Авансовый отчёт о командировке в Германии 2026: шаблон и нормы

Отчёт о командировочных расходах в Германии (Reisekostenabrechnung) включает четыре вида расходов: проезд, проживание, питание и прочие расходы, например парковку. На собственном автомобиле вы указываете 0,30 евро за каждый пройденный километр, отель — по сумме счёта, а еду — только как суточные 14 или 28 евро в день. Кроме того, вы записываете, когда выехали и вернулись, куда и зачем. Для самозанятых отчёт — это самостоятельный документ для бухгалтерии. Для сотрудников — основа, чтобы возместить им расходы без налогов.

Содержание

• Шаблон: что должно быть в отчёте
• Когда поездка считается командировкой
• Нормы 2026 года и что ещё можно указать
• Пример: два дня у клиента в Гамбурге
• Документы и входящий НДС
• Перевыставление командировочных расходов клиенту
• Командировочные расходы сотрудников
• Куда вписать суммы в EÜR
• Частые вопросы

Шаблон: что должно быть в отчёте

Отчёт не обязателен, но без него у вас нет никакого подтверждения километров и суточных. Официального бланка нет. Можно использовать любую таблицу, лист бумаги или программу, если в них для каждой поездки есть такие данные:

Время — это не формальность. От него зависит, положены ли суточные вообще. Храните отчёт вместе с документами, на бумаге или в цифровом виде, например в бухгалтерской программе. Как бухгалтерский документ всё это хранится восемь лет (§ 147 абз. 3 Налогового кодекса Германии, AO).

Когда поездка считается командировкой

Любая поездка к клиенту, на стройку, на выставку или к поставщику — это командировка. Ежедневная дорога из дома в собственную мастерскую, магазин или офис ею не является.

Для этой ежедневной дороги действует паушал за расстояние (Entfernungspauschale): 0,38 евро за километр пути в одну сторону, сколько бы раз вы ни ездили туда и обратно. Он указывается не в отчёте о командировке, а отдельно в EÜR — упрощённом немецком расчёте прибыли. В командировке же учитываются все пройденные километры, туда и обратно.

Три случая, в которых граница проходит не там, где думают многие:

• Домашний кабинет — не место деятельности. Кто работает из дома и ездит к клиентам, находится в командировке с порога.
• Клиент может стать вашим местом деятельности. Если вы регулярно работаете в постоянном месте у заказчика, например два полных дня в неделю, а заказ бессрочный или рассчитан более чем на 48 месяцев, это место считается вашей мастерской. Тогда за дорогу туда положен только паушал за расстояние.
• Из мастерской к клиенту — это командировка. Отсутствие считается с момента, когда вы покидаете мастерскую.

Для самозанятых правила изложены в письме Федерального министерства финансов Германии от 23 декабря 2014 года. Во всём остальном оно отсылает к правилам для работников по найму.

Нормы 2026 года и что ещё можно указать

За проезд и питание вы указываете фиксированные суммы, для отеля и прочих расходов важен документ.

Служебный автомобиль. Если автомобиль относится к имуществу предприятия, топливо, страховку и ремонт вы и так проводите как расходы. 0,30 евро тогда дополнительно не положены, иначе одна и та же поездка была бы вычтена дважды. Немецкие директивы по подоходному налогу допускают паушальную ставку только для личных транспортных средств (R 4.12 абз. 2 EStR). Поездку всё равно запишите в отчёт — ради суточных. Как подтвердить личное использование служебного автомобиля с помощью журнала поездок, объясняет статья Журнал поездок в Германии.

Проживание. Как самозанятый вы всегда указываете за отель сумму счёта. Паушала для вас нет. Если завтрак указан отдельно, не включайте эту позицию. Если в счёте только общая цена, в Германии вычтите 5,60 евро за каждый завтрак.

Питание. Счета из ресторана для налогов ничего не значат, учитываются только суточные. Какой день даёт какую сумму, когда завтрак в отеле уменьшает суточные и что действует за границей, объясняет статья Суточные в Германии 2026.

Пример: два дня у клиента в Гамбурге

Йонас Вебер — самозанятый техник по установке оборудования из Касселя, работает из домашнего кабинета. Он едет на личном автомобиле к клиенту в Гамбург, ночует там одну ночь и возвращается на следующий вечер. Он может вычитать входящий НДС, поэтому считает в суммах нетто.

НДС из счетов отеля и парковки он дополнительно возвращает как входящий налог. С 183 евро за проезд и 28 евро суточных входящего НДС нет, потому что на них нет счёта.

Если бы он поехал поездом, вместо 183 евро в отчёте стояла бы цена билета. Если бы он вернулся в тот же день, не было бы отеля и были бы только одни суточные 14 евро, потому что он отсутствовал более 8 часов.

Документы и входящий НДС

На каждую сумму по счёту нужен документ: счёт отеля, билет, чек парковки, квитанция такси. Для суточных и ставки за километр достаточно самого отчёта, то есть места назначения, цели и времени. Для километров запишите место выезда, место назначения и пройденный путь. С показаниями одометра при выезде и возвращении данные проще всего проверить.

Входящий НДС. НДС с отеля, поезда, такси и парковки вы вычитаете как входящий налог, если не применяете немецкий режим для малых предпринимателей (Kleinunternehmer). Берите суммы, указанные в счёте. В счетах отелей часто две ставки: 7 процентов на проживание и 19 процентов, например, на парковку или напитки.

Имя в счёте. До 250 евро достаточно счёта на небольшую сумму без вашего имени — это покрывает большинство билетов и чеков парковки. Свыше 250 евро в счёте должны стоять ваше имя и адрес как получателя (§ 14 абз. 4 Закона Германии об НДС, UStG). Поэтому при заселении в отель укажите адрес фирмы, а не только имя.

Перевыставление командировочных расходов клиенту

Командировочные расходы, которые вы переносите на клиента, указываются в счёте отдельной позицией, нетто и с той же ставкой НДС, что и ваша основная работа. Чаще всего это 19 процентов, даже если отель начислил только 7 процентов.

Причина: вы забронировали отель и проезд от своего имени. Поэтому расходы входят в цену вашей услуги (§ 10 абз. 1 UStG). Только суммы, которые вы платите прямо от имени и за счёт клиента, являются транзитной позицией (durchlaufender Posten) без НДС. С командировочными расходами так бывает редко. Поездка — это сопутствующая услуга и, согласно немецкому указу о применении НДС, облагается по ставке основной услуги (раздел 3.10 абз. 5 UStAE).

Пример Йонаса Вебера, который договорился с клиентом о 0,50 евро за километр:

Сколько брать за километр, вы свободно договариваетесь с клиентом. Для вашего собственного налога остаётся 0,30 евро. То, что платит клиент, — обычный доход предприятия, а расходы на поездку остаются расходами. Как Kleinunternehmer вы выставляете командировочные расходы без НДС, как и всё остальное.

Командировочные расходы сотрудников

Сотрудникам вы возмещаете командировочные расходы без налогов и социальных взносов, пока платите не больше, чем они сами могли бы вычесть как профессиональные расходы (§ 3 № 16 Закона Германии о подоходном налоге, EStG). Для этого сотрудник подаёт отчёт по шаблону, а вы храните его вместе с документами при лицевом счёте по зарплате.

20 евро за ночь без документа можно платить только сотруднику, но не себе. Они также не применяются, если вы оплатили отель напрямую или сотрудник ночует в автомобиле (R 9.7 абз. 3 немецких директив по налогу на заработную плату, LStR). Если вы платите суточных больше нормы, есть ступень с паушальным налогом на заработную плату 25 процентов. Подробности — в статье Суточные в Германии 2026.

Закон не устанавливает для сотрудников частного сектора срок, до которого они должны отчитаться о поездке. Установите его на предприятии, например до конца следующего месяца. Шестимесячный пресекательный срок, о котором часто пишут, действует для федеральных служащих по Федеральному закону о командировочных расходах (BRKG).

Куда вписать суммы в EÜR

Командировочные расходы попадают в несколько строк Anlage EÜR, а не в одну сумму. В бланке 2026 года строки сдвинулись на одну по сравнению с 2025 годом:

Поездка Йонаса Вебера в октябре 2026 года относится к бланку 2026 года: 183,00 евро в строке 72, 116,40 евро в строке 45 и 28,00 евро в строке 65. Как устроен весь расчёт, показывает статья EÜR своими силами.

Частые вопросы

Есть ли шаблон отчёта о командировочных расходах?

Официального бланка нет. Таблица в разделе Шаблон содержит все поля, которые хочет видеть налоговая. Её можно воспроизвести в Excel или на бумаге.

Какая ставка за километр действует в 2026 году для командировок в Германии?

0,30 евро за каждый пройденный на автомобиле километр, туда и обратно. Новые с 2026 года 0,38 евро действуют только для ежедневной дороги на работу и только за километр пути в одну сторону.

Могу ли я вычесть командировочные расходы, если их оплачивает клиент?

Да. Как самозанятый вы вычитаете свои расходы, а то, что платит клиент, — это доход. И то и другое указывается в EÜR. У сотрудника иначе: то, что вы возмещаете ему без налогов, он не может повторно вычесть в своей декларации.

Что действует для командировочных расходов за границей?

Проезд, отель и прочие расходы вы указываете так же, как в Германии: 0,30 евро за километр на собственном автомобиле, иначе сумма по документу. Только для питания есть свои ставки по странам, они приведены в статье Суточные в Германии 2026. Иностранный НДС из счёта отеля вы не вычитаете в немецкой декларации по НДС. НДС из других стран ЕС возвращается через онлайн-портал Федерального центрального налогового ведомства (BZSt). Заявление должно поступить туда до 30 сентября следующего года.

А деловой обед во время поездки?

Если вы приглашаете клиента на обед, это представительские расходы, а не питание. Вы вычитаете 70 процентов счёта (§ 4 абз. 5 предл. 1 № 2 EStG) и нуждаетесь в заполненном документе о представительских расходах, см. Как заполнить документ о представительских расходах. Ваши суточные за этот день не уменьшаются.

Я потерял документ. Что делать?

Составьте собственный документ (Eigenbeleg) с датой, суммой, целью и причиной, по которой нет оригинала. Как это сделать, описано в статье Как составить собственный документ. Из собственного документа нельзя вычесть входящий НДС.

Источники

• § 9 EStG, профессиональные расходы (абз. 1 № 4 и 4a, абз. 4 и 4a)
• § 3 EStG, доходы, освобождённые от налога (№ 16)
• § 5 Федерального закона о командировочных расходах, компенсация за километры
• § 3 Федерального закона о командировочных расходах, право и пресекательный срок
• § 10 UStG, налоговая база и транзитные позиции
• § 12 UStG, ставки НДС (абз. 2 № 10 и 11)
• § 14 UStG, обязательные реквизиты счёта (абз. 4)
• § 4 EStG, понятие прибыли (абз. 5 предл. 1 № 2, представительские расходы)
• Федеральное центральное налоговое ведомство: возврат НДС немецким предпринимателям
• § 147 AO, сроки хранения
• Федеральное министерство финансов: командировочные расходы при расчёте прибыли, письмо от 23 декабря 2014 года (копия IHK Мюнхена)
• Федеральное министерство финансов: Anlage EÜR 2025 с инструкцией
• Федеральное министерство финансов: Anlage EÜR 2026 с инструкцией

Попробуйте Easy Invoice бесплатно 10 дней — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.