Счёт за деловой обед в Германии: что на нём указать

В немецком документе о деловом обеде должны быть пять данных: место, день, присутствующие лица, деловой повод и сумма. Если обед проходил в ресторане, в вашем собственном документе достаточно повода и фамилий — счёт ресторана вы прикладываете. Списать вы можете 70 процентов как расходы предприятия, а НДС возвращаете полностью. Составьте документ в тот же день или на следующий и подпишите его.

Содержание

• Что должно быть в документе
• Образец для переписывания
• Сколько вы действительно спишете
• Достаточно ли кассового чека из ресторана?
• Свыше 250 евро добавляются три пункта
• Счёт от руки: здесь вычет пропадает целиком
• Как подтвердить чаевые
• Собственные сотрудники: тогда это 100 процентов
• Хранение документа в цифровом виде
• Обеды за границей
• Частые вопросы
• Источники

Что должно быть в документе

Если отсутствует одно из пяти данных, налоговая снимает вычет — даже если счёт ресторана безупречен. Закон требует письменного подтверждения места, дня, участников и повода обеда, а также суммы расходов (параграф 4 абзац 5 предложение 1 пункт 2 предложение 2 немецкого закона о подоходном налоге, EStG).

Повод вызывает больше всего споров. «Встреча с клиентом» не говорит ничего. Напишите, о чём шла речь: «Согласование перезапуска интернет-магазина, предложение от 12.09.» Из повода должно быть видно, что речь шла о вашем деле, а не о приятном вечере.

При обеде в ресторане в вашем документе достаточно повода и участников, потому что место, день и сумма уже есть в счёте. Счёт при этом нужно приложить обязательно (параграф 4 абзац 5 предложение 1 пункт 2 предложение 3 EStG). Если вы и так собираете документы и входящие счета в цифровом виде, вы можете связать документ напрямую со счётом ресторана — как это делается, описано в разделе о цифровом хранении. Программа выставления счетов, такая как Easy Invoice, помогает собирать документы и входящие счета в одном месте.

Две вещи часто упускают: документ должен возникнуть своевременно, то есть в день обеда или вскоре после него, и вы должны его подписать. Оба пункта решил Федеральный финансовый суд, а Федеральное министерство финансов прямо ссылается на них в письме от 19 ноября 2025 года.

Образец для переписывания

Купленный бланк вам не нужен. Достаточно обычного листа, если на нём есть пять данных. Готовые бланки, шаблоны PDF и файлы Word удобны, но ни один из них не предписан.

Документ о деловом обеде

День обеда:         16.09.2026
Место:              Ristorante Molinari, Hauptstrasse 8, 40213 Duesseldorf
Участники:          Yusuf Demir (Mailand Media GmbH),
                    Anja Kowalczyk (Mailand Media GmbH),
                    Charles Imilkowski (принимающая сторона)
Повод:              Согласование перезапуска интернет-магазина,
                    предложение от 12.09.2026
Стоимость обеда:    142,80 евро (см. приложенный счёт)
Чаевые:             10,00 евро
Итого:              152,80 евро

Дата, подпись:      16.09.2026, ______________________

Записывайте фамилии так, как они указаны в документе, удостоверяющем личность, и не забудьте себя. Если вы принимаете закрытую группу и знаете не все фамилии, отметьте группу и её численность — например «отдел продаж компании X, 8 человек» — и объясните в поводе, почему список фамилий был невозможен.

Сколько вы действительно спишете

От счёта остаётся 70 процентов как расходы предприятия, а НДС вы возвращаете целиком. Звучит противоречиво, но так и задумано: закон о подоходном налоге урезает до 70 процентов (параграф 4 абзац 5 предложение 1 пункт 2 EStG), а закон об НДС прямо выводит деловые обеды из-под запрета на вычет (параграф 15 абзац 1a предложение 2 немецкого закона об НДС, UStG).

Пример при 142,80 евро с НДС и ставке 19 процентов:

Если вы применяете режим малого предприятия по параграфу 19 UStG, расчёт другой. Вы не принимаете НДС к вычету, поэтому налог входит в ваши затраты. Вы берёте 70 процентов от суммы с НДС: 70 процентов от 142,80 евро составляют 99,96 евро расходов предприятия.

Чаевые считаются так же: 70 процентов от них — расходы предприятия. В примере выше их нет, потому что в документе они стоят отдельно.

Эти 30 процентов — не изъян системы, а намерение. Законодатель исходит из того, что часть делового обеда является частным удовольствием. Урезание действует и тогда, когда вы сами ничего не ели. В упрощённом отчёте о доходах и расходах вы вносите обе части раздельно.

Кроме того, вычесть можно только то, что соразмерно. Твёрдого предела нет; налоговая ориентируется на обычаи вашей отрасли. Меню за 80 евро на человека значит одно на встрече с инвесторами и другое при заказе на 300 евро.

Достаточно ли кассового чека из ресторана?

Да, если в нём есть нужные данные — а они после письма Федерального министерства финансов от 19 ноября 2025 года сформулированы чётче. До общей суммы 250 евро чек считается упрощённым счётом и должен содержать четыре вещи:

1. Название и адрес ресторана, полностью.
2. Дату выставления.
3. Что вы ели и пили, с разбивкой. «Блюда и напитки» с общей суммой не годится. «Меню 1», «блюдо дня 2» или «обеденный шведский стол» подходят.
4. День обеда. Если в счёте указано «дата оказания услуги совпадает с датой счёта», этого достаточно. Приписка от руки или штамп с датой не годятся.

На третьем пункте проваливается большинство чеков. Проверьте его ещё в ресторане, пока можно спросить официанта. Позже разбивку вам дадут редко.

Свыше 250 евро добавляются три пункта

Если счёт превышает 250 евро, к четырём пунктам выше требуются ещё три. Если одного не хватает, вычет под угрозой:

Третий пункт забывают чаще всего. Скажите об этом в ресторане до того, как выставят счёт: свыше 250 евро на нём должно стоять ваше имя или название вашей фирмы. Вписать его самому потом не поможет.

Счёт от руки: здесь вычет пропадает целиком

Если ресторан пользуется электронной кассой, но выдаёт вам квитанцию от руки, вся сумма не подлежит вычету — не урезается, а снимается полностью. Это самое жёсткое правило во всей теме, и оно так и записано в письме министерства от 19 ноября 2025 года (номер на полях 13).

Причина: заведения с электронной кассовой системой обязаны создавать документы машинным способом и защищать их сертифицированным техническим устройством безопасности (параграф 146a Положения о налогах и сборах Германии, постановление о защите кассовых систем). Документ в иной форме тогда не отвечает требованиям доказательства.

По каким признакам узнать правильный документ: на нём есть номер транзакции и серийный номер кассы или модуля безопасности, часто напечатанный как QR-код. Если это так, вы вправе полагаться на то, что всё в порядке, — даже если позже у ресторана что-то окажется не так.

Есть два послабления:

• Отказ кассы: если устройство безопасности вышло из строя и это видно из документа, например по отсутствию номера транзакции или по соответствующей отметке, вычет в принципе остаётся возможным.
• Более поздний безналичный расчёт: если закрытое мероприятие рассчитывается позже и оплачивается переводом или заведение принимает только безналичную оплату, кассовый чек не нужен. Тогда вы прикладываете документ об оплате, если способ оплаты не указан в счёте.

Как подтвердить чаевые

Чаевые подлежат вычету, но вы должны суметь их подтвердить, и бремя доказывания лежит на вас. Проще всего, если ресторан включит сумму в счёт, выставленный кассой. Попросите об этом до оплаты.

Если чаевых в счёте нет, помогает расписка получателя: официант пишет сумму на счёте и заверяет её подписью. Ваша собственная пометка «10 евро чаевых» без подписи слаба — налоговая не обязана её принимать.

К чаевым применяется то же урезание, что и к обеду: 70 процентов как расходы предприятия.

Если чаевые никто не подтвердил подписью, остаётся только документ, составленный вами. Что в нём должно стоять, описано в материале Как составить Eigenbeleg.

Собственные сотрудники: тогда это 100 процентов

Если вы приглашаете только своих людей, вы списываете расходы полностью. Урезание на 30 процентов действует лишь при деловом поводе, то есть когда присутствуют партнёры, клиенты или кандидаты. Угощение собственных работников считается чисто производственным (R 4.10 абзац 7 немецких директив по подоходному налогу).

Граница резкая: если за столом сидит один человек со стороны, весь счёт становится деловым обедом и падает до 70 процентов, в том числе доля ваших собственных сотрудников.

Кофе, чай и печенье на совещании — вовсе не деловой обед, а знаки внимания. Они вычитаются полностью и не требуют документа.

Подарки клиентам и сотрудникам подчиняются собственным правилам и собственным порогам. Как проводить подарки клиентам и сотрудникам, описано в отдельной статье.

Хранение документа в цифровом виде

Документ можно вести полностью в цифровом виде, и с 2025 года точно описано, что при этом важно. Поводом для нового регулирования стал электронный счёт: с 1 января 2025 года счета между немецкими предприятиями могут приходить как электронные, и старое письмо 2021 года этому больше не соответствовало. Когда вам самим придётся выставлять электронные счета, описано в статье об обязанности электронного счёта в 2027 и 2028 годах.

Нужно соблюсти четыре пункта:

1. Вы создаёте документ в цифровом виде или сканируете его и своевременно дополняете необходимыми данными.
2. Вы его авторизуете — подписываете электронно или утверждаете в своей программе. Последующие изменения должны быть задокументированы.
3. Момент создания и утверждения фиксируется электронно.
4. Документ и счёт ресторана связываются и хранятся вместе. Достаточно однозначной ссылки, например индекса, штрихкода или связи в системе управления документами.

Если счёт нельзя сопоставить ни с одним документом, вычет пропадает. Для хранения действуют те же принципы, что и для всех прочих документов, — что налоговая проверяет на деле, описано в статье о счёте, соответствующем GoBD. Раздельное хранение допустимо, пока сопоставление остаётся однозначным. Кто хранит бумажный документ и в цифровом виде архивирует только счёт, должен обеспечить то же однозначное сопоставление.

Если до сих пор вы собирали документы в коробке из-под обуви, переход к цифровому архиву — тот момент, когда усилия окупаются. Easy Invoice можно попробовать бесплатно.

Обеды за границей

Те же правила действуют для обедов за границей — закон не делает различий. Ужин в Вене или Барселоне тоже требует счёта, созданного машинным способом, записанного электронно и содержащего все данные.

Есть одно исключение: если вы убедительно покажете, что такой счёт там получить было невозможно, в порядке исключения принимается и счёт, не полностью отвечающий требованиям. Если у вас есть только зарубежный счёт, написанный от руки, вы должны убедительно показать, что в этой стране нет обязанности выдавать машинные документы. В таких случаях сразу отметьте, почему иначе не получилось.

Частые вопросы

Нужно ли указывать в документе собственное имя?

Да. Вы участвуете в обеде и входите в список. При счетах свыше 250 евро ваше имя должно стоять ещё и в счёте ресторана.

Что делать, если документ потерян?

Попросите у ресторана дубликат, пока операцию ещё можно проследить. Написанный вами заменяющий документ без счёта ресторана при обеде в заведении не годится, потому что закон прямо требует счёт.

Считается ли деловой обед, на котором я ничего не ел?

Да, есть необязательно. Урезание до 70 процентов всё равно применяется ко всей сумме.

На какой счёт относить расходы на обед?

Разделение на 70 и 30 процентов вы отражаете на двух счетах. В немецких стандартных планах счетов SKR03 и SKR04 это счета 4650 и 4654 (SKR03), а также 6640 и 6644 (SKR04): первый для вычитаемой части, второй для невычитаемой. В обоих случаях входящий НДС вы принимаете к вычету полностью. Если ваш план счетов отличается, спросите у налогового консультанта подходящие счета.

Сколько времени нужно хранить документ?

Как и любой другой бухгалтерский документ. Храните документ и счёт вместе, в цифровом виде или на бумаге; решающим является сохранение их связи.

Источники

• Параграф 4 немецкого закона о подоходном налоге
• Параграф 15 немецкого закона об НДС
• Письмо Федерального министерства финансов от 19 ноября 2025 года о налоговом признании расходов на деловые обеды
• Параграф 146a Положения о налогах и сборах Германии
• Параграф 33 немецкого постановления о применении закона об НДС