Almanya'da iş yemeği belgesi: üzerine ne yazılır

Almanya'da iş yemeği belgesinde beş bilgi bulunmalıdır: yer, gün, masadaki kişiler, ticari gerekçe ve tutar. Yemek bir restoranda yenmişse kendi belgende gerekçe ile isimler yeterlidir; restoranın faturasını eklersin. Tutarın yüzde 70'ini işletme gideri olarak düşebilirsin, katma değer vergisini ise tamamen geri alırsın. Belgeyi aynı gün ya da ertesi gün yaz ve imzala.

İçindekiler

• Belgede neler bulunmalı
• Kopyalanacak örnek
• Gerçekte ne kadarını düşebilirsin
• Restoranın yazarkasa fişi yeterli mi?
• 250 avronun üzerinde üç bilgi eklenir
• Elle yazılmış fatura: indirim burada tümüyle düşer
• Bahşişi belgelemek
• Kendi çalışanların: o zaman yüzde 100
• Belgeyi dijital olarak saklamak
• Yurt dışındaki yemekler
• Sık sorulan sorular
• Kaynaklar

Belgede neler bulunmalı

Beş bilgiden biri eksikse vergi dairesi indirimi siler — restoran faturası kusursuz olsa bile. Kanun; yemeğin yeri, günü, katılımcıları ve gerekçesi ile harcamanın tutarı hakkında yazılı bir kanıt ister (Alman Gelir Vergisi Kanunu EStG, madde 4 fıkra 5 cümle 1 bent 2 cümle 2).

En çok tartışma gerekçede çıkar. „Müşteri görüşmesi" hiçbir şey anlatmaz. Bunun yerine konuyu yaz: „Çevrimiçi mağaza yenilemesinin görüşülmesi, 12.09 tarihli teklif." Gerekçeden, konunun işin olduğu ve hoş bir akşam olmadığı anlaşılmalıdır.

Restorandaki bir yemekte kendi belgende gerekçe ile katılımcılar yeterlidir; çünkü yer, gün ve tutar zaten faturada vardır. Fatura o zaman mutlaka eklenmelidir (EStG madde 4 fıkra 5 cümle 1 bent 2 cümle 3). Belgeleri ve gelen faturaları zaten dijital topluyorsan belgeyi doğrudan restoran faturasına bağlayabilirsin; bunun nasıl yapıldığı dijital arşivleme bölümünde anlatılıyor. Easy Invoice gibi bir fatura programı, belgeleri ve gelen faturaları tek bir yerde toplamana yardımcı olur.

İki nokta çoğu zaman gözden kaçar: belge gecikmeden oluşmalıdır, yani yemeğin olduğu gün ya da kısa süre sonra, ve belgeyi imzalaman gerekir. Her iki noktaya da Federal Maliye Mahkemesi karar vermiştir; Federal Maliye Bakanlığı 19 Kasım 2025 tarihli yazısında bunlara açıkça atıf yapar.

Kopyalanacak örnek

Satın alınmış bir forma ihtiyacın yok. Beş bilgi üzerinde olduğu sürece boş bir kâğıt yeter. Hazır formlar, PDF şablonları ve Word dosyaları pratiktir ama hiçbiri zorunlu değildir.

İş yemeği belgesi

Yemeğin günü:       16.09.2026
Yer:                Ristorante Molinari, Hauptstrasse 8, 40213 Duesseldorf
Katılımcılar:       Yusuf Demir (Mailand Media GmbH),
                    Anja Kowalczyk (Mailand Media GmbH),
                    Charles Imilkowski (davet eden)
Gerekçe:            Çevrimiçi mağaza yenilemesinin görüşülmesi,
                    12.09.2026 tarihli teklif
Yemek bedeli:       142,80 avro (ekteki faturaya bakınız)
Bahşiş:             10,00 avro
Toplam:             152,80 avro

Tarih, imza:        16.09.2026, ______________________

İsimleri kimlik belgesindeki gibi yaz ve kendini unutma. Kapalı bir grubu ağırlıyorsan ve bütün isimleri bilmiyorsan grubu ve büyüklüğünü not et — örneğin „X şirketinin satış ekibi, 8 kişi" — ve gerekçe alanında isim listesinin neden mümkün olmadığını açıkla.

Gerçekte ne kadarını düşebilirsin

Faturadan yüzde 70 işletme gideri olarak kalır, katma değer vergisini ise tamamen geri alırsın. Çelişkili gibi duruyor ama tam olarak böyle amaçlanmıştır: gelir vergisi kanunu yüzde 70'e indirir (EStG madde 4 fıkra 5 cümle 1 bent 2), katma değer vergisi kanunu ise iş yemeklerini indirim yasağının dışında açıkça tutar (Alman KDV Kanunu UStG madde 15 fıkra 1a cümle 2).

142,80 avro brüt ve yüzde 19 KDV ile bir örnek:

UStG madde 19 kapsamında küçük işletme isen hesap farklıdır. KDV indirimi yapmazsın, dolayısıyla vergi senin maliyetinin parçasıdır. Brüt tutarın yüzde 70'ini alırsın: 142,80 avronun yüzde 70'i 99,96 avro işletme gideri eder.

Bahşişi de aynı şekilde hesaplarsın: yüzde 70'i işletme giderdir. Yukarıdaki örnekte yer almıyor, çünkü belgede ayrı gösterilir.

Yüzde 30 sistemdeki bir kusur değil, bilinçli bir tercihtir. Kanun koyucu, bir iş yemeğinin bir bölümünün özel keyif olduğunu varsayar. Bu kesinti sen hiçbir şey yemediğinde de geçerlidir. Basit gelir gider hesabında her iki bölümü ayrı yazarsın.

Ayrıca yalnızca makul olan düşülebilir. Sabit bir üst sınır yoktur; idare senin sektöründeki teamüle bakar. Kişi başı 80 avroluk bir menü, yatırımcı görüşmesinde başka, 300 avroluk bir işte başka anlam taşır.

Restoranın yazarkasa fişi yeterli mi?

Evet, doğru bilgileri taşıyorsa — ve bunlar Federal Maliye Bakanlığı'nın 19 Kasım 2025 tarihli yazısından bu yana daha net ifade edilmiştir. Toplam 250 avroya kadar fiş, küçük tutarlı fatura sayılır ve dört şey içermelidir:

1. Restoranın adı ve adresi, eksiksiz.
2. Düzenleme tarihi.
3. Ne yiyip içtiğiniz, tek tek. „Yiyecek ve içecek" ile toplam tutar yetmez. „Menü 1", „günün yemeği 2" ya da „öğle açık büfe" uygundur.
4. Yemeğin günü. Faturada „hizmet tarihi fatura tarihiyle aynıdır" yazıyorsa bu yeterlidir. Elle yapılan bir ekleme ya da tarih kaşesi yetmez.

Fişlerin çoğu üçüncü maddede takılır. Bunu daha restorandayken, garsona sorabildiğin sırada kontrol et. Sonradan dökümü nadiren alırsın.

250 avronun üzerinde üç bilgi eklenir

Fatura 250 avroyu aşıyorsa, yukarıdaki dört maddeye ek olarak üç bilgi daha gerekir. Biri eksikse indirim tehlikeye girer:

En sık unutulan üçüncü maddedir. Hesap kesilmeden önce restoranda söyle: 250 avronun üzerinde faturada senin adın ya da şirketinin adı bulunmalıdır. Sonradan kendin yazman işe yaramaz.

Elle yazılmış fatura: indirim burada tümüyle düşer

Restoran elektronik yazarkasa kullanıyor ama sana elle yazılmış bir makbuz veriyorsa, tutarın tamamı gider yazılamaz — kesintiye uğramaz, tümüyle silinir. Bu, konunun en sert kuralıdır ve 19 Kasım 2025 tarihli bakanlık yazısında (kenar numarası 13) aynen böyle yer alır.

Arka planı şu: elektronik yazarkasa sistemi kullanan işletmeler, belgelerini makineyle oluşturmak ve sertifikalı bir teknik güvenlik donanımıyla korumak zorundadır (Alman Vergi Usul Kanunu madde 146a, yazarkasa güvenliği yönetmeliği). Başka biçimdeki bir belge o zaman kanıt koşullarını karşılamaz.

Düzgün bir belgeyi nasıl tanırsın: üzerinde bir işlem numarası ile yazarkasanın veya güvenlik modülünün seri numarası bulunur, çoğu zaman kare kod olarak basılıdır. Öyleyse her şeyin yolunda olduğuna güvenebilirsin — sonradan restoran tarafında bir şey ters çıksa bile.

İki hafifletme vardır:

• Yazarkasa arızası: güvenlik donanımı arızalanır ve bu belgeden anlaşılırsa, örneğin işlem numarasının eksikliğinden ya da buna ilişkin bir şerhten, indirim ilke olarak mümkün kalır.
• Sonradan nakitsiz ödeme: kapalı bir etkinlik sonradan hesaplanıp havaleyle ödeniyorsa ya da işletme yalnızca nakitsiz ödeme kabul ediyorsa yazarkasa fişine gerek yoktur. O zaman ödeme biçimi faturada yazmıyorsa ödeme belgesini eklersin.

Bahşişi belgelemek

Bahşiş gider yazılabilir ama bunu kanıtlayabilmen gerekir ve ispat yükü sendedir. En kolayı, restoranın tutarı makineyle düzenlenen faturaya eklemesidir. Ödemeden önce iste.

Bahşiş faturada yoksa alan kişinin imzası işe yarar: garson tutarı faturaya yazar ve altını imzalar. „10 avro bahşiş" diye kendi notun, imza olmadan zayıftır — vergi dairesi kabul etmek zorunda değildir.

Bahşişe de yemekle aynı kesinti uygulanır: işletme gideri olarak yüzde 70.

Bahşişi kimse imzalamıyorsa geriye yalnızca kendi yazdığın bir belge kalır. Neler içermesi gerektiği Eigenbeleg yazmak yazısında anlatılıyor.

Kendi çalışanların: o zaman yüzde 100

Yalnızca kendi ekibini davet ediyorsan masrafı tamamen gider yazarsın. Yüzde 30'luk kesinti yalnızca ticari bir gerekçede, yani iş ortakları, müşteriler ya da adaylar masadayken geçerlidir. Kendi çalışanlarını ağırlamak salt işletmeyle ilgili sayılır (Alman Gelir Vergisi Yönergesi R 4.10 fıkra 7).

Sınır keskindir: masada bir dışarıdan kişi oturuyorsa fatura bütünüyle iş yemeği olur ve yüzde 70'e iner — kendi çalışanlarına düşen pay dâhil.

Bir toplantıdaki kahve, çay ve kurabiye zaten iş yemeği değil, nezaket ikramıdır. Bunlar tamamen gider yazılır ve belge gerektirmez.

Müşterilere ve çalışanlara verilen hediyeler kendi kurallarına ve kendi sınırlarına tabidir. Müşterilere ve çalışanlara verilen hediyelerin nasıl kaydedileceği ayrı bir yazıda anlatılıyor.

Belgeyi dijital olarak saklamak

Belgeyi tamamen dijital tutabilirsin ve 2025'ten beri nelere dikkat edileceği ayrıntılı biçimde tanımlanmıştır. Yeni düzenlemenin gerekçesi elektronik faturaydı: 1 Ocak 2025'ten beri Alman işletmeleri arasındaki faturalar elektronik fatura olarak gelebiliyor ve 2021 tarihli eski yazı buna artık uymuyordu. Kendin ne zaman elektronik fatura düzenlemek zorunda kalacağın, 2027 ve 2028'de elektronik fatura zorunluluğu yazısında anlatılıyor.

Dört noktaya uymalısın:

1. Belgeyi dijital oluşturursun ya da tararsın ve gerekli bilgileri gecikmeden tamamlarsın.
2. Belgeyi yetkilendirirsin — elektronik imzalarsın ya da programında onaylarsın. Sonraki değişiklikler belgelenmiş olmalıdır.
3. Oluşturma ve onaylama anı elektronik olarak kaydedilir.
4. Belge ile restoran faturası birbirine bağlanır ve birlikte saklanır. Açık bir atıf yeterlidir; örneğin bir dizin, bir barkod ya da bir belge yönetim sistemindeki bağlantı.

Bir fatura hiçbir belgeyle eşleştirilemiyorsa indirim kaybolur. Saklama için diğer bütün belgelerle aynı ilkeler geçerlidir; vergi dairesinin orada gerçekte neyi denetlediği GoBD'ye uygun fatura yazısında anlatılıyor. Eşleştirme açık kaldığı sürece ayrı arşivler serbesttir. Kâğıt belgeyi saklayıp yalnızca faturayı dijital arşivleyen kişi de aynı açık eşleştirmeyi sağlamak zorundadır.

Belgeleri şimdiye kadar bir ayakkabı kutusunda biriktiriyorsan, dijital arşive geçiş emeğin karşılığını verdiği noktadır. Easy Invoice'u ücretsiz deneyebilirsin.

Yurt dışındaki yemekler

Aynı kurallar yurt dışındaki yemekler için de geçerlidir — kanun ayrım yapmaz. Viyana'daki ya da Barselona'daki bir akşam yemeği de makineyle düzenlenmiş, elektronik kaydedilmiş ve bütün bilgileri taşıyan bir fatura gerektirir.

Bir istisna var: böyle bir faturanın orada alınamadığını inandırıcı biçimde ortaya koyabilirsen, istisnai olarak koşulları tam karşılamayan bir fatura da kabul edilir. Elinde yalnızca elle yazılmış yabancı bir fatura varsa, ilgili ülkede makine belgesi düzenleme zorunluluğu bulunmadığını inandırıcı kılman gerekir. Bu durumlarda başka türlüsünün neden mümkün olmadığını hemen not et.

Sık sorulan sorular

Belgeye kendi adımı da yazmalı mıyım?

Evet. Yemeğe katılıyorsun ve listeye dâhilsin. 250 avronun üzerindeki faturalarda adın ayrıca restoranın faturasında da bulunmalıdır.

Belgeyi kaybettiysem ne yaparım?

İşlem hâlâ izlenebilirken restorandan ikinci nüsha iste. Restoran faturası olmadan kendi yazdığın bir yedek belge, restoranda yenen bir yemek için yetmez; çünkü kanun faturayı açıkça şart koşar.

Hiçbir şey yemediğim bir iş yemeği sayılır mı?

Evet, yemek zorunda değilsin. Yüzde 70'e kesinti yine tutarın tamamına uygulanır.

Yemek giderini hangi hesaba kaydederim?

Yüzde 70 ile yüzde 30 ayrımını iki hesap üzerinden gösterirsin. Alman standart hesap planları SKR03 ve SKR04'te bunlar 4650 ile 4654 (SKR03) ve 6640 ile 6644 (SKR04) hesaplarıdır: ilki indirilebilir bölüm, ikincisi indirilemeyen bölüm için. Her iki durumda da KDV'yi tamamen indirirsin. Hesap planın farklıysa uygun hesapları mali müşavirine sor.

Belgeyi ne kadar süre saklamam gerekir?

Diğer bütün muhasebe belgeleri gibi. Belge ile faturayı birlikte sakla, dijital ya da kâğıt olarak; belirleyici olan eşleştirmenin korunmasıdır.

Kaynaklar

• Alman Gelir Vergisi Kanunu madde 4
• Alman Katma Değer Vergisi Kanunu madde 15
• Federal Maliye Bakanlığı'nın 19 Kasım 2025 tarihli, iş yemeği giderlerinin vergisel kabulüne ilişkin yazısı
• Alman Vergi Usul Kanunu madde 146a
• Alman KDV Uygulama Yönetmeliği madde 33