Délais de conservation 2026 : factures, pièces, que jeter en 2027 ?

Pour les factures, les reçus, les relevés de compte et les autres pièces comptables (Buchungsbelege), la loi exige depuis 2025 une conservation de huit ans, et non plus de dix. Dix ans restent applicables aux livres, aux enregistrements et aux comptes annuels (Jahresabschlüsse), six ans aux lettres commerciales (Geschäftsbriefe). Les délais ne commencent à courir qu'à la fin de l'année au cours de laquelle le document a été établi. À partir du 1er janvier 2027, vous pouvez donc en règle générale éliminer toutes les pièces comptables de 2018 et des années antérieures, à condition qu'elles ne soient pas nécessaires pour un établissement de l'impôt (Steuerfestsetzung) encore ouvert.

Sommaire

1. Quel délai pour quel document ?
2. À partir de quand le délai court-il ?
3. Que pouvez-vous jeter le 1er janvier 2027 ?
4. 8 ou 10 ans : ce qui a changé en 2025
5. Quand le délai dure-t-il plus longtemps ?
6. Papier, PDF, facture électronique : sous quelle forme ?
7. Que se passe-t-il si une pièce manque ?
8. Questions fréquentes

Quel délai pour quel document ?

Presque tout ce qu'une petite entreprise a dans ses classeurs ou sur son disque dur relève de l'un de trois délais : huit, dix ou six ans. La loi classe les documents selon leur nature, et non selon qu'ils existent sur papier ou sous forme de fichier (§ 147, alinéas 1 et 3, du Code fiscal allemand, Abgabenordnung, en abrégé AO).

Une pièce comptable est tout document qui justifie une écriture. L'administration fiscale cite comme types de pièces notamment les factures, les avoirs, les reçus de caisse, les justificatifs de paiement, les contrats et les relevés de compte professionnels (GoBD, numéro marginal 62). Les GoBD sont les principes de l'administration fiscale allemande relatifs à la tenue et à la conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique. Les relevés de votre compte professionnel relèvent donc en règle générale du groupe des huit ans.

Un devis ou une autre lettre commerciale devient une pièce comptable dès qu'une écriture est passée sur cette base (GoBD, numéro marginal 63). Ce sont alors huit ans au lieu de six qui s'appliquent. Il en va de même pour un bon de livraison qui fait partie de la facture, parce que la facture y renvoie pour une mention obligatoire (§ 31, alinéa 1, du règlement d'application de la loi sur la TVA, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV). L'article Créer un bon de livraison montre quand c'est le cas.

Pour les e-mails, c'est le contenu qui compte, pas le support. Un e-mail qui ne fait que transmettre une facture en pièce jointe est traité par l'administration fiscale comme une enveloppe : c'est la pièce jointe qu'il faut conserver, pas l'e-mail. Si l'e-mail lui-même remplit la fonction d'une lettre commerciale ou d'une pièce comptable, il doit être conservé (GoBD, numéro marginal 121).

Si vous établissez vos factures avec un logiciel, une grande partie de ces documents est déjà numérique. Dans le logiciel de facturation d'office1.cloud, les pièces émises et les factures électroniques sont archivées de manière inaltérable, et vous saisissez les factures reçues dans le même logiciel.

À partir de quand le délai court-il ?

Le délai ne commence pas à la date figurant sur la pièce, mais à la fin de l'année civile au cours de laquelle elle a été établie (§ 147, alinéa 4, AO, pour les factures § 14b, alinéa 1, phrase 3, UStG). Une facture du 15 mars 2026 compte donc à partir du 31 décembre 2026. Les huit ans prennent fin le 31 décembre 2034 ; à partir du 1er janvier 2035, elle peut être éliminée.

Il en découle un calcul simple : année du document + délai + 1 donne la première année où il peut être éliminé. Pour une pièce de 2018 : 2018 + 8 + 1 = 2027.

Pour les livres et les enregistrements, c'est l'année de la dernière inscription qui compte ; pour les comptes annuels, l'année au cours de laquelle ils ont été établis. Des comptes annuels 2016 que le cabinet de conseil fiscal (Steuerkanzlei) a établis en 2017 doivent donc être conservés jusqu'à fin 2027, et pas seulement jusqu'à fin 2026.

Que pouvez-vous jeter le 1er janvier 2027 ?

À partir du 1er janvier 2027, vous pouvez éliminer les pièces comptables de 2018, les livres de 2016 et les lettres commerciales de 2020, à chaque fois avec toutes les années antérieures. Cela vaut tant que ces documents ne sont pas nécessaires pour un établissement de l'impôt encore ouvert (voir Quand le délai dure-t-il plus longtemps ?) :

Si vous n'avez pas fait de tri ces deux dernières années : les pièces comptables de 2015 et 2016 pouvaient déjà être éliminées depuis le 1er janvier 2025, les pièces de 2017 et les lettres commerciales de 2019 depuis le 1er janvier 2026. La section 8 ou 10 ans explique pourquoi deux années ont été libérées d'un coup.

8 ou 10 ans : ce qui a changé en 2025

Si une liste indique dix ans pour les factures, elle est obsolète. C'était la règle jusqu'à fin 2024. Avec la quatrième loi d'allègement des charges bureaucratiques (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), le législateur a ramené à huit ans le délai applicable aux pièces comptables : en droit fiscal (§ 147, alinéa 3, AO), en droit commercial (§ 257, alinéa 4, du Code de commerce allemand, Handelsgesetzbuch, HGB) et, pour les factures, en droit de la TVA (§ 14b, alinéa 1, UStG). Selon l'exposé des motifs de la loi (Gesetzesbegründung), les factures sont toujours des pièces comptables.

Le délai plus court s'applique aussi aux pièces plus anciennes. Ce qui compte, c'est de savoir si leur ancien délai de dix ans avait déjà expiré au 31 décembre 2024 (article 97, § 19a, alinéa 2, de la loi d'introduction au Code fiscal allemand, Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, EGAO ; article 95 de la loi d'introduction au Code de commerce allemand, Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch, EGHGB). Si ce n'était pas le cas, le nouveau délai de huit ans s'applique. Pour les pièces de 2015 et 2016, il était ainsi immédiatement écoulé ; c'est pourquoi deux années ont été libérées d'un coup le 1er janvier 2025.

Les livres, les enregistrements, les inventaires et les comptes annuels restent à dix ans. Pour les banques, les assurances et les entreprises d'investissement (Wertpapierinstitute), dix ans continuent en outre de s'appliquer aux pièces comptables (§ 257, alinéa 4, phrase 2, HGB, article 97, § 19a, alinéa 3, EGAO).

Quand le délai dure-t-il plus longtemps ?

Même après huit ans, le délai de conservation d'une pièce n'expire pas tant qu'elle a de l'importance pour un impôt dont le délai d'établissement (Festsetzungsfrist) n'est pas encore écoulé (§ 147, alinéa 3, phrase 5, AO). Le délai d'établissement est la période pendant laquelle le centre des impôts (Finanzamt) peut émettre ou modifier un avis d'imposition (Steuerbescheid). Il est en règle générale de quatre ans (§ 169, alinéa 2, AO). Si une déclaration fiscale doit être déposée, il commence à l'expiration de l'année au cours de laquelle vous avez déposé la déclaration, au plus tard à l'expiration de la troisième année suivant l'année d'imposition (§ 170, alinéa 2, n° 1, AO).

Cas typiques dans lesquels le délai d'établissement dure plus longtemps :

• Recours ou action en justice contre un avis d'imposition. Le délai d'établissement ne prend pas fin avant qu'il ait été statué de manière définitive sur le recours (Einspruch) ou l'action en justice (Klage) (§ 171, alinéa 3a, AO).
• Contrôle fiscal (Betriebsprüfung). Si une vérification sur place (Außenprüfung) a commencé, le délai n'expire pas pour les impôts contrôlés avant que les avis issus du contrôle soient devenus définitifs (§ 171, alinéa 4, AO).
• Pièces qui produisent des effets sur des années ultérieures. Il peut s'agir par exemple de la facture d'achat d'une voiture de société que vous amortissez encore. En cas de doute, votre cabinet de conseil fiscal vérifie si une pièce compte encore pour une année ouverte.

Avant un grand tri, il est donc utile de demander brièvement à votre cabinet de conseil fiscal si une procédure est encore ouverte pour une année donnée.

Papier, PDF, facture électronique : sous quelle forme ?

Vous pouvez numériser ou photographier les pièces papier et, en règle générale, détruire ensuite le papier. Les pièces reçues sous forme électronique restent dans le format dans lequel elles sont arrivées.

Numériser le papier et le jeter. La loi autorise la conservation sous forme d'image ou de fichier si la reproduction concorde visuellement avec l'original et reste disponible, lisible et exploitable par machine pendant toute la durée du délai (§ 147, alinéa 2, AO). Selon l'administration fiscale, un smartphone est également admis à cet effet si les autres exigences sont remplies (GoBD, numéro marginal 130). Le papier peut ensuite être éliminé, sauf si une disposition exige l'original (numéro marginal 140). L'administration fiscale exige que la procédure soit documentée : qui saisit, quand, et comment la lisibilité et l'exhaustivité sont vérifiées (numéro marginal 136). Le niveau de détail dépend, selon les GoBD, de la taille et de l'organisation de l'entreprise.

Exception : les comptes annuels et le bilan d'ouverture ne peuvent pas être remplacés par une numérisation, ils restent conservés en original (§ 147, alinéa 2, AO). Par ailleurs, l'administration fiscale vous laisse décider de conserver en plus en original les documents dont la force probante serait perdue sous forme numérisée (numéro marginal 140).

Les factures PDF et les relevés de compte reçus sous forme de fichier restent dans le format dans lequel ils ont été reçus (GoBD, numéro marginal 131). Une impression ne remplace donc pas le fichier.

Factures électroniques (XRechnung, ZUGFeRD). Ce qui compte, c'est la partie structurée, c'est-à-dire le fichier XML. Il suffit de conserver celle-ci. La partie PDF lisible d'une facture ZUGFeRD n'est nécessaire que si elle contient des indications supplémentaires importantes sur le plan fiscal, par exemple des mentions de comptabilisation (GoBD, numéros marginaux 119 et 131 dans la version du 14 juillet 2025). Le fichier XML ne doit pas être perdu à la suite d'une conversion dans un autre format (numéro marginal 125). L'article XRechnung ou ZUGFeRD explique la différence entre les deux formats.

Authentique, inchangé, lisible. Pour les factures, la loi exige que l'origine, le contenu et la lisibilité soient garantis pendant toute la durée du délai (§ 14b, alinéa 1, phrase 2, en lien avec le § 14, alinéa 3, UStG). Une boîte e-mail dans laquelle des messages peuvent être supprimés à tout moment n'est pas un bon endroit pour cela. Et comme les documents doivent être disponibles pendant toute la durée du délai (§ 147, alinéa 2, n° 2, AO), une deuxième copie à un autre endroit vaut la peine : sinon, un ordinateur défectueux emporte huit ans de pièces. L'article Gérer les factures fournisseurs montre à quoi peut ressembler un classement des factures reçues.

Logiciel résilié ou changé. L'obligation de conserver les factures incombe à l'entrepreneur lui-même (§ 14b, alinéa 1, UStG), et non au fournisseur d'un logiciel. Si vous résiliez un logiciel, vous emportez donc vos données et les conservez vous-même jusqu'à la fin du délai. Chez Easy Invoice, tout reste archivé tant que vous êtes client. Après une résiliation, vos données vous sont remises ; après un certain délai, la plateforme les supprime, et vous êtes dès lors vous-même responsable de leur conservation.

Lieu de stockage. Les livres et les enregistrements doivent en principe être tenus et conservés sur le territoire allemand (§ 146, alinéa 2, AO). Sous forme électronique, ils peuvent aussi se trouver dans un autre État de l'UE si le centre des impôts dispose d'un accès complet aux données (§ 146, alinéa 2a, AO, pour les factures § 14b, alinéa 2, UStG). Pour un lieu de stockage hors de l'UE, il faut une autorisation du centre des impôts (§ 146, alinéa 2b, AO).

Que se passe-t-il si une pièce manque ?

Si une entreprise ne peut pas présenter ses livres ou ses enregistrements, ou pas expliquer suffisamment ses indications, le centre des impôts procède à une estimation (Schätzung) (§ 162, alinéa 2, AO). Pour une seule pièce manquante, deux choses sont en jeu : la dépense et la TVA déductible (Vorsteuer).

• La dépense peut être justifiée par un justificatif interne (Eigenbeleg) lorsqu'il n'existe pas de pièce émise par un tiers (GoBD, numéro marginal 61). L'article Rédiger un justificatif interne explique comment faire.
• La TVA déductible suppose, selon la loi, que vous possédiez une facture établie en bonne et due forme (§ 15, alinéa 1, phrase 1, n° 1, phrase 2, UStG). Un justificatif interne n'est pas une telle facture. L'article sur le justificatif interne traite également de la question de savoir si une facture perdue peut être prouvée par d'autres moyens.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver les relevés de compte ?

Les relevés de compte professionnels font en règle générale partie des pièces comptables (GoBD, numéro marginal 62) : huit ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle ils ont été établis. Si vous les recevez en PDF, ils sont conservés en PDF (numéro marginal 131). Cet article traite des documents de l'entreprise, pas des comptes privés.

Est-ce aussi valable pour les petits entrepreneurs (Kleinunternehmer) et le Kleingewerbe ?

Oui. Selon l'administration fiscale, si vous déterminez votre bénéfice par le calcul par excédent des recettes, vous conservez vous aussi les enregistrements et documents visés au § 147, alinéa 1, AO (GoBD, numéro marginal 115). L'obligation relative aux factures prévue au § 14b UStG s'applique à tout entrepreneur ; le régime des petits entrepreneurs (Kleinunternehmerregelung) du § 19 UStG ne l'en exclut pas. L'article Facture électronique pour les petits entrepreneurs montre ce que les petits entrepreneurs doivent prendre en compte pour la facture électronique.

Combien de temps faut-il conserver les documents de paie ?

Le compte de salaire (Lohnkonto) de chaque salarié doit être conservé jusqu'à la fin de la sixième année suivant le dernier versement de salaire inscrit (§ 41, alinéa 1, phrase 9, de la loi relative à l'impôt sur le revenu, Einkommensteuergesetz, EStG). L'administration fiscale cite les bulletins de salaire et de traitement (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) comme type de pièce (GoBD, numéro marginal 62) ; en tant que pièces comptables, ils sont en règle générale soumis au délai de huit ans. Si vous faites appel à un prestataire de paie (Lohnbüro), le mieux est de convenir du classement avec lui.

Est-ce aussi valable pour les factures privées ?

Les délais de cet article concernent les documents de l'entreprise. Pour les particuliers, il existe une règle spéciale que les artisans devraient aussi connaître : un particulier qui reçoit une facture pour une livraison d'ouvrage (Werklieferung) ou une prestation en lien avec un bien immobilier (Grundstück) conserve la facture, un justificatif de paiement ou un autre document probant pendant deux ans (§ 14b, alinéa 1, phrase 5, UStG). Si vous adressez de telles factures à des clients particuliers, une mention de cette obligation doit figurer sur la facture (§ 14, alinéa 4, phrase 1, n° 9, UStG).

Dois-je supprimer les documents après l'expiration du délai ?

Si les documents contiennent des données de personnes, par exemple les noms et adresses de clients, la protection des données entre en jeu. Les données à caractère personnel doivent être effacées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au regard de leur finalité (article 17, paragraphe 1, point a, du règlement général sur la protection des données, RGPD). Tant qu'une obligation légale de conservation existe, ce droit à l'effacement ne s'applique pas (article 17, paragraphe 3, point b, RGPD). Après l'expiration du délai, ce motif disparaît en règle générale. En cas de doute, votre conseil en protection des données vous dira comment mettre cela en œuvre dans votre entreprise.

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Sources

• § 147 AO, règles de conservation des documents (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• § 146 AO, règles de tenue de la comptabilité et des enregistrements (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• § 162 AO, estimation des bases d'imposition (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• § 169 AO, délai d'établissement de l'impôt (Festsetzungsfrist)
• § 170 AO, point de départ du délai d'établissement de l'impôt (Beginn der Festsetzungsfrist)
• § 171 AO, suspension de l'expiration du délai (Ablaufhemmung)
• Article 97, § 19a EGAO, délais de conservation (Aufbewahrungsfristen)
• § 257 HGB, conservation des documents, délais de conservation (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• Article 95 EGHGB, disposition transitoire relative au délai de conservation (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist)
• § 14 UStG, établissement des factures (Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, conservation des factures (Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, déduction de la TVA (Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, exonération fiscale des petits entrepreneurs (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer)
• § 31 UStDV, mentions de la facture (Angaben in der Rechnung)
• § 41 EStG, obligations d'enregistrement pour la retenue de l'impôt sur les salaires (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug)
• Ministère fédéral des Finances : principes relatifs à la tenue et à la conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi qu'à l'accès aux données (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), circulaire du 28 novembre 2019, BStBl I, p. 1269, numéros marginaux 61 à 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Ministère fédéral des Finances : GoBD, deuxième modification (GoBD, 2. Änderung), circulaire du 14 juillet 2025 (numéros marginaux 119, 125, 131)
• Bundestag allemand, document imprimé 20/11306 : projet de quatrième loi d'allègement des charges bureaucratiques, exposé des motifs (Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11306: Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, Begründung)
• Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679, article 17 (Datenschutz-Grundverordnung)
• Händlerbund : FAQ sur l'obligation de conservation (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung), état au 11 février 2026