Aufbewahrungsfristen 2026: Rechnungen, Belege und was 2027 weg darf

Für Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege verlangt das Gesetz seit 2025 acht Jahre Aufbewahrung, nicht mehr zehn. Zehn Jahre gelten weiter für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Die Fristen beginnen erst am Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen deshalb in der Regel alle Buchungsbelege aus 2018 und früher weg, sofern sie nicht für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht werden.

Inhalt

1. Welche Frist gilt für welche Unterlage?
2. Ab wann zählt die Frist?
3. Was darf am 1. Januar 2027 weg?
4. 8 oder 10 Jahre: was sich 2025 geändert hat
5. Wann läuft die Frist länger?
6. Papier, PDF, E-Rechnung: in welcher Form?
7. Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
8. Häufige Fragen

Welche Frist gilt für welche Unterlage?

Fast alles, was ein kleiner Betrieb im Ordner oder auf der Festplatte hat, fällt unter eine von drei Fristen: acht, zehn oder sechs Jahre. Das Gesetz sortiert nach der Art der Unterlage, nicht danach, ob sie auf Papier oder als Datei vorliegt (§ 147 Abs. 1 und 3 der Abgabenordnung, kurz AO).

Buchungsbeleg ist alles, womit Sie eine Buchung belegen. Die Finanzverwaltung nennt als Belegarten unter anderem Rechnungen, Gutschriften, Barquittungen, Zahlungsbelege, Verträge und betriebliche Kontoauszüge (GoBD, Randziffer 62). Kontoauszüge Ihres Geschäftskontos gehören deshalb in der Regel in die Acht-Jahres-Gruppe.

Ein Angebot oder ein anderer Geschäftsbrief wird zum Buchungsbeleg, sobald danach gebucht wird (GoBD, Randziffer 63). Dann gelten acht statt sechs Jahre. Dasselbe gilt für einen Lieferschein, der Teil der Rechnung ist, weil die Rechnung für eine Pflichtangabe auf ihn verweist (§ 31 Abs. 1 UStDV). Wann das passiert, zeigt der Beitrag Lieferschein erstellen.

Bei E-Mails zählt der Inhalt, nicht das Medium. Eine E-Mail, die nur eine Rechnung als Anhang überbringt, behandelt die Finanzverwaltung wie einen Briefumschlag: Aufzubewahren ist der Anhang, nicht die Mail. Hat die Mail selbst die Aufgabe eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs, ist sie aufzubewahren (GoBD, Randziffer 121).

Wer Rechnungen mit einem Programm schreibt, hat einen großen Teil davon schon digital. Im Rechnungsprogramm von office1.cloud werden ausgehende Belege und E-Rechnungen unveränderbar archiviert, Eingangsrechnungen erfassen Sie im selben Programm.

Ab wann zählt die Frist?

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Beleg, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, für Rechnungen § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine Rechnung vom 15. März 2026 zählt also ab dem 31. Dezember 2026. Die acht Jahre enden am 31. Dezember 2034, ab dem 1. Januar 2035 darf sie weg.

Daraus ergibt sich eine einfache Rechnung: Jahr der Unterlage + Frist + 1 ergibt das erste Jahr, in dem sie weg darf. Für einen Beleg aus 2018: 2018 + 8 + 1 = 2027.

Bei Büchern und Aufzeichnungen zählt das Jahr der letzten Eintragung, beim Jahresabschluss das Jahr, in dem er aufgestellt wurde. Ein Jahresabschluss für 2016, den die Steuerkanzlei 2017 aufgestellt hat, ist deshalb bis Ende 2027 aufzubewahren, nicht nur bis Ende 2026.

Was darf am 1. Januar 2027 weg?

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Buchungsbelege aus 2018, Bücher aus 2016 und Geschäftsbriefe aus 2020 weg, jeweils mit allen älteren Jahrgängen. Das gilt, solange sie nicht für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht werden (siehe Wann läuft die Frist länger?):

Wer in den letzten beiden Jahren nicht aufgeräumt hat: Buchungsbelege aus 2015 und 2016 durften schon seit dem 1. Januar 2025 weg, Belege aus 2017 und Geschäftsbriefe aus 2019 seit dem 1. Januar 2026. Warum gleich zwei Jahrgänge auf einmal frei wurden, erklärt der Abschnitt 8 oder 10 Jahre.

8 oder 10 Jahre: was sich 2025 geändert hat

Nennt eine Liste für Rechnungen zehn Jahre, ist sie veraltet. Das galt bis Ende 2024. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber die Frist für Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt: im Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO), im Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) und für Rechnungen im Umsatzsteuerrecht (§ 14b Abs. 1 UStG). Rechnungen sind laut Gesetzesbegründung stets Buchungsbelege.

Die kürzere Frist gilt auch für ältere Belege. Maßgeblich ist, ob ihre alte Zehn-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 schon abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB). War sie es nicht, gilt die neue Acht-Jahres-Frist. Für Belege aus 2015 und 2016 war sie damit sofort vorbei, deshalb wurden am 1. Januar 2025 zwei Jahrgänge auf einmal frei.

Bei zehn Jahren geblieben sind Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten außerdem für Buchungsbelege weiter zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Wann läuft die Frist länger?

Auch nach acht Jahren läuft die Frist für einen Beleg nicht ab, solange er für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt einen Steuerbescheid erlassen oder ändern darf. Sie beträgt in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Ist eine Steuererklärung abzugeben, beginnt sie mit Ablauf des Jahres, in dem Sie die Erklärung abgegeben haben, spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach dem Steuerjahr (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO).

Typische Fälle, in denen die Festsetzungsfrist länger läuft:

• Einspruch oder Klage gegen einen Steuerbescheid. Die Festsetzungsfrist endet nicht, bevor über den Einspruch oder die Klage unanfechtbar entschieden ist (§ 171 Abs. 3a AO).
• Betriebsprüfung. Hat eine Außenprüfung begonnen, läuft die Frist für die geprüften Steuern nicht ab, bevor die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind (§ 171 Abs. 4 AO).
• Belege, die in spätere Jahre hineinwirken. Das kann zum Beispiel die Kaufrechnung für ein Firmenauto sein, das Sie noch abschreiben. Ob ein Beleg noch für ein offenes Jahr zählt, klärt im Zweifel Ihre Steuerkanzlei.

Vor einer größeren Aufräumaktion hilft deshalb eine kurze Frage an die Steuerkanzlei, ob für einen Jahrgang noch ein Verfahren offen ist.

Papier, PDF, E-Rechnung: in welcher Form?

Papierbelege dürfen Sie scannen oder fotografieren und das Papier danach in der Regel vernichten. Elektronisch empfangene Belege bleiben in dem Format, in dem sie angekommen sind.

Papier scannen und wegwerfen. Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung als Bild oder Datei, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar ist (§ 147 Abs. 2 AO). Auch ein Smartphone ist dafür nach Ansicht der Finanzverwaltung zulässig, wenn die übrigen Anforderungen erfüllt sind (GoBD, Randziffer 130). Danach darf das Papier weg, soweit keine Vorschrift das Original verlangt (Randziffer 140). Die Finanzverwaltung verlangt, dass das Verfahren dokumentiert ist: wer erfasst, wann, und wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden (Randziffer 136). Wie ausführlich, hängt laut GoBD von Größe und Aufbau des Betriebs ab.

Ausnahme: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz lassen sich nicht ersetzend scannen, sie bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO). Außerdem überlässt die Finanzverwaltung Ihnen die Entscheidung, Dokumente zusätzlich im Original aufzuheben, deren Beweiskraft als Scan verloren ginge (Randziffer 140).

PDF-Rechnungen und Kontoauszüge als Datei bleiben in dem Format, in dem sie empfangen wurden (GoBD, Randziffer 131). Ein Ausdruck ersetzt die Datei deshalb nicht.

E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD). Entscheidend ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Es genügt, ihn aufzubewahren. Den lesbaren PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung braucht es nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD, Randziffern 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Die XML-Datei darf nicht durch eine Umwandlung in ein anderes Format verloren gehen (Randziffer 125). Den Unterschied der beiden Formate erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.

Echt, unverändert, lesbar. Für Rechnungen verlangt das Gesetz, dass Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit über die ganze Frist gesichert sind (§ 14b Abs. 1 Satz 2 mit § 14 Abs. 3 UStG). Ein E-Mail-Postfach, in dem jederzeit gelöscht werden kann, ist dafür kein guter Ort. Und weil die Unterlagen während der ganzen Frist verfügbar sein müssen (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO), lohnt eine zweite Kopie an einem anderen Ort: Ein defekter Rechner nimmt sonst acht Jahre Belege mit. Wie eine Ablage für Eingangsrechnungen aussehen kann, zeigt der Beitrag Eingangsrechnungen verwalten.

Programm gekündigt oder gewechselt. Die Pflicht, Rechnungen aufzubewahren, trifft den Unternehmer selbst (§ 14b Abs. 1 UStG), nicht den Anbieter eines Programms. Wer ein Programm kündigt, nimmt seine Daten deshalb mit und bewahrt sie bis zum Ende der Frist selbst auf. Bei Easy Invoice bleibt alles archiviert, solange Sie Kunde sind. Nach einer Kündigung bekommen Sie Ihre Daten ausgehändigt; nach einer Frist entfernt die Plattform sie, und ab dann sind Sie selbst für die weitere Aufbewahrung zuständig.

Speicherort. Bücher und Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Elektronisch dürfen sie auch in einem anderen EU-Staat liegen, wenn das Finanzamt vollen Datenzugriff hat (§ 146 Abs. 2a AO, für Rechnungen § 14b Abs. 2 UStG). Für einen Speicherort außerhalb der EU braucht es eine Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO).

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?

Kann ein Betrieb Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen oder seine Angaben nicht ausreichend erklären, schätzt das Finanzamt (§ 162 Abs. 2 AO). Bei einem einzelnen fehlenden Beleg stehen zwei Dinge auf dem Spiel: die Ausgabe und die Vorsteuer.

• Die Ausgabe lässt sich mit einem Eigenbeleg nachweisen, wenn kein fremder Beleg vorhanden ist (GoBD, Randziffer 61). Wie das geht, steht im Beitrag Eigenbeleg schreiben.
• Die Vorsteuer setzt nach dem Gesetz voraus, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Eigenbeleg ist keine solche Rechnung. Ob sich eine verlorene Rechnung auf anderem Weg nachweisen lässt, behandelt ebenfalls der Beitrag zum Eigenbeleg.

Häufige Fragen

Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Betriebliche Kontoauszüge zählen in der Regel zu den Buchungsbelegen (GoBD, Randziffer 62): acht Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem sie erstellt wurden. Bekommen Sie sie als PDF, bleiben sie als PDF erhalten (Randziffer 131). Dieser Beitrag behandelt Unterlagen des Betriebs, nicht private Konten.

Gilt das auch für Kleinunternehmer und Kleingewerbe?

Ja. Auch wer den Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, bewahrt nach Ansicht der Finanzverwaltung Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO auf (GoBD, Randziffer 115). Die Pflicht für Rechnungen in § 14b UStG gilt für jeden Unternehmer; die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG nimmt sie nicht aus. Was Kleinunternehmer bei der E-Rechnung beachten, zeigt der Beitrag E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?

Das Lohnkonto jedes Beschäftigten ist bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Lohn- und Gehaltsabrechnungen nennt die Finanzverwaltung als Belegart (GoBD, Randziffer 62); als Buchungsbeleg gelten für sie in der Regel acht Jahre. Wer ein Lohnbüro beauftragt, stimmt die Ablage am besten dort ab.

Gilt das auch für private Rechnungen?

Die Fristen in diesem Beitrag betreffen Unterlagen des Betriebs. Für Privatleute gibt es eine Sonderregel, die auch Handwerker kennen sollten: Wer als Privatperson eine Rechnung für eine Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bekommt, hebt die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre auf (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Schreiben Sie solche Rechnungen an Privatkunden, gehört ein Hinweis auf diese Pflicht auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).

Muss ich Unterlagen nach Ablauf der Frist löschen?

Enthalten die Unterlagen Daten von Personen, etwa Namen und Adressen von Kunden, spielt der Datenschutz mit. Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für ihren Zweck nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, gilt dieses Löschrecht nicht (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Nach Ablauf der Frist entfällt dieser Grund in der Regel. Wie Sie das im Betrieb umsetzen, klärt im Zweifel Ihre Datenschutzberatung.

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Quellen

• § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 162 AO, Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
• § 169 AO, Festsetzungsfrist
• § 170 AO, Beginn der Festsetzungsfrist
• § 171 AO, Ablaufhemmung
• Art. 97 § 19a EGAO, Aufbewahrungsfristen
• § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
• Art. 95 EGHGB, Übergangsvorschrift zur Aufbewahrungsfrist
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
• § 15 UStG, Vorsteuerabzug
• § 19 UStG, Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
• § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung
• § 41 EStG, Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
• Bundesministerium der Finanzen: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, Randziffern 61 bis 63, 115, 121, 130, 136, 140
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD, 2. Änderung, Schreiben vom 14. Juli 2025 (Randziffern 119, 125, 131)
• Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11306: Entwurf eines Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, Begründung
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Artikel 17
• Händlerbund: FAQ Pflicht zur Aufbewahrung (Stand 11. Februar 2026)