BWA zelf opstellen: welk bedrag hoort in welke regel

Een BWA zelf opstellen – de Duitse „betriebswirtschaftliche Auswertung", een tussentijdse bedrijfsanalyse – is geen boekhoudkunst, maar sorteerwerk met daarna een optelling. U heeft er twee stapels voor nodig: de facturen die u heeft verstuurd en de uitgaven die u heeft betaald. En een vaste volgorde: inkomsten optellen, materiaal van de rest scheiden, de overige kosten in zes tot acht blokken sorteren, afschrijvingen naar rato uitrekenen, eenmalige posten naar onderen schuiven. Wat er uitkomt heet „voorlopig resultaat". Het moeilijke deel is niet het rekenen, maar het indelen: de btw-afdracht aan de Belastingdienst hoort bijvoorbeeld helemaal niet in de BWA, de aflossing van uw lening ook niet – de rente wél, maar helemaal onderaan.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies.

Inhoudsopgave

1. Het geraamte: de rekenketen van een BWA
2. Zo ziet een afgeronde BWA eruit: alle posten op een rij
3. Stap 1: periode en methode vastleggen
4. Stap 2: inkomsten optellen – en wat er niet bij hoort
5. Stap 3: uitgaven clusteren – de indelingstabel
6. Stap 4: afschrijvingen uitrekenen
7. Stap 5: eenmalige posten naar onderen
8. Stap 6: alles optellen – het volledige voorbeeld
9. Stap 7: procentkolommen en vergelijking met vorig jaar
10. Vier controles voordat u de BWA afgeeft
11. Waarom uw resultaat nooit klopt met de belastingaanslag
12. Wie om een BWA vraagt – en wat de ontvangers eruit lezen
13. Het resultatenoverzicht in Easy Invoice – en wat er niet in staat
14. Veelgestelde vragen

Het geraamte: de rekenketen van een BWA

BWA staat voor „betriebswirtschaftliche Auswertung", een bedrijfsanalyse. De term komt niet uit een wet, maar uit de praktijk van Duitse belastingadviseurs – de meest gebruikte vorm is de standaard-BWA nr. 01 van DATEV, die daar „kurzfristige Erfolgsrechnung" heet, kortlopende resultatenrekening. Er bestaat geen plicht om er een op te stellen, geen voorgeschreven vorm en geen ontvanger bij de Belastingdienst. U mag hem zelf bouwen.

En het is altijd dezelfde keten. Wie deze negen regels begrijpt, heeft het principe te pakken:

   Omzet                            (alles uit uw eigenlijke werk, exclusief btw)
 + Voorraadmutaties                 (gereed werk dat nog niet is gefactureerd)
 = Totale prestatie
 − Materiaalinzet                   (materiaal en ingekochte diensten)
 = Brutowinst
 − Kostenblokken                    (huisvesting, auto, personeel, reclame,
                                     verzekeringen, afschrijving, overige)
 = Bedrijfsresultaat
 + neutrale baten − neutrale lasten (eenmalige posten, rente)
 = Voorlopig resultaat

Twee scheidslijnen dragen de hele zeggingskracht, en juist daar wordt bij zelf doen het vaakst geslordigd:

• De eerste scheidslijn is de materiaalinzet. Materiaal en ingekochte diensten worden van alle andere kosten gescheiden, omdat ze met de omzet meegroeien: een dubbele opdracht betekent dubbel materiaal, maar niet dubbele huur. Daarom laat de brutowinst zien wat er van elke euro omzet na materiaal overblijft – en of dat verslechtert.
• De tweede scheidslijn zit onderaan, vóór de neutrale posten. Alles wat eenmalig is of niets met het bedrijf te maken heeft, wordt buiten het bedrijfsresultaat gehouden. Anders lijkt een maand waarin u de oude bestelbus verkocht een goede handelsmaand.

Als doorlopend voorbeeld neem ik een elektrotechnisch bedrijf zonder personeel, periode 1 januari tot en met 30 september.

Zo ziet een afgeronde BWA eruit: alle posten op een rij

Voordat u begint met rekenen, hier het doel – de lijst met posten die uiteindelijk op het blad staan. Datzelfde overzicht helpt ook andersom: legt iemand u een BWA voor, dan kunt u die er van boven naar beneden mee lezen.

Waar staat de winst dan? In de laatste regel. Maar het woord „voorlopig" ervoor is serieus bedoeld: dit bedrag is nog niet de winst waarover u belasting betaalt. Waarom dat zo is en hoe groot het verschil doorgaans uitvalt, staat verderop in het gedeelte over de belastingaanslag.

U heeft niet elke regel nodig. Wie geen personeel heeft, laat de personeelskosten leeg; wie een pure dienst verkoopt, heeft geen materiaalinzet. Een lege regel is geen fout – een ontbrekende wel: dient een handelsbedrijf een BWA in helemaal zonder materiaalinzet, dan valt dat elke lezer meteen op.

Sommige BWA's hebben onder het bedrijfsresultaat nog een regel belastingen. Daar staat de Duitse Gewerbesteuer – die wel wordt betaald, maar uitdrukkelijk geen aftrekbare bedrijfslast is (§ 4 lid 5b Duitse Wet op de inkomstenbelasting). Als eenmanszaak blijft de eerste € 24.500 bedrijfsopbrengst sowieso vrij (§ 11 lid 1 Duitse Wet op de Gewerbesteuer).

Stap 1: periode en methode vastleggen

Leg vier dingen klaar voordat u begint: alle verkoopfacturen van de periode, alle inkoopfacturen en kassabonnen, de bankafschriften van de zakelijke rekening en een lijst van uw grotere aanschaffingen van de afgelopen jaren met prijs en datum. Die laatste lijst vergeet bijna iedereen – zonder die lijst ontbreken later de afschrijvingen.

De periode: van 1 januari tot de laatste maand die volledig is afgesloten. Niet de losse maand, maar cumulatief – bij banken betekent „actuele BWA" bijna altijd die cumulatieve weergave. Zet de periode groot bovenaan het blad; een BWA zonder datum is de meest voorkomende reden voor een vraag.

De methode: u moet kiezen tussen twee zienswijzen en daarbij blijven.

Beide zijn verdedigbaar. Wat niet kan, is mengen – inkomsten op factuurdatum en uitgaven op afschrijvingsdatum van de bank. Noteer uw keuze op het blad. Bepaalt u uw winst via het kasstelsel, dan ligt de betaalweergave meestal meer voor de hand; hoe die winstbepaling werkt, staat in ons artikel belastingaangifte als zelfstandige zelf doen.

Stap 2: inkomsten optellen – en wat er niet bij hoort

Tel alle verkoopfacturen van de periode op, exclusief btw. Creditnota's en annuleringen trekt u eraf.

In het voorbeeld:

Vier dingen belanden regelmatig ten onrechte in deze regel:

• De btw. Die is een doorlopende post, geen opbrengst. Wie brutobedragen optelt, blaast zijn omzet met 19 procent op. (Valt u onder de Duitse kleineondernemersregeling, dan speelt dat niet – bruto en netto zijn dan gelijk, zie factuur zonder btw schrijven.)
• Uitbetaalde leningen. Op de rekening lijkt het geld, maar het is schuld, geen omzet.
• Privéstortingen. Schiet u eigen geld bij, dan is dat geen opbrengst.
• Verkoop van bedrijfsmiddelen. De oude bestelbus hoort onderaan bij de neutrale baten, niet in de omzet.

De regel voorraadmutaties daarboven raakt alleen wie gereed of half afgerond werk op voorraad heeft – bij dienstverleners en kleine ambachtsbedrijven blijft die meestal leeg. Zonder inventarisatie is die toch niet serieus te vullen. In het voorbeeld: € 0, dus is de totale prestatie eveneens € 116.000.

Stap 3: uitgaven clusteren – de indelingstabel

Dit is het deel dat de kwaliteit van uw BWA bepaalt. Pak uw uitgavenbonnen en geef elke bon een indeling. Niet „bedrijfskosten" – maar een van deze blokken:

En dit hoort helemaal niet in de BWA:

De praktische truc: maak deze indeling één keer als lijst en schrijf hem bij de eerste ronde rechtsboven op elke bon. Volgende maand sorteert u alleen nog, in plaats van steeds opnieuw te bedenken. Legt u uw inkoopfacturen toch al digitaal vast, geef de categorie dan meteen bij het invoeren mee – hoe dat systematisch gaat, staat in het artikel inkoopfacturen beheren.

In het voorbeeld levert dat op:

Stap 4: afschrijvingen uitrekenen

Alles wat meer dan € 800 exclusief btw heeft gekost en langer dan een jaar meegaat, mag u niet in één keer aftrekken, maar verdeeld over de gebruiksduur. De rekensom is simpel:

aanschafprijs excl. btw ÷ gebruiksduur in jaren      = afschrijving per jaar
afschrijving per jaar ÷ 12 × maanden in de periode   = uw deel voor de BWA

De gebruiksduur mag u niet vrij kiezen – daarvoor is er de afschrijvingstabel van het Duitse ministerie van Financiën. Enkele waarden daaruit:

In het voorbeeld zijn er twee aanschaffingen:

Twee bijzondere gevallen die vaak voorkomen:

• Tussen € 250 en € 1.000 exclusief btw mag u de zaken ook in een verzamelpost stoppen en die in vijf jaar gelijkmatig laten vrijvallen (§ 6 lid 2a EStG). U moet per jaar één lijn kiezen – niet per apparaat.
• Weet u het gedurende het jaar niet precies, schat dan en zet er „geschat" bij. Een gemarkeerde schatting is veel beter dan een lege regel: zonder afschrijvingen oogt uw resultaat systematisch te mooi, en daar letten lezers die veel BWA's zien juist op.

Stap 5: eenmalige posten naar onderen

Loop nu nog een keer alles door en haal eruit wat niets met uw eigenlijke bedrijf te maken heeft of zich niet herhaalt. Dat gaat onder het bedrijfsresultaat:

• verkoop van de oude bestelbus: € 3.000 neutrale bate
• rente op de autolening: € 1.100 neutrale last
• hier horen ook bij: verzekeringsuitkeringen, teruggaven uit eerdere jaren, ontvangen rente

Waarom die moeite? Omdat het bedrijfsresultaat anders niet meer vergelijkbaar is. De vraag die elke lezer van uw BWA stelt, luidt: „Draagt het bedrijf zichzelf uit de lopende handel?" Een voertuigverkoop beantwoordt die vraag niet.

Stap 6: alles optellen – het volledige voorbeeld

Nu alleen nog de keten van boven af aflopen:

Dat is de BWA. Negen maanden, één blad, en elk bedrag is tot op de stapel bonnen terug te volgen.

Stap 7: procentkolommen en vergelijking met vorig jaar

De absolute bedragen zijn maar de helft van de analyse. Twee aanvullingen maken er pas een stuurinstrument van – en het is ook wat geoefende lezers als eerste bekijken.

De procentkolom zet elke regel af tegen de totale prestatie:

post ÷ totale prestatie × 100 = aandeel in procenten

De vergelijking met vorig jaar zet dezelfde periode van vorig jaar ernaast:

En daar staat opeens het eigenlijke nieuws op het blad: de omzet is 14 procent gestegen, maar er blijft procentueel minder brutowinst over dan vorig jaar. Materiaal en ingekochte diensten zijn harder gegroeid dan de prijzen. In absolute cijfers zag het jaar er goed uit; in procenten ziet u dat er drie procentpunten marge weg zijn – bij € 116.000 prestatie is dat ruim € 3.800.

Een algemeen geldende streefwaarde voor deze verhoudingen bestaat niet – een handelsbedrijf ligt totaal anders dan een dienstverlener. Uw maatstaf is uw eigen vorig jaar.

Daarvoor maakt men een BWA. Niet voor de bank.

Vier controles voordat u de BWA afgeeft

1. Tegenproef bankrekening: komt uw omzet ongeveer overeen met de ontvangsten plus de openstaande facturen? Grote afwijkingen betekenen meestal: een factuur dubbel geboekt of een vergeten.
2. Lege regels nalopen: staat er ergens € 0 waar iets zou moeten staan? Een ambachtsbedrijf zonder materiaalinzet, een bedrijf met auto zonder autokosten – dat valt meteen op.
3. Doorrekenen naar het jaar: resultaat ÷ maanden × 12. In het voorbeeld: 42.950 ÷ 9 × 12 = ongeveer € 57.300 op jaarbasis. Past die orde van grootte bij uw voorlopige aanslagen? Zo niet, dan klopt óf de BWA niet – óf uw voorlopige aanslag moet worden aangepast.
4. Laten narekenen: elke tussentelling moet uit de regels erboven volgen. Een resultaat dat niet na te rekenen is, is de meest voorkomende reden dat een zelf opgestelde analyse terugkomt.

Waarom uw resultaat nooit klopt met de belastingaanslag

De € 42.950 uit het voorbeeld zijn niet de winst waarover u uiteindelijk belasting betaalt. Dat is geen fout, maar ingebouwd – „voorlopig" staat er niet voor niets. Vier redenen:

• Privédelen ontbreken nog. Rijdt u de bedrijfsauto voor 20 procent privé, dan hoort ongeveer € 1.370 van de € 6.850 autokosten niet in het bedrijf. Hetzelfde geldt voor telefoon en internet.
• De voorraad is niet vastgelegd. Materiaal dat nog op voorraad ligt, is betaald maar niet verbruikt.
• Er is niets afgegrensd. De verzekeringspremie voor twaalf maanden, in januari betaald, zit bij de betaalweergave volledig in deze periode.
• Momenten verschuiven. Een decemberfactuur die in januari wordt betaald, hoort bij het kasstelsel in het volgende jaar.

Met de privécorrectie zou het voorbeeld eerder op € 41.300 dan op € 42.950 uitkomen. Komt uw belastingadviseur later op een ander bedrag uit, dan is dat het normale geval – geen twistpunt.

Wie om een BWA vraagt – en wat de ontvangers eruit lezen

Bijna niemand bouwt vrijwillig een BWA. Meestal heeft iemand gebeld:

De bank vóór een lening of lease. Een wettelijke openbaarmakingsplicht is er daarbij helemaal niet: § 18 van de Duitse bankwet geldt pas als het krediet in totaal € 1,5 miljoen overschrijdt – en die noemt jaarrekeningen, geen BWA's. De bank vraagt om een praktische reden: uw laatste jaarrekening is twaalf tot achttien maanden oud, terwijl zij moet beslissen over termijnen vanaf volgende maand. De BWA dicht dat gat. Daarom worden cumulatieve cijfers én de vergelijking met vorig jaar verwacht – een losse maand zonder vergelijking beantwoordt de vraag niet.

De ziektekostenverzekeraar. Bent u in Duitsland vrijwillig wettelijk verzekerd en hoofdberoepelijk zelfstandig, dan stelt uw verzekeraar de premie volgens § 240 lid 4a SGB V eerst voorlopig vast en rekent later af op basis van uw aanslag inkomstenbelasting. In die fase is de BWA het gebruikelijke middel om gedaalde inkomsten aannemelijk te maken. Belangrijk: wie drie jaar lang geen aanslag overlegt, wordt definitief op de premiegrens ingedeeld – dus op het maximum.

Leasemaatschappijen, verhuurders en subsidieverstrekkers vragen om dezelfde reden. Vraag in al die gevallen vooraf welke periode wordt bedoeld en of een zelf opgestelde analyse wordt geaccepteerd.

Hoe vaak is het zinvol? Voor de gelegenheid volstaat er één. Voor uzelf laat pas de herhaling iets zien – maandelijks is ideaal, per kwartaal het minimum. Eén BWA zegt weinig; drie op rij laten zien of uw materiaalquote wegloopt.

Eén telefoontje vooraf loont: vraag uw belastingadviseur of de BWA al in de lopende boekhouding zit. Wie zijn boekhouding toch uitbesteedt, heeft er heel vaak al lang voor betaald – hij wordt alleen niet automatisch verstuurd. Wat hij daarvoor van u nodig heeft, staat in het artikel over voorbereidende boekhouding.

Het resultatenoverzicht in Easy Invoice – en wat er niet in staat

Legt u facturen en uitgaven toch al in een programma vast, dan is het sorteerwerk uit stap 3 al gedaan – de analyse ontstaat dan uit de categorieën die u bij het vastleggen heeft meegegeven.

In Easy Invoice vindt u die onder Rapporten → Resultatenoverzicht. Het heet daar geen „BWA", omdat dat een term uit de wereld van belastingadviseurs is, maar het volgt precies de keten hierboven: omzet, totale prestatie, materiaalinzet, brutowinst, kostenblokken, bedrijfsresultaat, neutrale posten, voorlopig resultaat. Daarnaast is er het maandverloop en de vergelijking met dezelfde periode ervoor, die u anders met de hand ernaast zou moeten zetten. Het resultaat kunt u als Excel-bestand of als pdf meegeven.

Wat er niet in staat, moet u weten voordat u erop vertrouwt: personeelskosten en afschrijvingen worden niet vastgelegd, evenmin als voorraad en zelf gebouwde installaties. De regels bestaan wel, maar blijven leeg. Voor zelfstandigen zonder personeel is dat bruikbaar – de afschrijving vult u volgens stap 4 met de hand aan. Wie loon betaalt of grotere machines heeft, blijft de BWA uit de boekhouding van de adviseur nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Kan ik een BWA echt gratis zelf opstellen? Ja. U heeft er geen programma voor nodig – een tabel met de regels uit het geraamte volstaat, de opbouw kost een tot twee uur. Daarna hangt de moeite alleen nog af van hoe netjes uw bonnen zijn gesorteerd.

Moet de BWA van een belastingadviseur komen? Nee. Er is geen handtekening en geen bepaalde afzender voorgeschreven. Sommige banken vragen uit zichzelf om een analyse „uit de boekhouding" – vraag in dat geval eerst na, voordat u er werk in steekt.

Ziet een zelf gebouwde analyse er niet onprofessioneel uit? Niet als periode, methode, vergelijking met vorig jaar en een navolgbare indeling aanwezig zijn. Wat wél opvalt, is iets anders: ronde bedragen zonder decimalen, ontbrekende kostenblokken en tussentellingen die niet zijn na te rekenen.

Moet ik de BWA naar de Belastingdienst sturen? Uit uzelf niet. De Belastingdienst krijgt aan het eind van het jaar de winstberekening of de jaarrekening. Bij een controle kan de inspecteur wel toegang tot uw boekhoudgegevens verlangen – wat daarbij wordt verwacht, legt ons artikel over de GoBD-regels uit.

BWA en winstberekening – is dat hetzelfde? Nee. De winstberekening is de jaarafrekening voor de Belastingdienst met een vaste formulierstructuur. De BWA is de vrijwillige tussenstand, die u mag indelen zoals het u van pas komt.

Wat doe ik als de BWA verlies laat zien? Niets mooier maken. Een toegelicht verlies is bij de bank beter dan een opgepoetste winst die bij de jaarrekening instort. Voeg twee zinnen toelichting bij – een eenmalige aanschaf, een uitgestelde grote opdracht, ziekte. Precies daarvoor zijn de neutrale regels bedoeld.

En als klanten niet betalen – staat dat in de BWA? Bij de weergave op factuurdatum staat de omzet erin, ook al is er geen geld. Daarom vragen banken aanvullend om een lijst met openstaande facturen. Hoe u daar systematisch achteraan gaat, staat in Klant betaalt de factuur niet – wat te doen?.