Выставление счетов для Shopify

Shopify не выставляет счета за вас. То, что покупатели получают автоматически, — это подтверждение заказа: письмо о покупке, а не документ с обязательными реквизитами по § 14 немецкого закона об НДС (UStG). Счёт возникает за пределами магазина: программа для выставления счетов подключается к вашему аккаунту Shopify, сама забирает заказы и превращает их в готовые документы — с вашим номером счёта, вашим оформлением, правильным указанием налога и, при желании, с отправкой покупателю по электронной почте. Настройка занимает один вечер, дальше это пара кликов в день.

Как это выглядит на практике, показывает эта статья на примере Easy Invoice Cloud — вместе с тремя подводными камнями, которые стоит знать независимо от выбранной программы.

Содержание

1. От заказа к счёту за пять шагов
2. Что переносится из заказа Shopify
3. Получает ли покупатель счёт автоматически?
4. Почему номер счёта не должен приходить из Shopify
5. Shopify, eBay, Etsy: одна нумерация для всех каналов
6. Что предлагает сам Shopify — и где это заканчивается
7. Обязан ли я выставлять счёт каждому покупателю в Shopify?
8. Возврат, частичный возврат денег, отмена
9. Электронный счёт: XRechnung и ZUGFeRD из магазинных продаж

От заказа к счёту за пять шагов

1. Подключите магазин. Вы один раз разрешаете подключение на странице подтверждения Shopify. Программа никогда не видит ваш пароль от Shopify, а связь можно в любой момент разорвать.
2. Определите, что должно создаваться. Для каждого подключения вы задаёте, во что превращается заказ — в счёт, накладную или заказ клиента, — и должны ли поступать только оплаченные заказы. Для большинства магазинов верно именно последнее: никакого документа на покупку, которую так и не оплатили.
3. Заберите заказы. Один клик — и заказы приходят прямо из магазина, без выгрузки CSV и без загрузки файлов. Вы видите их списком с номером заказа, датой, клиентом, суммой брутто, статусом оплаты и статусом заказа.
4. Проверьте и отметьте. Программа заранее показывает, все ли позиции удалось сопоставить с вашей номенклатурой и распознан ли способ оплаты. Всё, что осталось открытым, решается парой кликов — или недостающие клиенты и товары создаются автоматически.
5. Создайте документы. Из отмеченных заказов получаются готовые счета со сквозным номером из вашей собственной нумерации. Несколько заказов одного покупателя можно предварительно объединить в один счёт.

Результат — документ, какой вы написали бы вручную, только без перепечатывания и без перепутанных цифр. Вы можете протестировать это бесплатно на своих заказах: десять дней, без платёжных данных, без расторжения. Доступ заканчивается сам.

Что переносится из заказа Shopify

Чтобы заказ действительно стал счётом, а не списком цифр, перенести нужно больше, чем имя и итоговую сумму. Переносятся:

• адрес для счёта и адрес доставки, имя и электронная почта покупателя
• все позиции с количеством, ценой за единицу, SKU и сохранённой налоговой ставкой
• скидки и промокоды отдельной строкой — с названием кода, а не молчаливым вычетом
• стоимость доставки отдельной позицией, со своей налоговой ставкой
• способ оплаты, статус оплаты, статус заказа, номер заказа, дата и валюта

Качество документа решает один момент: сопоставление товаров. Позиции сверяются с вашей номенклатурой по SKU, EAN или названию. Это не мелочь для любителей порядка. Только так в счёте появятся ваше наименование товара и ваша налоговая ставка, а не заголовок объявления, в котором обычно ещё стоит «✨ НОВИНКА ✨ Хит продаж». Там, где совпадений нет, вы видите это до создания документа, а не потом у бухгалтера.

Получает ли покупатель счёт автоматически?

Да — счёт можно отправить по электронной почте прямо из документа, с вашего собственного адреса отправителя. Для счёта, коммерческого предложения, заказа, накладной, кредит-ноты и авансового счёта вы сохраняете отдельный текстовый шаблон, так что каждое письмо звучит одинаково и ничего не нужно набирать заново.

Полезный побочный эффект: счёт уходит клиенту с вашего адреса, а не с чужого домена приложения. При вопросах покупатель отвечает вам, а не в пустоту.

Почему номер счёта не должен приходить из Shopify

Shopify присваивает сквозные номера заказов по каждому магазину. Это не номер счёта, хотя и то и другое похоже на последовательность цифр. Разница становится неприятной в трёх случаях:

Заказ отменяют. Номер выдан и исчезает. Для номера счёта это был бы пропуск, который придётся объяснять.

Вы продаёте больше чем в одном канале. Shopify считает свои заказы, eBay свои, продажи на месте идут отдельно. Три счёта, которые пересекаются, — и в конце года вы разбираете это вручную.

Вы перестраиваете или переносите магазин. С номерами заказов охотно начинают заново. С нумерацией счетов так делать нельзя.

Поэтому номер счёта возникает там, где сходятся все каналы продаж, — в программе выставления счетов, а не в магазине. Что ещё должно быть в документе, описано в руководстве по составлению счёта; при суммах до 250 евро брутто достаточно сокращённых данных счёта на малую сумму.

Shopify, eBay, Etsy: одна нумерация для всех каналов

Мало кто из продавцов остаётся в одном канале. Именно здесь решение, живущее только внутри магазина Shopify, заводит в тупик: для маркетплейса нужно следующее, для прямых продаж — ещё одно.

Кроме Shopify в Easy Invoice подключаются, в частности, eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop и TikTok Shop — в том числе несколько магазинов одновременно и несколько магазинов Shopify. Всё стекается в одну клиентскую базу, одну нумерацию и один свод отчётов. Для бухгалтера есть отдельный доступ и выгрузка пакета проводок в формате DATEV.

Как тот же процесс выглядит на маркетплейсе, показывают статьи про eBay и Etsy.

Что предлагает сам Shopify — и где это заканчивается

Для полноты картины: у Shopify есть бесплатное приложение для печати — Order Printer. С его помощью вы печатаете шаблоны счёта, накладной и листа комплектации.

Чего вы с ним не получите: собственной сквозной нумерации счетов — печатается номер заказа. Никакой автоматической отправки покупателю. Никакого объединения с другими каналами продаж. Ни отчётности, ни бухгалтерии, а значит, и никакой основы для восьмилетнего хранения ваших исходящих счетов согласно § 14b UStG. А изменения в шаблоне возможны только через HTML, CSS и Liquid, то есть через код.

Для двух заказов в месяц этого может хватить. В качестве основы для выставления счетов — нет.

Обязан ли я выставлять счёт каждому покупателю в Shopify?

Строго говоря, нет: при обычных поставках товаров частным лицам § 14 UStG счёт не требует, а при корпоративных клиентах — требует, и там у вас есть шесть месяцев.

На практике это различие мало помогает. По заказу в Shopify не видно, стоит ли за ним компания; название фирмы в поле адреса — признак, а не доказательство. И каждый оборот вы в любом случае обязаны учитывать и подтверждать — это отдельная обязанность, независимо от того, кто купил. Тот, кто создаёт счёт автоматически для каждого заказа, избавляет себя от разбора каждого случая и от письма, которое приходит через три недели: «Пришлите, пожалуйста, счёт».

Для малых предпринимателей действует то же самое, только без выделения налога и с соответствующей отметкой в документе — подробности в статье счёт без НДС.

Возврат, частичный возврат денег, отмена

В онлайн-торговле это норма, а не исключение. Важно основное правило: выставленный счёт не удаляют. Нужен второй документ, который его отменяет или исправляет, — оба остаются прослеживаемыми.

Статус возврата из Shopify считывается при выгрузке заказов, поэтому в списке вы видите, был ли заказ возвращён полностью или частично. Соответствующий документ — сторно или корректировку — вы создаёте в программе; чем они формально различаются, объясняет статья исправление счёта.

Электронный счёт: XRechnung и ZUGFeRD из магазинных продаж

Для частных покупателей PDF-счёт остаётся допустимым. Но как только вы продаёте компаниям в Германии — ремонтной фирме, закупающей материал, врачебной практике, реселлеру, — электронный счёт становится темой: принимать их вы должны уметь с начала 2025 года, а отправлять в структурированном формате придётся поэтапно с 2027 и 2028 годов. PDF-файла для этого недостаточно.

Easy Invoice создаёт оба распространённых формата: ZUGFeRD (PDF со встроенными данными) и XRechnung (чистый XML). Формат задаётся по умолчанию для вашей фирмы и может отличаться для отдельного клиента: один корпоративный клиент получает XRechnung, все остальные — привычный PDF. Если для электронного счёта не хватает обязательных данных, вам сообщат об этом до создания документа.

Разницу между форматами объясняет XRechnung или ZUGFeRD?, а сроки — Обязанность по электронным счетам 2027 и 2028.

Быстрее всего проверить это на своих цифрах: подключите магазин, загрузите десять старых заказов и сравните полученные счета строка за строкой с бэкендом Shopify. Если эти десять сходятся, сойдётся и остальное. Тестовый доступ длится десять дней, ничего не стоит и заканчивается автоматически — платёжные данные вводить не нужно, расторгать тоже нечего.

_Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию._