Proforma fatura: anlamı, örneği ve ne zaman gerekir

Proforma fatura, henüz hesaplaşması yapılmamış bir teslimatın ön dökümüdür. Ödeme yükümlülüğü doğurmaz ve müşteriniz ondan KDV indiremez. Buna özellikle mal satış olmadan bir gümrük sınırını geçtiğinde ihtiyaç duyarsınız: numuneler, garanti değişimleri veya ödünç verilen cihazlar. Belirleyici olan kâğıttaki «proforma» sözcüğü değil, üzerinde yazanlardır: orada gerçekten bir teslimatın hesabını yapıyorsanız, Alman KDV hukuku belgeyi fatura gibi değerlendirir.

İçindekiler

• Proforma fatura nedir
• Proforma faturaya ne zaman ihtiyacınız olur
• Proforma faturada neler bulunmalı
• KDV: işin pahalıya patladığı nokta
• Müşteriye KDV indirimi sağlar mı?
• Müşteri proforma üzerine ödeme yaptı: şimdi ne olacak?
• Gümrük için proforma fatura
• İngilizce proforma fatura
• Kayıt ve saklama
• Kopyalanacak örnek
• Sık sorulan sorular

Proforma fatura nedir

Müşterinizin proforma fatura üzerine ödeyeceği bir şey yoktur. Belge faturaya benzer, malı, miktarı ve değeri gösterir, ama para talep etmez. Bilgilendirir: gümrüğü gönderinin değeri hakkında, müşteriyi planlanan teslimatın maliyeti hakkında, bankayı işlemin içeriği hakkında.

İsim yanıltıcıdır. KDV açısından Alman KDV Kanunu'nun (UStG) 14. maddesinin 1. fıkrasının 1. cümlesine göre fatura, «bir teslimat veya hizmetin hesabının yapıldığı her belgedir; bu belgenin ticari hayatta nasıl adlandırıldığına bakılmaksızın». Yani başlık sizi korumaz. Tersi de geçerlidir: hiçbir hesaplaşma yapmadan yalnızca bildirimde bulunduğunuz sürece bu saf bilgi olarak kalır.

Gerçek hesaplaşma için sonrasında ikinci bir belgeye ihtiyacınız olur. Eksiksiz bir faturanın nasıl göründüğü fatura düzenleme yazısında anlatılır. Teklif, ön belge ve son fatura arasında sık geçiş yapıyorsanız, bir faturalama programı numaralandırmayı ve eşleştirmeyi sizden devralır.

Proforma faturaya ne zaman ihtiyacınız olur

Dört durumda bu kâğıt sizden istenir ve hiçbirinde konu para değildir.

Mal gönderimi olmayan saf hizmetlerde proforma faturaya ihtiyacınız yoktur. Gümrüklenecek bir şey yoktur ve önceden bilgilendirme için teklif daha dürüst bir belgedir.

Dördüncü durum için çoğu zaman daha iyi bir yol vardır: bağlayıcı bir teklif veya bir sipariş onayı. İkisi de ne olduklarını açıkça söyler. Faturaya benzeyen ama fatura olmak istemeyen bir kâğıt, alıcı tarafta düzenli olarak soruya yol açar.

Müşteri gerçekten teslimattan önce ödeme yapacaksa, proforma fatura yanlış araçtır. O zaman KDV gösterilen bir avans faturasına ihtiyacınız olur. Farkı ve zorunlu bilgileri avans faturası ve peşin ödeme yazısı anlatır.

Proforma faturada neler bulunmalı

Normal faturadaki bilgilerin aynısını yazın, amacı ekleyin ve ödeme talebini çıkarın.

• Sizin ve alıcının adı ve adresi
• Tarih ve fatura numara serinizden gelmeyen kendine ait bir numara
• Mal veya hizmet, miktar, birim değer, toplam değer
• Açıkça görünecek şekilde «proforma fatura» ibaresi
• Ödeme talep edilmediğini açıklayan bir cümle
• AB dışı gönderilerde ayrıca: menşe ülke, gümrük tarife numarası, ağırlık, teslim şekli

Fatura serisi dışında kendine ait bir numara yasal zorunluluk değildir, ama fatura sıranızda cirosuz bir belgenin neden bulunduğunu açıklamaktan sizi kurtarır. Numaralandırmayı nasıl düzenli tutacağınız fatura numarası verme yazısında anlatılır.

KDV: işin pahalıya patladığı nokta

Proforma faturada KDV'yi ayrıca göstermemeniz daha iyidir. Buna yetkisi olmadığı hâlde bir vergi tutarı gösteren kişi, bu tutarı UStG 14c maddesinin 2. fıkrası uyarınca Alman vergi dairesine borçlanır — işlemin hiç gerçekleşip gerçekleşmediğine bakılmaksızın.

«Proforma» olarak adlandırılan bir dökümün bu vergi borcunu doğurup doğurmadığı, kâğıdın bir teslimatın hesaplaşması olarak okunup okunamayacağına bağlıdır. Bu, somut olayın sorusudur ve başlıkla çözülmez: UStG 14. maddesinin 1. fıkrasının 1. cümlesi açıkça içeriğe bakar, adlandırmaya değil. Federal Maliye Bakanlığı, KDV uygulama tebliğindeki fatura kavramını 15 Ekim 2025 tarihli yazısıyla tam bu ifadeyle yeniden düzenlemiştir.

Uygulamada: proforma faturada malın değerini brüt tutar olarak ya da vergi satırı olmadan sade bir değer olarak yazın. KDV'yi sonra, gerçek faturada gösterirsiniz.

Müşteriye KDV indirimi sağlar mı?

Hayır. Müşteriniz proforma faturadan KDV indiremez. İndirim, UStG 15. maddesinin 1. fıkrasının 1. cümlesinin 1. bendinin 2. cümlesine göre girişimcinin «14 ve 14a maddelerine uygun olarak düzenlenmiş bir faturaya sahip olmasını» şart koşar. Bilinçli olarak hiçbir hesaplaşma yapmayan bir belge, böyle bir fatura değildir.

Bu, müşteriniz ödemeyi çoktan yapmış olsa da geçerlidir. Teslimattan önceki ödemelerde UStG 15. maddesinin 1. fıkrasının 1. cümlesinin 1. bendinin 3. cümlesi ikisini birden ister: fatura bulunmalı ve ödeme yapılmış olmalıdır. Fatura yoksa indirim ertelenir; hak kaybolmaz, sadece daha geç gelir.

Yani müşteriniz kayda geçirmek için proforma fatura istiyorsa, yanlış belgeyi istiyor demektir. Ona bir avans faturası gönderin.

Müşteri proforma üzerine ödeme yaptı: şimdi ne olacak?

KDV yine de doğar, fatura olmadan da. Parayı tahsil ettiğiniz anda vergi, UStG 13. maddesinin 1. fıkrasının 1. bendinin a harfine göre parayı aldığınız beyan döneminin sonunda doğar. Önceden gönderdiğiniz kâğıt bunu değiştirmez.

O zaman iki adım hemen yapılmalıdır:

1. Tutarı tahsilatın yapıldığı ayın KDV beyannamesine almak. Süreler geçici KDV beyannamesi yazısında yer alır.
2. Ardından gerçek bir fatura göndermek: henüz teslim etmediyseniz avans faturası, aksi hâlde tüm teslimat için normal fatura.

UStG 19. maddesi kapsamındaki küçük işletmeler her iki adımda da KDV göstermez. Onlar için tahsilat yalnızca gelirin zamanını değiştirir, vergiyi değil. Onlar için geçerli diğer kurallar KDV'siz fatura yazısında yer alır.

Gümrük için proforma fatura

Değer belirtilmezse gönderi bekler. Gümrüğün, malın değerini gösteren bir belgeye ihtiyacı vardır — kimse onun için ödeme yapmasa bile. Alman gümrük idaresi uygulama örneği olarak ticari değeri olmayan malları, örneğin yeniden satış için ayrılmamış eşyaları ve bağışları sayar. Bu durumlarda malın gerçek değerini gösteren bir proforma fatura sunulmalıdır.

Bundan üç pratik kural çıkar:

• Sıfır fatura olmaz. Malı satsaydınız hangi değere sahip olacaksa onu yazın. «0 euro» veya «ücretsiz» ifadesi soruya ya da gümrük idaresinin takdirine yol açar.
• Amacı belirtin. «Ticari değeri olmayan numune, yalnızca gümrük amaçlıdır» gibi bir not, neden alış fiyatı bulunmadığını açıklar. Uluslararası gönderilerde İngilizce ifadeyi de ekleyin: «No commercial value — for customs purposes only».
• Geçici ihracatı işaretleyin. Cihaz fuara ya da tamire gidip geri dönüyorsa, amaç ve beklenen süre kâğıtta yer almalıdır.

İsviçre, Norveç ve Birleşik Krallık AB üyesi değildir. Oraya giden gönderiler gümrükten geçer; yani yukarıdaki kurallar alıcı sınırın birkaç kilometre ötesinde otursa da geçerlidir. Alıcı ülkenin hangi ek belgeleri istediğini size o ülkenin gümrük idaresi söyler, Alman gümrüğü değil.

AB içindeki teslimatlarda proforma faturaya ihtiyacınız yoktur; orada gümrükleme yoktur. Diğer AB ülkelerine faturalarda nelere dikkat edeceğiniz AB ülkesine fatura yazısında anlatılır.

İngilizce proforma fatura

Kâğıt bir sınırı geçecekse onu iki dilde düzenleyin. Alıcı ülkedeki gümrük memuru Almanca okumaz ve bir soru günlere mal olur. İki dilin aynı satırda yan yana durması yeterlidir.

İhtiyacınız olan terimler şunlar:

Değeri, normalde sattığınız para biriminde yazın ve para birimini açıkça belirtin. Tek başına «90,00» bir değer bildirimi değildir, «90,00 EUR» ise öyledir.

Kayıt ve saklama

Proforma faturayı kaydetmezsiniz. O bir muhasebe belgesi değildir, çünkü arkasında bir işlem yoktur: ne ciro, ne alacak, ne ödeme. Kaydedilen, gerçek fatura ya da paranın girişidir.

Yine de saklamanız gerekir. Gönderilmiş ticari mektup olarak Alman Vergi Usul Kanunu'nun (AO) 147. maddesinin 1. fıkrasının 3. bendine girer ve 147. maddenin 3. fıkrasının 1. cümlesine göre altı yıl saklanmalıdır. Muhasebe belgeleri, sürenin kısaltılmasından bu yana sekiz yıl; defterler ve yıllık hesaplar on yıldır.

Kopyalanacak örnek

Norveç'e numune gönderimi için eksiksiz bir kâğıt şöyle görünür:

PROFORMA FATURA
No. PF-2026-014 · Tarih: 18.09.2026

Gönderen: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Almanya, KDV No. DE123456789
Alıcı: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Norveç

| Poz. | Mal | Miktar | Birim değer | Toplam değer |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Conta halkası tip B, menşe ülke Almanya, tarife no. 4016 93 00 | 20 adet | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Gönderinin toplam değeri: 90,00 EUR · Ağırlık: 1,2 kg · Teslim şekli: DAP Oslo

Ticari değeri olmayan numune, yalnızca gümrük amaçlıdır.
No commercial value — for customs purposes only.
Bu belge bir fatura değildir. Ödeme talep edilmez.

Örnekteki tarife numarası temsilîdir; kendi malınızın numarasını elektronik gümrük tarifesinden alın.

Bu tür dökümler tekrarlanır. Ürünlerinizi zaten bir faturalama programında tutuyorsanız, kalemleri ve müşteri bilgilerini oradan çekip yalnızca başlığı değiştirirsiniz. Easy Invoice'u ücretsiz deneyin.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura tam olarak ne demek?

«Pro forma» Latincedir ve «şeklen» anlamına gelir. Kâğıt bir faturanın biçimine sahiptir ama etkisine değil: para talep etmez ve hiçbir teslimatın hesabını yapmaz.

Proforma faturayı ödemek zorunda mıyım?

Hayır. Bir tane aldığınızda ondan ödeme yükümlülüğü doğmaz. Gönderen yine de para istiyorsa gerçek bir fatura isteyin — yalnızca onu kontrol edip kaydedebilirsiniz.

Proforma faturada KDV yer alabilir mi?

Ondan vazgeçmeniz daha iyidir. Yetkisiz gösterilen bir vergi tutarı UStG 14c maddesinin 2. fıkrası uyarınca borçlanılır. Bunun yerine malın değerini ayrı vergi satırı olmadan yazın.

E-fatura zorunluluğu proforma faturaları da kapsar mı?

Elektronik fatura düzenleme zorunluluğu, Alman girişimciler arasındaki vergiye tabi işlemlere ilişkin faturalara bağlıdır. Hiçbir hesaplaşma yapmayan bir belge bunun kapsamına girmez. Gerçek faturayı düzenlediğiniz anda e-fatura zorunluluğu yazısındaki kurallar geçerli olur.

Proforma faturadaki fiyatlarla bağlı mıyım?

Bağlılık kâğıdın kendisinden değil, beyan ettiğinizden doğar. Fiyatlara bağlanmak istiyorsanız geçerlilik süreli bir teklif kullanın. Bir teklifin ne kadar geçerli olduğu bağlayıcı teklif yazısında anlatılır.

Proforma yerine normal fatura göndersem olur mu?

Ücretsiz gönderide olmaz. Kimsenin ödemediği mal için kesilen fatura, muhasebenizde hiç tahsil edilmeyecek bir alacak, alıcıda ise ödeme beklentisi yaratır. Malı gerçekten satıyorsanız normal fatura tam da doğrusudur — o zaman ikinci bir belgeye gerek kalmaz.

Ticari faturadan farkı nedir?

Ticari fatura, satılan malın gümrük kıymetinin beyan edildiği belgedir. Satış olmadığında onun yerini proforma fatura alır.

Kaynaklar

• UStG 14. madde — fatura düzenleme
• UStG 14c maddesi — hatalı veya yetkisiz vergi gösterimi
• UStG 15. madde — KDV indirimi
• UStG 13. madde — verginin doğması
• AO 147. madde — belgelerin saklanması
• Alman gümrüğü — gümrük beyannamesi için gerekli belgeler
• Federal Maliye Bakanlığı'nın 15 Ekim 2025 tarihli zorunlu e-fatura yazısı