Bewaartermijnen 2026: facturen, bewijsstukken en wat in 2027 weg mag

Voor facturen, kwitanties, bankafschriften en andere boekingsstukken (Buchungsbelege) verlangt de Duitse wet sinds 2025 acht jaar bewaring, niet meer tien. Tien jaar blijft gelden voor boeken, aantekeningen en jaarrekeningen (Jahresabschlüsse), zes jaar voor zakelijke brieven (Geschäftsbriefe). De termijnen beginnen pas aan het einde van het jaar waarin het document is ontstaan. Vanaf 1 januari 2027 mogen daarom in de regel alle boekingsstukken uit 2018 en eerder weg, voor zover ze niet nodig zijn voor een nog openstaande vaststelling van de belasting (Steuerfestsetzung).

Inhoud

1. Welke termijn geldt voor welk document?
2. Vanaf wanneer telt de termijn?
3. Wat mag op 1 januari 2027 weg?
4. 8 of 10 jaar: wat er in 2025 is veranderd
5. Wanneer loopt de termijn langer?
6. Papier, pdf, e-factuur: in welke vorm?
7. Wat gebeurt er als een bewijsstuk ontbreekt?
8. Veelgestelde vragen

Welke termijn geldt voor welk document?

Bijna alles wat een klein bedrijf in een map of op de harde schijf heeft, valt onder een van drie termijnen: acht, tien of zes jaar. De wet ordent naar het soort document, niet naar de vraag of het op papier of als bestand bestaat (§ 147 lid 1 en 3 van de Abgabenordnung, het Duitse belastingwetboek, kort AO).

Een boekingsstuk is alles waarmee u een boeking onderbouwt. De belastingadministratie (Finanzverwaltung) noemt als soorten bewijsstukken onder meer facturen, creditnota's, kwitanties van contante betalingen (Barquittungen), betalingsbewijzen, contracten en zakelijke bankafschriften (GoBD, randnummer 62). De GoBD zijn de beginselen van het Duitse ministerie van Financiën voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm. Bankafschriften van uw zakelijke rekening horen daarom in de regel in de groep van acht jaar.

Een offerte (Angebot) of een andere zakelijke brief wordt een boekingsstuk zodra er op basis daarvan wordt geboekt (GoBD, randnummer 63). Dan geldt acht in plaats van zes jaar. Hetzelfde geldt voor een pakbon die deel uitmaakt van de factuur, omdat de factuur voor een verplicht gegeven naar de pakbon verwijst (§ 31 lid 1 UStDV, de Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, het Duitse uitvoeringsbesluit bij de btw-wet). Wanneer dat het geval is, leest u in het artikel Pakbon maken.

Bij e-mails telt de inhoud, niet het medium. Een e-mail die alleen een factuur als bijlage aflevert, behandelt de belastingadministratie als een envelop: te bewaren is de bijlage, niet de e-mail. Heeft de e-mail zelf de functie van een zakelijke brief of een boekingsstuk, dan moet hij worden bewaard (GoBD, randnummer 121).

Wie facturen met een programma maakt, heeft een groot deel daarvan al digitaal. In het factuurprogramma van office1.cloud worden uitgaande bewijsstukken en e-facturen (E-Rechnungen) onveranderbaar gearchiveerd; inkoopfacturen legt u in hetzelfde programma vast.

Vanaf wanneer telt de termijn?

De termijn begint niet met de datum op het bewijsstuk, maar met het einde van het kalenderjaar waarin het is ontstaan (§ 147 lid 4 AO, voor facturen § 14b lid 1 zin 3 UStG). Een factuur van 15 maart 2026 telt dus vanaf 31 december 2026. De acht jaar eindigen op 31 december 2034; vanaf 1 januari 2035 mag de factuur weg.

Daaruit volgt een eenvoudige rekensom: jaar van het document + termijn + 1 geeft het eerste jaar waarin het weg mag. Voor een bewijsstuk uit 2018: 2018 + 8 + 1 = 2027.

Bij boeken en aantekeningen telt het jaar van de laatste inschrijving, bij de jaarrekening het jaar waarin die is opgesteld. Een jaarrekening over 2016 die de belastingadviseur (Steuerkanzlei) in 2017 heeft opgesteld, moet daarom tot eind 2027 worden bewaard, niet slechts tot eind 2026.

Wat mag op 1 januari 2027 weg?

Vanaf 1 januari 2027 mogen boekingsstukken uit 2018, boeken uit 2016 en zakelijke brieven uit 2020 weg, telkens met alle oudere jaargangen. Dat geldt zolang ze niet nodig zijn voor een nog openstaande vaststelling van de belasting (zie Wanneer loopt de termijn langer?):

Wie de afgelopen twee jaar niet heeft opgeruimd: boekingsstukken uit 2015 en 2016 mochten al sinds 1 januari 2025 weg, bewijsstukken uit 2017 en zakelijke brieven uit 2019 sinds 1 januari 2026. Waarom er in één keer twee jaargangen vrijkwamen, legt het hoofdstuk 8 of 10 jaar uit.

8 of 10 jaar: wat er in 2025 is veranderd

Noemt een lijst voor facturen tien jaar, dan is die verouderd. Dat gold tot eind 2024. Met de vierde Duitse wet ter vermindering van administratieve lasten (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) heeft de wetgever de termijn voor boekingsstukken verkort tot acht jaar: in het belastingrecht (§ 147 lid 3 AO), in het handelsrecht (§ 257 lid 4 HGB, het Handelsgesetzbuch, het Duitse wetboek van koophandel) en voor facturen in het btw-recht (§ 14b lid 1 UStG). Facturen zijn volgens de toelichting bij de wet (Gesetzesbegründung) altijd boekingsstukken.

De kortere termijn geldt ook voor oudere bewijsstukken. Bepalend is of hun oude termijn van tien jaar op 31 december 2024 al was verstreken (art. 97 § 19a lid 2 EGAO, het Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, de invoeringswet bij het belastingwetboek; art. 95 EGHGB, het Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch, de invoeringswet bij het wetboek van koophandel). Was dat niet zo, dan geldt de nieuwe termijn van acht jaar. Voor bewijsstukken uit 2015 en 2016 was die daarmee meteen voorbij; daarom kwamen op 1 januari 2025 twee jaargangen tegelijk vrij.

Bij tien jaar gebleven zijn boeken, aantekeningen, inventarissen en jaarrekeningen. Voor banken, verzekeraars en beleggingsondernemingen (Wertpapierinstitute) blijft voor boekingsstukken bovendien tien jaar gelden (§ 257 lid 4 zin 2 HGB, art. 97 § 19a lid 3 EGAO).

Wanneer loopt de termijn langer?

Ook na acht jaar loopt de termijn voor een bewijsstuk niet af, zolang het van belang is voor een belasting waarvan de aanslagtermijn (Festsetzungsfrist) nog niet is verstreken (§ 147 lid 3 zin 5 AO). De aanslagtermijn is de periode waarin de Duitse belastingdienst (Finanzamt) een belastingaanslag (Steuerbescheid) mag opleggen of wijzigen. Die bedraagt in de regel vier jaar (§ 169 lid 2 AO). Moet er een belastingaangifte worden ingediend, dan begint de termijn aan het einde van het jaar waarin u de aangifte hebt ingediend, uiterlijk aan het einde van het derde jaar na het belastingjaar (§ 170 lid 2 nr. 1 AO).

Typische gevallen waarin de aanslagtermijn langer loopt:

• Bezwaar of beroep tegen een belastingaanslag. De aanslagtermijn eindigt niet voordat onherroepelijk over het bezwaar (Einspruch) of het beroep (Klage) is beslist (§ 171 lid 3a AO).
• Belastingcontrole (Betriebsprüfung). Is een boekenonderzoek (Außenprüfung) begonnen, dan loopt de termijn voor de gecontroleerde belastingen niet af voordat de aanslagen uit het onderzoek onherroepelijk zijn (§ 171 lid 4 AO).
• Bewijsstukken die doorwerken in latere jaren. Dat kan bijvoorbeeld de aankoopfactuur zijn van een auto van de zaak die u nog afschrijft. Of een bewijsstuk nog meetelt voor een open jaar, kan bij twijfel uw belastingadviseur beoordelen.

Voor een grotere opruimactie helpt daarom een korte vraag aan de belastingadviseur of er voor een jaargang nog een procedure openstaat.

Papier, pdf, e-factuur: in welke vorm?

Papieren bewijsstukken mag u scannen of fotograferen en het papier daarna in de regel vernietigen. Elektronisch ontvangen bewijsstukken blijven in het formaat waarin ze zijn binnengekomen.

Papier scannen en weggooien. De wet staat bewaring als beeld of bestand toe als de weergave beeldmatig overeenstemt met het origineel en gedurende de hele termijn beschikbaar, leesbaar en machinaal verwerkbaar is (§ 147 lid 2 AO). Ook een smartphone is daarvoor volgens de belastingadministratie toegestaan, als aan de overige eisen is voldaan (GoBD, randnummer 130). Daarna mag het papier weg, voor zover geen voorschrift het origineel verlangt (randnummer 140). De belastingadministratie verlangt dat de werkwijze is gedocumenteerd: wie vastlegt, wanneer, en hoe leesbaarheid en volledigheid worden gecontroleerd (randnummer 136). Hoe uitgebreid, hangt volgens de GoBD af van de grootte en de opbouw van het bedrijf.

Uitzondering: jaarrekeningen en de openingsbalans kunnen niet vervangend worden gescand (ersetzendes Scannen); ze blijven in het origineel bewaard (§ 147 lid 2 AO). Daarnaast laat de belastingadministratie het aan u over om documenten waarvan de bewijskracht als scan verloren zou gaan, ook in het origineel te bewaren (randnummer 140).

Pdf-facturen en bankafschriften als bestand blijven in het formaat waarin ze zijn ontvangen (GoBD, randnummer 131). Een afdruk vervangt het bestand daarom niet.

E-facturen (XRechnung, ZUGFeRD). Bepalend is het gestructureerde deel, dus het XML-bestand. Het volstaat om dat te bewaren. Het leesbare pdf-deel van een ZUGFeRD-factuur is alleen nodig als het aanvullende fiscaal belangrijke gegevens bevat, bijvoorbeeld boekingsaantekeningen (GoBD, randnummers 119 en 131 in de versie van 14 juli 2025). Het XML-bestand mag niet verloren gaan door een omzetting naar een ander formaat (randnummer 125). Het verschil tussen de twee formaten legt het artikel XRechnung of ZUGFeRD uit.

Echt, ongewijzigd, leesbaar. Voor facturen verlangt de wet dat herkomst, inhoud en leesbaarheid gedurende de hele termijn gewaarborgd zijn (§ 14b lid 1 zin 2 in samenhang met § 14 lid 3 UStG). Een e-mailpostvak waarin op elk moment iets kan worden verwijderd, is daarvoor geen goede plek. En omdat de documenten gedurende de hele termijn beschikbaar moeten zijn (§ 147 lid 2 nr. 2 AO), loont een tweede kopie op een andere plek: een defecte computer neemt anders acht jaar bewijsstukken mee. Hoe een archief voor inkoopfacturen eruit kan zien, leest u in het artikel Inkoopfacturen beheren.

Programma opgezegd of gewisseld. De plicht om facturen te bewaren ligt bij de ondernemer zelf (§ 14b lid 1 UStG), niet bij de aanbieder van een programma. Wie een programma opzegt, neemt zijn gegevens daarom mee en bewaart ze tot het einde van de termijn zelf. Bij Easy Invoice blijft alles gearchiveerd zolang u klant bent. Na een opzegging krijgt u uw gegevens overhandigd; na een termijn verwijdert het platform ze, en vanaf dan bent u zelf verantwoordelijk voor de verdere bewaring.

Opslagplaats. Boeken en aantekeningen moeten in beginsel in Duitsland (im Inland) worden gevoerd en bewaard (§ 146 lid 2 AO). Elektronisch mogen ze ook in een andere EU-lidstaat staan, als het Finanzamt volledige toegang tot de gegevens heeft (§ 146 lid 2a AO, voor facturen § 14b lid 2 UStG). Voor een opslagplaats buiten de EU is toestemming (Bewilligung) van het Finanzamt nodig (§ 146 lid 2b AO).

Wat gebeurt er als een bewijsstuk ontbreekt?

Kan een bedrijf boeken of aantekeningen niet overleggen of zijn gegevens niet voldoende toelichten, dan maakt het Finanzamt een schatting (§ 162 lid 2 AO). Bij één ontbrekend bewijsstuk staan twee dingen op het spel: de uitgave en de voorbelasting (Vorsteuer).

• De uitgave kunt u aantonen met een eigen bewijsstuk (Eigenbeleg) als er geen bewijsstuk van een ander is (GoBD, randnummer 61). Hoe dat werkt, leest u in het artikel Eigenbeleg schrijven.
• De voorbelasting vereist volgens de wet dat u een factuur bezit die aan de wettelijke eisen voldoet, een zogeheten ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 lid 1 zin 1 nr. 1 zin 2 UStG). Een eigen bewijsstuk is niet zo'n factuur. Of een verloren factuur op een andere manier kan worden aangetoond, behandelt eveneens het artikel over het eigen bewijsstuk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik bankafschriften bewaren?

Zakelijke bankafschriften horen in de regel bij de boekingsstukken (GoBD, randnummer 62): acht jaar vanaf het einde van het jaar waarin ze zijn opgemaakt. Krijgt u ze als pdf, dan blijven ze als pdf bewaard (randnummer 131). Dit artikel gaat over documenten van het bedrijf, niet over privérekeningen.

Geldt dit ook voor kleine ondernemers (Kleinunternehmer) en een Kleingewerbe?

Ja. Ook wie de winst bepaalt met de vereenvoudigde winstberekening op kasbasis, bewaart volgens de belastingadministratie aantekeningen en documenten op grond van § 147 lid 1 AO (GoBD, randnummer 115). De plicht voor facturen in § 14b UStG geldt voor elke ondernemer; de kleineondernemersregeling (Kleinunternehmerregelung) in § 19 UStG zondert die niet uit. Waar kleine ondernemers bij de e-factuur op letten, leest u in het artikel E-factuur als kleine ondernemer.

Hoe lang moet ik de loonadministratie bewaren?

De loonstaat (Lohnkonto) van elke werknemer moet worden bewaard tot het einde van het zesde jaar na de laatste ingeschreven loonbetaling (§ 41 lid 1 zin 9 EStG, het Einkommensteuergesetz, de Duitse wet op de inkomstenbelasting). Loon- en salarisstroken (Lohn- und Gehaltsabrechnungen) noemt de belastingadministratie als soort bewijsstuk (GoBD, randnummer 62); als boekingsstuk geldt voor deze stroken in de regel acht jaar. Wie een loonadministratiekantoor (Lohnbüro) inschakelt, stemt de archivering het best daar af.

Geldt dit ook voor privéfacturen?

De termijnen in dit artikel gaan over documenten van het bedrijf. Voor particulieren bestaat een bijzondere regel die ook vakmensen (Handwerker) zouden moeten kennen: wie als particulier een factuur ontvangt voor een werklevering (Werklieferung) of een dienst in verband met een onroerende zaak (Grundstück), bewaart de factuur, een betalingsbewijs of een ander document met bewijskracht twee jaar (§ 14b lid 1 zin 5 UStG). Schrijft u zulke facturen aan particuliere klanten, dan hoort op de factuur een verwijzing naar deze plicht (§ 14 lid 4 zin 1 nr. 9 UStG).

Moet ik documenten na afloop van de termijn verwijderen?

Bevatten de documenten gegevens van personen, bijvoorbeeld namen en adressen van klanten, dan speelt de gegevensbescherming mee. Persoonsgegevens moeten worden gewist als ze voor hun doel niet meer nodig zijn (art. 17 lid 1 letter a AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, in het Duits DSGVO). Zolang er een wettelijke bewaarplicht bestaat, geldt dit recht op wissing niet (art. 17 lid 3 letter b AVG). Na afloop van de termijn vervalt deze grond in de regel. Hoe u dat in het bedrijf toepast, kan bij twijfel uw adviseur voor gegevensbescherming (Datenschutzberatung) beoordelen.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• § 147 AO, voorschriften voor de bewaring van documenten (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• § 146 AO, voorschriften voor de boekhouding en voor aantekeningen (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• § 162 AO, schatting van de heffingsgrondslagen (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• § 169 AO, aanslagtermijn (Festsetzungsfrist)
• § 170 AO, begin van de aanslagtermijn (Beginn der Festsetzungsfrist)
• § 171 AO, schorsing van het verstrijken van de termijn (Ablaufhemmung)
• Art. 97 § 19a EGAO, bewaartermijnen (Aufbewahrungsfristen)
• § 257 HGB, bewaring van documenten, bewaartermijnen (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• Art. 95 EGHGB, overgangsbepaling voor de bewaartermijn (Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist)
• § 14 UStG, uitreiking van facturen (Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, bewaring van facturen (Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, aftrek van voorbelasting (Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, belastingvrijstelling voor kleine ondernemers (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer)
• § 31 UStDV, gegevens op de factuur (Angaben in der Rechnung)
• § 41 EStG, administratieve verplichtingen bij de inhouding van loonbelasting (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug)
• Bundesministerium der Finanzen: beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD), schrijven van 28 november 2019, BStBl I S. 1269, randnummers 61 tot en met 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD, tweede wijziging (2. Änderung), schrijven van 14 juli 2025 (randnummers 119, 125, 131)
• Duitse Bondsdag (Deutscher Bundestag), Drucksache 20/11306: ontwerp van een vierde wet ter vermindering van administratieve lasten (Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes), toelichting (Begründung)
• Algemene verordening gegevensbescherming (Datenschutz-Grundverordnung) (EU) 2016/679, artikel 17 (Duitse versie)
• Händlerbund: FAQ bewaarplicht (FAQ Pflicht zur Aufbewahrung), stand 11 februari 2026 (Duits)