Kleine factuur tot 250 euro: welke gegevens volstaan – en welke wegvallen

Wie een kop koffie, een reserveonderdeel of een kleine dienst factureert, vraagt zich al snel af: moet daar echt alles op wat op een grote factuur staat – factuurnummer, adres van de ontvanger, apart vermelde btw? Bij kleine bedragen niet. Voor facturen tot 250 euro staat het Duitse btw-recht een vereenvoudigde vorm toe, de zogenoemde kleine factuur (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV – een bepaling uit de Duitse btw-uitvoeringsverordening).

Tot welk bedrag geldt dit?

De grens ligt bij 250 euro bruto – dus inclusief btw, niet netto. Kost een dienst 210 euro netto plus 19 procent, dan is dat 249,90 euro bruto: nog een kleine factuur. Bij 211 euro netto zou het 251,09 euro zijn – en dan gelden de volledige verplichte gegevens.

Deze vijf gegevens moeten erop

In plaats van de ongeveer tien verplichte gegevens van een normale factuur volstaan er bij de kleine factuur vijf:

1. Volledige naam en adres van de leverende ondernemer (dus uw gegevens).
2. Datum van uitgifte van de factuur.
3. Hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of omvang en aard van de dienst.
4. Brutobedrag – de vergoeding en het btw-bedrag mogen in één som staan.
5. Het btw-tarief (bijv. 19 % of 7 %) of, bij een btw-vrijstelling, een overeenkomstige verwijzing.

Wat u mag weglaten

Juist hierin zit de vereenvoudiging. Bij de kleine factuur vervallen:

• het factuurnummer,
• naam en adres van de ontvanger,
• uw belastingnummer of btw-identificatienummer,
• het apart vermelde btw-bedrag (netto, btw-tarief, btw afzonderlijk),
• het aparte tijdstip van de prestatie.

De kassabon in de supermarkt is het bekendste voorbeeld: hij vermeldt de handelaar, de datum, het artikel, de brutosom en het btw-tarief – en is daarmee een volledige kleine factuur, waarmee uw klant zelfs de voorbelasting kan aftrekken.

Waar de 250-euroregel niet geldt

De vereenvoudiging heeft grenzen. Ze geldt niet bij bepaalde transacties – daar heeft u ongeacht het bedrag een volledige factuur nodig:

• postorderverkoop aan particuliere klanten in andere EU-landen,
• intracommunautaire leveringen (btw-vrije levering aan ondernemers in andere EU-landen),
• gevallen van verlegging van de btw (reverse charge) volgens § 13b UStG.

Ligt een van deze gevallen voor, dan helpt het lage bedrag niets – dan horen alle verplichte gegevens inclusief factuurnummer en gegevens van de ontvanger op de factuur.

En de e-facturatieplicht?

Een punt dat in 2026 velen onzeker maakt: kleine facturen tot 250 euro zijn van de e-facturatieplicht uitgezonderd. Ze mogen blijvend als „overige factuur" op papier of als pdf worden uitgereikt. Dat is een bewuste uitzondering in de wet en niet slechts een overgangstermijn. Hoe de e-factuur verder van toepassing is, leest u in ons artikel E-facturatieplicht voor kleine ondernemers.

Wie factuursoftware gebruikt, hoeft zich om het onderscheid nauwelijks te bekommeren: programma's zoals Easy Invoice op office1.cloud kiezen de passende vorm automatisch, afhankelijk van bedrag en ontvanger. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan valt dat op bij het opstellen – niet pas bij de belastingcontrole.

Een veelvoorkomend misverstand tot slot

Klein betekent niet vormvrij. Ook een kleine factuur is een fiscaal relevant bewijsstuk – zonder btw-tarief of zonder uw adres kan uw klant de voorbelasting niet aftrekken, en bij een controle ontbreekt het bewijs. De vijf gegevens hierboven zijn het minimum waar u niet onder mag gaan.

_Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen fiscaal advies. Bepalend is uw concrete individuele geval; raadpleeg bij twijfel uw belastingadviseur._