BWA'yı kendiniz hazırlamak: hangi tutar hangi satıra gider

BWA'yı kendiniz hazırlamak – Almanca „betriebswirtschaftliche Auswertung", yani dönem içi işletme değerlendirmesi – muhasebe sanatı değildir. Ayırma işi, ardından toplama işidir. İki yığına ihtiyacınız var: kestiğiniz faturalar ve ödediğiniz giderler. Bir de sabit bir sıraya: gelirleri toplamak, malzemeyi geri kalandan ayırmak, kalan maliyetleri altı ila sekiz bloğa dağıtmak, amortismanı oransal hesaplamak, bir kerelik kalemleri en alta indirmek. Ortaya çıkan şeyin adı „geçici sonuç"tur. Zor olan kısım hesap değil, atamadır: örneğin vergi dairesine yapılan KDV ödemesi BWA'ya hiç girmez, kredinizin anapara ödemesi de girmez – faizi ise girer, ama en altta.

Bu yazı genel bilgi verir; vergi veya hukuk danışmanlığının yerini tutmaz.

İçindekiler

1. İskelet: hesap zinciri olarak BWA
2. Tamamlanmış bir BWA nasıl görünür: tüm kalemler bir arada
3. Adım 1: dönemi ve yöntemi belirleyin
4. Adım 2: gelirleri toplayın – ve buraya girmeyenler
5. Adım 3: giderleri gruplayın – atama tablosu
6. Adım 4: amortismanı hesaplayın
7. Adım 5: bir kerelik kalemleri aşağı alın
8. Adım 6: hepsini toplayın – örneğin tamamı
9. Adım 7: yüzde sütunları ve geçen yılla karşılaştırma
10. BWA'yı vermeden önce dört kontrol
11. Sonucunuz vergi tarhiyatıyla neden hiç örtüşmez
12. BWA'yı kimler ister – ve alıcılar oradan ne okur
13. Easy Invoice'taki başarı özeti – ve içinde olmayanlar
14. Sık sorulan sorular

İskelet: hesap zinciri olarak BWA

BWA, „betriebswirtschaftliche Auswertung" yani işletme değerlendirmesinin kısaltmasıdır. Kavram bir kanundan değil, Alman mali müşavirlerinin uygulamasından gelir – en yaygın biçim DATEV'in 01 numaralı standart BWA'sıdır; orada „kurzfristige Erfolgsrechnung", yani kısa dönemli gelir tablosu adını taşır. Hazırlama zorunluluğu yoktur, zorunlu bir biçim yoktur ve vergi dairesinde bir muhatabı yoktur. Kendiniz kurabilirsiniz.

Ve zincir hep aynıdır. Bu dokuz satırı anlayan, mantığı kavramış olur:

   Satış gelirleri                  (asıl işinizden gelen her şey, net)
 + Stok değişimi                    (bitmiş ama henüz faturalanmamış iş)
 = Toplam üretim
 − Malzeme gideri                   (malzeme ve dışarıdan alınan hizmetler)
 = Brüt kâr
 − Maliyet blokları                 (yer, araç, personel, reklam,
                                     sigortalar, amortisman, diğer)
 = Faaliyet sonucu
 + nötr gelirler − nötr giderler    (bir kerelik kalemler, faiz)
 = Geçici sonuç

Tüm anlamı iki ayrım çizgisi taşır ve kendiniz yaparken en çok tam da bu noktalarda savsaklama olur:

• Birinci ayrım çizgisi malzeme gideridir. Malzeme ve dışarıdan alınan hizmetler diğer tüm maliyetlerden ayrılır, çünkü ciroyla birlikte büyürler: iki katı iş, iki katı malzeme demektir, ama iki katı kira değil. Brüt kâr bu yüzden her bir euro cirodan malzemeden sonra ne kaldığını – ve bunun kötüleşip kötüleşmediğini – gösterir.
• İkinci ayrım çizgisi aşağıda, nötr kalemlerin hemen öncesindedir. Bir kerelik ve işletme dışı olan her şey faaliyet sonucunun dışında tutulur. Aksi hâlde eski panelvanı sattığınız bir ay, iyi bir iş ayı gibi görünür.

Süreklilik taşıyan örnek olarak çalışanı olmayan bir elektrik işletmesini alıyorum, dönem 1 Ocak – 30 Eylül.

Tamamlanmış bir BWA nasıl görünür: tüm kalemler bir arada

Hesaplamaya başlamadan önce hedefi görelim – sayfada sonunda yer alacak kalemlerin listesi. Aynı tablo tersinden de işe yarar: biri önünüze bir BWA koyarsa, bununla yukarıdan aşağıya okuyabilirsiniz.

Peki kâr nerede? Son satırda. Ama önündeki „geçici" sözcüğü ciddidir: bu tutar henüz vergisini ödeyeceğiniz kâr değildir. Bunun nedeni ve farkın tipik olarak ne kadar olduğu, aşağıdaki vergi tarhiyatı bölümünde anlatılıyor.

Her satıra ihtiyacınız yok. Çalışanı olmayan personel giderlerini boş bırakır; salt hizmet satan kişinin malzeme gideri olmaz. Boş bir satır hata değildir – eksik bir satır ise hatadır: bir ticaret işletmesi hiç malzeme gideri olmayan bir BWA verirse, bunu her okuyan hemen fark eder.

Bazı BWA'larda faaliyet sonucunun altında bir de vergiler satırı bulunur. Orada Alman işletme vergisi görünür – ödenir, ama açıkça indirilebilir bir gider değildir (Alman Gelir Vergisi Kanunu § 4 fıkra 5b). Şahıs işletmesinde işletme kazancının ilk 24.500 €'su zaten muaftır (Alman Gewerbesteuer Kanunu § 11 fıkra 1).

Adım 1: dönemi ve yöntemi belirleyin

Başlamadan önce dört şeyi hazır edin: dönemin tüm satış faturaları, tüm alış faturaları ve kasa fişleri, işletme hesabının hesap ekstreleri ve son yıllardaki büyük alımlarınızın fiyat ve tarihli listesi. Son listeyi neredeyse herkes unutur – o olmadan sonradan amortisman eksik kalır.

Dönem: 1 Ocak'tan tamamen kapanmış son aya kadar. Tek ay değil, kümülatif – bankalarda „güncel BWA" neredeyse her zaman bu kümülatif görünüm demektir. Dönemi sayfanın üstüne büyükçe yazın; tarihi olmayan bir BWA, en sık soru sebebidir.

Yöntem: iki bakıştan birini seçip ona sadık kalmalısınız.

İkisi de savunulabilir. Olmayacak olan karıştırmaktır – gelirler fatura tarihine, giderler banka çıkışına göre. Seçiminizi sayfaya not edin. Kârınızı kasa esasına göre belirliyorsanız ödeme görünümü genelde daha doğaldır; bu kâr tespitinin nasıl işlediğini serbest meslek vergi beyannamesini kendiniz hazırlama yazımız anlatıyor.

Adım 2: gelirleri toplayın – ve buraya girmeyenler

Dönemin tüm satış faturalarını net, yani KDV hariç toplayın. İade faturalarını ve iptalleri düşün.

Örnekte:

Dört şey düzenli olarak yanlışlıkla bu satıra düşer:

• KDV. Geçici bir kalemdir, gelir değildir. Brüt tutarları toplayan cirosunu yüzde 19 şişirir. (Alman küçük işletme muafiyetindeyseniz bu sorun yoktur – brüt ve net aynıdır, bkz. KDV'siz fatura kesmek.)
• Kullandırılan krediler. Hesapta para gibi görünür, ama borçtur, ciro değil.
• Şahsi sermaye koyuşları. Kendi paranızı koymanız gelir değildir.
• İşletme varlığı satışı. Eski panelvan aşağıda nötr gelirlere girer, ciroya değil.

Yukarıdaki stok değişimi satırı yalnızca bitmiş veya yarı bitmiş işi stokta olanları ilgilendirir – hizmet verenlerde ve küçük atölyelerde çoğunlukla boş kalır. Sayım yapılmadan zaten ciddi biçimde doldurulamaz. Örnekte: 0 €, dolayısıyla toplam üretim de 116.000 €.

Adım 3: giderleri gruplayın – atama tablosu

BWA'nızın kalitesini belirleyen kısım budur. Gider belgelerinizi alın ve her birine bir yer verin. „İşletme gideri" değil – şu bloklardan biri:

Ve şunlar BWA'ya hiç girmez:

Pratik püf noktası: bu atamayı bir kez liste hâline getirin ve ilk turda her belgenin sağ üst köşesine yazın. Ertesi ay yalnızca ayırırsınız, her seferinde yeniden düşünmezsiniz. Alış faturalarınızı zaten dijital arşivliyorsanız kategoriyi kayıt sırasında verin – bunun sistemli yolunu gelen faturaları yönetmek yazısı anlatıyor.

Örnekte şu çıkar:

Adım 4: amortismanı hesaplayın

800 € netten pahalı olan ve bir yıldan uzun kullanılan her şeyi tek seferde gider yazamazsınız; faydalı ömre bölersiniz. Hesap basittir:

net alış bedeli ÷ yıl olarak faydalı ömür        = yıllık amortisman
yıllık amortisman ÷ 12 × dönemdeki ay sayısı     = BWA'ya girecek payınız

Faydalı ömrü serbestçe seçemezsiniz – bunun için Alman Federal Maliye Bakanlığı'nın amortisman tablosu vardır. Oradan birkaç değer:

Örnekte iki alım var:

Sık karşılaşılan iki özel durum:

• 250 ile 1.000 € net arasında kalan varlıkları alternatif olarak bir toplu kaleme koyup beş yılda eşit biçimde çözebilirsiniz (EStG § 6 fıkra 2a). Karar bir yılın tamamı için tek biçimde verilir – cihaz başına değil.
• Yıl içinde tam bilmiyorsanız tahmin edin ve yanına „tahmini" yazın. İşaretlenmiş bir tahmin, boş satırdan çok daha iyidir: amortisman olmadan sonucunuz sistematik olarak fazla iyi görünür ve çok sayıda BWA gören okuyucular tam da buna bakar.

Adım 5: bir kerelik kalemleri aşağı alın

Şimdi her şeyi bir kez daha gözden geçirin ve asıl işinizle ilgisi olmayanı ya da tekrar etmeyeni ayırın. Bunlar faaliyet sonucunun altına iner:

• eski panelvanın satışı: 3.000 € nötr gelir
• araç kredisinin faizi: 1.100 € nötr gider
• buraya ayrıca şunlar girer: sigorta tazminatları, önceki yıllara ait iadeler, alınan faizler

Bu zahmet niye? Çünkü aksi hâlde faaliyet sonucu karşılaştırılabilir olmaktan çıkar. BWA'nızı okuyan herkesin sorduğu soru şudur: „İşletme kendini cari işten döndürüyor mu?" Bir araç satışı bu soruyu yanıtlamaz.

Adım 6: hepsini toplayın – örneğin tamamı

Şimdi yalnızca zinciri yukarıdan aşağı işletmek kalıyor:

İşte BWA budur. Dokuz ay, tek sayfa ve her tutar belge yığınına kadar geriye izlenebilir.

Adım 7: yüzde sütunları ve geçen yılla karşılaştırma

Mutlak tutarlar değerlendirmenin yalnızca yarısıdır. İki ekleme onu bir yönetim aracına dönüştürür – ve deneyimli okuyucuların ilk baktığı şey de budur.

Yüzde sütunu her satırı toplam üretime oranlar:

kalem ÷ toplam üretim × 100 = yüzde olarak pay

Geçen yıl karşılaştırması önceki yılın aynı dönemini yanına koyar:

Ve asıl haber birden sayfada belirir: ciro yüzde 14 arttı, ama oransal olarak geçen yıla göre daha az brüt kâr kalıyor. Malzeme ve taşeron hizmetleri fiyatlardan daha hızlı büyümüş. Mutlak rakamlarla yıl iyi görünüyordu; yüzdeyle bakınca üç puan marjın kaybolduğu görülüyor – 116.000 € üretimde bu yaklaşık 3.800 € eder.

Bu oranlar için herkese uyan bir hedef değer yoktur – bir ticaret işletmesi ile bir hizmet sağlayıcı taban tabana zıttır. Ölçütünüz kendi geçen yılınızdır.

BWA tam da bunun için yapılır. Banka için değil.

BWA'yı vermeden önce dört kontrol

1. Hesap karşılaştırması: satış gelirleriniz kabaca tahsilatlar artı açık faturalarla örtüşüyor mu? Büyük sapmalar genelde bir faturanın iki kez kaydedildiğini veya birinin unutulduğunu gösterir.
2. Boş satırları gözden geçirin: bir yerde tutar olması gerekirken 0 € mu var? Malzeme gideri olmayan bir atölye, aracı olup araç gideri olmayan bir işletme – bu hemen göze çarpar.
3. Yıla oranlayın: sonuç ÷ ay sayısı × 12. Örnekte: 42.950 ÷ 9 × 12 = yılda yaklaşık 57.300 €. Bu büyüklük geçici vergi ödemelerinizle uyuyor mu? Uymuyorsa ya BWA yanlıştır – ya da geçici ödemeniz güncellenmelidir.
4. Yeniden hesaplatın: her ara toplam üstündeki satırlardan çıkmalıdır. Yeniden hesaplanamayan bir sonuç, kendi hazırlanan değerlendirmelerin geri dönmesinin en sık nedenidir.

Sonucunuz vergi tarhiyatıyla neden hiç örtüşmez

Örnekteki 42.950 €, sonunda vergisini ödeyeceğiniz kâr değildir. Bu bir hata değil, tasarımın parçasıdır – „geçici" sözcüğü boşuna orada durmuyor. Dört neden:

• Özel paylar henüz düşülmedi. Şirket aracını yüzde 20 özel kullanıyorsanız 6.850 € araç giderinin yaklaşık 1.370 €'su işletmeye ait değildir. Aynısı telefon ve internet için de geçerlidir.
• Stok kaydedilmedi. Depoda duran malzeme ödenmiştir ama tüketilmemiştir.
• Dönemsel ayrımlar yok. Ocak'ta ödenen on iki aylık sigorta primi, ödeme görünümünde tümüyle bu döneme düşer.
• Zamanlamalar kayar. Aralık faturası Ocak'ta ödenirse kasa esasında ertesi yıla aittir.

Özel pay düzeltmesiyle örnek 42.950 € yerine 41.300 €'ya yakın olurdu. Mali müşaviriniz sonradan başka bir rakama ulaşırsa bu normaldir – tartışma konusu değil.

BWA'yı kimler ister – ve alıcılar oradan ne okur

Neredeyse kimse gönüllü olarak BWA hazırlamaz. Genelde biri aramıştır:

Kredi veya kiralama öncesinde banka. Aslında yasal bir açıklama yükümlülüğü yoktur: Alman Bankacılık Kanunu § 18 ancak kredi toplamı 1,5 milyon euroyu aştığında devreye girer – ve orada BWA değil, yıllık finansal tablolar sayılır. Banka pratik bir nedenle sorar: son yıllık tablonuz on iki – on sekiz aylıktır, oysa gelecek aydan itibaren taksit kararı vermesi gerekir. BWA tam bu boşluğu kapatır. Bu yüzden kümülatif değerler ve geçen yıl karşılaştırması beklenir – karşılaştırmasız tek bir ay soruyu yanıtlamaz.

Hastalık kasası. Almanya'da yasal sistemde isteğe bağlı sigortalıysanız ve asıl işiniz serbest çalışmaksa, kasanız primleri önce geçici olarak belirler (Alman Sosyal Kanunu Kitap V § 240 fıkra 4a) ve sonra gelir vergisi tarhiyatına göre kesinleştirir. Bu aşamada BWA, düşen gelirleri inandırıcı kılmanın alışılmış yoludur. Önemli: üç yıl boyunca vergi tarhiyatı sunmayan, kesin olarak prime esas kazanç üst sınırından – yani azamiden – sınıflandırılır.

Kiralama şirketleri, kiraya verenler ve destek kurumları aynı nedenle ister. Tüm bu durumlarda hangi dönemin kastedildiğini ve kendi hazırladığınız bir değerlendirmenin kabul edilip edilmediğini önceden netleştirin.

Ne sıklıkla değer? Tek seferlik durum için biri yeter. Kendiniz için ancak tekrar bir şey gösterir – aylık idealdir, üç aylık asgaridir. Tek bir BWA az şey söyler; arka arkaya üç tanesi malzeme oranınızın kaçıp kaçmadığını gösterir.

Önceden bir telefon işe yarar: mali müşavirinize BWA'nın cari muhasebeye zaten dâhil olup olmadığını sorun. Muhasebesini zaten dışarı veren çok kez bunun bedelini çoktan ödemiştir – yalnızca kendiliğinden gönderilmez. Onun sizden nelere ihtiyaç duyduğunu ön muhasebe yazımız anlatıyor.

Easy Invoice'taki başarı özeti – ve içinde olmayanlar

Faturaları ve giderleri zaten bir programa giriyorsanız, adım 3'teki ayırma işi çoktan yapılmıştır – değerlendirme o zaman kayıt sırasında verdiğiniz kategorilerden oluşur.

Easy Invoice'ta bunu Raporlar → Başarı özeti altında bulursunuz. Orada „BWA" adını taşımaz, çünkü bu mali müşavir dünyasının terimidir; ama tam olarak yukarıdaki zinciri izler: satış gelirleri, toplam üretim, malzeme gideri, brüt kâr, maliyet blokları, faaliyet sonucu, nötr kalemler, geçici sonuç. Buna ek olarak aylık seyir ve bir önceki aynı dönemle karşılaştırma vardır; bunları aksi hâlde elle yanına koymanız gerekirdi. Sonucu Excel dosyası veya PDF olarak dışarı verebilirsiniz.

İçinde olmayanları güvenmeden önce bilmekte fayda var: personel giderleri ve amortisman kaydedilmez, depodaki mal ve kendi ürettiğiniz tesisler de öyle. Satırlar vardır ama boş kalır. Çalışanı olmayan serbest çalışanlar için bu kullanılabilir – amortismanı adım 4'e göre elle eklersiniz. Ücret ödeyen veya büyük makineleri olan, BWA'yı yine mali müşavirinin muhasebesinden almalıdır.

Sık sorulan sorular

BWA'yı gerçekten ücretsiz kendim hazırlayabilir miyim? Evet. Bunun için programa gerek yok – iskeletteki satırları içeren bir tablo yeter, kurulumu bir ila iki saat sürer. Sonrasındaki emek yalnızca belgelerinizin ne kadar düzenli ayrıldığına bağlıdır.

BWA mali müşavirden mi gelmeli? Hayır. Ne imza ne de belirli bir gönderen zorunludur. Bazı bankalar kendiliğinden „muhasebeden" bir değerlendirme ister – o durumda emek harcamadan önce sorun.

Kendi hazırladığım değerlendirme ciddiyetsiz görünmez mi? Dönem, yöntem, geçen yıl karşılaştırması ve anlaşılır bir yapı varsa hayır. Asıl göze çarpan başka şeydir: kuruşsuz yuvarlak tutarlar, eksik maliyet blokları ve yeniden hesaplanamayan ara toplamlar.

BWA'yı vergi dairesine göndermem gerekir mi? Kendiliğinizden hayır. Vergi dairesi yıl sonunda kâr hesabını veya yıllık tabloyu alır. Ancak bir vergi incelemesinde denetçi muhasebe verilerinize erişim isteyebilir – o durumda ne beklendiğini GoBD kuralları yazımız açıklıyor.

BWA ile kâr hesabı aynı şey mi? Hayır. Kâr hesabı, sabit form yapısıyla vergi dairesine yapılan yıllık hesaplamadır. BWA ise gönüllü ara durumdur; işinize nasıl yarıyorsa öyle düzenleyebilirsiniz.

BWA zarar gösteriyorsa ne yapmalıyım? Hiçbir şeyi süslemeyin. Açıklanmış bir zarar, bankada yıllık tabloda çöken cilalı bir kârdan iyidir. İki cümlelik açıklama ekleyin – bir kerelik alım, ertelenen büyük iş, hastalık. Nötr satırlar tam da bunun içindir.

Müşteriler ödemezse – bu BWA'da görünür mü? Fatura tarihi görünümünde para gelmemiş olsa da ciro oradadır. Bu yüzden bankalar ayrıca açık fatura listesi ister. Bunu sistemli takip etmenin yolunu Müşteri faturayı ödemiyor – ne yapmalı? yazısı anlatıyor.