Составить BWA самостоятельно: какая сумма в какую строку

Составить BWA самостоятельно — немецкую «betriebswirtschaftliche Auswertung», то есть промежуточный анализ результатов, — это не бухгалтерское искусство. Это работа по сортировке, а затем сложение. Вам нужны две стопки: выставленные вами счета и оплаченные вами расходы. И жёсткий порядок действий: сложить доходы, отделить материалы от всего остального, разнести оставшиеся затраты по шести-восьми блокам, посчитать амортизацию пропорционально, разовые статьи сдвинуть вниз. То, что получается, называется «предварительный результат». Трудна не арифметика, а отнесение: например, платёж НДС в налоговую в BWA не входит вообще, погашение кредита — тоже, а вот проценты по нему входят, но в самом низу.

Эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию.

Содержание

1. Каркас: BWA как цепочка расчёта
2. Как выглядит готовая BWA: все позиции сразу
3. Шаг 1: определите период и метод
4. Шаг 2: сложите доходы — и что в них не входит
5. Шаг 3: разнесите расходы — таблица отнесения
6. Шаг 4: посчитайте амортизацию
7. Шаг 5: разовое — вниз
8. Шаг 6: сложите всё — пример целиком
9. Шаг 7: колонки процентов и сравнение с прошлым годом
10. Четыре проверки, прежде чем отдать BWA
11. Почему ваш результат никогда не совпадёт с налоговым решением
12. Кто требует BWA — и что читают в ней получатели
13. Обзор результатов в Easy Invoice — и чего в нём нет
14. Частые вопросы

Каркас: BWA как цепочка расчёта

BWA — сокращение от «betriebswirtschaftliche Auswertung», анализ хозяйственной деятельности. Термин пришёл не из закона, а из практики немецких налоговых консультантов: самая распространённая форма — стандартная BWA № 01 от DATEV, которая там называется «kurzfristige Erfolgsrechnung», краткосрочный отчёт о результатах. Обязанности её составлять нет, предписанной формы нет, и получателя в налоговой у неё тоже нет. Вы вправе построить её сами.

И цепочка всегда одна и та же. Кто понял эти девять строк, понял принцип:

   Выручка                          (всё от вашей основной работы, без НДС)
 + Изменение остатков               (готовая работа, ещё не выставленная в счёте)
 = Общий объём услуг
 − Материальные затраты             (материалы и услуги подрядчиков)
 = Валовая прибыль
 − Блоки затрат                     (помещение, транспорт, персонал, реклама,
                                     страхование, амортизация, прочее)
 = Операционный результат
 + нейтральные доходы − нейтральные расходы  (разовое, проценты)
 = Предварительный результат

Всю содержательную ценность несут две разделительные линии, и именно на них чаще всего допускают небрежность, когда считают сами:

• Первая линия — материальные затраты. Материалы и купленные услуги отделяют от всех прочих затрат, потому что они растут вместе с оборотом: двойной заказ означает двойной материал, но не двойную аренду. Поэтому валовая прибыль показывает, что остаётся от каждого евро выручки после материалов — и не ухудшается ли это.
• Вторая линия — внизу, перед нейтральными статьями. Всё разовое и не связанное с делом держат вне операционного результата. Иначе месяц, в котором вы продали старый фургон, выглядит как удачный торговый месяц.

В качестве сквозного примера возьму электромонтажную фирму без работников, период с 1 января по 30 сентября.

Как выглядит готовая BWA: все позиции сразу

Прежде чем считать, вот цель — список позиций, которые в итоге окажутся на листе. Тот же обзор работает и в обратную сторону: если кто-то положит перед вами BWA, с ним вы прочитаете её сверху вниз.

Так где же прибыль? В последней строке. Но слово «предварительный» перед ней сказано всерьёз: эта сумма ещё не та прибыль, с которой вы заплатите налог. Почему так и насколько велика разница обычно, объясняется ниже в разделе о налоговом решении.

Вам нужны не все строки. У кого нет работников — расходы на персонал остаются пустыми; кто продаёт чистую услугу — у того нет материальных затрат. Пустая строка не ошибка, а вот отсутствующая — ошибка: если торговая фирма подаёт BWA совсем без материальных затрат, это замечает любой читатель.

В некоторых BWA под операционным результатом есть ещё строка налоги. Там появляется немецкий промысловый налог, который платится, но прямо не является вычитаемым расходом (§ 4 абз. 5b немецкого закона о подоходном налоге). У индивидуального предпринимателя первые 24 500 € промыслового дохода в любом случае свободны от него (§ 11 абз. 1 немецкого закона о промысловом налоге).

Шаг 1: определите период и метод

Приготовьте четыре вещи, прежде чем начать: все исходящие счета за период, все входящие счета и кассовые чеки, выписки по расчётному счёту и список ваших крупных покупок за последние годы с ценой и датой. Именно последний список забывают почти все — без него потом не хватает амортизации.

Период: с 1 января по последний полностью завершённый месяц. Не отдельный месяц, а нарастающим итогом — у банков «актуальная BWA» почти всегда означает именно такой взгляд. Напишите период крупно вверху листа; BWA без даты — самая частая причина уточняющего вопроса.

Метод: нужно выбрать один из двух подходов и держаться его.

Оба варианта защитимы. Чего делать нельзя — смешивать: доходы по дате счёта, а расходы по списанию с банка. Запишите свой выбор на листе. Если вы определяете прибыль кассовым методом, взгляд по оплатам обычно естественнее; как работает этот способ, описано в нашей статье налоговая декларация самозанятого самостоятельно.

Шаг 2: сложите доходы — и что в них не входит

Сложите все исходящие счета периода без НДС. Корректировочные счета и сторно вычитаются.

В примере:

Четыре вещи регулярно попадают в эту строку по ошибке:

• НДС. Это транзитная статья, а не доход. Кто складывает суммы с НДС, раздувает оборот на 19 процентов. (При немецком режиме для малых предпринимателей такой проблемы нет — брутто и нетто совпадают, см. счёт без НДС.)
• Выданные кредиты. На счёте это выглядит как деньги, но это долг, а не оборот.
• Личные взносы. Если вы добавляете собственные средства, это не доход.
• Продажа имущества фирмы. Старый фургон идёт вниз, в нейтральные доходы, а не в оборот.

Строка изменение остатков выше касается лишь тех, у кого есть готовая или незавершённая работа на складе — у поставщиков услуг и небольших мастерских она чаще всего пустая. Без инвентаризации её всё равно нельзя заполнить всерьёз. В примере: 0 €, значит общий объём услуг тоже 116 000 €.

Шаг 3: разнесите расходы — таблица отнесения

Это та часть, которая определяет качество вашей BWA. Возьмите документы по расходам и присвойте каждому отнесение. Не «расход на бизнес», а один из этих блоков:

А вот это в BWA вообще не входит:

Практический приём: составьте это отнесение один раз в виде списка и при первом проходе пишите его в правом верхнем углу каждого документа. В следующем месяце вы будете лишь сортировать, а не думать заново. Если вы всё равно храните входящие счета в цифровом виде, задавайте категорию сразу при внесении — как делать это системно, описано в статье управление входящими счетами.

В примере получается:

Шаг 4: посчитайте амортизацию

Всё, что стоило дороже 800 € без НДС и служит дольше года, нельзя списать сразу — это распределяется на срок полезного использования. Расчёт прост:

цена покупки без НДС ÷ срок использования в годах   = амортизация за год
амортизация за год ÷ 12 × число месяцев периода     = ваша доля для BWA

Срок использования выбирать произвольно нельзя — для этого есть таблица амортизации Федерального министерства финансов Германии. Несколько значений из неё:

В примере две покупки:

Два частых особых случая:

• От 250 до 1 000 € без НДС объекты можно вместо этого поместить в сборную позицию и равномерно списывать её пять лет (§ 6 абз. 2a EStG). Решение принимается единообразно на весь год, а не по каждому предмету.
• Если в течение года точной цифры нет, оцените и подпишите «оценка». Помеченная оценка гораздо лучше пустой строки: без амортизации ваш результат систематически выглядит слишком хорошо, а читатели, видевшие много BWA, смотрят именно на это.

Шаг 5: разовое — вниз

Теперь пройдите всё ещё раз и выньте то, что не имеет отношения к вашей основной деятельности или не повторяется. Это уходит под операционный результат:

• продажа старого фургона: 3 000 € нейтрального дохода
• проценты по автокредиту: 1 100 € нейтрального расхода
• сюда же относятся: страховые возмещения, возвраты за прошлые годы, полученные проценты

Зачем эти хлопоты? Потому что иначе операционный результат перестаёт быть сопоставимым. Вопрос, который задаёт каждый читатель вашей BWA, звучит так: «Кормит ли фирму текущая деятельность?» Продажа машины на этот вопрос не отвечает.

Шаг 6: сложите всё — пример целиком

Теперь остаётся только пройти цепочку сверху:

Вот это и есть BWA. Девять месяцев, один лист, и каждую сумму можно проследить до стопки документов.

Шаг 7: колонки процентов и сравнение с прошлым годом

Абсолютные суммы — лишь половина анализа. Два дополнения превращают его в инструмент управления, и именно на них опытные читатели смотрят в первую очередь.

Колонка процентов соотносит каждую строку с общим объёмом услуг:

позиция ÷ общий объём услуг × 100 = доля в процентах

Сравнение с прошлым годом ставит рядом тот же период прошлого года:

И вот на листе внезапно появляется настоящая новость: оборот вырос на 14 процентов, но в процентах валовой прибыли остаётся меньше, чем в прошлом году. Материалы и услуги подрядчиков росли быстрее, чем цены. В абсолютных цифрах год выглядел хорошо; в процентах видно, что исчезли три процентных пункта маржи — при объёме 116 000 € это около 3 800 €.

Универсального целевого значения для этих долей не существует — торговая фирма устроена совсем иначе, чем поставщик услуг. Ваш ориентир — ваш собственный прошлый год.

Ради этого и делают BWA. Не ради банка.

Четыре проверки, прежде чем отдать BWA

1. Сверка со счётом: примерно ли совпадает ваша выручка с поступлениями плюс неоплаченные счета? Большие расхождения обычно означают счёт, учтённый дважды, или забытый счёт.
2. Пройдите пустые строки: нет ли где-то 0 € там, где должна быть сумма? Мастерская без материальных затрат, фирма с машиной, но без транспортных расходов — это сразу бросается в глаза.
3. Пересчёт на год: результат ÷ месяцы × 12. В примере: 42 950 ÷ 9 × 12 = около 57 300 € за год. Соответствует ли этот порядок величин вашим авансовым налоговым платежам? Если нет, то либо BWA неверна, либо аванс стоит скорректировать.
4. Дайте пересчитать: каждый промежуточный итог должен следовать из строк выше. Результат, который нельзя пересчитать, — самая частая причина, по которой самостоятельно сделанный отчёт возвращают.

Почему ваш результат никогда не совпадёт с налоговым решением

42 950 € из примера — это не та прибыль, с которой вы в итоге заплатите налог. Это не ошибка, а заложенное свойство: слово «предварительный» стоит там не случайно. Четыре причины:

• Личные доли ещё не вычтены. Если служебная машина на 20 процентов используется лично, около 1 370 € из 6 850 € транспортных расходов к делу не относятся. То же касается телефона и интернета.
• Складские запасы не учтены. Материал, который ещё лежит на складе, оплачен, но не израсходован.
• Нет разграничения по периодам. Страховая премия за двенадцать месяцев, уплаченная в январе, при кассовом взгляде целиком попадает в этот период.
• Смещаются моменты. Декабрьский счёт, оплаченный в январе, при кассовом методе относится к следующему году.

С поправкой на личную долю пример дал бы скорее 41 300 €, чем 42 950 €. Если ваш консультант позже придёт к другой цифре, это нормальный случай, а не повод для спора.

Кто требует BWA — и что читают в ней получатели

Почти никто не делает BWA по своей воле. Обычно кто-то позвонил:

Банк перед кредитом или лизингом. Законодательной обязанности раскрытия здесь вообще нет: § 18 немецкого закона о кредитном деле применяется лишь тогда, когда кредит в сумме превышает 1,5 миллиона евро, — и в нём названы годовые отчёты, а не BWA. Банк спрашивает по практической причине: ваш последний годовой отчёт двенадцати-восемнадцатимесячной давности, а решать надо о платежах уже со следующего месяца. BWA закрывает этот разрыв. Поэтому ожидаются накопленные значения и сравнение с прошлым годом — отдельный месяц без сравнения на вопрос не отвечает.

Больничная касса. Если вы в Германии добровольно застрахованы в государственной системе и самозанятость — ваше основное занятие, касса сначала устанавливает взносы предварительно (§ 240 абз. 4a Социального кодекса, книга V), а окончательно рассчитывает их после налогового решения. В этой фазе BWA — обычный способ подтвердить снижение доходов. Важно: кто три года не представляет налоговое решение, того окончательно относят к предельной величине базы начисления, то есть к максимуму.

Лизинговые компании, арендодатели и фонды поддержки спрашивают по той же причине. Во всех этих случаях заранее уточните, какой период имеется в виду и принимается ли отчёт, составленный самостоятельно.

Как часто это имеет смысл? Для разового повода хватит одной. Для вас самих что-то показывает лишь повторение — ежемесячно идеально, ежеквартально минимум. Одна BWA говорит мало; три подряд показывают, не убегает ли от вас доля материалов.

Один звонок заранее окупается: спросите налогового консультанта, входит ли BWA уже в текущее ведение учёта. Кто и так отдаёт бухгалтерию, очень часто давно за неё платит — её просто не отправляют автоматически. Что консультанту нужно от вас, описано в статье о подготовительной бухгалтерии.

Обзор результатов в Easy Invoice — и чего в нём нет

Если вы и так вносите счета и расходы в программу, работа по сортировке из шага 3 уже сделана — анализ тогда складывается из категорий, которые вы задали при внесении.

В Easy Invoice он находится в разделе Отчёты → Обзор результатов. Там он не называется «BWA», потому что это термин из мира налоговых консультантов, но повторяет ровно ту же цепочку: выручка, общий объём услуг, материальные затраты, валовая прибыль, блоки затрат, операционный результат, нейтральные статьи, предварительный результат. Дополнительно есть помесячная динамика и сравнение с тем же периодом ранее, которое иначе пришлось бы подставлять вручную. Результат выгружается в файл Excel или в PDF.

Чего в нём нет, стоит знать, прежде чем на него полагаться: расходы на персонал и амортизация не учитываются, как и товар на складе и самостоятельно созданные объекты. Строки есть, но остаются пустыми. Для самозанятых без работников это годится — амортизацию вы дописываете вручную по шагу 4. Тому, кто платит зарплату или держит крупную технику, BWA по-прежнему нужна из учёта налогового консультанта.

Частые вопросы

Действительно ли я могу составить BWA бесплатно сам? Да. Программа для этого не нужна — достаточно таблицы со строками из каркаса, её настройка занимает час-два. Дальше трудозатраты зависят лишь от того, насколько аккуратно рассортированы ваши документы.

Должна ли BWA исходить от налогового консультанта? Нет. Ни подпись, ни определённый отправитель не предписаны. Некоторые банки сами просят отчёт «из бухгалтерии» — в таком случае уточните заранее, прежде чем вкладывать труд.

Не выглядит ли самодельный отчёт несерьёзно? Не выглядит, если есть период, метод, сравнение с прошлым годом и понятная структура. В глаза бросается другое: круглые суммы без копеек, отсутствующие блоки затрат и промежуточные итоги, которые невозможно пересчитать.

Нужно ли отправлять BWA в налоговую? По собственной инициативе — нет. Налоговая получает в конце года расчёт прибыли или годовой отчёт. Но при проверке инспектор может потребовать доступ к данным учёта — что при этом ожидается, объясняет наша статья о правилах GoBD.

BWA и расчёт прибыли — это одно и то же? Нет. Расчёт прибыли — это годовой расчёт для налоговой с жёсткой структурой формы. BWA — добровольный промежуточный срез, который вы вправе построить так, как вам удобно.

Что делать, если BWA показывает убыток? Ничего не приукрашивать. Объяснённый убыток в банке лучше, чем отполированная прибыль, которая рассыпается при годовом отчёте. Приложите два предложения пояснения — разовая покупка, перенесённый крупный заказ, болезнь. Именно для этого и нужны нейтральные строки.

А если клиенты не платят — видно ли это в BWA? При взгляде по дате счёта выручка там есть, хотя денег нет. Поэтому банки дополнительно просят список неоплаченных счетов. Как системно этим заниматься, описано в статье Клиент не платит по счёту — что делать?.