Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Welche Angaben reichen – und welche wegfallen

Wer einen Kaffee, ein Ersatzteil oder eine kleine Dienstleistung abrechnet, fragt sich schnell: Muss da wirklich alles drauf, was auf einer großen Rechnung steht – Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, getrennt ausgewiesene Steuer? Bei kleinen Beträgen nicht. Für Rechnungen bis 250 Euro erlaubt das Umsatzsteuerrecht eine vereinfachte Form, die sogenannte Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV).

Bis zu welchem Betrag gilt das?

Die Grenze liegt bei 250 Euro brutto – also inklusive Umsatzsteuer, nicht netto. Kostet eine Leistung 210 Euro netto plus 19 Prozent, sind das 249,90 Euro brutto: noch eine Kleinbetragsrechnung. Bei 211 Euro netto wären es 251,09 Euro – und damit gelten die vollen Pflichtangaben.

Diese fünf Angaben müssen drauf

Statt der rund zehn Pflichtangaben einer normalen Rechnung reichen bei der Kleinbetragsrechnung fünf:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also Ihre Daten).
2. Ausstellungsdatum der Rechnung.
3. Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung.
4. Bruttobetrag – das Entgelt und der Steuerbetrag dürfen in einer Summe stehen.
5. Der Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) oder, bei Steuerbefreiung, ein entsprechender Hinweis.

Was Sie weglassen dürfen

Genau hier liegt die Erleichterung. Bei der Kleinbetragsrechnung entfallen:

• die Rechnungsnummer,
• Name und Anschrift des Empfängers,
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• der getrennt ausgewiesene Steuerbetrag (Netto, Steuersatz, Steuer einzeln),
• der gesonderte Leistungszeitpunkt.

Der Kassenbon im Supermarkt ist das bekannteste Beispiel: Er nennt Händler, Datum, Artikel, Bruttosumme und Steuersatz – und ist damit eine vollständige Kleinbetragsrechnung, mit der Ihr Kunde sogar die Vorsteuer ziehen kann.

Wo die 250-Euro-Regel nicht gilt

Die Vereinfachung hat Grenzen. Sie greift nicht bei bestimmten Geschäften – dort brauchen Sie unabhängig vom Betrag eine vollständige Rechnung:

• Versandhandel an Privatkunden im EU-Ausland,
• innergemeinschaftliche Lieferungen (steuerfreie Lieferung an Unternehmer im EU-Ausland),
• Fälle der Steuerschuldumkehr (Reverse Charge) nach § 13b UStG.

Wenn einer dieser Fälle vorliegt, hilft der niedrige Betrag nichts – dann gehören alle Pflichtangaben inklusive Rechnungsnummer und Empfängerdaten auf die Rechnung.

Und die E-Rechnungspflicht?

Ein Punkt, der 2026 viele verunsichert: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen dauerhaft als „sonstige Rechnung" auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Das ist eine bewusste Ausnahme im Gesetz und nicht bloß eine Übergangsfrist. Wie die E-Rechnung sonst greift, steht in unserem Beitrag E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen.

Wer eine Rechnungssoftware nutzt, muss sich um die Unterscheidung ohnehin kaum kümmern: Programme wie Easy Invoice auf office1.cloud setzen die passende Form je nach Betrag und Empfänger automatisch. Fehlt eine Pflichtangabe, fällt es beim Erstellen auf – nicht erst bei der Betriebsprüfung.

Ein häufiges Missverständnis zum Schluss

Klein heißt nicht formlos. Auch eine Kleinbetragsrechnung ist ein steuerlich relevanter Beleg – ohne Steuersatz oder ohne Ihre Anschrift kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, und bei einer Prüfung fehlt der Nachweis. Die fünf Angaben oben sind das Minimum, unter das Sie nicht gehen sollten.

_Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich ist Ihr konkreter Einzelfall; im Zweifel hilft Ihr Steuerberater weiter._