Conservar facturas y justificantes: plazos 2026 y qué tirar en 2027

Para las facturas, los recibos, los extractos bancarios y otros justificantes contables (Buchungsbelege), la ley exige desde 2025 una conservación de ocho años, ya no de diez. Diez años siguen rigiendo para los libros, los registros (Bücher und Aufzeichnungen) y las cuentas anuales (Jahresabschlüsse); seis años, para las cartas comerciales (Geschäftsbriefe). Los plazos de conservación (Aufbewahrungsfristen) empiezan a contar solo al final del año en que se creó el documento. Por eso, a partir del 1 de enero de 2027 pueden desecharse por regla general todos los justificantes contables de 2018 y anteriores, siempre que no se necesiten para una liquidación del impuesto (Steuerfestsetzung) todavía abierta.

Contenido

1. ¿Qué plazo rige para cada documento?
2. ¿Desde cuándo cuenta el plazo?
3. ¿Qué puede desecharse el 1 de enero de 2027?
4. 8 o 10 años: qué cambió en 2025
5. ¿Cuándo se prolonga el plazo?
6. Papel, PDF, factura electrónica: ¿en qué formato?
7. ¿Qué ocurre si falta un justificante?
8. Preguntas frecuentes

¿Qué plazo rige para cada documento?

Casi todo lo que una pequeña empresa tiene en archivadores o en el disco duro entra en uno de tres plazos: ocho, diez o seis años. La ley clasifica según el tipo de documento, no según si está en papel o en un archivo (§ 147, apartados 1 y 3, del Código Tributario alemán, Abgabenordnung, AO).

Justificante contable es todo aquello con lo que usted acredita un asiento contable. La Administración tributaria cita como tipos de justificante, entre otros, facturas, abonos, recibos de pagos en efectivo, justificantes de pago, contratos y extractos bancarios de la empresa (GoBD, número marginal 62). Las GoBD son los principios del Ministerio Federal de Hacienda alemán para llevar y conservar libros, registros y documentos en formato electrónico. Por eso, los extractos de su cuenta de empresa pertenecen por regla general al grupo de ocho años.

Un presupuesto (Angebot) u otra carta comercial se convierte en justificante contable en cuanto se contabiliza con base en él (GoBD, número marginal 63). Entonces rigen ocho años en lugar de seis. Lo mismo vale para un albarán de entrega que forma parte de la factura porque la factura remite a él para un dato obligatorio (§ 31, apartado 1, del Reglamento de aplicación de la Ley del IVA, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV). Cuándo ocurre esto lo muestra el artículo Crear un albarán de entrega.

En los correos electrónicos cuenta el contenido, no el medio. Un correo que solo hace llegar una factura como adjunto lo trata la Administración tributaria como un sobre: lo que hay que conservar es el adjunto, no el correo. Si el propio correo cumple la función de una carta comercial o de un justificante contable, hay que conservarlo (GoBD, número marginal 121).

Si hace sus facturas con un programa, ya tiene gran parte de esto en formato digital. En el programa de facturación de office1.cloud, los justificantes emitidos y las facturas electrónicas (E-Rechnungen) se archivan de forma inalterable, y las facturas recibidas las registra usted en el mismo programa.

¿Desde cuándo cuenta el plazo?

El plazo no empieza con la fecha que figura en el justificante, sino al cierre del año natural en que se creó (§ 147, apartado 4, AO; para facturas, § 14b, apartado 1, frase 3, UStG). Una factura del 15 de marzo de 2026 cuenta, por tanto, a partir del 31 de diciembre de 2026. Los ocho años terminan el 31 de diciembre de 2034; a partir del 1 de enero de 2035 puede desecharse.

De ahí sale una cuenta sencilla: año del documento + plazo + 1 da el primer año en que puede desecharse. Para un justificante de 2018: 2018 + 8 + 1 = 2027.

En los libros y registros cuenta el año de la última anotación; en las cuentas anuales, el año en que se elaboraron. Unas cuentas anuales de 2016 que la asesoría fiscal (Steuerkanzlei) elaboró en 2017 deben conservarse, por tanto, hasta finales de 2027, no solo hasta finales de 2026.

¿Qué puede desecharse el 1 de enero de 2027?

A partir del 1 de enero de 2027 pueden desecharse los justificantes contables de 2018, los libros de 2016 y las cartas comerciales de 2020, en cada caso junto con todos los años anteriores. Esto vale mientras no se necesiten para una liquidación del impuesto todavía abierta (véase ¿Cuándo se prolonga el plazo?):

Si no ha hecho limpieza en los dos últimos años: los justificantes contables de 2015 y 2016 podían desecharse ya desde el 1 de enero de 2025, y los justificantes de 2017 y las cartas comerciales de 2019, desde el 1 de enero de 2026. Por qué quedaron libres dos años de golpe lo explica el apartado 8 o 10 años.

8 o 10 años: qué cambió en 2025

Si una lista indica diez años para las facturas, está desactualizada. Eso valía hasta finales de 2024. Con la Cuarta Ley de Reducción de la Burocracia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), el legislador acortó a ocho años el plazo para los justificantes contables: en el Derecho tributario (§ 147, apartado 3, AO), en el Derecho mercantil (§ 257, apartado 4, del Código de Comercio alemán, Handelsgesetzbuch, HGB) y, para las facturas, en la normativa del IVA (§ 14b, apartado 1, UStG). Según la exposición de motivos de la ley (Gesetzesbegründung), las facturas son siempre justificantes contables.

El plazo más corto se aplica también a justificantes antiguos. Lo determinante es si su antiguo plazo de diez años ya había vencido el 31 de diciembre de 2024 (art. 97, § 19a, apartado 2, de la Ley de introducción del Código Tributario, Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, EGAO; art. 95 de la Ley de introducción del Código de Comercio, Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuche, EGHGB). Si no había vencido, rige el nuevo plazo de ocho años. Para los justificantes de 2015 y 2016, este quedó así superado de inmediato; por eso, el 1 de enero de 2025 quedaron libres dos años de golpe.

Se quedan en diez años los libros, los registros, los inventarios y las cuentas anuales. Además, para bancos, aseguradoras y empresas de servicios de inversión (Wertpapierinstitute), los justificantes contables siguen sujetos a diez años (§ 257, apartado 4, frase 2, HGB; art. 97, § 19a, apartado 3, EGAO).

¿Cuándo se prolonga el plazo?

Incluso después de ocho años, el plazo de un justificante no vence mientras sea relevante para un impuesto cuyo plazo de liquidación (Festsetzungsfrist) aún no haya vencido (§ 147, apartado 3, frase 5, AO). El plazo de liquidación es el periodo en que la oficina tributaria (Finanzamt) puede dictar o modificar una resolución fiscal (Steuerbescheid). Por regla general es de cuatro años (§ 169, apartado 2, AO). Si hay que presentar una declaración de impuestos, empieza al término del año en que usted la presentó y, como muy tarde, al término del tercer año posterior al año del impuesto (§ 170, apartado 2, número 1, AO).

Casos típicos en los que el plazo de liquidación se prolonga:

• Recurso (Einspruch) o demanda judicial (Klage) contra una resolución fiscal. El plazo de liquidación no termina antes de que se haya resuelto de forma firme sobre el recurso o la demanda (§ 171, apartado 3a, AO).
• Inspección tributaria (Betriebsprüfung). Si ha comenzado una inspección externa (Außenprüfung), el plazo para los impuestos inspeccionados no vence antes de que las resoluciones derivadas de la inspección sean firmes (§ 171, apartado 4, AO).
• Justificantes que tienen efecto en años posteriores. Puede ser, por ejemplo, la factura de compra de un coche de empresa que usted todavía está amortizando. Si un justificante sigue contando para un año abierto lo aclara, en caso de duda, su asesoría fiscal.

Por eso, antes de una limpieza a fondo ayuda una breve consulta a la asesoría fiscal sobre si para algún año sigue abierto un procedimiento.

Papel, PDF, factura electrónica: ¿en qué formato?

Los justificantes en papel puede escanearlos o fotografiarlos y, después, por regla general, destruir el papel. Los justificantes recibidos en formato electrónico se conservan en el formato en que llegaron.

Escanear el papel y tirarlo. La ley permite conservarlo como imagen o archivo si la reproducción coincide visualmente con el original y está disponible, legible y procesable por medios automáticos durante todo el plazo (§ 147, apartado 2, AO). Según el criterio de la Administración tributaria, también un smartphone es admisible para ello si se cumplen los demás requisitos (GoBD, número marginal 130). Después, el papel puede desecharse, siempre que ninguna norma exija el original (número marginal 140). La Administración tributaria exige que el procedimiento esté documentado: quién digitaliza, cuándo y cómo se comprueban la legibilidad y la integridad (número marginal 136). Con qué detalle depende, según las GoBD, del tamaño y la estructura de la empresa.

Excepción: las cuentas anuales y el balance de apertura no pueden sustituirse por un escaneo (ersetzendes Scannen); se conservan en original (§ 147, apartado 2, AO). Además, la Administración tributaria deja en sus manos la decisión de conservar también en original los documentos cuyo valor probatorio se perdería como escaneo (número marginal 140).

Las facturas en PDF y los extractos bancarios en archivo se conservan en el formato en que se recibieron (GoBD, número marginal 131). Por eso, una impresión no sustituye al archivo.

Facturas electrónicas (XRechnung, ZUGFeRD). Lo decisivo es la parte estructurada, es decir, el archivo XML. Basta con conservarla. La parte PDF legible de una factura ZUGFeRD solo hace falta si contiene datos adicionales relevantes a efectos fiscales, por ejemplo anotaciones contables (Buchungsvermerke) (GoBD, números marginales 119 y 131 en la versión del 14 de julio de 2025). El archivo XML no debe perderse por una conversión a otro formato (número marginal 125). La diferencia entre ambos formatos la explica el artículo XRechnung o ZUGFeRD.

Auténtico, inalterado, legible. Para las facturas, la ley exige que el origen, el contenido y la legibilidad estén garantizados durante todo el plazo (§ 14b, apartado 1, frase 2, en relación con el § 14, apartado 3, UStG). Un buzón de correo electrónico en el que se puede borrar en cualquier momento no es un buen lugar para ello. Y como los documentos deben estar disponibles durante todo el plazo (§ 147, apartado 2, número 2, AO), merece la pena una segunda copia en otro lugar: de lo contrario, un ordenador averiado se lleva consigo ocho años de justificantes. Cómo puede organizarse el archivo de las facturas recibidas lo muestra el artículo Gestionar facturas de proveedores.

Programa dado de baja o cambiado. La obligación de conservar las facturas recae en el propio empresario (§ 14b, apartado 1, UStG), no en el proveedor de un programa. Por eso, quien da de baja un programa se lleva sus datos y los conserva él mismo hasta el final del plazo. En Easy Invoice todo permanece archivado mientras usted sea cliente. Tras una baja, recibe sus datos; transcurrido un plazo, la plataforma los elimina y, a partir de entonces, usted mismo es responsable de seguir conservándolos.

Lugar de almacenamiento. Los libros y registros deben llevarse y conservarse, en principio, en Alemania (§ 146, apartado 2, AO). En formato electrónico pueden estar también en otro Estado de la UE si la oficina tributaria tiene pleno acceso a los datos (§ 146, apartado 2a, AO; para facturas, § 14b, apartado 2, UStG). Para un lugar de almacenamiento fuera de la UE hace falta una autorización de la oficina tributaria (§ 146, apartado 2b, AO).

¿Qué ocurre si falta un justificante?

Si una empresa no puede presentar libros o registros o no puede explicar suficientemente sus datos, la oficina tributaria realiza una estimación (Schätzung) de las bases imponibles (§ 162, apartado 2, AO). Cuando falta un único justificante, hay dos cosas en juego: el gasto y el IVA soportado (Vorsteuer).

• El gasto puede acreditarse con un justificante propio (Eigenbeleg) si no existe un justificante de terceros (GoBD, número marginal 61). Cómo se hace lo explica el artículo Redactar un justificante propio.
• El IVA soportado solo es deducible, según la ley, si usted posee una factura en debida forma (§ 15, apartado 1, frase 1, número 1, frase 2, UStG). Un justificante propio no es una factura de ese tipo. Si una factura perdida puede acreditarse por otra vía lo trata también el artículo sobre el justificante propio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hay que guardar los extractos bancarios?

Los extractos bancarios de la empresa cuentan por regla general como justificantes contables (GoBD, número marginal 62): ocho años desde el final del año en que se emitieron. Si los recibe en PDF, se conservan en PDF (número marginal 131). Este artículo trata documentos de la empresa, no cuentas privadas.

¿Rige esto también para pequeños empresarios (Kleinunternehmer) y el Kleingewerbe?

Sí. Según el criterio de la Administración tributaria, también quien determina su beneficio con la cuenta de ingresos y gastos conserva registros y documentos conforme al § 147, apartado 1, AO (GoBD, número marginal 115). La obligación para las facturas del § 14b UStG rige para todo empresario; el régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmerregelung) del § 19 UStG no la excluye. Qué tener en cuenta como pequeño empresario con la factura electrónica lo muestra el artículo Factura electrónica como pequeño empresario.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los documentos de nóminas?

La cuenta salarial (Lohnkonto) de cada empleado debe conservarse hasta el final del sexto año posterior al último pago de salario anotado (§ 41, apartado 1, frase 9, de la Ley del impuesto sobre la renta, Einkommensteuergesetz, EStG). La Administración tributaria cita las nóminas (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) como tipo de justificante (GoBD, número marginal 62); como justificante contable, para ellas rigen por regla general ocho años. Si encarga las nóminas a una gestoría laboral (Lohnbüro), lo mejor es acordar allí el archivo.

¿Rige esto también para las facturas privadas?

Los plazos de este artículo se refieren a documentos de la empresa. Para particulares existe una regla especial que también deberían conocer los profesionales de oficios (Handwerker): quien, como particular, recibe una factura por una ejecución de obra (Werklieferung) o un servicio relacionado con un inmueble conserva la factura, un justificante de pago u otro documento con valor probatorio durante dos años (§ 14b, apartado 1, frase 5, UStG). Si usted emite esas facturas a clientes particulares, corresponde incluir en la factura una indicación sobre esta obligación (§ 14, apartado 4, frase 1, número 9, UStG).

¿Tengo que borrar los documentos cuando vence el plazo?

Si los documentos contienen datos de personas, por ejemplo nombres y direcciones de clientes, entra en juego la protección de datos. Los datos personales deben suprimirse cuando ya no sean necesarios para su finalidad (art. 17, apartado 1, letra a, del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD; en alemán, DSGVO). Mientras exista una obligación legal de conservación, este derecho de supresión no se aplica (art. 17, apartado 3, letra b, RGPD). Una vez vencido el plazo, este motivo desaparece por regla general. Cómo aplicarlo en su empresa lo aclara, en caso de duda, su asesoría en protección de datos.

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Fuentes

• § 147 AO, normas de orden para la conservación de documentos (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• § 146 AO, normas de orden para la contabilidad y los registros (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• § 162 AO, estimación de las bases imponibles (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• § 169 AO, plazo de liquidación (Festsetzungsfrist)
• § 170 AO, inicio del plazo de liquidación (Beginn der Festsetzungsfrist)
• § 171 AO, suspensión del vencimiento del plazo (Ablaufhemmung)
• Art. 97 § 19a EGAO, plazos de conservación (Aufbewahrungsfristen)
• § 257 HGB, conservación de documentos, plazos de conservación (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• Art. 95 EGHGB, disposición transitoria sobre el plazo de conservación (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist)
• § 14 UStG, emisión de facturas (Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, conservación de facturas (Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, deducción del IVA soportado (Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, exención fiscal para pequeños empresarios (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer)
• § 31 UStDV, datos de la factura (Angaben in der Rechnung)
• § 41 EStG, obligaciones de registro en la retención del impuesto sobre el salario (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug)
• Ministerio Federal de Hacienda (Bundesministerium der Finanzen): principios para llevar y conservar de forma ordenada libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), circular de 28 de noviembre de 2019, BStBl I S. 1269, números marginales 61 a 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Ministerio Federal de Hacienda: GoBD, segunda modificación (2. Änderung), circular de 14 de julio de 2025 (números marginales 119, 125, 131)
• Bundestag alemán (Deutscher Bundestag), documento impreso (Drucksache) 20/11306: proyecto de una Cuarta Ley de Reducción de la Burocracia (Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes), exposición de motivos (Begründung)
• Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), artículo 17
• Händlerbund: preguntas frecuentes sobre la obligación de conservación (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung), actualizado a 11 de febrero de 2026