Sipariş onayı ve fatura: neyin örtüşmesi gerekir – ve sonradan neyi artık ekleyemezsiniz

Sipariş onayı, bir müşteriye siparişini kabul ettiğinizi ve hangi koşullarla kabul ettiğinizi bildiren kısa bir yazıdır. Neyin teslim edileceğini, ne kadara mal olacağını ve ne zaman hazır olacağını yazılı hale getirir. Zorunlu değildir: hiçbir yasa sipariş onayı istemez ve faturada olduğu gibi zorunlu bilgiler de yoktur. Buna rağmen etkisi vardır, çünkü birçok durumda siparişi kesinleştiren şey tam da bu yazıdır. Ayrıca sonunda neyi faturalandırabileceğinizi de belirler: burada yazmayanın bedelini sonradan tahsil etmek zordur.

Önce bir not: bu yazı Almanya'daki hukuki durumu anlatır, genel bilgi verir ve hukuki danışmanlığın yerine geçmez. Uyuşmazlık halinde her zaman somut olay belirleyicidir.

İçindekiler

1. Sipariş onayına ne zaman ihtiyacım var?
2. Sipariş onayında neler bulunmalı?
3. Kopyalanabilir örnek metin
4. İçinde ne bulunmamalı
5. Sipariş ne zamandan itibaren bağlayıcı?
6. Müşterinin imzalaması gerekir mi?
7. Sipariş onayı, teklif, irsaliye, fatura – farkları
8. Sipariş onayından faturaya
9. Müşteri sonradan vazgeçerse
10. Ne kadar süre saklamam gerekir?

Sipariş onayına ne zaman ihtiyacım var?

Her işi onsuz da yapabilirsiniz. Ancak dört durumda kâğıt işinden fazlasıdır:

• Sözlü ya da telefonla görüştünüz. O zaman yazılı hiçbir şey yoktur. Onay, neyin kararlaştırıldığına dair tek kanıtınızdır.
• Müşteri teklifinizden farklı sipariş verdi – örneğin üç kalemden yalnızca ikisini ya da başka bir miktarı.
• Teklifiniz „bağlayıcı olmaksızın" veya „değişiklik hakkı saklı" ibaresi taşıyordu. Bu tür ifadeler, kendinizi henüz bağlamak istemediğiniz anlamına gelir. O halde müşterinin siparişi henüz tamamlanmış bir sözleşme değildir; onu ancak sizin onayınız kesinleştirir. Ayrıntılar için Teklif bağlayıcı mıdır?.
• Sipariş ile teslim arasında haftalar veya aylar var. O zamana kadar iki taraf da farklı şeyler hatırlar.

Sipariş onayında neler bulunmalı?

Zorunlu bilgi yoktur – sipariş onayı bir vergi belgesi değildir. Ancak ancak aylar sonra kimsenin tahmin yürütmesi gerekmiyorsa işe yarar. Şu noktalar bulunmalı:

• „Sipariş onayı" ifadesi başlıkta yer almalı; böylece belgenin ne olduğu ve ne olmadığı anlaşılır.
• Her iki tarafın adı ve adresi, sizin ve müşterinin.
• Tarih ve kendi numaranız, yazıyı sonradan bulabilmek için.
• Öncesine atıf: „14.04. tarihli siparişinize ilişkin" ya da „2026-118 numaralı teklifimize ilişkin". Aynı müşteriyle birden çok iş yürüyorsa karışıklığı önler.
• Ne teslim edeceğiniz veya yapacağınız – bir yabancının anlayacağı kadar somut. „Tadilat işleri" yetersizdir; „salon ve koridor, yaklaşık 68 m², duvarlar iki kat beyaz boyanacak, malzeme dahil" yeterlidir. Kapsam tartışılırsa kimin haklı olduğuna daha sonra bu satır karar verir.
• Miktar, birim fiyatlar, toplam fiyat ve KDV'nin eklenip eklenmediği ya da dahil olup olmadığı.
• Uygulama tarihi veya dönemi.
• Ödeme koşulları: ödeme vadesi, varsa avans veya ara ödemeler.

İşin türüne göre şunlar eklenir: genel işlem koşullarınız, ama yalnızca daha önce konuşulmuşsa. Mal teslimlerinde mülkiyeti saklı tutma kaydı – yani mal, tamamı ödenene kadar sizin kalır. Ve müşterinin neyi sağlaması gerektiğine dair notlar, örneğin boşaltılmış odalar veya elektrik bağlantısı. Bu son nokta sıkça atlanır ve randevuların bozulmasının en yaygın nedenidir.

Kopyalanabilir örnek metin

Fazlası gerekmez. Metin e-posta olarak da PDF olarak da işe yarar:

Sipariş onayı No. 2026-042
Tarih: 30.07.2026

Sayın Bayan Berger,

28.07.2026 tarihli siparişiniz için teşekkür ederim. Görüştüğümüz üzere onaylıyorum:

İş: Salon ve koridor (yaklaşık 68 m²), duvarlar iki kat boyanacak, „saf beyaz mat" boya, malzeme dahil
Fiyat: 1.240,00 € net artı %19 KDV (235,60 €) = 1.475,60 € brüt
Uygulama: 12–14.08.2026, başlangıç saat 8:00
Ödeme: Fatura tarihinden itibaren 14 gün, kesintisiz

Duvarlara erişilebilmesi için odaları en geç bir gün önce boşaltmanızı rica ederim.

Saygılarımla
Malerbetrieb Kern · Sahibi Thomas Kern · Musterweg 4, 12345 Musterstadt

Küçük işletme muafiyetinden yararlanıyorsanız fiyat satırını şununla değiştirin: „Fiyat: 1.240,00 € · Tutara KDV dahil değildir (§ 19 UStG uyarınca küçük işletme düzenlemesi)." Bunun sonraki faturada nasıl göründüğü KDV'siz fatura yazmak yazısında anlatılıyor.

Hizmet yerine mal teslimi varsa „Uygulama" yerine „Teslim: tahmini 34. hafta, nakliye şirketiyle gönderim, teslim masrafları dahil" yazın.

Bunu Word'de yazan kişi sipariş onayında hata yapmaz – ardından gelen faturada iş zorlaşır, bkz. Word veya Excel ile fatura yazmak.

İçinde ne bulunmamalı

Ödeme talebi olmamalı. Sipariş onayı fatura değildir. Yalnızca siparişi onaylar; hesap işten sonra kesilir. Belgeye yanlışlıkla „fatura" adı vermeyin ve fatura gibi kaleme almayın. Nedeni somuttur: KDV'yi bir yazıda fatura sayılabilecek biçimde gösteren kişi, henüz hiçbir şey teslim edilmemiş olsa bile, koşullara göre bu tutarı vergi dairesine borçlu olabilir (§ 14c UStG).

„Sesinizi duymazsam onay verdiğinizi varsayarım" gibi bir cümle olmamalı. Kulağa pratik gelir ama genellikle geçerli olmaz. Nedeni imza bölümünde.

Sessiz değişiklik olmamalı. Sipariş edilenden farklı bir şey onaylıyorsanız bunu görünür biçimde yazın, sonda küçük puntoyla değil. Aksi halde ne olduğunu bir sonraki bölüm anlatıyor.

Sipariş ne zamandan itibaren bağlayıcı?

Sözleşme, birbiriyle örtüşen iki irade beyanı bulunduğunda doğar: bir öneri ve bir kabul (Alman Medeni Kanunu BGB § 145 vd.). Hangisini kimin verdiği sürece bağlıdır:

Üçüncü durum en sık rastlanan tuzaktır. Farklı bir şey onaylarsanız, onayınız BGB § 150 f. 2 uyarınca reddetme ve buna bağlı yeni bir öneri sayılır – yani top yeniden müşteridedir. Bu, küçük sanılan değişiklikler için de geçerlidir: farklı bir teslim tarihi, eklenen bir „artı yol masrafı", daha önce hiç konuşulmamış genel işlem koşullarına yapılan bir atıf.

Pratikte şu anlama gelir: bir şeyi değiştirirseniz, para harcamadan önce cevap alın. Tek cümle yeter: „Kısaca ‚uygun' diye yanıt verirseniz tarihi bloke edip malzemeyi alırım." Önce malzemeyi alıp sonra iptal haberi alan kişinin dayanabileceği bir sözleşmesi hiç olmayabilir.

Müşterinin imzalaması gerekir mi?

Hayır. Sipariş onayı, karşı taraftan imza alınması gereken bir form değildir. Sözleşme zaten kurulmuşsa (tablodaki 1. ve 2. durum), imzanın bulunmaması bunu değiştirmez – yani müşteri, imzalamadığı için işten kurtulmuş olmaz.

Büyük işlerde kısa bir geri dönüş istemek yine de akıllıcadır. Geçerlilik için değil, kanıt için: „uygundur" yazan bir e-posta, uyuşmazlıkta altın değerindedir.

Tersi de geçerli: sessizlik kural olarak onay değildir. Tepki vermeyen kişi kabul etmiş sayılmaz. Tacirler arasındaki ticari işlemlerde mahkemelerce kabul edilmiş bir istisna vardır, ticari teyit mektubu – ama bu, tek kişilik serbest çalışanların çoğunu ilgilendirmez. Serbest meslek sahipleri kural olarak tacir değildir, ticaret siciline kayıtlı olmayan küçük bir işletme de genellikle değildir ve özel müşteriler karşısında istisna hiçbir şekilde uygulanmaz. Dolayısıyla buna güvenmeyin.

Sipariş onayı, teklif, irsaliye, fatura – farkları

İçerik olarak hepsi aynı kalemlerdir, yalnızca amaçları farklıdır. Bunları her seferinde yeniden yazan kişi eninde sonunda rakamları karıştırır – ve bu, ancak müşteri faturayı onayla karşılaştırdığında ortaya çıkar. office1.cloud içinde belgeler birbirine bağlıdır: teklif tek tıkla onaylı siparişe, oradan irsaliyeye, oradan faturaya dönüşür; kalemler, fiyatlar ve müşteri bilgileri birlikte taşınır.

Sipariş onayından faturaya

Fatura içerik olarak aynı dökümü taşır – ama o bir vergi belgesidir, bu yüzden daha fazlasını içermek zorundadır. Dört bilgi sipariş onayında neredeyse hiç bulunmaz ve faturada zorunludur (Alman KDV Kanunu § 14 f. 4): vergi numaranız veya KDV kimlik numaranız, sıralı bir fatura numarası, hizmetin ifa edildiği tarih (onayın tarihi değil) ve oranlara göre ayrıştırılmış net tutar. Tam liste Fatura yazmak: nihai kılavuz yazısında.

Sipariş onayının numarası zorunlu bilgiler arasında değildir. Yine de yazın. Kurumsal müşterilerde fatura, siparişle eşleştirmek zorunda olan bir muhasebeden geçer – referans yoksa bekletilir ve siz nedenini bilmeden paranızı beklersiniz.

Fatura onaydan yüksekse ne olur?

Müşteri keser. Ve çoğu zaman bunu yapmaya hakkı da vardır, çünkü talep edebileceğiniz şey sözleşmeden doğar – faturaya yazdığınızdan değil. Sabit fiyat onayladıysanız, iş düşündüğünüzden uzun sürmüş olsa bile o sabit fiyat geçerlidir.

İş sırasında daha pahalıya mal olacağı anlaşılırsa, bunu konuşmanın tek doğru zamanı vardır: hemen, son fatura ile değil. İki durumu ayırmak gerekir:

• Sabit fiyat onayladınız. Fazlasını yalnızca müşteri ek işi kabul ederse alırsınız. Ek tutarı içeren kısa bir e-posta ve „uygun mu?" sorusu yeterlidir – ama işi yapmadan önce, sonra değil.
• Temel bir keşif bedeliydi (yani fiyat garantisi olmayan bir tahmin). O zaman kanun sizden aktif olarak haber vermenizi ister: esaslı bir aşım beliriyorsa, müşteriyi gecikmeksizin uyarmanız gerekir (Alman Medeni Kanunu § 649 f. 2). Bunu yapmazsanız tazminat talepleriyle karşılaşabilirsiniz. Müşteri ayrıca sözleşmeyi feshedebilir; bu durumda yalnızca o ana kadar yapılan iş faturalandırılır. Aşımın hangi yüzdeden itibaren „esaslı" sayılacağı kanunda yazmaz – bu somut olaya göre belirlenir. Keşif bedelinin hukuken ne anlama geldiği Teklif bağlayıcı mı? yazısında.

Tersi de geçerlidir: onaylanandan az teslim ettiyseniz, az faturalandırın. Onayla örtüşmeyen bir fatura, en sık soru sorulmasına yol açan şeydir – ve her soru size ödeme günü kaybettirir.

Ön ödeme kararlaştırdınız mı?

Sipariş onayında ön ödeme veya taksitle ödeme varsa iki faturaya ihtiyacınız olur: biri hakediş için, sonunda da ödenmiş tutarların düşüldüğü bir son fatura. KDV bu nedenle iki kez doğmaz, ancak işlerin düzenli olarak ters gittiği yer tam da son faturanın kurgusudur – açıklaması Hakediş, kısmi ve son fatura yazısında.

Fatura en geç ne zaman kesilmeli?

Birçok iş için hizmetin ifasından sonra altı ay süre geçerlidir (Alman KDV Kanunu § 14 f. 2). Bu, diğer işletmelere verilen hizmetleri ve – zanaatkârların sıkça gözden kaçırdığı – bir arsa ya da bina söz konusu olduğunda özel müşterilere verilen hizmetleri de kapsar: boya, kalorifer montajı, fayans, çatı, bahçe. Yani özel bir müşteri için duvar boyayan da altı ay içinde fatura kesmek zorundadır. Müşterinin vergi indirimini koruyabilmesi için böyle bir faturada başka nelerin bulunması gerektiği özel müşterilere usta faturası yazısında.

Son bir teknik nokta: e-fatura zorunluluğu yalnızca faturayı ilgilendirir, sipariş onayını değil. Onu PDF veya e-posta olarak göndermeye devam edebilirsiniz – kurumsal müşterilere kesilen faturalarda neyin değiştiği E-fatura yükümlülüğü 2027 ve 2028 yazısında.

Müşteri sonradan vazgeçerse

Kısaca, çünkü soru düzenli olarak geliyor: zanaat ve imalat işlerinde müşteri sözleşmeyi her zaman, gerekçe göstermeden de feshedebilir – ama bedelsiz değil. Kararlaştırılan ücreti talep edebilirsiniz ve yalnızca iptal sayesinde tasarruf ettiğinizi mahsup etmeniz gerekir. Kanun bu konuda, henüz yapılmamış kısma ilişkin ücretin yüzde 5'inin size ait olduğunu varsayar (BGB § 648) ve bu varsayım, belgelenmiş masraflarla yukarı yönde düzeltilebilir. Sözleşmeyi yalnızca telefon, e-posta veya internet üzerinden kuran özel müşterilerde ayrıca 14 günlük cayma hakkı bulunabilir – bu, sizin sipariş onayınızdan değil kanundan doğar. Her ikisi de somut olaya bağlıdır; yüksek tutarlar söz konusuysa uzmana danışın. Sonunda yalnızca ödeme eksik kalmışsa Müşteri ödemiyor – ne yapmalı? yazısı yardımcı olur.

Ne kadar süre saklamam gerekir?

Gönderdiğiniz veya aldığınız ticari yazışmalar kural olarak altı yıl saklanmalıdır (HGB § 257, AO § 147) – e-postalar da buna dahildir ve sipariş onayı genellikle bu kategoriye girer. Süre, yazının gönderildiği takvim yılının sonundan itibaren işler: Mart 2026 tarihli bir onayı en erken 2033 başında atabilirsiniz. Faturalar ve diğer muhasebe belgeleri için daha uzun bir süre geçerlidir, 1 Ocak 2025'ten bu yana on yıl yerine sekiz yıl. Belirli bir belgenin ticari yazışma mı yoksa muhasebe belgesi mi sayıldığını en iyi mali müşaviriniz değerlendirebilir.

Ayrıca herhangi bir şekil şartı yoktur. E-posta geçerlidir, WhatsApp da kural olarak geçerlidir – yalnızca bir sohbet geçmişi yıllar sonra nadiren bulunur, tarih ve numara taşıyan bir PDF ise bulunur.

Dört cümlede en önemlisi: kararlaştırılanı birebir onaylayın – o zaman sipariş kesinleşir. Bir şeyi değiştirirseniz bu yeni bir öneridir ve para harcamadan önce cevabı beklemeniz daha iyidir. Müşterinin imzalaması gerekmez ve sessizliği onay değildir. Ve sonunda faturaladığınız şey, onayladığınızla örtüşmelidir – ek maliyetleri önceden konuşun, son faturayla değil.