Demander son numéro fiscal allemand via ELSTER : obtenir l'accès dès aujourd'hui – sans attendre le courrier

Votre numéro fiscal allemand (Steuernummer) ne vous est pas envoyé automatiquement. Vous le demandez en transmettant à votre centre des impôts le Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, le questionnaire d'immatriculation fiscale. Depuis 2021, ce formulaire ne peut plus être déposé que par voie électronique, via ELSTER. ELSTER est le portail en ligne gratuit de l'administration fiscale allemande, et il vous faut un compte pour y accéder. C'est précisément là que beaucoup de créateurs perdent des jours, persuadés qu'ils doivent d'abord attendre le courrier contenant le code d'activation. Ce n'est pas le cas : pour les personnes sans numéro fiscal, ELSTER propose une inscription allégée qui, selon ELSTER, « peut être finalisée immédiatement » – « sans envoi de courrier ». Elle permet de transmettre exactement un formulaire : le questionnaire. Le centre des impôts vous envoie ensuite votre numéro fiscal par la poste, une fois le questionnaire examiné.

Deux choses à savoir tout de suite : le questionnaire doit être déposé dans un délai d'un mois après le début de votre activité. Et le temps que met ensuite l'administration n'est fixé nulle part par la loi – ne comptez donc pas obtenir le numéro en quelques jours. Ce qu'il faut faire si un client attend déjà sa facture est expliqué plus bas.

Sommaire

1. Le numéro n'arrive-t-il pas tout seul ?
2. L'accès à ELSTER : pourquoi ne pas attendre le courrier
3. Étape par étape jusqu'au questionnaire envoyé
4. Numéro fiscal pour un Gewerbe : ce que les commerçants font en plus
5. Combien de temps – et combien ça coûte ?
6. Le premier client attend : facturer sans numéro fiscal ?
7. Steuernummer, identifiant fiscal, numéro de TVA, W-IdNr. – lequel est lequel ?
8. Franchise en base : faut-il quand même un numéro fiscal ?
9. L'endroit du questionnaire où la plupart répondent au hasard
10. Si le mois est déjà passé
11. Le numéro peut-il changer plus tard ?

Le numéro n'arrive-t-il pas tout seul ?

En partie – et c'est ce « en partie » qui piège le plus de monde.

Si vous avez déclaré un Gewerbe, le service compétent transmet l'information au centre des impôts. C'est ce que prévoit le § 138 du code fiscal allemand : vous déclarez l'ouverture de votre activité à la commune, et la commune communique le contenu de cette déclaration au centre des impôts compétent. Beaucoup en concluent que l'administration viendra vers eux.

Cela ne suffit pourtant pas. Cette transmission indique seulement au fisc que vous existez. Ce dont l'administration a besoin pour vous classer fiscalement et vous attribuer un numéro, ce sont vos propres indications : ce que vous faites, à partir de quand, ce que vous attendez comme chiffre d'affaires, si vous souhaitez la franchise en base, vos coordonnées bancaires. Tout cela figure dans le questionnaire d'immatriculation fiscale – et c'est à vous de le déposer de votre propre initiative. N'attendez pas de courrier. Souvent, il n'en arrive aucun.

La même règle vaut pour les professions libérales (Freiberufler), simplement sans le détour par le service des activités économiques : pas de Gewerbeschein, mais le même questionnaire. Être Freiberufler ou Gewerbetreibender dépend de votre activité réelle, pas de votre ressenti – en cas de doute, notre article Freiberufler ou Gewerbe vous aide à vous situer.

Le délai : un mois après l'événement, c'est-à-dire après le début de l'activité. Par voie électronique, « selon le jeu de données officiellement prescrit ». Le papier n'est possible que sur demande, dans des cas de rigueur.

L'accès à ELSTER : pourquoi ne pas attendre le courrier

ELSTER est le portail en ligne gratuit de l'administration fiscale allemande – l'endroit officiel où les formulaires fiscaux sont déposés. Sans compte, impossible d'atteindre le questionnaire.

Et c'est ici que l'on gagne des jours. Il existe deux chemins vers un compte :

Le chemin habituel est l'inscription avec fichier de certificat, via votre identifiant fiscal personnel. Vous recevez l'identifiant d'activation par e-mail – mais le code d'activation par courrier. Vous attendez donc la poste avant même de pouvoir commencer.

Le chemin rapide s'appelle ElsterLight. Cette inscription est expressément prévue pour les personnes et les structures auxquelles « le centre des impôts n'a pas encore attribué de numéro fiscal ». Une adresse e-mail suffit, et la création du compte « peut être finalisée immédiatement (sans envoi de courrier) ».

La contrepartie : ce compte ne sait faire qu'une chose – transmettre le questionnaire d'immatriculation fiscale. Les déclarations fiscales n'y sont pas possibles, et l'identifiant ne fonctionne pas pour d'autres portails administratifs. Mais c'est exactement ce dont vous avez besoin cette semaine. Une fois le numéro attribué, vous débloquez les fonctions d'un compte complet – un courrier avec code d'activation arrive alors, mais à ce stade il ne vous bloque plus.

Si vous créez une GbR, une UG ou une GmbH, ElsterLight n'est pas seulement plus rapide, c'est la voie logique : la société elle-même n'a pas encore de numéro avec lequel s'inscrire.

Étape par étape jusqu'au questionnaire envoyé

1. Créer le compte sur elster.de, mode de connexion « fichier de certificat », inscription sans numéro fiscal (ElsterLight). Vous recevez un e-mail avec un lien de confirmation et un second avec l'identifiant et le code d'activation.
2. Télécharger et sauvegarder le fichier de certificat. C'est votre clé d'accès – un fichier sur votre ordinateur, plus un mot de passe. Gardez-en une copie ailleurs. Si le fichier est perdu, l'accès l'est aussi et doit être redemandé.
3. Choisir le bon questionnaire. Il en existe plusieurs versions. Les entrepreneurs individuels et les professions libérales prennent le questionnaire pour entreprises individuelles ; les sociétés de personnes et de capitaux ont leurs propres formulaires.
4. Le remplir. Comptez 30 à 60 minutes. À préparer : pièce d'identité, identifiant fiscal, coordonnées bancaires, Gewerbeschein (le cas échéant), date de début d'activité et une estimation approximative du chiffre d'affaires et du bénéfice pour cette année et la suivante.
5. Envoyer et conserver l'accusé de transmission. Ce document prouve que vous avez déposé, et quand.
6. Attendre. Le numéro fiscal arrive par la poste, une fois le questionnaire examiné.

Numéro fiscal pour un Gewerbe : ce que les commerçants font en plus

Qui exerce une activité commerciale – commerce, artisanat, boutique en ligne, la plupart des services avec vente de marchandises – a deux rendez-vous au lieu d'un :

D'abord le service des activités économiques. Déclaration avec le formulaire GewA 1 auprès de la ville ou de la commune, souvent en ligne. Les frais se situent en général entre 20 et 60 euros et le Gewerbeschein est souvent délivré sur place. Le déroulé et les pièges figurent en détail dans notre article déclarer une activité et le questionnaire fiscal.

Ensuite le centre des impôts. Le questionnaire, comme décrit plus haut. Il est obligatoire même si votre déclaration a déjà été transmise.

Il n'existe donc pas de « numéro fiscal spécial Gewerbe » à demander séparément. C'est le même numéro que reçoit toute personne immatriculée fiscalement – avec un Gewerbe, le chemin comporte simplement une étape de plus. Attention à la proximité des mots : la Gewerbesteuer, taxe professionnelle, est un impôt distinct, avec un abattement de 24 500 euros de bénéfice commercial pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes. Elle n'a rien à voir avec le numéro fiscal lui-même.

Les professions libérales sautent complètement cette étape et ne s'adressent qu'au centre des impôts. Si vous démarrez en parallèle d'un emploi salarié, la procédure est la même – les particularités sont détaillées dans se mettre à son compte en parallèle.

Combien de temps – et combien ça coûte ?

Coût : le questionnaire et le numéro fiscal sont gratuits. ELSTER est gratuit. Vous ne payez que la déclaration d'activité, si vous en avez besoin (généralement 20 à 60 euros).

Délai : ici, il faut être honnête – aucune loi n'impose à l'administration un délai pour vous attribuer le numéro. Cela dépend du centre des impôts, de la période de l'année et du fait que vos réponses suscitent ou non des questions. Avec un questionnaire complet et plausible, cela va souvent vite ; en cas de questions, cela peut prendre nettement plus longtemps.

En pratique : notez une date dans votre agenda et relancez le centre des impôts au bout d'environ quatre semaines – avec l'accusé de transmission de l'étape 5. Ce n'est pas insister, c'est normal.

Ce que vous pouvez accélérer : remplir intégralement, donner des chiffres réalistes, décrire l'activité concrètement (« pose de cuisines chez des particuliers » plutôt que « prestations de services »).

Le premier client attend : facturer sans numéro fiscal ?

C'est la question qui préoccupe vraiment – le travail est fait, l'argent est nécessaire, le numéro n'est pas là.

La règle est claire : une facture en bonne et due forme doit mentionner « le numéro fiscal attribué à l'entrepreneur prestataire par le centre des impôts ou le numéro d'identification à la TVA qui lui a été attribué par l'Office fédéral central des impôts » (§ 14 al. 4 n° 2 de la loi allemande sur la TVA). L'un des deux doit y figurer. Si vous n'avez ni l'un ni l'autre, une mention obligatoire manque.

Ce qui en découle concrètement :

Jusqu'à 250 euros, le numéro n'est pas nécessaire. Pour une facture de faible montant – total n'excédant pas 250 euros – le § 33 UStDV n'exige que le nom et l'adresse complets du prestataire, la date d'émission, la quantité et la nature de la prestation, ainsi que le montant et la taxe en une seule somme avec le taux applicable. Le numéro fiscal ne figure pas dans cette liste. Détails dans facture simplifiée jusqu'à 250 euros.

Au-delà de 250 euros, trois possibilités. Premièrement : attendre pour la date de facture que le numéro arrive – propre, mais cela coûte du temps. Deuxièmement : convenir avec le client d'un acompte restant sous la barre des 250 euros et facturer le solde plus tard. Troisièmement : émettre la facture maintenant et la rectifier dès réception du numéro. La marche à suivre est décrite dans corriger une facture.

Pourquoi cela compte : votre client a besoin d'une facture complète pour récupérer la TVA qu'elle contient au titre de la taxe déductible. S'il manque une mention obligatoire, il peut vous rendre le document et exiger une facture rectifiée. Avec des particuliers, cela n'a pas d'importance ; avec des clients professionnels, si. Prévenez votre client : « numéro fiscal demandé, facture rectifiée à suivre » est une phrase avec laquelle tout comptable peut composer.

Une fois le numéro obtenu, saisissez-le à un seul endroit d'où il sera repris dans chaque facture. Dans Easy Invoice, il figure dans les données de l'entreprise et se reporte automatiquement sur chaque document. Les autres mentions obligatoires sont détaillées dans notre guide pour rédiger une facture.

Steuernummer, identifiant fiscal, numéro de TVA, W-IdNr. – lequel est lequel ?

Quatre numéros, des noms voisins, des usages totalement différents. Cette confusion est ce qui coûte le plus de nerfs, dans le questionnaire comme sur la facture.

Sur l'IdNr : vous l'avez déjà. Il figure sur votre avis d'imposition et sur votre attestation de salaire. Le questionnaire le demande – non comme numéro d'entreprise, mais pour vous identifier en tant que personne.

Sur l'USt-IdNr. : vous n'en avez besoin que si vous traitez avec des entreprises d'autres pays de l'UE. Vous pouvez le demander directement dans le questionnaire ; le centre des impôts transmet la demande à l'Office fédéral central. Il ne peut être délivré qu'une fois votre immatriculation à la TVA achevée et transmise – il arrive donc après la Steuernummer, pas avant. Il est communiqué exclusivement par courrier ; ni e-mail ni téléphone, pour des raisons juridiques.

Sur la W-IdNr. : attribuée par étapes depuis novembre 2024, sans démarche de votre part. Elle ne remplace pour l'instant ni la Steuernummer ni le numéro de TVA, elle s'y ajoute. Le déploiement est encore en cours – si vous démarrez tout juste, ce numéro peut vous parvenir plus tard. Sur la facture, c'est toujours la Steuernummer ou le numéro de TVA qui compte.

Franchise en base : faut-il quand même un numéro fiscal ?

Oui. La franchise en base du § 19 UStG signifie que vous ne faites pas apparaître de TVA sur vos factures – pas que vous seriez invisible pour le fisc. Le questionnaire est obligatoire, vous recevez un numéro fiscal comme tout le monde, et il doit figurer aussi sur la facture d'un Kleinunternehmer.

Savoir si le régime vous convient se décide dans le questionnaire – et ce choix vous engage plusieurs années si vous y renoncez. C'est le deuxième point du formulaire sur lequel il faut vraiment prendre son temps. Pour peser le pour et le contre : franchise en base – oui ou non ? À quoi ressemble alors la facture : facture sans TVA.

L'endroit du questionnaire où la plupart répondent au hasard

Le questionnaire demande quel chiffre d'affaires et quel bénéfice vous attendez cette année et l'année prochaine. Beaucoup y inscrivent n'importe quoi, faute de pouvoir le savoir.

Ces chiffres ont pourtant deux conséquences très concrètes. D'abord, ils déterminent en partie si vous pouvez bénéficier de la franchise en base. Ensuite, le centre des impôts s'en sert pour fixer vos acomptes provisionnels – des sommes versées en cours d'année sur votre impôt futur. Estimez trop haut, et l'administration prélève de l'argent dont vous avez besoin pour démarrer. Estimez très bas, et le rattrapage arrive plus tard d'un coup – souvent accompagné d'acomptes relevés pour l'année suivante.

Visez donc un chiffre que vous pouvez justifier : combien de missions pouvez-vous raisonnablement assurer, et à quel prix ? Si la situation change, vous pouvez demander l'ajustement des acomptes – aucun nouveau numéro fiscal n'est nécessaire, un simple courrier suffit.

Si le mois est déjà passé

D'abord : c'est fréquent et ce n'est pas une raison de paniquer. Déposez le questionnaire dès que possible – l'obligation demeure, elle ne s'éteint pas.

Il n'existe pas d'automatisme faisant qu'un dépôt tardif coûte immédiatement de l'argent. Mais l'administration dispose de moyens si rien n'arrive : elle peut imposer le dépôt sous astreinte et évaluer d'office vos bases d'imposition – et une évaluation d'office tourne rarement à votre avantage. Celui qui régularise de lui-même avant toute relance est en général tranquille.

Deuxième point souvent oublié : l'assujettissement commence avec l'activité, pas avec le numéro. Les recettes des semaines antérieures à l'attribution ne sont pas exonérées – elles font partie de votre comptabilité comme les autres. Conservez donc aussi ces justificatifs, y compris ceux de la période d'attente.

Le numéro peut-il changer plus tard ?

Oui – lorsqu'un autre centre des impôts devient compétent. Le cas classique est un déménagement dans un autre ressort ; un changement de forme juridique peut aussi entraîner un nouveau numéro. Le nouveau numéro vous est alors communiqué sans nouveau questionnaire.

Pour vos factures, cela signifie : les anciennes factures avec l'ancien numéro restent telles quelles – elles étaient correctes au moment de leur émission. À partir du changement, vous utilisez le nouveau. Si votre numéro fiscal est géré à un endroit central dans votre logiciel, c'est la modification d'un seul champ ; s'il est inscrit dans un modèle Word, c'est une recherche à travers tous les fichiers.

Votre identifiant fiscal personnel, lui, ne bouge pas. Il vous accompagne toute votre vie, quel que soit le nombre de déménagements.

Si vous voulez commencer aujourd'hui : créer le compte ELSTER sans numéro fiscal, remplir le questionnaire, sauvegarder l'accusé de transmission, poser un rappel à quatre semaines. Et si une mission se termine entre-temps, vérifiez d'abord si elle reste sous 250 euros – dans ce cas, rien n'empêche de facturer.

Cet article donne une vue d'ensemble générale et ne remplace pas un conseil fiscal individuel. Sur la forme juridique, la franchise en base ou des investissements de départ importants, un seul rendez-vous chez un conseiller fiscal peut orienter correctement plusieurs années.

Sources officielles : Questionnaire d'immatriculation fiscale pour entreprises individuelles (ELSTER) · Page d'information ELSTER pour les créateurs · § 138 AO · § 14 UStG · § 33 UStDV · Identifiant fiscal (BZSt) · Attribution du numéro de TVA (BZSt)