Almanya'da vergi numarası başvurusu ELSTER üzerinden: erişimi bugün alın – posta beklemeden

Alman vergi numaranız (Steuernummer) size otomatik olarak gönderilmez. Onu, vergi dairenize Fragebogen zur steuerlichen Erfassung yani vergi kayıt formunu göndererek talep edersiniz. 2021'den beri bu form yalnızca elektronik olarak, ELSTER üzerinden verilebiliyor. ELSTER, Alman vergi idaresinin ücretsiz çevrimiçi portalıdır ve kullanmak için bir hesaba ihtiyacınız var. Tam da burada birçok girişimci günlerce takılıyor, çünkü önce aktivasyon kodunu içeren mektubu beklemeleri gerektiğini sanıyorlar. Gerekmiyor: vergi numarası olmayanlar için ELSTER'in, kendi ifadesiyle „hemen tamamlanabilen" ve „mektup gönderimi olmadan" işleyen sade bir kayıt seçeneği var. Bununla tam olarak tek bir formu gönderebilirsiniz: kayıt formunu. Vergi numaranızı ise vergi dairesi, formu inceledikten sonra posta ile yollar.

Hemen bilmeniz gereken iki şey: formu, faaliyetinize başladıktan sonra bir ay içinde vermeniz gerekir. Vergi dairesinin bundan sonra ne kadar süreceği ise hiçbir yasada belirlenmiş değil – yani numarayı birkaç günde alacağınızı varsaymayın. Bir müşteri faturasını şimdiden bekliyorsa ne yapmanız gerektiği aşağıda anlatılıyor.

İçindekiler

1. Vergi numarası kendiliğinden gelmez mi?
2. ELSTER erişimi: mektubu neden beklemeniz gerekmez
3. Adım adım gönderilmiş forma kadar
4. Gewerbe için vergi numarası: esnafın ek olarak yaptığı
5. Ne kadar sürer, ne kadar tutar?
6. İlk müşteri bekliyor: vergi numarasız fatura olur mu?
7. Steuernummer, vergi kimlik no, KDV no, W-IdNr. – hangisi hangisi?
8. Küçük işletme rejimi: yine de numara gerekir mi?
9. Formda çoğu kişinin tahminle doldurduğu yer
10. Bir ay çoktan geçtiyse
11. Numara ilerde değişir mi?

Vergi numarası kendiliğinden gelmez mi?

Kısmen – ve asıl tuzak bu „kısmen"de.

Bir Gewerbe kaydı yaptırdıysanız, belediyedeki ilgili birim bunu vergi dairesine bildirir. Alman Vergi Usul Kanunu'nun 138. maddesi böyle diyor: işletme açılışını belediyeye bildirirsiniz, belediye de bildirimin içeriğini yetkili vergi dairesine iletir. Birçok kişi bundan „öyleyse vergi dairesi bana ulaşır" sonucunu çıkarıyor.

Ama bu yetmiyor. O bildirim vergi dairesine yalnızca var olduğunuzu söyler. Sizi vergisel olarak sınıflandırmak ve numara vermek için gereken şey sizin bilgilerinizdir: ne yapıyorsunuz, ne zamandan beri, ne kadar ciro bekliyorsunuz, küçük işletme rejimini kullanmak istiyor musunuz, banka hesabınız ne. Bunların hepsi vergi kayıt formunda yer alır – ve formu kendiliğinizden vermeniz gerekir. Posta beklemeyin. Çoğu zaman hiç gelmez.

Serbest meslek erbabı (Freiberufler) için de aynısı geçerli, sadece belediye adımı olmadan: Gewerbeschein yok, ama aynı form var. Freiberufler mi yoksa Gewerbetreibender mi olduğunuza faaliyetinizin niteliği karar verir, içinize doğan şey değil – emin değilseniz Freiberufler mi Gewerbe mi yazımız yardımcı olur.

Süre: olaydan, yani faaliyete başlamanızdan itibaren bir ay. Elektronik olarak, „resmî olarak öngörülen veri setine göre". Kâğıt yalnızca talep üzerine ve özel zorluk hâllerinde mümkün.

ELSTER erişimi: mektubu neden beklemeniz gerekmez

ELSTER, Alman vergi idaresinin ücretsiz çevrimiçi portalıdır – vergi formlarının verildiği resmî yer. Orada hesabınız yoksa forma hiç ulaşamazsınız.

Ve günlerin kazanıldığı yer tam burası. Hesaba giden iki yol var:

Alışılmış yol, kişisel vergi kimlik numaranız üzerinden sertifika dosyasıyla kayıt olmaktır. Aktivasyon kimliği e-postayla gelir – ama aktivasyon kodu mektupla. Yani daha başlamadan postayı beklersiniz.

Hızlı yol ise ElsterLight adını taşıyor. Bu kayıt türü, açıkça, „vergi dairesinin henüz vergi numarası vermediği" kişi ve kuruluşlar için düşünülmüş. Yalnızca bir e-posta adresi gerekir ve hesabın oluşturulması „hemen tamamlanabilir (mektup gönderimi olmadan)".

Bunun bedeli: bu hesap tam olarak tek bir işi yapar – vergi kayıt formunu göndermek. Vergi beyannamesi verilemez, giriş bilgileri başka kamu portallarında da işe yaramaz. Ama bu hafta ihtiyacınız olan tam olarak budur. Vergi dairesi numarayı verdiğinde tam yetkili hesabın işlevlerini açarsınız – o adımda gerçekten aktivasyon kodlu bir mektup gelir, ama o noktada sizi artık durdurmaz.

GbR, UG ya da GmbH kuruyorsanız ElsterLight yalnızca daha hızlı değil, doğal yoldur: şirketin kendisinin henüz kayıt olabileceği bir numarası yoktur.

Adım adım gönderilmiş forma kadar

1. Hesap açın: elster.de üzerinden, giriş türü „sertifika dosyası", vergi numarası olmadan kayıt (ElsterLight). Biri onay bağlantılı, diğeri aktivasyon kimliği ve kodunu içeren iki e-posta alırsınız.
2. Sertifika dosyasını indirin ve yedekleyin. Bu, hesabınızın anahtarıdır – bilgisayarınızdaki bir dosya ve bir parola. İkinci bir yerde kopyasını saklayın. Dosya kaybolursa erişim de gider ve yeniden talep edilmesi gerekir.
3. Doğru formu seçin. Birden fazla sürüm var. Şahıs işletmeleri ve serbest meslek erbabı şahıs işletmeleri için formu kullanır; şahıs şirketleri ve sermaye şirketleri için ayrı formlar vardır.
4. Doldurun. 30–60 dakika ayırın. Hazır bulundurun: kimlik, vergi kimlik numarası, banka bilgileri, varsa Gewerbeschein, faaliyete başlama tarihi ve bu yıl ile gelecek yıl için kaba ciro ve kâr tahmini.
5. Gönderin ve iletim protokolünü kaydedin. Bu protokol, neyi ne zaman verdiğinizin kanıtıdır.
6. Bekleyin. Vergi numarası, form incelendikten sonra vergi dairesinden posta ile gelir.

Gewerbe için vergi numarası: esnafın ek olarak yaptığı

Ticari faaliyet yürüten herkes – ticaret, zanaat, online mağaza, mal satışı içeren hizmetlerin çoğu – bir yerine iki durak görür:

Önce belediye. GewA 1 formuyla şehir veya belediyeye kayıt, birçok yerde çevrimiçi de mümkün. Ücret genelde 20 ile 60 euro arasındadır, Gewerbeschein çoğu zaman aynı gün verilir. Sürecin ayrıntıları ve tuzakları işletme kaydı ve vergi formu yazımızda.

Sonra vergi dairesi. Yukarıda anlatılan form. Belediye kaydınızı çoktan iletmiş olsa bile bu form zorunludur.

Yani ayrıca başvurulan bir „Gewerbe vergi numarası" yoktur. Vergisel olarak kaydedilen herkesin aldığı numaranın aynısıdır – Gewerbe'de yol sadece bir durak uzundur. Kelime benzerliğine de dikkat: Gewerbesteuer, yani işletme vergisi, şahıs işletmeleri ve şahıs şirketleri için 24.500 euroluk bir istisnası olan ayrı bir vergi türüdür. Vergi numarasının kendisiyle ilgisi yoktur.

Serbest meslek erbabı belediye adımını tamamen atlar ve yalnızca vergi dairesine başvurur. Bir işte çalışırken yan iş olarak başlıyorsanız süreç aynıdır – ayrıntılar yan iş olarak serbest çalışma yazısında.

Ne kadar sürer, ne kadar tutar?

Masraf: form da vergi numarası da ücretsizdir. ELSTER ücretsizdir. Yalnızca gerekiyorsa Gewerbe kaydı için ödeme yaparsınız (genelde 20–60 euro).

Süre: burada dürüst olmak gerek – vergi dairesinin numarayı vermek zorunda olduğu yasal bir süre yoktur. Ne kadar süreceği daireye, yılın hangi döneminde olduğunuza ve yanıtlarınızın soru doğurup doğurmadığına bağlıdır. Eksiksiz ve tutarlı doldurulmuş bir formda çoğu zaman hızlı ilerler; ek soru çıkarsa belirgin biçimde uzayabilir.

Pratik yaklaşım: takvime bir tarih koyun ve yaklaşık dört hafta sonra vergi dairesine sorun – 5. adımdaki iletim protokolü elinizde olsun. Bu, sıkıştırmak değil, olağan bir adımdır.

Hızlandırabilecekleriniz: her yeri doldurmak, gerçekçi rakamlar vermek, faaliyeti somut tarif etmek („özel müşterilerde mutfak montajı", „hizmet" yerine).

İlk müşteri bekliyor: vergi numarasız fatura olur mu?

Asıl uykuları kaçıran soru bu – iş bitti, paraya ihtiyaç var, numara ortada yok.

Kural açık: usulüne uygun bir faturada „hizmeti veren girişimciye vergi dairesince verilen vergi numarası veya Federal Merkezî Vergi Dairesince verilen KDV kimlik numarası" bulunmalıdır (Alman KDV Kanunu § 14 fıkra 4 no. 2). İkisinden biri mutlaka olmalı. Hiçbiri yoksa zorunlu bir bilgi eksik demektir.

Bunun pratik sonuçları:

250 euroya kadar numaraya hiç gerek yok. Küçük tutarlı faturada – toplam 250 euroyu aşmıyorsa – § 33 UStDV yalnızca hizmeti verenin tam adı ve adresi, düzenleme tarihi, teslimin miktarı ve türü ile bedelin ve verginin tek toplam hâlinde, uygulanan oranla birlikte gösterilmesini ister. Vergi numarası bu listede yoktur. Ayrıntılar: 250 euroya kadar küçük tutarlı fatura.

250 euronun üzerinde üç seçeneğiniz var. Birincisi: numara gelene kadar fatura tarihini beklemek – temiz, ama zaman kaybettirir. İkincisi: müşteriyle 250 euronun altında kalan bir avans üzerinde anlaşmak ve kalanı sonra faturalamak. Üçüncüsü: faturayı şimdi kesip numara geldiğinde düzeltmek. Düzeltmenin nasıl yapıldığı fatura düzeltme yazısında.

Bunun neden önemi var: müşteriniz, faturadaki KDV'yi indirim konusu yapmak, yani o kısmı vergi dairesinden geri almak için eksiksiz bir faturaya ihtiyaç duyar. Zorunlu bir bilgi eksikse belgeyi geri verip düzeltilmiş fatura isteyebilir. Özel müşterilerde bunun bir önemi yoktur, kurumsal müşterilerde vardır. Müşterinize önceden söyleyin: „vergi numarası başvuruda, düzeltilmiş fatura arkadan gelecek" cümlesiyle her muhasebeci yaşayabilir.

Numara geldiğinde: onu, her faturaya aktarılacak tek bir yere girin. Easy Invoice'ta firma bilgilerinde durur ve oradan her belgeye taşınır. Başka hangi bilgilerin zorunlu olduğunu fatura yazma rehberimizde bulabilirsiniz.

Steuernummer, vergi kimlik no, KDV no, W-IdNr. – hangisi hangisi?

Dört numara, benzer adlar, tamamen farklı amaçlar. Hem formda hem faturada en çok sinir bozan karışıklık budur.

IdNr hakkında: bu zaten sizde var. Gelir vergisi tarhiyatınızda ve yıllık ücret belgenizde yazar. Form bunu sorar – işletme numarası olarak değil, sizi kişi olarak tanımlamak için.

USt-IdNr. hakkında: yalnızca diğer AB ülkelerindeki firmalarla iş yaptığınızda gerekir. Formda hemen işaretleyebilirsiniz; vergi dairesi başvuruyu Federal Merkezî Vergi Dairesine iletir. Ancak vergi dairesindeki KDV kaydınız tamamlanıp iletildikten sonra verilebilir – yani Steuernummer'dan önce değil, sonra gelir. Yalnızca mektupla bildirilir; hukuki nedenlerle e-posta veya telefonla bildirim yapılmaz.

W-IdNr. hakkında: Kasım 2024'ten bu yana kademeli olarak, sizin başvurunuz olmadan veriliyor. Şu an için ne Steuernummer'ın ne de KDV numarasının yerini alıyor; onlara ekleniyor. Dağıtım hâlâ sürüyor – yeni başlıyorsanız bu numara size daha sonra ulaşabilir. Faturada yine Steuernummer ya da KDV numarası geçerlidir.

Küçük işletme rejimi: yine de numara gerekir mi?

Evet. § 19 UStG kapsamındaki küçük işletme rejimi, faturalarınızda KDV göstermemeniz demektir – vergisel olarak görünmez olmanız demek değildir. Form zorunludur, vergi numarasını herkes gibi alırsınız ve bir Kleinunternehmer'in faturasında da yer alması gerekir.

Bu rejimin size uyup uymadığına formda karar verirsiniz – ve rejimden vazgeçerseniz bu tercih sizi birkaç yıl bağlar. Formda gerçekten zaman ayrılması gereken ikinci nokta budur. Karşılaştırmak için: küçük işletme rejimi – evet mi hayır mı? Faturanın nasıl göründüğünü ise KDV'siz fatura gösteriyor.

Formda çoğu kişinin tahminle doldurduğu yer

Form, bu yıl ve gelecek yıl ne kadar ciro ve kâr beklediğinizi sorar. Birçok kişi oraya gelişigüzel bir şey yazar, çünkü zaten bilinemez diye düşünür.

Oysa bu rakamların iki somut sonucu var. Birincisi, küçük işletme rejiminden yararlanıp yararlanamayacağınızı belirlemeye yardım eder. İkincisi, vergi dairesi bunlara göre geçici vergi ödemelerinizi belirler – yıl içinde ileride doğacak vergiye mahsuben ödediğiniz tutarlar. Yüksek tahmin ederseniz, işi büyütmek için gereken parayı daire alır. Çok düşük tahmin ederseniz, fark sonradan toplu gelir – çoğu zaman gelecek yıl için artırılmış bir geçici ödemeyle birlikte.

Bu yüzden gerekçelendirebileceğiniz bir rakam mantıklıdır: gerçekçi olarak kaç işi, hangi fiyattan üstlenebilirsiniz? Durum değişirse geçici ödemelerin uyarlanmasını talep edebilirsiniz – bunun için yeni bir vergi numarası gerekmez, şekle bağlı olmayan bir dilekçe yeterlidir.

Bir ay çoktan geçtiyse

Öncelikle: bu sık yaşanır ve panik nedeni değildir. Formu mümkün olan en kısa sürede verin – yükümlülük devam eder, ortadan kalkmaz.

Gecikmenin anında para cezasına dönüştüğü otomatik bir mekanizma yoktur. Ama hiç bir şey gelmezse dairenin araçları vardır: zorlama cezasıyla formun verilmesini sağlayabilir ve matrahınızı takdir edebilir – takdir ise nadiren lehinize sonuçlanır. Daire uyarı göndermeden kendiliğinden tamamlayan kişi kural olarak sorun yaşamaz.

Birçok kişinin gözden kaçırdığı ikinci nokta: vergi yükümlülüğü faaliyetle başlar, numarayla değil. Numara verilmeden önceki haftaların gelirleri vergiden muaf değildir – diğerleri gibi kayıtlarınıza girer. Bekleme dönemine ait belgeleri de saklayın.

Numara ilerde değişir mi?

Evet, değişebilir – başka bir vergi dairesi yetkili hâle geldiğinde. Klasik örnek başka bir daire bölgesine taşınmaktır; hukuki biçim değişikliği de yeni bir numara getirebilir. Yeni numara size, yeniden form doldurmanıza gerek kalmadan bildirilir.

Faturalarınız açısından bu şu demek: eski numaralı eski faturalar olduğu gibi kalır – düzenlendikleri anda doğruydular. Değişiklikten sonra yenisini kullanırsınız. Vergi numaranızı yazılımınızda tek bir merkezî yerde tutuyorsanız bu, tek bir alanın değişmesidir; bir Word şablonunda duruyorsa bütün dosyaları taramak demektir.

Kişisel vergi kimlik numaranız bundan etkilenmez. O, kaç kez taşınırsanız taşının ömür boyu sizinle kalır.

Bugün başlamak istiyorsanız: vergi numarası olmadan ELSTER hesabı açın, formu doldurun, iletim protokolünü kaydedin, dört haftalık bir hatırlatma kurun. Bu arada bir iş biterse önce 250 euronun altında kalıp kalmadığına bakın – kalıyorsa faturanın önünde hiçbir engel yok.

Bu yazı genel bir bakış sunar ve somut olayda vergi danışmanlığının yerini tutmaz. Hukuki biçim, küçük işletme rejimi veya büyükçe başlangıç yatırımları söz konusuysa bir mali müşavirle yapılacak tek bir görüşme yılları doğru kurabilir.

Resmî kaynaklar: Şahıs işletmeleri için vergi kayıt formu (ELSTER) · Girişimciler için ELSTER bilgi sayfası · § 138 AO · § 14 UStG · § 33 UStDV · Vergi kimlik numarası (BZSt) · KDV numarasının verilmesi (BZSt)