XRechnung of ZUGFeRD? Het verschil eenvoudig uitgelegd – en wat u wanneer nodig heeft

Zodra de e-factuur ter sprake komt, duiken er twee namen op: XRechnung en ZUGFeRD. Beide zijn in Duitsland geldige elektronische facturen, beide voldoen aan dezelfde Europese norm – en toch zijn ze niet hetzelfde. Het verschil is snel uitgelegd en helpt bij de vraag welk formaat u überhaupt nodig heeft.

Eerst: wat beide gemeen hebben

Een echte e-factuur is niet simpelweg een pdf die u per e-mail verstuurt. Zij bevat de factuurgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat dat de software van de ontvanger automatisch kan uitlezen – zonder dat iemand bedragen overtypt. XRechnung en ZUGFeRD zijn twee manieren om precies dat te realiseren, en beide houden zich aan de EU-norm EN 16931. In zoverre zijn ze gelijkwaardig.

Het verschil zit in de verpakking van de data.

XRechnung: het pure databestand

Een XRechnung is een puur XML-bestand – dus alleen gestructureerde data, geen beeld, geen vormgeving. Opent men het zonder passend programma, dan ziet men code, geen nette factuur. Voor mensen is het pas met weergavesoftware (een „viewer") leesbaar; voor machines is het ideaal.

XRechnung is de standaard die publieke opdrachtgevers verlangen. Wie aan overheden, instanties of publieke instellingen factureert (B2G), komt er in de regel niet omheen – vaak samen met een zogenoemde Leitweg-ID (een Duits routerings-ID), waarmee de factuur intern wordt toegewezen.

ZUGFeRD: de pdf met ingebouwde data

ZUGFeRD gaat een andere weg: het is een hybride formaat. Naar buiten toe is het een heel normale pdf, die men zoals gewoonlijk kan openen, lezen en afdrukken. In de pdf ingebed zitten daarnaast dezelfde factuurgegevens als XML-bestand.

De charme: de mens ziet een vertrouwde factuur, de software van de ontvanger leest tegelijk de ingebedde data automatisch uit. Een ontvanger die nog geen e-factuursoftware heeft, kan de pdf toch bekijken; wie er wel een heeft, verwerkt hem automatisch. Dat maakt ZUGFeRD voor het normale zakelijke verkeer tussen ondernemingen (B2B) voor velen handiger.

XRechnung en ZUGFeRD in directe vergelijking

Een detail bij ZUGFeRD terzijde: er zijn verschillende uitbouwtrappen (profielen). Pas vanaf een bepaald profiel bevat het bestand alle volgens de norm vereiste gegevens en geldt het als volwaardige e-factuur. Pure „zichtstukken" met minimale data horen daar niet bij. In de praktijk hoeft u dat niet zelf uit elkaar te houden – actuele software genereert het juiste profiel.

Welk formaat heb ik nodig?

Het eerlijke antwoord: meestal beide – en geen enkel met de hand. Als vuistregel:

• Factureert u aan overheden of publieke instanties, dan heeft u in de regel XRechnung nodig.
• Factureert u aan andere ondernemingen, dan is ZUGFeRD vaak de praktischere weg, omdat de ontvanger ook zonder speciale software iets leesbaars krijgt.
• Factureert u aan particuliere klanten, dan is helemaal geen e-factuur voorgeschreven.

Doorslaggevend is daarom minder dat u het formaat zelf kiest, maar dat uw factuurprogramma beide kan genereren. Dan geeft u afhankelijk van de ontvanger het passende uit, zonder u met XML bezig te houden. Easy Invoice op office1.cloud maakt XRechnung en ZUGFeRD rechtstreeks uit dezelfde factuur – u kiest de ontvanger, het formaat komt automatisch mee.

Wanneer de e-factuur voor u überhaupt verplicht wordt en welke overgangstermijnen gelden, leest u in ons artikel E-factureringsverplichting 2027 en 2028. Wat er onlangs aan ZUGFeRD zelf is veranderd, leest u in ZUGFeRD 2.5 vanaf 1 juli 2026.

_Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen fiscaal advies. Bepalend is uw concrete individuele geval; raadpleeg bij twijfel uw belastingadviseur._