31 Aralık 2034'te sona erer, fatura 1 Ocak 2035'ten itibaren atılabilir.

Buradan basit bir hesap çıkar: belgenin yılı + süre + 1, belgenin atılabileceği ilk yılı verir. 2018 tarihli bir belge için: 2018 + 8 + 1 = 2027.

Defterlerde ve kayıtlarda son kaydın yapıldığı yıl, yıl sonu kapanışında ise kapanışın düzenlendiği yıl esas alınır. Vergi danışmanlığı bürosunun (Steuerkanzlei) 2017'de düzenlediği 2016 yılına ait bir yıl sonu kapanışı bu nedenle yalnızca 2026 sonuna kadar değil, 2027 sonuna kadar saklanmalıdır.

1 Ocak 2027'de neler atılabilir?

1 Ocak 2027'den itibaren 2018 yılına ait muhasebe belgeleri, 2016 yılına ait defterler ve 2020 yılına ait ticari yazışmalar, her biri daha eski tüm yıllarla birlikte atılabilir. Bu, henüz sonuçlanmamış bir vergi tarhı için gerekmedikleri sürece geçerlidir (bkz. Süre ne zaman uzar?):

Son iki yılda temizlik yapmadıysanız: 2015 ve 2016 yıllarına ait muhasebe belgeleri 1 Ocak 2025'ten beri, 2017 yılına ait belgeler ve 2019 yılına ait ticari yazışmalar 1 Ocak 2026'dan beri atılabiliyordu. Neden iki yılın belgelerinin birden serbest kaldığını 8 mi, 10 yıl mı bölümü açıklıyor.

8 mi, 10 yıl mı: 2025'te ne değişti

Bir liste faturalar için on yıl diyorsa güncel değildir. Bu 2024 sonuna kadar geçerliydi. Dördüncü Bürokrasiyi Azaltma Kanunu (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) ile kanun koyucu, muhasebe belgelerine ilişkin süreyi sekiz yıla indirdi: vergi hukukunda (§ 147 fıkra 3 AO), ticaret hukukunda (§ 257 fıkra 4 HGB, Alman Ticaret Kanunu, Handelsgesetzbuch) ve faturalar için KDV hukukunda (§ 14b fıkra 1 UStG). Kanunun gerekçesine göre faturalar her zaman muhasebe belgesidir.

Kısa süre eski belgeler için de geçerlidir. Belirleyici olan, eski on yıllık sürelerinin 31 Aralık 2024 itibarıyla dolmuş olup olmadığıdır (madde 97 § 19a fıkra 2 EGAO, madde 95 EGHGB; Vergi Usul Kanunu'na Giriş Kanunu, Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, ve Ticaret Kanunu'na Giriş Kanunu, Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuche). Dolmamışsa yeni sekiz yıllık süre geçerlidir. 2015 ve 2016 yıllarına ait belgeler için süre böylece hemen sona erdi; bu nedenle 1 Ocak 2025'te iki yılın belgeleri birden serbest kaldı.

Defterler, kayıtlar, envanterler ve yıl sonu kapanışları için süre on yıl olarak kaldı. Bankalar, sigorta şirketleri ve menkul kıymet kuruluşları için ayrıca muhasebe belgelerinde on yıl geçerli olmaya devam ediyor (§ 257 fıkra 4 cümle 2 HGB, madde 97 § 19a fıkra 3 EGAO).

Süre ne zaman uzar?

Bir belge, tarh süresi (Festsetzungsfrist) henüz dolmamış bir vergi için önem taşıdığı sürece, sekiz yıldan sonra da saklama süresi sona ermez (§ 147 fıkra 3 cümle 5 AO). Tarh süresi, vergi dairesinin (Finanzamt) bir vergi kararı (Steuerbescheid) çıkarabileceği veya değiştirebileceği süredir. Kural olarak dört yıldır (§ 169 fıkra 2 AO). Bir vergi beyannamesi verilmesi gerekiyorsa, beyannameyi verdiğiniz yılın sonunda, en geç vergi yılını izleyen üçüncü yılın sonunda başlar (§ 170 fıkra 2 no. 1 AO).

Tarh süresinin daha uzun işlediği tipik durumlar:

• Bir vergi kararına itiraz (Einspruch) veya dava. Tarh süresi, itiraz veya dava hakkında kesin karar verilmeden sona ermez (§ 171 fıkra 3a AO).
• Vergi denetimi (Betriebsprüfung). Bir dış denetim (Außenprüfung) başladıysa, denetlenen vergiler için süre, denetimden çıkan kararlar kesinleşmeden sona ermez (§ 171 fıkra 4 AO).
• Sonraki yılları etkileyen belgeler. Bu örneğin hâlâ amortismanını ayırdığınız bir şirket aracının satın alma faturası olabilir. Bir belgenin hâlâ açık bir yıl için önem taşıyıp taşımadığını tereddütte vergi danışmanlığı büronuz netleştirir.

Bu nedenle büyük bir temizlikten önce vergi danışmanlığı büronuza bir yıl için hâlâ açık bir işlem olup olmadığını kısaca sormak işe yarar.

Kâğıt, PDF, e-fatura: hangi biçimde?

Kâğıt belgeleri tarayabilir veya fotoğraflayabilir ve ardından kâğıdı kural olarak imha edebilirsiniz. Elektronik olarak alınan belgeler, geldikleri biçimde kalır.

Kâğıdı tarayıp atmak. Kanun, kopya aslıyla görsel olarak örtüşüyorsa ve tüm süre boyunca erişilebilir, okunabilir ve makineyle değerlendirilebilir durumdaysa, görüntü veya dosya olarak saklamaya izin verir (§ 147 fıkra 2 AO). Maliye idaresinin görüşüne göre, diğer gereklilikler karşılanıyorsa bunun için bir akıllı telefon da kullanılabilir (GoBD, kenar numarası 130). Bundan sonra, hiçbir hüküm aslını istemediği sürece kâğıt atılabilir (kenar numarası 140). Maliye idaresi sürecin belgelenmesini ister: kimin, ne zaman taradığı ve okunabilirliğin ve eksiksizliğin nasıl kontrol edildiği (kenar numarası 136). Bunun ne kadar ayrıntılı olacağı, GoBD'ye göre işletmenin büyüklüğüne ve yapısına bağlıdır.

İstisna: Yıl sonu kapanışları ve açılış bilançosu, aslının yerine geçecek şekilde taranamaz; bunlar asıl hâlleriyle saklanır (§ 147 fıkra 2 AO). Ayrıca maliye idaresi, taranmış hâlde ispat gücünü yitirecek belgeleri ek olarak asıl hâlleriyle saklayıp saklamama kararını size bırakır (kenar numarası 140).

PDF faturalar ve dosya olarak hesap özetleri, alındıkları biçimde kalır (GoBD, kenar numarası 131). Bu nedenle bir çıktı dosyanın yerini tutmaz.

E-faturalar (XRechnung, ZUGFeRD). Belirleyici olan yapılandırılmış kısımdır, yani XML dosyası. Bunu saklamak yeterlidir. Bir ZUGFeRD faturasının okunabilir PDF kısmı ancak vergi açısından önemli ek bilgiler, örneğin kayıt notları (Buchungsvermerke) içeriyorsa gerekir (GoBD, 14 Temmuz 2025 tarihli sürümüyle kenar numaraları 119 ve 131). XML dosyası başka bir biçime dönüştürme yoluyla kaybolmamalıdır (kenar numarası 125). İki biçim arasındaki farkı XRechnung mi, ZUGFeRD mi yazısı açıklıyor.

Gerçek, değiştirilmemiş, okunabilir. Kanun faturalar için kaynağın, içeriğin ve okunabilirliğin tüm süre boyunca güvence altında olmasını ister (§ 14b fıkra 1 cümle 2 ile bağlantılı olarak § 14 fıkra 3 UStG). Her an silme yapılabilen bir e-posta kutusu bunun için iyi bir yer değildir. Belgeler tüm süre boyunca erişilebilir olmak zorunda olduğundan (§ 147 fıkra 2 no. 2 AO), başka bir yerde ikinci bir kopya tutmak işe yarar: Aksi hâlde bozulan bir bilgisayar sekiz yıllık belgeyi de beraberinde götürür. Gelen faturalar için bir dosyalama düzeninin nasıl görünebileceğini gelen faturaları yönetmek yazısı gösteriyor.

Programı iptal ettiyseniz veya değiştirdiyseniz. Faturaları saklama yükümlülüğü bir programın sağlayıcısına değil, girişimcinin kendisine aittir (§ 14b fıkra 1 UStG). Bu nedenle bir programın aboneliğini sonlandıran kişi verilerini yanına alır ve sürenin sonuna kadar kendisi saklar. Easy Invoice'te müşteri olduğunuz sürece her şey arşivde kalır. Aboneliğin sona ermesinden sonra verileriniz size teslim edilir; belirli bir süre sonra platform bunları kaldırır ve o andan itibaren saklamaya devam etmekten siz sorumlusunuz.

Saklama yeri. Defterler ve kayıtlar ilke olarak yurt içinde, yani Almanya'da tutulmalı ve saklanmalıdır (§ 146 fıkra 2 AO). Vergi dairesinin tam veri erişimi varsa, elektronik olarak başka bir AB ülkesinde de bulunabilirler (§ 146 fıkra 2a AO, faturalar için § 14b fıkra 2 UStG). AB dışındaki bir saklama yeri için vergi dairesinin izni gerekir (§ 146 fıkra 2b AO).

Bir belge eksikse ne olur?

Bir işletme defterlerini veya kayıtlarını ibraz edemez ya da beyanlarını yeterince açıklayamazsa, vergi dairesi tahmin yoluyla belirleme (Schätzung) yapar (§ 162 fıkra 2 AO). Tek bir belge eksik olduğunda iki şey tehlikeye girer: gider ve indirilecek KDV.

• Gider, başka birinden alınmış bir belge yoksa, kendi düzenlediğiniz bir belgeyle (Eigenbeleg) kanıtlanabilir (GoBD, kenar numarası 61). Bunun nasıl yapıldığı kendi belgenizi yazmak yazısında anlatılıyor.
• İndirilecek KDV (Vorsteuer), kanuna göre usulüne uygun bir faturaya sahip olmanızı şart koşar (§ 15 fıkra 1 cümle 1 no. 1 cümle 2 UStG). Kendi düzenlediğiniz belge böyle bir fatura değildir. Kaybolan bir faturanın başka bir yolla kanıtlanıp kanıtlanamayacağını da Eigenbeleg yazısı ele alıyor.

Sık sorulan sorular

Banka hesap özetleri ne kadar süre saklanmalı?

İşletmeye ait banka hesap özetleri kural olarak muhasebe belgeleri arasında sayılır (GoBD, kenar numarası 62): düzenlendikleri yılın sonundan itibaren sekiz yıl. Bunları PDF olarak alıyorsanız PDF olarak saklanırlar (kenar numarası 131). Bu yazı işletme belgelerini ele alıyor, özel hesapları değil.

Küçük işletme sahipleri (Kleinunternehmer) ve küçük ticari işletmeler (Kleingewerbe) için de geçerli mi?

Evet. Maliye idaresinin görüşüne göre kârını gelir-gider hesabıyla belirleyen kişi de kayıtları ve belgeleri § 147 fıkra 1 AO uyarınca saklar (GoBD, kenar numarası 115). § 14b UStG'deki faturalara ilişkin yükümlülük her girişimci için geçerlidir; § 19 UStG'deki küçük işletme düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) bu yükümlülükten muaf tutmaz. Küçük işletme sahiplerinin e-faturada nelere dikkat etmesi gerektiğini küçük işletme sahibi olarak e-fatura yazısı gösteriyor.

Bordro belgelerini ne kadar süre saklamam gerekir?

Her çalışanın ücret hesabı (Lohnkonto), son kaydedilen ücret ödemesinden sonraki altıncı yılın sonuna kadar saklanmalıdır (§ 41 fıkra 1 cümle 9 EStG, Alman Gelir Vergisi Kanunu, Einkommensteuergesetz). Maliye idaresi ücret ve maaş bordrolarını bir belge türü olarak sayar (GoBD, kenar numarası 62); muhasebe belgesi olarak bunlar için kural olarak sekiz yıl geçerlidir. Bir bordro bürosuyla çalışıyorsanız, dosyalamayı en iyisi orada netleştirin.

Özel faturalar için de geçerli mi?

Bu yazıdaki süreler işletme belgelerini kapsar. Özel kişiler için, ustaların da bilmesi gereken özel bir kural vardır: Özel kişi olarak bir taşınmazla bağlantılı bir eser teslimi (Werklieferung) veya hizmet için fatura alan kişi, faturayı, bir ödeme belgesini veya ispat gücü olan başka bir belgeyi iki yıl saklar (§ 14b fıkra 1 cümle 5 UStG). Bu tür faturaları özel müşterilere yazıyorsanız, faturaya bu yükümlülüğe ilişkin bir uyarı konur (§ 14 fıkra 4 cümle 1 no. 9 UStG).

Süre dolduktan sonra belgeleri silmem gerekir mi?

Belgeler kişilere ait veriler, örneğin müşterilerin adlarını ve adreslerini içeriyorsa, veri koruma da devreye girer. Kişisel veriler, amaçları için artık gerekli olmadıklarında silinmelidir (madde 17 fıkra 1 bent a GDPR; AB Genel Veri Koruma Tüzüğü, Almanca: Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Yasal bir saklama yükümlülüğü sürdüğü sürece bu silme hakkı geçerli değildir (madde 17 fıkra 3 bent b GDPR). Süre dolduktan sonra bu gerekçe kural olarak ortadan kalkar. Bunu işletmede nasıl uygulayacağınızı tereddütte veri koruma danışmanınız netleştirir.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.

Kaynaklar

• § 147 AO, belgelerin saklanmasına ilişkin düzen kuralları (Almanca: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• § 146 AO, defter tutmaya ve kayıtlara ilişkin düzen kuralları (Almanca: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• § 162 AO, vergilendirme matrahlarının tahmini (Almanca: Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• § 169 AO, tarh süresi (Almanca: Festsetzungsfrist)
• § 170 AO, tarh süresinin başlangıcı (Almanca: Beginn der Festsetzungsfrist)
• § 171 AO, süre bitiminin ertelenmesi (Almanca: Ablaufhemmung)
• madde 97 § 19a EGAO, saklama süreleri (Almanca: Aufbewahrungsfristen)
• § 257 HGB, belgelerin saklanması, saklama süreleri (Almanca: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• madde 95 EGHGB, saklama süresine ilişkin geçiş hükmü (Almanca: Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist)
• § 14 UStG, faturaların düzenlenmesi (Almanca: Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, faturaların saklanması (Almanca: Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, KDV indirimi (Almanca: Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, küçük işletme sahipleri için vergi muafiyeti (Almanca: Steuerbefreiung für Kleinunternehmer)
• § 31 UStDV, faturadaki bilgiler (Almanca: Angaben in der Rechnung)
• § 41 EStG, ücret vergisi kesintisinde kayıt yükümlülükleri (Almanca: Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug)
• Federal Maliye Bakanlığı: defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde usulüne uygun tutulması ve saklanması ile veri erişimine ilişkin ilkeler (GoBD) (Almanca: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), 28 Kasım 2019 tarihli yazı, BStBl I S. 1269, kenar numaraları 61 ila 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Federal Maliye Bakanlığı: GoBD, 2. değişiklik, 14 Temmuz 2025 tarihli yazı, kenar numaraları 119, 125, 131 (Almanca: GoBD, 2. Änderung)
• Alman Federal Meclisi, 20/11306 sayılı basılı belge: Dördüncü Bürokrasiyi Azaltma Kanunu tasarısı, gerekçe (Almanca: Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11306, Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, Begründung)
• AB Genel Veri Koruma Tüzüğü (AB) 2016/679, madde 17 (Almanca: Datenschutz-Grundverordnung)
• Händlerbund: saklama yükümlülüğüne ilişkin sık sorulan sorular, 11 Şubat 2026 itibarıyla (Almanca: FAQ Pflicht zur Aufbewahrung)