¿XRechnung o ZUGFeRD? La diferencia explicada de forma sencilla, y qué necesita en cada caso

En cuanto la factura electrónica se pone sobre la mesa, aparecen dos nombres: XRechnung y ZUGFeRD. Ambas son facturas electrónicas válidas en Alemania, ambas cumplen la misma norma europea y, aun así, no son lo mismo. La diferencia se explica rápido y ayuda con la pregunta de qué formato necesita en realidad.

Primero: qué tienen ambas en común

Una factura electrónica de verdad no es simplemente un PDF que envía por correo. Contiene los datos de la factura en un formato estructurado y legible por máquina que el software del destinatario puede leer automáticamente, sin que nadie teclee importes. XRechnung y ZUGFeRD son dos maneras de lograr exactamente eso, y ambas se atienen a la norma europea EN 16931. Hasta ahí son equivalentes.

La diferencia está en el envoltorio de los datos.

XRechnung: el archivo de datos puro

Una XRechnung es un archivo XML puro, es decir, solo datos estructurados, sin imagen, sin aspecto visual. Si se abre sin el programa adecuado, se ve código, no una factura bonita. Para las personas solo es legible con un software de visualización (un „visor"); para las máquinas es ideal.

XRechnung es el estándar que exigen los organismos públicos. Quien factura a administraciones, oficinas o entidades públicas (B2G) no suele poder evitarla, a menudo junto con la llamada Leitweg-ID (el identificador de enrutamiento alemán), con la que la factura se asigna internamente.

ZUGFeRD: el PDF con datos incorporados

ZUGFeRD sigue otro camino: es un formato híbrido. Por fuera es un PDF totalmente normal que se puede abrir, leer e imprimir como siempre. Incrustados en el PDF están además esos mismos datos de la factura como archivo XML.

El atractivo: la persona ve una factura habitual, y el software del destinatario lee al mismo tiempo los datos incrustados automáticamente. Un destinatario que todavía no tiene software de factura electrónica puede ver el PDF igualmente; uno que sí lo tiene lo procesa de forma automática. Eso hace que ZUGFeRD resulte más cómodo para muchos en el tráfico comercial normal entre empresas (B2B).

XRechnung y ZUGFeRD en comparación directa

Un detalle sobre ZUGFeRD al margen: existen distintos niveles de desarrollo (perfiles). Solo a partir de un determinado perfil el archivo contiene todos los datos necesarios según la norma y cuenta como factura electrónica de pleno derecho. Los meros „justificantes visuales" con datos mínimos no entran ahí. En la práctica no tiene que distinguirlo usted mismo: un software actual genera el perfil correcto.

¿Qué formato necesito?

La respuesta honesta: casi siempre ambos, y ninguno a mano. Como regla general:

• Si factura a administraciones u organismos públicos, por lo general necesita XRechnung.
• Si factura a otras empresas, ZUGFeRD suele ser el camino más práctico, porque el destinatario recibe algo legible incluso sin software especializado.
• Si factura a clientes particulares, no se prescribe ninguna factura electrónica.

Por eso lo decisivo no es tanto que elija el formato usted mismo, sino que su programa de facturación pueda generar ambos. Así emite según el destinatario el adecuado, sin tener que lidiar con XML. Easy Invoice en office1.cloud crea XRechnung y ZUGFeRD directamente a partir de la misma factura: usted elige el destinatario y el formato se añade automáticamente.

Cuándo la factura electrónica es obligatoria para usted y qué plazos transitorios rigen lo explicamos en nuestro artículo Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028. Qué ha cambiado últimamente en el propio ZUGFeRD lo lee en ZUGFeRD 2.5 a partir del 1 de julio de 2026.

_Este artículo ofrece una visión general y no sustituye el asesoramiento fiscal. Determinante es su caso concreto; en caso de duda, su asesor fiscal le ayudará. Nota: este artículo se refiere al Derecho fiscal alemán._