Duits belastingnummer aanvragen via ELSTER: zo krijgt u vandaag nog toegang – zonder op de post te wachten

Uw Duitse belastingnummer (Steuernummer) krijgt u niet automatisch toegestuurd. U vraagt het aan door de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – de vragenlijst voor fiscale registratie – naar uw Finanzamt te sturen. Sinds 2021 kan dat formulier alleen nog elektronisch worden ingediend, via ELSTER. ELSTER is het gratis onlineportaal van de Duitse belastingdienst, en daarvoor hebt u een account nodig. Precies hier blijven veel starters dagenlang steken, omdat ze denken dat ze eerst op de brief met de activeringscode moeten wachten. Dat hoeft niet: voor mensen zonder belastingnummer biedt ELSTER een uitgeklede aanmelding die volgens ELSTER „direct kan worden afgerond" – „zonder verzending van een brief". Daarmee kunt u precies één formulier versturen: de vragenlijst. Uw belastingnummer stuurt de Finanzamt daarna per post, zodra het de vragenlijst heeft beoordeeld.

Twee dingen die u meteen moet weten: de vragenlijst moet binnen één maand na de start van uw activiteit worden ingediend. En hoe lang de Finanzamt er daarna over doet, is nergens wettelijk vastgelegd – reken er dus niet op dat u het nummer binnen een paar dagen hebt. Wat u doet als er al een klant op zijn factuur wacht, staat verderop.

Inhoudsopgave

1. Komt het belastingnummer niet vanzelf?
2. Toegang tot ELSTER: waarom u niet op de brief hoeft te wachten
3. Stap voor stap tot een verzonden vragenlijst
4. Belastingnummer voor een Gewerbe: wat ondernemers extra doen
5. Hoe lang duurt het – en wat kost het?
6. De eerste klant wacht: factuur zonder belastingnummer?
7. Steuernummer, Steuer-ID, btw-nummer, W-IdNr. – welke is welke?
8. Kleineondernemersregeling: hebt u dan toch een nummer nodig?
9. De plek in de vragenlijst waar de meesten gewoon gokken
10. Als de maand al voorbij is
11. Verandert het nummer later nog?

Komt het belastingnummer niet vanzelf?

Voor een deel – en juist dat „voor een deel" is de veelgemaakte fout.

Hebt u een Gewerbe aangemeld, dan geeft het Gewerbeamt dat door aan de Finanzamt. Zo staat het in § 138 van de Duitse Abgabenordnung: u meldt de start van uw bedrijf bij de gemeente, en de gemeente geeft de inhoud van die melding door aan de bevoegde Finanzamt. Veel mensen concluderen daaruit: dan neemt de Finanzamt wel contact met mij op.

Dat is echter niet genoeg. Die doorgifte vertelt de Finanzamt alleen dát u bestaat. Wat de Finanzamt nodig heeft om u fiscaal in te delen en een nummer te geven, zijn uw eigen gegevens: wat u doet, vanaf wanneer, hoeveel u verwacht, of u de kleineondernemersregeling wilt gebruiken, welke bank u hebt. Dat alles staat in de vragenlijst voor fiscale registratie – en die moet u uit eigen beweging indienen. Wacht niet op post. Vaak komt die niet.

Voor freelancers (Freiberufler) geldt hetzelfde, alleen zonder de omweg via het Gewerbeamt: geen Gewerbeschein, maar wel dezelfde vragenlijst. Of u Freiberufler of Gewerbetreibender bent, bepaalt uw activiteit en niet uw gevoel – twijfelt u, dan helpt ons artikel Freiberufler of Gewerbe bij de indeling.

De termijn: één maand na de gebeurtenis, dus na de start van uw activiteit. Elektronisch, „volgens de officieel voorgeschreven gegevensset". Papier bestaat alleen nog op verzoek in bijzondere gevallen.

Toegang tot ELSTER: waarom u niet op de brief hoeft te wachten

ELSTER is het gratis onlineportaal van de Duitse belastingdienst – de officiële plek waar belastingformulieren worden ingediend. Zonder account daar komt u niet bij de vragenlijst.

En hier valt tijd te winnen. Er zijn twee wegen naar een account:

De gebruikelijke weg is de aanmelding met certificaatbestand via uw persoonlijke fiscale identificatienummer. De activerings-ID krijgt u per e-mail – de activeringscode echter per brief. U wacht dus op post voordat u überhaupt kunt beginnen.

De snelle weg heet ElsterLight. Deze aanmelding is uitdrukkelijk bedoeld voor personen en organisaties aan wie „de Finanzamt nog geen belastingnummer heeft toegekend". U hebt alleen een e-mailadres nodig, en het aanmaken van het account „kan direct worden afgerond (zonder verzending van een brief)".

De prijs daarvoor: dit account kan precies één ding – de vragenlijst voor fiscale registratie versturen. Belastingaangiften gaan er niet mee, en voor andere overheidsportalen werkt de login evenmin. Maar dat is precies wat u deze week nodig hebt. Zodra de Finanzamt u het belastingnummer heeft toegekend, schakelt u de functies van een volwaardig account vrij – daarvoor komt dan alsnog een brief met activeringscode, maar op dat moment houdt dat u niet meer op.

Richt u een GbR, UG of GmbH op, dan is ElsterLight niet alleen sneller maar de logische weg: de vennootschap zelf heeft nog geen nummer waarmee ze zich zou kunnen aanmelden.

Stap voor stap tot een verzonden vragenlijst

1. Account aanmaken op elster.de, inlogmethode „certificaatbestand", aanmelding zonder belastingnummer (ElsterLight). U ontvangt een e-mail met bevestigingslink en een tweede met activerings-ID en activeringscode.
2. Certificaatbestand downloaden en veiligstellen. Dat is uw sleutel tot het account – een bestand op uw computer plus een wachtwoord. Bewaar een kopie op een tweede plek. Raakt het bestand kwijt, dan is de toegang weg en moet die opnieuw worden aangevraagd.
3. De juiste vragenlijst kiezen. Er zijn meerdere varianten. Eenmanszaken en freelancers nemen de vragenlijst voor eenmanszaken; voor personenvennootschappen en kapitaalvennootschappen bestaan eigen formulieren.
4. Invullen. Reken op 30 tot 60 minuten. Leg klaar: identiteitsbewijs, fiscaal identificatienummer, bankgegevens, Gewerbeschein (indien aanwezig), startdatum en een ruwe schatting van omzet en winst voor dit en volgend jaar.
5. Versturen en het verzendprotocol opslaan. Dat protocol is uw bewijs dát en wanneer u hebt ingediend.
6. Wachten. Het belastingnummer komt per post van de Finanzamt, nadat de vragenlijst is beoordeeld.

Belastingnummer voor een Gewerbe: wat ondernemers extra doen

Wie een Gewerbe drijft – handel, ambacht, webshop, de meeste diensten met verkoop van goederen – heeft twee afspraken in plaats van één:

Eerst het Gewerbeamt. Aanmelding met formulier GewA 1 bij stad of gemeente, in veel gemeenten online. De kosten liggen meestal tussen 20 en 60 euro, de Gewerbeschein krijgt u vaak meteen. Verloop en valkuilen staan uitgebreid in ons artikel Gewerbe aanmelden en de fiscale vragenlijst.

Daarna de Finanzamt. De vragenlijst, zoals hierboven beschreven. Die is verplicht, ook al heeft het Gewerbeamt uw aanmelding al doorgegeven.

Er bestaat dus geen apart „Gewerbe-belastingnummer" dat u extra aanvraagt. Het is hetzelfde belastingnummer dat iedereen krijgt die fiscaal wordt geregistreerd – bij een Gewerbe loopt de weg ernaartoe alleen via één station meer. En let op de gelijkende woorden: de Gewerbesteuer is een eigen belastingsoort met een vrijstelling van 24.500 euro bedrijfsopbrengst voor eenmanszaken en personenvennootschappen. Met het belastingnummer zelf heeft die niets te maken.

Freiberufler slaan het Gewerbeamt volledig over en melden zich alleen bij de Finanzamt. Start u ernaast terwijl u nog in loondienst bent, dan geldt dezelfde procedure – de bijzonderheden daarvan staan in parttime zelfstandig worden.

Hoe lang duurt het – en wat kost het?

Kosten: de vragenlijst en het belastingnummer kosten niets. ELSTER is gratis. U betaalt alleen de aanmelding bij het Gewerbeamt, als u die nodig hebt (meestal 20 tot 60 euro).

Duur: hier past eerlijkheid – er bestaat geen wettelijke termijn waarbinnen de Finanzamt u het nummer moet toekennen. Hoe lang het duurt, hangt af van het kantoor, van het seizoen en van de vraag of uw antwoorden vragen oproepen. Bij een volledig en plausibel ingevulde vragenlijst gaat het vaak vlot; komen er vragen, dan kan het aanzienlijk langer duren.

Praktische omgang daarmee: zet een datum in uw agenda en informeer na ongeveer vier weken bij de Finanzamt – met het verzendprotocol uit stap 5 in de hand. Dat is niet aandringen, dat is normaal.

Wat u kunt versnellen: volledig invullen, realistische cijfers noemen, uw activiteit concreet omschrijven („plaatsen van keukens bij particulieren" in plaats van „dienstverlening").

De eerste klant wacht: factuur zonder belastingnummer?

Dit is de vraag die de meesten echt bezighoudt – het werk is gedaan, het geld is nodig, het nummer is er niet.

De regel is duidelijk: op een volledige factuur hoort „het door de Finanzamt aan de presterende ondernemer toegekende belastingnummer of het hem door het Bundeszentralamt für Steuern toegekende btw-identificatienummer" (§ 14 lid 4 nr. 2 UStG). Eén van beide moet erop staan. Hebt u geen van beide, dan ontbreekt een verplicht onderdeel.

Wat daaruit praktisch volgt:

Tot 250 euro hebt u het nummer helemaal niet nodig. Bij een factuur voor kleine bedragen – totaalbedrag maximaal 250 euro – verlangt § 33 UStDV alleen naam en adres van de presterende ondernemer, de factuurdatum, hoeveelheid en aard van de prestatie en het bedrag inclusief belasting in één som met het tarief. Een belastingnummer staat niet in die opsomming. Details in factuur voor kleine bedragen tot 250 euro.

Boven 250 euro hebt u drie mogelijkheden. Ten eerste: wachten met de factuurdatum tot het nummer er is – netjes, maar het kost tijd. Ten tweede: met de klant een aanbetaling afspreken die onder de grens van 250 euro blijft en de rest later afrekenen. Ten derde: de factuur nu sturen en later corrigeren zodra het nummer binnen is. Hoe een correctie werkt, staat in factuur corrigeren.

Waarom dit niet onbelangrijk is: uw klant heeft een volledige factuur nodig om de btw erop als voorbelasting terug te vragen – dus om dat deel bij de belastingdienst terug te halen. Ontbreekt een verplicht onderdeel, dan kan hij het stuk teruggeven en een gecorrigeerde factuur eisen. Bij particulieren speelt dat geen rol, bij zakelijke klanten wel. Zeg het vooraf tegen uw klant – „belastingnummer is aangevraagd, de gecorrigeerde factuur volgt" is een mededeling waar elke boekhouder mee kan leven.

Is het nummer er, zet het dan op één plek waaruit het in elke factuur wordt overgenomen. In Easy Invoice staat het in de stamgegevens en loopt het van daaruit mee in elk document. Welke gegevens verder verplicht zijn, staat in onze gids over facturen schrijven.

Steuernummer, Steuer-ID, btw-nummer, W-IdNr. – welke is welke?

Vier nummers, gelijkende namen, totaal verschillende doelen. Deze verwarring kost zowel in de vragenlijst als op de factuur de meeste hoofdbrekens.

Over de IdNr: die hebt u allang. Hij staat op uw aanslag inkomstenbelasting en op uw jaaropgave. De vragenlijst vraagt ernaar – niet als bedrijfsnummer, maar om u als persoon te identificeren.

Over de USt-IdNr.: die hebt u pas nodig zodra u zaken doet met bedrijven in andere EU-landen. U kunt hem in de vragenlijst meteen aankruisen; de Finanzamt stuurt de aanvraag door naar het Bundeszentralamt für Steuern. Toekennen kan pas als uw btw-registratie bij de Finanzamt is afgerond en doorgegeven – hij komt dus ná het belastingnummer, niet ervoor. Meedelen gebeurt uitsluitend per brief; per e-mail of telefoon kan het om juridische redenen niet.

Over de W-IdNr.: die wordt sinds november 2024 stapsgewijs toegekend, zonder dat u iets aanvraagt. Hij vervangt op dit moment noch het belastingnummer noch het btw-nummer, maar komt erbij. De uitrol loopt nog – begint u nu pas, dan kan dit nummer later volgen. Op de factuur hoort nog steeds het belastingnummer of het btw-nummer.

Kleineondernemersregeling: hebt u dan toch een nummer nodig?

Ja. De Duitse kleineondernemersregeling van § 19 UStG betekent dat u op uw facturen geen btw vermeldt – niet dat u fiscaal onzichtbaar bent. De vragenlijst is verplicht, het belastingnummer krijgt u net als iedereen, en het hoort ook op de factuur van een kleine ondernemer.

Of de regeling voor u überhaupt zinvol is, beslist u in de vragenlijst – en die keuze bindt u meerdere jaren als u ertegen kiest. Dat is het tweede punt in het formulier waar starters echt de tijd voor moeten nemen. Om af te wegen: kleineondernemersregeling – ja of nee? Hoe zo'n factuur eruitziet, laat factuur zonder btw zien.

De plek in de vragenlijst waar de meesten gewoon gokken

De vragenlijst wil weten welke omzet en welke winst u dit en volgend jaar verwacht. Veel mensen typen daar iets willekeurigs in, omdat ze het toch niet kunnen weten.

Die cijfers hebben echter twee concrete gevolgen. Ten eerste bepalen ze mede of u de kleineondernemersregeling kunt gebruiken. Ten tweede stelt de Finanzamt er de voorlopige aanslagen op vast – bedragen die u in de loop van het jaar vooruit betaalt op uw latere belasting. Schat u te hoog, dan neemt de Finanzamt geld weg dat u juist nodig hebt om op te bouwen. Schat u veel te laag, dan komt de naheffing later in één keer – vaak samen met een hogere voorlopige aanslag voor het volgende jaar.

Zinvol is dus een getal dat u kunt onderbouwen: hoeveel opdrachten durft u realistisch aan, tegen welke prijs? Verandert de situatie, dan kunt u bij de Finanzamt aanpassing van de voorlopige aanslag vragen – daar is geen nieuw belastingnummer voor nodig, een vormvrije brief volstaat.

Als de maand al voorbij is

Om te beginnen: dat komt vaak voor en is geen reden tot paniek. Dien de vragenlijst zo snel mogelijk alsnog in – de plicht blijft bestaan, ze vervalt niet.

Een automatisme waarbij te laat indienen meteen geld kost, bestaat niet. Maar de Finanzamt heeft wel middelen als er helemaal niets komt: ze kan de indiening met een dwangsom afdwingen en uw belastinggrondslag schatten – en een schatting pakt zelden gunstig uit. Wie uit eigen beweging alsnog indient voordat de Finanzamt maant, zit doorgaans goed.

Een tweede punt dat velen over het hoofd zien: de belastingplicht begint met de activiteit, niet met het belastingnummer. Omzet uit de weken vóór de toekenning is niet belastingvrij – die hoort gewoon in uw administratie. Bewaar die bonnen dus ook, inclusief die uit de wachttijd.

Verandert het nummer later nog?

Ja, dat kan – namelijk wanneer een ander Finanzamt voor u bevoegd wordt. Het klassieke geval is een verhuizing naar een ander ambtsgebied; ook een wijziging van rechtsvorm kan een nieuw nummer opleveren. U krijgt het nieuwe nummer dan meegedeeld zonder opnieuw een vragenlijst in te vullen.

Voor uw facturen betekent dat: oude facturen met het oude nummer blijven zoals ze zijn – ze waren op het moment van uitreiking correct. Vanaf de wissel gebruikt u het nieuwe. Houdt u uw belastingnummer op één centrale plek in uw software bij, dan is dat een wijziging in één veld; staat het in een Word-sjabloon, dan is het zoeken door alle bestanden.

Uw persoonlijke fiscale identificatienummer blijft ongewijzigd. Dat blijft u levenslang bij, hoe vaak u ook verhuist.

Wilt u vandaag beginnen: ELSTER-account zonder belastingnummer aanmaken, vragenlijst invullen, verzendprotocol veiligstellen, herinnering op vier weken zetten. En wordt er intussen een opdracht afgerond, kijk dan eerst of die onder 250 euro blijft – dan staat de factuur niets in de weg.

Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen fiscaal advies in een concreet geval. Bij rechtsvorm, kleineondernemersregeling of grotere startinvesteringen kan één afspraak met een belastingadviseur de koers voor jaren goed zetten.

Officiële bronnen: Vragenlijst fiscale registratie voor eenmanszaken (ELSTER) · ELSTER-informatiepagina voor starters · § 138 AO · § 14 UStG · § 33 UStDV · Fiscaal identificatienummer (BZSt) · Toekenning btw-nummer (BZSt)