Almanya'da seyahat masrafı bildirimi 2026: şablon ve götürü tutarlar

Almanya'da seyahat masrafı bildirimi (Reisekostenabrechnung) dört tür gideri kapsar: yol, konaklama, yemek ve otopark gibi yan giderler. Kendi arabanızla gidilen her kilometre için 0,30 euro, otel için faturadaki tutar, yemek için ise yalnızca günlük 14 veya 28 euroluk götürü tutar yazılır. Ayrıca ne zaman yola çıkıp döndüğünüzü, nereye ve neden gittiğinizi not edersiniz. Serbest çalışanlar için bildirim, muhasebe için ayrı bir belgedir. Çalışanlar için ise masraflarını vergisiz olarak geri ödemenin dayanağıdır.

İçindekiler

• Şablon: Bildirimde neler olmalı
• Bir yolculuk ne zaman iş seyahati sayılır
• 2026 götürü tutarları ve başka neler yazılır
• Örnek: Hamburg'da bir müşteride iki gün
• Belgeler ve indirilecek KDV
• Seyahat masraflarını müşteriye faturalamak
• Çalışanların seyahat masrafları
• Tutarlar EÜR'de nereye yazılır
• Sık sorulan sorular

Şablon: Bildirimde neler olmalı

Bildirim zorunlu değildir, ancak o olmadan kilometreler ve götürü tutarlar için hiçbir kanıtınız olmaz. Resmi bir form yoktur. Her seyahat için şu bilgiler yer aldığı sürece herhangi bir tablo, kâğıt ya da program kullanabilirsiniz:

Saatler bir formalite değildir. Harcırah hakkı olup olmadığı onlara bağlıdır. Bildirimi belgelerle birlikte kâğıt üzerinde veya dijital olarak, örneğin bir muhasebe programında saklayın. Muhasebe belgesi olarak hepsini sekiz yıl saklarsınız (Alman Vergi Usul Kanunu AO, § 147 fıkra 3).

Bir yolculuk ne zaman iş seyahati sayılır

Bir müşteriye, şantiyeye, fuara veya tedarikçiye yapılan her yolculuk iş seyahatidir. Evden kendi atölyenize, dükkânınıza veya büronuza günlük gidiş bu kapsamda değildir.

Bu günlük gidiş için mesafe götürüsü (Entfernungspauschale) geçerlidir: kaç kez gidip gelirseniz gelin, tek yön mesafenin kilometresi başına 0,38 euro. Bu tutar seyahat masrafı bildirimine değil, ayrı olarak EÜR'e, yani Almanya'daki basitleştirilmiş kâr hesabına yazılır. İş seyahatinde ise gidiş ve dönüş dahil gidilen tüm kilometreler sayılır.

Sınırın birçok kişinin sandığından farklı yerde olduğu üç durum:

• Evdeki çalışma odası işyeri değildir. Evden çalışıp müşterilere giden kişi, kapıdan çıktığı andan itibaren seyahattedir.
• Bir müşteri işyeriniz hâline gelebilir. Bir iş verenin sabit bir yerinde düzenli olarak, örneğin haftada iki tam gün çalışıyorsanız ve iş süresiz ya da 48 aydan uzun planlanmışsa, o yer atölyeniz gibi sayılır. O zaman oraya gidiş için yalnızca mesafe götürüsü alırsınız.
• Atölyeden müşteriye gitmek seyahattir. Uzakta geçen süre atölyeden çıktığınız andan itibaren sayılır.

Serbest çalışanlar için kurallar, Alman Federal Maliye Bakanlığı'nın 23 Aralık 2014 tarihli genelgesinde yer alır. Diğer her konuda genelge, ücretli çalışanlara ilişkin kurallara atıf yapar.

2026 götürü tutarları ve başka neler yazılır

Yol ve yemek için sabit tutarlar yazılır, otel ve yan giderlerde belge esastır.

Şirket arabası. Araba işletme varlığına aitse yakıt, sigorta ve tamiri zaten gider olarak kaydedersiniz. 0,30 euro buna eklenmez, yoksa aynı yolculuk iki kez düşülmüş olur. Alman gelir vergisi yönergeleri götürü tutara yalnızca özel araçlar için izin verir (R 4.12 fıkra 2 EStR). Yolculuğu yine de harcırah nedeniyle bildirime yazın. Şirket arabasının özel kullanımını araç kullanım defteriyle nasıl kanıtlayacağınızı Almanya'da araç kullanım defteri yazısı anlatıyor.

Konaklama. Serbest çalışan olarak otel için her zaman faturadaki tutarı yazarsınız. Sizin için götürü tutar yoktur. Kahvaltı ayrıca gösterilmişse o kalemi dahil etmeyin. Faturada yalnızca toplam fiyat varsa Almanya'da kahvaltı başına 5,60 euro düşün.

Yemek. Restoran fişlerinin vergi açısından değeri yoktur, yalnızca götürü tutar sayılır. Hangi günün hangi tutarı getirdiği, otel kahvaltısının harcırahı ne zaman düşürdüğü ve yurt dışında ne geçerli olduğu Almanya'da harcırah 2026 yazısında anlatılıyor.

Örnek: Hamburg'da bir müşteride iki gün

Jonas Weber, Kassel'de serbest çalışan bir tesis teknisyenidir ve evdeki çalışma odasından çalışır. Özel arabasıyla Hamburg'daki bir müşteriye gider, orada bir gece kalır ve ertesi akşam döner. İndirilecek KDV'yi düşebildiği için net tutarlarla hesap yapar.

Otel ve otopark faturalarındaki KDV'yi ayrıca indirilecek KDV olarak geri alır. 183 euro yol masrafı ve 28 euro harcırah için indirilecek KDV yoktur, çünkü bunlar için fatura yoktur.

Trenle gitseydi, 183 euro yerine bildirimde bilet fiyatı yer alırdı. Aynı gün dönseydi otel olmazdı ve 8 saatten fazla uzakta kaldığı için yalnızca bir kez 14 euro harcırah alırdı.

Belgeler ve indirilecek KDV

Faturaya dayanan her tutar için belge gerekir: otel faturası, bilet, otopark fişi, taksi makbuzu. Götürü tutarlar için bildirimin kendisi, yani varış yeri, amaç ve saatler yeterlidir. Kilometreler için çıkış noktasını, varış yerini ve gidilen mesafeyi not edin. Çıkışta ve dönüşte kilometre sayacını yazarsanız bilgi en kolay şekilde kontrol edilir.

İndirilecek KDV. Otel, tren, taksi ve otoparktaki KDV'yi, Almanya'daki küçük işletme düzenlemesine (Kleinunternehmer) tabi değilseniz, indirilecek KDV olarak düşersiniz. Faturada yazan tutarları kullanın. Otel faturalarında genellikle iki oran bulunur: konaklamada yüzde 7, örneğin otopark veya içeceklerde yüzde 19.

Faturadaki ad. 250 euroya kadar adınızın yazmadığı küçük tutarlı fatura yeterlidir, bu da çoğu bileti ve otopark fişini kapsar. 250 euronun üzerinde faturada alıcı olarak adınız ve adresiniz yer almalıdır (Alman KDV Kanunu UStG, § 14 fıkra 4). Bu yüzden otele girişte yalnızca adınızı değil, işletme adresinizi de verin.

Seyahat masraflarını müşteriye faturalamak

Müşterinize yansıttığınız seyahat masraflarını faturaya ayrı bir kalem olarak, net ve asıl işinizle aynı KDV oranıyla yazarsınız. Otel yalnızca yüzde 7 uygulamış olsa bile bu çoğu durumda yüzde 19'dur.

Nedeni: oteli ve yolculuğu kendi adınıza ayırttınız. Bu nedenle masraflar hizmetinizin fiyatına dahildir (UStG, § 10 fıkra 1). Yalnızca açıkça müşteri adına ve hesabına ödediğiniz tutarlar KDV'siz geçici kalemdir (durchlaufender Posten). Seyahat masraflarında bu nadirdir. Yolculuk yan hizmettir ve Alman KDV uygulama genelgesine göre ana hizmetin oranını alır (UStAE bölüm 3.10 fıkra 5).

Müşteriyle kilometre başına 0,50 euro anlaşan Jonas Weber için örnek:

Kilometre başına ne kadar isteyeceğinizi müşteriyle serbestçe kararlaştırırsınız. Kendi vergileriniz için 0,30 euro geçerli kalır. Müşterinin ödediği tutar normal işletme gelirinizdir, seyahatin masrafları ise işletme gideri olarak kalır. Kleinunternehmer olarak seyahat masraflarını da her şey gibi KDV'siz faturalarsınız.

Çalışanların seyahat masrafları

Çalışanlarınıza, kendilerinin mesleki gider olarak düşebileceğinden fazlasını ödemediğiniz sürece seyahat masraflarını vergisiz ve sosyal sigorta primi olmadan geri ödersiniz (Alman Gelir Vergisi Kanunu EStG, § 3 no. 16). Bunun için çalışan size şablona göre bir bildirim verir, siz de bunu belgelerle birlikte bordro dosyasında saklarsınız.

Belgesiz gecelik 20 euroyu yalnızca bir çalışana ödeyebilirsiniz, kendinize değil. Oteli doğrudan siz ödediyseniz veya çalışan araçta kaldıysa bu tutar da geçerli olmaz (Alman ücret vergisi yönergeleri LStR, R 9.7 fıkra 3). Götürü tutardan fazla yemek parası öderseniz, yüzde 25 götürü ücret vergisiyle bir kademe vardır. Ayrıntılar Almanya'da harcırah 2026 yazısında.

Kanun, özel sektördeki çalışanlar için seyahat bildiriminin ne zamana kadar verileceğine dair bir süre öngörmez. İşletmenizde bir süre belirleyin, örneğin izleyen ayın sonuna kadar. Sık okunan altı aylık hak düşürücü süre, Federal Seyahat Masrafları Kanunu'na (BRKG) göre federal memurlar için geçerlidir.

Tutarlar EÜR'de nereye yazılır

Seyahat masrafları Anlage EÜR'de tek bir toplam olarak değil, birkaç satıra yazılır. 2026 formunda satırlar 2025'e göre bir sıra aşağı kaymıştır:

Jonas Weber'in Ekim 2026'daki seyahati 2026 formuna girer: 183,00 euro satır 72'ye, 116,40 euro satır 45'e ve 28,00 euro satır 65'e. Hesabın tamamının nasıl kurulduğunu EÜR'ü kendiniz yapın yazısı gösteriyor.

Sık sorulan sorular

Seyahat masrafı bildirimi için bir şablon var mı?

Resmi bir form yoktur. Şablon bölümündeki tablo, vergi dairesinin görmek istediği tüm alanları içerir. Bunu Excel'de veya kâğıt üzerinde yeniden oluşturabilirsiniz.

Almanya'da 2026'da iş seyahatleri için kilometre ücreti ne kadar?

Arabayla gidilen kilometre başına 0,30 euro, gidiş ve dönüş birlikte sayılır. 2026'da yeni olan 0,38 euro yalnızca işe günlük gidiş için ve yalnızca tek yön mesafenin kilometresi başına geçerlidir.

Müşteri ödüyorsa seyahat masraflarını düşebilir miyim?

Evet. Serbest çalışan olarak masraflarınızı düşersiniz, müşterinin ödediği ise gelirdir. İkisi de EÜR'de yer alır. Çalışanda durum farklıdır: Ona vergisiz geri ödediğiniz tutarı kendi beyannamesinde tekrar düşemez.

Yurt dışındaki seyahat masrafları için ne geçerli?

Yol, otel ve yan giderler Almanya'daki gibi bildirilir: kendi arabayla kilometre başına 0,30 euro, aksi hâlde belgedeki tutar. Yalnızca yemek için ülkeye göre ayrı tutarlar vardır, bunlar Almanya'da harcırah 2026 yazısında yer alır. Otel faturasındaki yabancı KDV'yi Alman KDV beyannamenizde düşmezsiniz. Diğer AB ülkelerinden bu KDV'yi Federal Merkezi Vergi Dairesi'nin (BZSt) çevrim içi portalı üzerinden geri alırsınız. Başvuru en geç izleyen yılın 30 Eylül'ünde oraya ulaşmış olmalıdır.

Seyahat sırasında bir iş yemeği ne olacak?

Bir müşteriyi yemeğe davet ederseniz bu harcırah değil ağırlama gideridir. Hesabın yüzde 70'ini düşersiniz (EStG, § 4 fıkra 5 cümle 1 no. 2) ve doldurulmuş bir ağırlama belgesine ihtiyacınız vardır, bkz. Ağırlama belgesini doğru doldurmak. O günkü harcırahınız azaltılmaz.

Bir belgeyi kaybettim. Ne yapmalıyım?

Tarih, tutar, amaç ve aslının neden eksik olduğunu içeren bir kendi belgesi (Eigenbeleg) yazın. Nasıl yapılacağı Kendi belgesi yazmak yazısında anlatılıyor. Kendi belgesinden indirilecek KDV düşülemez.

Kaynaklar

• § 9 EStG, mesleki giderler (fıkra 1 no. 4 ve 4a, fıkra 4 ve 4a)
• § 3 EStG, vergiden muaf gelirler (no. 16)
• § 5 Federal Seyahat Masrafları Kanunu, kilometre tazminatı
• § 3 Federal Seyahat Masrafları Kanunu, hak ve hak düşürücü süre
• § 10 UStG, matrah ve geçici kalemler
• § 12 UStG, KDV oranları (fıkra 2 no. 10 ve 11)
• § 14 UStG, faturanın zorunlu bilgileri (fıkra 4)
• § 4 EStG, kâr kavramı (fıkra 5 cümle 1 no. 2, ağırlama)
• Federal Merkezi Vergi Dairesi: Alman işletmelere KDV iadesi
• § 147 AO, saklama süreleri
• Federal Maliye Bakanlığı: kâr tespitinde seyahat masrafları, 23 Aralık 2014 tarihli genelge (IHK Münih kopyası)
• Federal Maliye Bakanlığı: Anlage EÜR 2025 ve açıklaması
• Federal Maliye Bakanlığı: Anlage EÜR 2026 ve açıklaması

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.