XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt – und was Sie wann brauchen

Sobald die E-Rechnung zum Thema wird, tauchen zwei Namen auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland gültige elektronische Rechnungen, beide erfüllen dieselbe europäische Norm – und trotzdem sind sie nicht dasselbe. Der Unterschied ist schnell erklärt und hilft bei der Frage, welches Format Sie überhaupt brauchen.

Zuerst: Was beide gemeinsam haben

Eine echte E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, das Sie per Mail verschicken. Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die Software des Empfängers automatisch auslesen kann – ohne dass jemand Beträge abtippt. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege, genau das umzusetzen, und beide halten sich an die EU-Norm EN 16931. So weit sind sie gleichwertig.

Der Unterschied liegt in der Verpackung der Daten.

XRechnung: die reine Datendatei

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – also nur strukturierte Daten, kein Bild, keine Optik. Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man Code, keine hübsche Rechnung. Für Menschen ist sie erst mit einer Anzeige-Software (einem „Viewer") lesbar; für Maschinen ist sie ideal.

XRechnung ist der Standard, den öffentliche Auftraggeber verlangen. Wer an Behörden, Ämter oder öffentliche Einrichtungen fakturiert (B2G), kommt an ihr in der Regel nicht vorbei – oft zusammen mit einer sogenannten Leitweg-ID, über die die Rechnung intern zugeordnet wird.

ZUGFeRD: das PDF mit eingebauten Daten

ZUGFeRD geht einen anderen Weg: Es ist ein Hybridformat. Nach außen ist es ein ganz normales PDF, das man wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken kann. Im PDF eingebettet stecken zusätzlich dieselben Rechnungsdaten als XML-Datei.

Der Charme: Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software des Empfängers liest gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch aus. Ein Empfänger, der noch keine E-Rechnungs-Software hat, kann das PDF trotzdem ansehen; einer, der eine hat, verarbeitet es automatisch. Das macht ZUGFeRD für den normalen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) für viele bequemer.

XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich

Ein Detail zu ZUGFeRD am Rande: Es gibt verschiedene Ausbaustufen (Profile). Erst ab einem bestimmten Profil enthält die Datei alle nach der Norm nötigen Angaben und gilt als vollwertige E-Rechnung. Reine „Sichtbelege" mit minimalen Daten zählen nicht dazu. In der Praxis müssen Sie das nicht selbst auseinanderhalten – eine aktuelle Software erzeugt das richtige Profil.

Welches Format brauche ich?

Die ehrliche Antwort: meistens beide – und keins von Hand. Als Faustregel:

• Rechnen Sie an Behörden oder öffentliche Stellen ab, brauchen Sie in der Regel XRechnung.
• Rechnen Sie an andere Unternehmen, ist ZUGFeRD oft der praktischere Weg, weil der Empfänger auch ohne Spezialsoftware etwas Lesbares bekommt.
• Rechnen Sie an Privatkunden, ist gar keine E-Rechnung vorgeschrieben.

Entscheidend ist deshalb weniger, dass Sie das Format selbst wählen, sondern dass Ihr Rechnungsprogramm beide erzeugen kann. Dann geben Sie je nach Empfänger das passende aus, ohne sich mit XML zu beschäftigen. Easy Invoice auf office1.cloud erstellt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus derselben Rechnung – Sie wählen den Empfänger, das Format kommt automatisch dazu.

Wann die E-Rechnung für Sie überhaupt Pflicht wird und welche Übergangsfristen gelten, steht in unserem Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Was sich zuletzt an ZUGFeRD selbst geändert hat, lesen Sie in ZUGFeRD 2.5 ab 1. Juli 2026.

_Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich ist Ihr konkreter Einzelfall; im Zweifel hilft Ihr Steuerberater weiter._