Conferma d'ordine e fattura: cosa deve coincidere – e cosa non potete più aggiungere dopo

Una conferma d'ordine è una breve comunicazione con cui confermate a un cliente di accettare il suo incarico, e a quali condizioni. Mette per iscritto cosa verrà consegnato, quanto costa e quando sarà pronto. Non è obbligatoria: nessuna legge impone una conferma d'ordine e non esistono dati obbligatori come per la fattura. Ha comunque un effetto, perché in molti casi è proprio lei a rendere fermo l'incarico. E stabilisce cosa potrete fatturare alla fine: ciò che qui non compare, difficilmente ve lo pagheranno dopo.

Una premessa: questo articolo descrive la situazione giuridica in Germania, informa in modo generale e non sostituisce una consulenza legale. In caso di controversia conta sempre il caso concreto.

Indice

1. Quando serve una conferma d'ordine?
2. Cosa deve contenere una conferma d'ordine?
3. Modello da copiare
4. Cosa non deve contenere
5. Da quando l'incarico è vincolante?
6. Il cliente deve firmarla?
7. Conferma, preventivo, bolla, fattura: la differenza
8. Dalla conferma d'ordine alla fattura
9. Se il cliente si tira indietro
10. Per quanto tempo devo conservarla?

Quando serve una conferma d'ordine?

Potete eseguire qualsiasi incarico anche senza. In quattro situazioni, però, è molto più di una formalità:

• Avete trattato a voce o al telefono. In quel caso non esiste nulla di scritto. La conferma è la vostra unica prova di ciò che è stato concordato.
• Il cliente ha ordinato qualcosa di diverso dal vostro preventivo, per esempio solo due voci su tre o una quantità differente.
• Il vostro preventivo era «senza impegno» o «salvo modifiche». Formule di questo tipo significano che non volevate ancora vincolarvi. Allora l'ordine del cliente non è un contratto concluso; solo la vostra conferma lo rende fermo. Maggiori dettagli in Un preventivo è vincolante?.
• Tra l'incarico e la consegna passano settimane o mesi. A quel punto le due parti ricordano le cose in modo diverso.

Cosa deve contenere una conferma d'ordine?

Dati obbligatori non esistono: una conferma d'ordine non è un documento fiscale. È utile però solo se mesi dopo nessuno deve tirare a indovinare. Questi punti dovrebbero esserci:

• La parola «conferma d'ordine» nell'intestazione, così è chiaro cos'è il documento e cosa non è.
• Entrambi i nomi e indirizzi, il vostro e quello del cliente.
• Data e un numero proprio, per ritrovare la comunicazione in seguito.
• Riferimento a quanto precede: «relativamente al vostro ordine del 14/04» oppure «relativamente al nostro preventivo n. 2026-118». Questo evita scambi quando con lo stesso cliente sono aperte più pratiche.
• Cosa consegnate o fate, in modo tanto concreto che lo capisca un estraneo. «Lavori di ristrutturazione» non basta; «soggiorno e corridoio, ca. 68 m², pareti pitturate due volte di bianco, materiale incluso» sì. Questa riga deciderà poi chi ha ragione se si discute sull'entità dei lavori.
• Quantità, prezzi unitari, prezzo totale e se l'IVA va aggiunta o è compresa.
• Data o periodo di esecuzione.
• Condizioni di pagamento: termine di pagamento ed eventuali acconti o rate.

A seconda dell'attività si aggiungono: le vostre condizioni generali, ma solo se erano già state discusse. Una riserva di proprietà nelle forniture di merce, cioè la merce resta vostra fino al pagamento integrale. E indicazioni su ciò che deve mettere a disposizione il cliente, per esempio stanze svuotate o un allacciamento elettrico. Quest'ultimo punto viene spesso dimenticato ed è il motivo più frequente per cui gli appuntamenti saltano.

Modello da copiare

Non serve altro. Il testo funziona come e-mail e come PDF:

Conferma d'ordine n. 2026-042
Data: 30/07/2026

Gentile signora Berger,

grazie per il suo incarico del 28/07/2026. Le confermo quanto concordato:

Prestazione: soggiorno e corridoio (ca. 68 m²), pareti pitturate due volte, pittura «bianco puro opaco», materiale incluso
Prezzo: 1.240,00 € netti più 19 % di IVA (235,60 €) = 1.475,60 € lordi
Esecuzione: dal 12 al 14/08/2026, inizio ore 8:00
Pagamento: 14 giorni dal ricevimento della fattura, senza sconti

La prego di liberare le stanze entro il giorno precedente, in modo che le pareti siano accessibili.

Cordiali saluti
Malerbetrieb Kern · Thomas Kern, titolare · Musterweg 4, 12345 Musterstadt

In regime di piccola impresa sostituite la riga del prezzo con: «Prezzo: 1.240,00 € · L'importo non comprende IVA (regime delle piccole imprese ai sensi del § 19 UStG).» Come si presenta poi in fattura è spiegato in Emettere fattura senza IVA.

In caso di fornitura di merce invece di una prestazione, sostituite «Esecuzione» con «Consegna: prevista settimana 34, spedizione tramite corriere, franco destino».

Chi scrive tutto questo in Word non sbaglia nulla per la conferma d'ordine; per la fattura successiva la cosa si complica, vedi Fatture con Word o Excel.

Cosa non deve contenere

Nessuna richiesta di pagamento. Una conferma d'ordine non è una fattura. Conferma l'incarico; si fattura dopo la prestazione. Non chiamate il documento «fattura» per distrazione e non redigetelo come tale. Il motivo è concreto: chi indica l'IVA in una comunicazione in modo che possa passare per fattura può dovere all'erario esattamente quell'importo, anche se non è stato ancora consegnato nulla (§ 14c UStG).

Nessun «in assenza di riscontro ritengo che siate d'accordo». La frase sembra pratica, ma di regola non tiene. Il perché è nella sezione sulla firma.

Nessuna modifica silenziosa. Se confermate qualcosa di diverso da quanto ordinato, scrivetelo in modo visibile, non in caratteri piccoli alla fine. Cosa succede altrimenti è spiegato nella sezione seguente.

Da quando l'incarico è vincolante?

Un contratto nasce quando esistono due dichiarazioni coincidenti: una proposta e un'accettazione (§§ 145 e seguenti del Codice civile tedesco, BGB). Chi rilascia quale dipende dalla sequenza:

Il terzo caso è la trappola più frequente. Se vi discostate, la vostra conferma vale ai sensi del § 150 comma 2 BGB come rifiuto unito a una nuova proposta, quindi la palla torna al cliente. Questo vale anche per modifiche che sembrano piccolezze: una data di consegna diversa, un «più diritto di chiamata» aggiunto, un richiamo a condizioni generali mai menzionate prima.

In pratica significa: se modificate qualcosa, ottenete una risposta prima di spendere soldi. Basta una frase: «Mi risponda brevemente con ‹va bene› e riservo la data e acquisto il materiale.» Chi prima compra il materiale e poi riceve una disdetta potrebbe non avere alcun contratto su cui fondarsi.

Il cliente deve firmarla?

No. Una conferma d'ordine non è un modulo da controfirmare. Se il contratto esiste già (casi 1 e 2 della tabella), la mancanza della firma non cambia nulla: un cliente non è fuori dall'incarico solo perché non ha firmato.

Per incarichi importanti chiedere un breve riscontro resta comunque saggio. Non per la validità, ma per la prova: una e-mail con «va bene» in una controversia vale oro.

Viceversa: il silenzio in linea di principio non è un sì. Chi non reagisce non ha acconsentito. Nei rapporti commerciali tra imprenditori commerciali esiste un'eccezione riconosciuta dalla giurisprudenza, la lettera commerciale di conferma, ma non riguarda la maggioranza dei lavoratori autonomi individuali. I liberi professionisti di regola non sono imprenditori commerciali, una piccola attività non iscritta al registro delle imprese di solito nemmeno, e verso i clienti privati l'eccezione non si applica affatto. Non fateci affidamento.

Conferma, preventivo, bolla, fattura: la differenza

Nel contenuto sono sempre le stesse voci, solo con finalità diversa. Chi le ridigita ogni volta prima o poi inverte delle cifre, e la cosa emerge solo quando il cliente confronta la fattura con la conferma. In office1.cloud i documenti sono collegati: dal preventivo nasce con un clic l'ordine con la conferma, da questo la bolla, da questa la fattura, con voci, prezzi e dati del cliente che si trasferiscono automaticamente.

Dalla conferma d'ordine alla fattura

La fattura riporta lo stesso elenco – ma è un documento fiscale, quindi deve dire di più. Quattro dati mancano quasi sempre nella conferma d'ordine e in fattura sono obbligatori (§ 14 comma 4 della legge tedesca sull'IVA): il vostro codice fiscale o numero di partita IVA, un numero di fattura progressivo, la data della prestazione (non quella della conferma) e l'imponibile suddiviso per aliquota. L'elenco completo è in Scrivere una fattura: la guida definitiva.

Il numero della conferma d'ordine non rientra tra i dati obbligatori. Indicatelo comunque. Con i clienti aziendali la fattura passa da un'amministrazione che deve ricondurla a un ordine: senza riferimento resta ferma, e voi aspettate il pagamento senza sapere perché.

Cosa succede se la fattura supera la conferma?

Il cliente paga meno. E di solito ne ha diritto, perché ciò che potete pretendere deriva dal contratto – non da quanto scrivete in fattura. Se avete confermato un prezzo fisso, vale quel prezzo fisso, anche se il lavoro è durato più del previsto.

Se durante i lavori risulta chiaro che il costo salirà, c'è un solo momento giusto per dirlo: subito, non con la fattura a saldo. Vanno distinti due casi:

• Avete confermato un prezzo fisso. Otterrete di più solo se il cliente accetta il lavoro aggiuntivo. Basta una breve e-mail con l'importo extra e un „va bene?" – ma prima dell'esecuzione, non dopo.
• La base era un preventivo di spesa (cioè una stima senza garanzia di prezzo). In questo caso la legge vi impone di farvi vivi: se si profila un superamento rilevante, dovete avvisare il cliente senza indugio (§ 649 comma 2 del Codice civile tedesco). Se non lo fate, rischiate richieste di risarcimento. Il cliente può inoltre recedere; in tal caso si fattura solo il lavoro svolto fino a quel momento. Una soglia percentuale fissa oltre la quale il superamento è „rilevante" non è scritta nella legge: si valuta caso per caso. Cosa significhi giuridicamente un preventivo è spiegato in Un'offerta è vincolante?.

Vale anche il contrario: se avete consegnato meno di quanto confermato, fatturate meno. Una fattura che non corrisponde alla conferma è il motivo più frequente di contestazioni – e ogni contestazione vi costa giorni di pagamento.

Avete concordato un acconto?

Se nella conferma d'ordine è previsto un acconto o un pagamento rateale, servono due fatture: una per l'acconto e, alla fine, una fattura a saldo in cui gli importi già versati vengono detratti. L'IVA non diventa dovuta due volte, ma è proprio la struttura della fattura a saldo il punto in cui si sbaglia regolarmente – spiegato in Acconto, fattura parziale, saldo.

Entro quando va emessa la fattura?

Per molti lavori vale un termine di sei mesi dall'esecuzione della prestazione (§ 14 comma 2 della legge tedesca sull'IVA). Riguarda le prestazioni ad altre imprese e – gli artigiani spesso lo trascurano – anche le prestazioni a clienti privati quando si tratta di un terreno o di un edificio: tinteggiatura, impianti di riscaldamento, piastrelle, tetto, giardino. Chi tinteggia una parete per un privato deve quindi fatturare anch'egli entro sei mesi. Cos'altro deve comparire su una fattura del genere perché il cliente mantenga la detrazione è spiegato in fattura dell'artigiano a clienti privati.

Un ultimo punto tecnico: l'obbligo di fatturazione elettronica riguarda solo la fattura, non la conferma d'ordine. Quella potete continuare a inviarla come PDF o e-mail – cosa cambia per le fatture ai clienti aziendali è descritto in Obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028.

Se il cliente si tira indietro

In breve, perché la domanda ricorre spesso: nei lavori artigianali e di produzione il cliente può recedere in qualsiasi momento, anche senza motivo, ma non gratuitamente. Potete pretendere il compenso pattuito e dovete detrarre solo quanto risparmiate grazie alla disdetta. La legge presume a tal fine che vi spetti il 5 per cento del compenso relativo alla parte non ancora eseguita (§ 648 BGB), presunzione correggibile al rialzo con costi documentati. Per i clienti privati che hanno concluso il contratto esclusivamente per telefono, e-mail o online può inoltre esistere un diritto di recesso di 14 giorni, che deriva dalla legge e non dalla vostra conferma d'ordine. Entrambi gli aspetti dipendono dal caso concreto; se si tratta di importi rilevanti, fatelo verificare da un professionista. E se alla fine manca soltanto il pagamento, aiuta Il cliente non paga: cosa fare?.

Per quanto tempo devo conservarla?

Le lettere commerciali che inviate o ricevete vanno conservate di regola sei anni (§ 257 HGB, § 147 AO); le e-mail sono comprese e una conferma d'ordine ricade di solito in questa categoria. Il termine decorre dalla fine dell'anno civile in cui la comunicazione è stata spedita: una conferma di marzo 2026 potrà essere eliminata non prima dell'inizio del 2033. Per le fatture e gli altri documenti contabili vale un termine più lungo, otto anni invece di dieci dal 1° gennaio 2025. Se un singolo documento valga come lettera commerciale o come documento contabile può valutarlo meglio il vostro consulente fiscale.

Del resto non è prescritta alcuna forma. Per e-mail è efficace, via WhatsApp in linea di principio anche, solo che una cronologia di chat raramente si ritrova anni dopo, mentre un PDF con data e numero sì.

L'essenziale in quattro frasi: confermate alla lettera ciò che è stato concordato e l'incarico è fermo. Se modificate qualcosa è una nuova proposta, e conviene attendere la risposta prima di spendere. Il cliente non deve firmare, e il suo silenzio non è un sì. E ciò che fatturate alla fine deve corrispondere a quanto avete confermato: i costi aggiuntivi si chiariscono prima, non con la fattura a saldo.