Crear una XRechnung: qué exige realmente la administración – y dónde fallan la mayoría de las facturas

Una XRechnung no es una plantilla de factura especial. Es su factura de toda la vida, solo que como archivo de datos puro en formato XML: sin logotipo, sin diseño, sin nada que imprimir. Parece cosa de informáticos porque está hecha justamente para eso: el programa de la administración debe poder leer los importes sin que una persona los teclee de nuevo.

Por eso una XRechnung no la escribe usted, sino que la manda generar. Hay dos caminos realistas: teclea la factura gratuitamente en el portal de facturación del cliente público, o su programa de facturación crea el archivo con un clic a partir de la factura que va a escribir de todos modos.

Lo que falla en la práctica rara vez es la técnica. Es el Leitweg-ID – un número de enrutamiento que nunca existió en las facturas de papel, que el cliente público le comunica al hacer el encargo y sin el cual el portal rechaza su factura antes de que ninguna persona llegue a verla. A eso se suman tres datos sobre usted mismo que son obligatorios en la XRechnung, pero que probablemente falten en su factura PDF actual: el nombre de una persona de contacto, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.

Este artículo describe las normas vigentes en Alemania.

Índice

1. Qué es una XRechnung – y qué no es
2. Las dos formas de crear una XRechnung
3. El Leitweg-ID: el número en el que casi siempre se atasca
4. Los datos que la XRechnung necesita obligatoriamente
5. Adónde va el archivo terminado
6. ¿Me afecta siquiera? El límite de 1.000 euros y otras excepciones
7. „Crear una XRechnung a partir de un PDF": por qué no existe ese botón
8. ¿Y a empresas normales? Lo que traen 2027 y 2028
9. Cuando la factura es rechazada
10. ¿Puedo comprobar antes si el archivo está bien?
11. ¿Tengo que guardar el archivo XML o basta con una impresión?
12. Qué versión necesita – y qué cambia pronto

Qué es una XRechnung – y qué no es

XRechnung es el conjunto de datos que acordaron el Estado federal alemán, los estados federados y los municipios. Si abre el archivo, ve texto entre corchetes angulares: cada dato ocupa su propio campo para que la otra parte sepa con exactitud qué cifra es la base imponible y cuál el impuesto.

Tres cosas que se confunden con frecuencia:

Una factura PDF no es una factura electrónica. Tampoco si la envía por correo. Para la administración solo cuenta el archivo de datos; un PDF por sí solo no se acepta.

XRechnung y ZUGFeRD no son lo mismo. ZUGFeRD es una factura PDF en la que el archivo de datos viaja escondido dentro, de modo que usted sigue viendo una factura completamente normal. La XRechnung es el archivo desnudo, sin cara visible. Cuál usar y cuándo se explica a fondo en nuestro artículo XRechnung o ZUGFeRD: la diferencia explicada de forma sencilla. Cómo generar una factura ZUGFeRD lo muestra crear una factura ZUGFeRD.

No necesita firma ni sello. Para la XRechnung no se exige una firma electrónica.

Las dos formas de crear una XRechnung

Vía 1: teclearla gratis en el portal

Los portales de facturación de los organismos públicos ofrecen la llamada captura web: un formulario en línea en el que teclea su factura. De ahí sale la XRechnung y queda presentada al mismo tiempo. El registro es gratuito para quien emite facturas, y tampoco se cobra nada por factura.

Merece la pena si factura a un organismo dos o tres veces al año. El precio: teclea cada línea por segunda vez, porque la factura ya existe en su contabilidad. Y tendrá que reencontrar sus claves de acceso la próxima vez, quizá dentro de ocho meses.

Vía 2: exportarla desde el programa de facturación

El camino habitual en cuanto son más que unas pocas facturas al año: escribe la factura como siempre y elige XRechnung en lugar de PDF como formato de salida. El programa construye el archivo y avisa de antemano si falta un dato obligatorio.

También Easy Invoice en office1.cloud funciona así: en cada factura decide si debe generarse una XRechnung o una factura ZUGFeRD. El Leitweg-ID se guarda una sola vez en la ficha del cliente para que acompañe automáticamente a cada factura siguiente dirigida al mismo organismo. Si falta un dato obligatorio, el programa le muestra cuál antes de generar el archivo – eso no sustituye la comprobación oficial, que solo ocurre al presentarla.

Queda una tercera vía: encargar a un proveedor que se ocupe de la transmisión. Eso es asunto de empresas con muchos clientes públicos y un sistema de gestión propio, no del taller con tres facturas al año a la administración.

El Leitweg-ID: el número en el que casi siempre se atasca

El Leitweg-ID es la dirección del organismo dentro del sistema de facturación, comparable a una extensión telefónica. Se encarga de que su factura no acabe en cualquier parte del edificio, sino en la unidad que hizo el encargo.

Usted no necesita un Leitweg-ID propio. Recibe el del cliente público. Se lo comunica al hacer el pedido: aparece en la confirmación del encargo, en el escrito de adjudicación o en el correo del pedido. Si no lo encuentra ahí, pregúntelo a su persona de contacto antes de generar la factura. Es un correo de dos líneas y le ahorra dos semanas.

Se compone de tres partes separadas por guiones: una dirección general de hasta doce dígitos, una dirección de detalle de hasta treinta dígitos y un dígito de control de dos posiciones al final. Ese dígito de control salta si se equivoca al copiar. Por la primera cifra sabrá además adónde va la factura: 991 corresponde a las autoridades federales y a los órganos constitucionales, 992 a entidades que pertenecen al Estado federal sin ser una autoridad – por ejemplo entidades de la seguridad social o agencias federales – y 993 a aquellas entidades que gestionan su propia recepción de facturas en lugar de la plataforma central. Los estados federados y los municipios tienen sus propios rangos de numeración.

En la factura, el Leitweg-ID va al campo „referencia del comprador" (BT-10 en lenguaje técnico). Si su programa ofrece un campo con ese nombre, ahí es exactamente donde debe ir, no en el asunto ni en una línea de observaciones.

Los errores más frecuentes son de lo más banal: un espacio de más, un guion en el lugar equivocado, un dígito mal copiado. El dígito de control lo detecta y la plataforma rechaza. Copie por eso el identificador desde el correo en lugar de teclearlo.

Los datos que la XRechnung necesita obligatoriamente

Muchos de ellos ya están en su factura. Lo interesante son los campos que en un PDF nadie echa de menos y que aquí se comprueban con rigor:

• Persona de contacto, número de teléfono y dirección de correo suyos. Los tres son obligatorios en la XRechnung. Muchas plantillas de factura indican solo la dirección de la empresa: entonces faltan tres campos de golpe.
• Una dirección electrónica del emisor, por regla general su correo electrónico. También es un campo propio, no texto corrido.
• El Leitweg-ID del cliente público como referencia del comprador.
• Su número de identificación fiscal a efectos de IVA o su número fiscal. Uno de los dos debe constar.
• Su IBAN, si se va a pagar por transferencia.
• Número de factura, fecha de factura, fecha o periodo de la prestación y, por línea, descripción, cantidad, precio unitario y tipo impositivo.
• Como pequeño empresario conforme al § 19 UStG, además la indicación de que no repercute IVA. Sin tipo impositivo y sin justificación el conjunto de datos no pasa.

No todo campo que falte provoca un rechazo, pero los citados sí, y uno se entera solo al presentar la factura. Quien registre estos datos una vez bien en sus datos maestros se quita el asunto de encima para siempre.

Adónde va el archivo terminado

Para las facturas dirigidas al Estado federal existe desde septiembre de 2025 una sola plataforma central: la OZG-RE. La antigua plataforma central de recepción de facturas (ZRE), hasta entonces separada, se ha integrado en ella. Si encuentra en internet una guía más antigua que le explica dos portales y recomienda una cuenta en cada uno, está desfasada.

Allí puede entregar su factura de cuatro maneras: teclearla en la captura web, subir el archivo terminado, enviarlo por correo a una dirección que se le asigna o hacer que se transmita por Peppol. Peppol es una red europea de envío de facturas – imagíneselo como un sistema postal cerrado en el que cada organismo tiene una dirección fija; necesita un proveedor que le conecte. Para una empresa pequeña, la captura web y la subida son las vías realistas.

En el caso de estados federados y municipios esto no se aplica automáticamente. Cada estado regula por su cuenta desde cuándo y por qué vía acepta facturas electrónicas; algunos tienen portales propios, otros usan el del Estado federal. La información fiable no está por tanto en una tabla resumen de internet, sino en su escrito de encargo: ahí figura adónde debe ir la factura. Si falta la indicación, pregunte.

Como formato, el Estado federal acepta la XRechnung y también ZUGFeRD en el perfil XRECHNUNG, pero entonces solo el archivo de datos puro, sin el formato PDF visible. Un PDF normal no se acepta como factura.

¿Me afecta siquiera? El límite de 1.000 euros y otras excepciones

A la administración federal las facturas deben ir, por principio, en forma electrónica. El reglamento federal sobre la factura electrónica prevé, sin embargo, excepciones, y la primera afecta a muchas empresas pequeñas: en encargos directos de hasta 1.000 euros de valor puede seguir facturando en papel. Otras excepciones rigen para datos de facturación sujetos a secreto y para compras en el extranjero y en el servicio exterior.

Lo importante es la diferencia entre „poder" y „querer": muchas oficinas desean la factura electrónica también por debajo del límite. Y si en el encargo aparece un Leitweg-ID, la cuestión está decidida de todos modos.

En estados federados y municipios pueden regir límites distintos. Eso también consta en el escrito de encargo.

„Crear una XRechnung a partir de un PDF": por qué no existe ese botón

Se busca mucho, y la respuesta honesta es: un PDF no se puede „convertir" en una XRechnung, al menos no de forma fiable.

El motivo es sencillo. En un PDF no hay datos, sino una imagen de datos. Que „1.428,00" sea el importe total y no una referencia de artículo, el archivo no lo sabe: eso solo lo reconoce su ojo. Un conversor tiene que adivinarlo. Con diseños limpios y siempre iguales suele funcionar; con una factura que tiene una línea de descuento, tipos impositivos mezclados o el descuento de un anticipo se adivina, y además sin que se note.

Dos casos se confunden a menudo:

• PDF con archivo incrustado (ZUGFeRD): aquí el conjunto de datos ya está dentro y se extrae limpiamente. Eso no es convertir, es desempaquetar.
• PDF normal: aquí solo ayuda volver a registrar la factura como conjunto de datos, en el programa o en el portal.

Así que si tiene delante un PDF que debe convertirse en XRechnung: registre la factura de nuevo. Con una sola línea son tres minutos, menos que buscar el fallo cuando un conversor le ha confundido el tipo impositivo.

¿Y a empresas normales? Lo que traen 2027 y 2028

Para las facturas entre empresas dentro de Alemania rigen plazos propios, y allí la XRechnung no es obligatoria: se admite cualquier formato que cumpla la norma europea EN 16931. En la práctica significa XRechnung o ZUGFeRD, a su elección. Muchas empresas se deciden por ZUGFeRD porque así el destinatario sigue viendo una factura totalmente normal.

Los plazos de un vistazo:

Quedan exentas, entre otras, las facturas de menos de 250 euros y los títulos de transporte. Los pequeños empresarios conforme al § 19 UStG pueden seguir emitiendo papel o PDF, pero recibir tienen que poder igualmente. Qué significa esto en concreto está en Factura electrónica para pequeños empresarios y, con detalle sobre las fases, en Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028. Sobre el límite de 250 euros hemos reunido los datos obligatorios en Factura simplificada hasta 250 euros.

Todo esto es una orientación general y no asesoramiento jurídico ni fiscal; para su caso concreto sigue siendo competente su asesoría.

Cuando la factura es rechazada

Hay dos rechazos completamente distintos, y distinguirlos decide lo que tiene que hacer.

La plataforma rechaza. Ocurre de inmediato al presentarla, normalmente con un mensaje de error del tipo „BR-DE-…" y el nombre de un campo. Esa factura nunca llegó al destinatario. En la práctica: no necesita una factura de anulación, corrige el error y presenta de nuevo la misma factura con el mismo número.

La administración objeta el contenido, por ejemplo porque una partida no estaba encargada. Entonces la factura sí se entregó y usted la corrige por la vía habitual; cómo hacerlo bien se explica en Corregir una factura: anulación y rectificación.

Un punto práctico sobre el plazo de pago: una factura que se quedó atascada en el portal no ha puesto en marcha ningún plazo. Quien se da cuenta a las cuatro semanas de que la presentación falló espera su dinero otro tanto más. Compruebe por eso, la primera vez, el mismo día si la presentación se confirmó como correcta.

¿Puedo comprobar antes si el archivo está bien?

En parte. La comprobación vinculante se hace al presentar la factura: solo ahí se ejecuta el software de validación oficial, y solo su veredicto cuenta.

Antes puede hacer dos cosas. Primero: casi todo programa de facturación comprueba los campos obligatorios antes de generar el archivo y nombra los que faltan. Segundo: puede mirar dentro del archivo generado sin tener que leer XML. Para eso existe nuestro visor de facturas electrónicas gratuito: sube el archivo y ve su contenido como una factura legible. Así nota enseguida si falta el Leitweg-ID o si un importe está en el campo equivocado. Ahora bien, no le dice si el archivo cumple todas las reglas oficiales: eso lo decide la comprobación al presentarla.

Un consejo práctico para la primerísima XRechnung: preséntela en cuanto esté lista, no el último día. La primera vez casi siempre falta algún detalle, y querrá poder añadirlo con calma.

¿Tengo que guardar el archivo XML o basta con una impresión?

El archivo. Una impresión no basta.

En una factura electrónica, la parte estructurada – exactamente el archivo XML que ha generado – es el original. Debe conservarse sin modificar, y durante ocho años; el § 14b UStG lo exige para cada factura recibida y emitida. Un PDF adicional solo tiene que guardarlo si contiene datos que faltan en el archivo y que son relevantes a efectos fiscales, por ejemplo una anotación contable.

En la práctica: si teclea la factura en el portal del cliente público, descargue después el archivo generado y archívelo. No confíe en que el portal se lo guarde ocho años. Quien trabaja desde el programa de facturación lo tiene resuelto automáticamente: allí el archivo queda unido al documento.

Qué versión necesita – y qué cambia pronto

Actualmente rige XRechnung en la versión 3.0.2; la entrega más reciente es un paquete de correcciones del 31 de enero de 2026. Para usted esto no suele ser una decisión: el portal y el programa de facturación generan la versión válida, usted no configura nada.

Está anunciada XRechnung 4.0. Implementa la norma europea revisada EN 16931-1:2026 y, según el organismo de coordinación competente, debería aparecer entre mediados y finales de 2026; la fecha depende de la publicación de la norma y es expresamente provisional. Para el cambio se prevé una transición gradual, y hasta ahora no hay fechas límite vinculantes. En la práctica: si su software recibe mantenimiento, la nueva versión le llegará como actualización y no tendrá que hacer nada.

Lo que sí merece su atención en los próximos meses es el 1 de enero de 2027. Hasta entonces la factura en papel sigue permitida en el tráfico entre empresas; después ya no para todos. Quien hoy ya genera una XRechnung para un cliente público tiene de todos modos superada la parte más incómoda.

Fuentes oficiales: Factura electrónica del Estado federal: preguntas frecuentes y Leitweg-ID · XRechnung – versiones y paquetes (KoSIT) · Reglamento federal sobre la factura electrónica · § 14b UStG – conservación de facturas