Conservazione di fatture e documenti 2026: cosa eliminare nel 2027

Per fatture, ricevute, estratti conto e altri documenti contabili (Buchungsbelege), dal 2025 la legge tedesca richiede otto anni di conservazione, non più dieci. Dieci anni continuano a valere per libri contabili, registrazioni e bilanci d'esercizio (Jahresabschlüsse), sei anni per la corrispondenza commerciale (Geschäftsbriefe). I termini decorrono solo dalla fine dell'anno in cui il documento è stato creato. Dal 1° gennaio 2027 si possono quindi di norma eliminare tutti i documenti contabili del 2018 e degli anni precedenti, purché non servano per un accertamento d'imposta ancora aperto.

Indice

1. Quale termine vale per quale documento?
2. Da quando decorre il termine?
3. Che cosa si può eliminare il 1° gennaio 2027?
4. 8 o 10 anni: che cosa è cambiato nel 2025
5. Quando il termine si allunga?
6. Carta, PDF, fattura elettronica: in quale forma?
7. Che cosa succede se manca un documento?
8. Domande frequenti

Quale termine vale per quale documento?

Quasi tutto ciò che una piccola impresa ha nei raccoglitori o sul disco rigido rientra in uno di tre termini: otto, dieci o sei anni. La legge distingue in base al tipo di documento, non in base al fatto che sia su carta o in un file (§ 147, commi 1 e 3, dell'Abgabenordnung, il codice tributario tedesco, in breve AO).

È documento contabile tutto ciò con cui Lei documenta una registrazione. L'amministrazione finanziaria indica come tipi di documento, tra gli altri, fatture, note di credito, ricevute di cassa, prove di pagamento, contratti ed estratti conto aziendali (GoBD, numero marginale 62; le GoBD sono i principi del Ministero federale delle finanze per la tenuta e la conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica). Gli estratti conto del Suo conto aziendale rientrano quindi di norma nel gruppo degli otto anni.

Un'offerta o un'altra lettera commerciale diventa documento contabile appena viene usata per una registrazione (GoBD, numero marginale 63). Allora valgono otto anni invece di sei. Lo stesso vale per un documento di trasporto che fa parte della fattura, perché la fattura vi rimanda per un dato obbligatorio (§ 31, comma 1, UStDV, il regolamento di attuazione della legge tedesca sull'IVA). Quando succede lo mostra l'articolo Creare un documento di trasporto.

Per le e-mail conta il contenuto, non il mezzo. Un'e-mail che serve solo a trasmettere una fattura in allegato è trattata dall'amministrazione finanziaria come una busta: va conservato l'allegato, non l'e-mail. Se l'e-mail stessa svolge la funzione di lettera commerciale o di documento contabile, va conservata (GoBD, numero marginale 121).

Chi scrive le fatture con un programma ne ha già in digitale una gran parte. Nel programma di fatturazione di office1.cloud i documenti in uscita e le fatture elettroniche vengono archiviati in modo non modificabile; le fatture dei fornitori le registra nello stesso programma.

Da quando decorre il termine?

Il termine non decorre dalla data sul documento, ma dalla fine dell'anno solare in cui il documento è stato creato (§ 147, comma 4, AO; per le fatture § 14b, comma 1, frase 3, UStG). Una fattura del 15 marzo 2026 conta quindi dal 31 dicembre 2026. Gli otto anni terminano il 31 dicembre 2034; dal 1° gennaio 2035 la fattura si può eliminare.

Ne risulta un calcolo semplice: anno del documento + termine + 1 dà il primo anno in cui il documento si può eliminare. Per un documento del 2018: 2018 + 8 + 1 = 2027.

Per libri e registrazioni conta l'anno dell'ultima annotazione, per il bilancio d'esercizio l'anno in cui è stato redatto. Un bilancio d'esercizio per il 2016 che lo studio di consulenza fiscale (Steuerkanzlei) ha redatto nel 2017 va quindi conservato fino alla fine del 2027, non solo fino alla fine del 2026.

Che cosa si può eliminare il 1° gennaio 2027?

Dal 1° gennaio 2027 si possono eliminare i documenti contabili del 2018, i libri del 2016 e la corrispondenza commerciale del 2020, in ciascun caso con tutte le annate precedenti. Questo vale finché non servono per un accertamento d'imposta ancora aperto (vedi Quando il termine si allunga?):

Se negli ultimi due anni non ha fatto ordine: i documenti contabili del 2015 e del 2016 si potevano eliminare già dal 1° gennaio 2025, i documenti del 2017 e la corrispondenza commerciale del 2019 dal 1° gennaio 2026. Perché si sono liberate due annate in una volta lo spiega la sezione 8 o 10 anni.

8 o 10 anni: che cosa è cambiato nel 2025

Se un elenco indica dieci anni per le fatture, è superato. Valeva fino alla fine del 2024. Con la quarta legge per la riduzione della burocrazia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) il legislatore ha ridotto a otto anni il termine per i documenti contabili: nel diritto tributario (§ 147, comma 3, AO), nel diritto commerciale (§ 257, comma 4, HGB, il codice di commercio tedesco) e, per le fatture, nel diritto dell'IVA (§ 14b, comma 1, UStG). Secondo la relazione illustrativa della legge, le fatture sono sempre documenti contabili.

Il termine più breve vale anche per i documenti più vecchi. Conta se il loro vecchio termine di dieci anni era già scaduto al 31 dicembre 2024 (art. 97, § 19a, comma 2, EGAO, la legge introduttiva del codice tributario tedesco; art. 95 EGHGB, la legge introduttiva del codice di commercio tedesco). Se non lo era, vale il nuovo termine di otto anni. Per i documenti del 2015 e del 2016 il termine era così scaduto subito; per questo il 1° gennaio 2025 si sono liberate due annate in una volta.

Sono rimasti a dieci anni libri, registrazioni, inventari e bilanci d'esercizio. Per banche, assicurazioni e imprese di investimento (Wertpapierinstitute) valgono inoltre ancora dieci anni anche per i documenti contabili (§ 257, comma 4, frase 2, HGB; art. 97, § 19a, comma 3, EGAO).

Quando il termine si allunga?

Anche dopo otto anni il termine per un documento non scade finché il documento è rilevante per un'imposta il cui termine di accertamento (Festsetzungsfrist) non è ancora scaduto (§ 147, comma 3, frase 5, AO). Il termine di accertamento è il periodo in cui l'ufficio delle imposte (Finanzamt) può emettere o modificare un avviso di accertamento (Steuerbescheid). Di norma è di quattro anni (§ 169, comma 2, AO). Se va presentata una dichiarazione fiscale, decorre dalla fine dell'anno in cui Lei ha presentato la dichiarazione, al più tardi dalla fine del terzo anno successivo all'anno d'imposta (§ 170, comma 2, numero 1, AO).

Casi tipici in cui il termine di accertamento si allunga:

• Ricorso o azione giudiziaria contro un avviso di accertamento. Il termine di accertamento non scade prima che sul ricorso (Einspruch) o sull'azione giudiziaria (Klage) sia stata presa una decisione definitiva (§ 171, comma 3a, AO).
• Verifica fiscale. Se è iniziata una verifica esterna (Außenprüfung), il termine per le imposte verificate non scade prima che gli avvisi risultanti dalla verifica siano definitivi (§ 171, comma 4, AO).
• Documenti che producono effetti negli anni successivi. Può essere per esempio la fattura d'acquisto di un'auto aziendale che sta ancora ammortizzando. Se un documento conta ancora per un anno aperto, in caso di dubbio lo chiarisce il Suo studio di consulenza fiscale.

Prima di un riordino più grande conviene quindi una breve domanda allo studio di consulenza fiscale, per sapere se per un'annata è ancora aperto un procedimento.

Carta, PDF, fattura elettronica: in quale forma?

Può scansionare o fotografare i documenti cartacei e poi, di norma, distruggere la carta. I documenti ricevuti in forma elettronica restano nel formato in cui sono arrivati.

Scansionare la carta e buttarla. La legge consente la conservazione come immagine o come file se la riproduzione corrisponde visivamente all'originale ed è disponibile, leggibile ed elaborabile in modo automatizzato per tutta la durata del termine (§ 147, comma 2, AO). Secondo l'amministrazione finanziaria, a questo scopo è ammesso anche uno smartphone, se gli altri requisiti sono soddisfatti (GoBD, numero marginale 130). Dopo, la carta si può eliminare, salvo che una norma richieda l'originale (numero marginale 140). L'amministrazione finanziaria richiede che la procedura sia documentata: chi acquisisce i documenti, quando, e come vengono verificate leggibilità e completezza (numero marginale 136). Quanto in dettaglio dipende, secondo le GoBD, dalle dimensioni e dalla struttura dell'impresa.

Eccezione: i bilanci d'esercizio e il bilancio di apertura non si possono sostituire con una scansione; restano in originale (§ 147, comma 2, AO). Inoltre l'amministrazione finanziaria lascia a Lei la decisione di conservare anche in originale i documenti la cui forza probatoria andrebbe persa con la scansione (numero marginale 140).

Fatture in PDF ed estratti conto come file restano nel formato in cui sono stati ricevuti (GoBD, numero marginale 131). Una stampa quindi non sostituisce il file.

Fatture elettroniche (XRechnung, ZUGFeRD). Conta la parte strutturata, cioè il file XML. Basta conservare questa. La parte PDF leggibile di una fattura ZUGFeRD serve solo se contiene ulteriori dati rilevanti ai fini fiscali, per esempio annotazioni contabili (GoBD, numeri marginali 119 e 131 nella versione del 14 luglio 2025). Il file XML non deve andare perso con una conversione in un altro formato (numero marginale 125). La differenza tra i due formati la spiega l'articolo XRechnung o ZUGFeRD.

Autenticità, integrità, leggibilità. Per le fatture la legge richiede che origine, contenuto e leggibilità siano garantiti per tutta la durata del termine (§ 14b, comma 1, frase 2, in combinato disposto con il § 14, comma 3, UStG). Una casella di posta elettronica in cui si può cancellare in qualsiasi momento non è un buon posto per questo. E poiché i documenti devono essere disponibili per tutta la durata del termine (§ 147, comma 2, numero 2, AO), conviene una seconda copia in un altro luogo: altrimenti un computer guasto si porta via otto anni di documenti. Come può essere organizzato l'archivio delle fatture dei fornitori lo mostra l'articolo Gestire le fatture dei fornitori.

Programma disdetto o cambiato. L'obbligo di conservare le fatture spetta all'imprenditore stesso (§ 14b, comma 1, UStG), non al fornitore di un programma. Chi disdice un programma porta quindi con sé i propri dati e li conserva da sé fino alla fine del termine. Con Easy Invoice tutto resta archiviato finché Lei è cliente. Dopo una disdetta riceve i Suoi dati; trascorso un certo termine la piattaforma li rimuove, e da quel momento è Lei responsabile dell'ulteriore conservazione.

Luogo di conservazione. Libri e registrazioni vanno in linea di principio tenuti e conservati nel territorio nazionale, cioè in Germania (§ 146, comma 2, AO). In forma elettronica possono trovarsi anche in un altro Stato dell'UE, se l'ufficio delle imposte ha pieno accesso ai dati (§ 146, comma 2a, AO; per le fatture § 14b, comma 2, UStG). Per un luogo di conservazione al di fuori dell'UE serve un'autorizzazione dell'ufficio delle imposte (§ 146, comma 2b, AO).

Che cosa succede se manca un documento?

Se un'impresa non può presentare libri o registrazioni o non riesce a spiegare a sufficienza i propri dati, l'ufficio delle imposte procede a una stima (§ 162, comma 2, AO). Per un singolo documento mancante sono in gioco due cose: la spesa e l'IVA detraibile.

• La spesa si può dimostrare con un giustificativo interno (Eigenbeleg) se non c'è un documento di terzi (GoBD, numero marginale 61). Come fare lo spiega l'articolo Scrivere un giustificativo interno.
• L'IVA detraibile (Vorsteuer) presuppone per legge che Lei possieda una fattura regolare (§ 15, comma 1, frase 1, numero 1, frase 2, UStG). Un giustificativo interno non è una fattura di questo tipo. Se una fattura persa si possa dimostrare in altro modo lo tratta anch'esso l'articolo sul giustificativo interno.

Domande frequenti

Per quanto tempo si devono conservare gli estratti conto?

Gli estratti conto aziendali rientrano di norma tra i documenti contabili (GoBD, numero marginale 62): otto anni dalla fine dell'anno in cui sono stati emessi. Se li riceve in PDF, restano conservati in PDF (numero marginale 131). Questo articolo tratta i documenti dell'impresa, non i conti privati.

Vale anche per i piccoli imprenditori e le piccole attività?

Sì. Anche chi determina l'utile con il conto delle entrate e delle uscite conserva, secondo l'amministrazione finanziaria, registrazioni e documenti ai sensi del § 147, comma 1, AO (GoBD, numero marginale 115). L'obbligo per le fatture del § 14b UStG vale per ogni imprenditore; il regime dei piccoli imprenditori (Kleinunternehmerregelung) del § 19 UStG non lo esclude. Che cosa devono considerare i piccoli imprenditori per la fattura elettronica lo mostra l'articolo Fattura elettronica per il piccolo imprenditore.

Per quanto tempo devo conservare i documenti delle retribuzioni?

Il conto salariale (Lohnkonto) di ogni dipendente va conservato fino alla fine del sesto anno successivo all'ultimo pagamento di retribuzione registrato (§ 41, comma 1, frase 9, EStG, la legge tedesca sull'imposta sul reddito). L'amministrazione finanziaria indica le buste paga (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) tra i tipi di documento (GoBD, numero marginale 62); come documento contabile valgono per esse di norma otto anni. Chi si affida a un servizio esterno per le paghe (Lohnbüro) fa bene a concordare lì l'archiviazione.

Vale anche per le fatture private?

I termini di questo articolo riguardano i documenti dell'impresa. Per i privati esiste una regola speciale che dovrebbero conoscere anche gli artigiani: chi, come privato, riceve una fattura per una fornitura con lavorazione (Werklieferung) o per una prestazione connessa a un immobile (Grundstück) conserva per due anni la fattura, una prova di pagamento o un altro documento con valore probatorio (§ 14b, comma 1, frase 5, UStG). Se emette fatture di questo tipo a clienti privati, sulla fattura va indicato questo obbligo (§ 14, comma 4, frase 1, numero 9, UStG).

Devo cancellare i documenti allo scadere del termine?

Se i documenti contengono dati di persone, per esempio nomi e indirizzi di clienti, entra in gioco la protezione dei dati. I dati personali vanno cancellati quando non sono più necessari per la finalità per cui sono stati raccolti (art. 17, paragrafo 1, lettera a, del regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR). Finché sussiste un obbligo legale di conservazione, questo diritto alla cancellazione non si applica (art. 17, paragrafo 3, lettera b, GDPR). Allo scadere del termine questo motivo viene di norma meno. Come attuarlo nell'impresa, in caso di dubbio lo chiarisce la Sua consulenza in materia di protezione dei dati.

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Fonti

• § 147 AO, norme sulla conservazione dei documenti (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) (in tedesco)
• § 146 AO, norme sulla tenuta della contabilità e delle registrazioni (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) (in tedesco)
• § 162 AO, stima delle basi imponibili (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen) (in tedesco)
• § 169 AO, termine di accertamento (Festsetzungsfrist) (in tedesco)
• § 170 AO, decorrenza del termine di accertamento (Beginn der Festsetzungsfrist) (in tedesco)
• § 171 AO, sospensione della scadenza (Ablaufhemmung) (in tedesco)
• Art. 97 § 19a EGAO, termini di conservazione (Aufbewahrungsfristen) (in tedesco)
• § 257 HGB, conservazione dei documenti, termini di conservazione (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen) (in tedesco)
• Art. 95 EGHGB, disposizione transitoria sul termine di conservazione (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist) (in tedesco)
• § 14 UStG, emissione delle fatture (Ausstellung von Rechnungen) (in tedesco)
• § 14b UStG, conservazione delle fatture (Aufbewahrung von Rechnungen) (in tedesco)
• § 15 UStG, detrazione dell'IVA (Vorsteuerabzug) (in tedesco)
• § 19 UStG, esenzione per i piccoli imprenditori (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer) (in tedesco)
• § 31 UStDV, dati da indicare in fattura (Angaben in der Rechnung) (in tedesco)
• § 41 EStG, obblighi di registrazione per la ritenuta d'imposta sui salari (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug) (in tedesco)
• Ministero federale delle finanze (Bundesministerium der Finanzen): principi per la regolare tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), circolare del 28 novembre 2019, BStBl I S. 1269, numeri marginali da 61 a 63, 115, 121, 130, 136, 140 (in tedesco)
• Ministero federale delle finanze: GoBD, seconda modifica (2. Änderung), circolare del 14 luglio 2025 (numeri marginali 119, 125, 131, in tedesco)
• Bundestag tedesco (Deutscher Bundestag), stampato 20/11306: disegno della quarta legge per la riduzione della burocrazia (Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes), relazione illustrativa (Begründung) (in tedesco)
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), articolo 17 (in tedesco)
• Händlerbund: FAQ sull'obbligo di conservazione (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung) (aggiornato all'11 febbraio 2026, in tedesco)