Fattura da libero professionista: modello, dati obbligatori, IVA

Come libero professionista (Freiberufler) emette fatture come qualsiasi altra impresa, e per farlo non Le serve un'attività commerciale registrata (Gewerbe). Sulla fattura vanno i dati obbligatori previsti dalla legge tedesca sull'IVA (Umsatzsteuergesetz), tra cui la Sua Steuernummer (il numero fiscale assegnato dall'ufficio delle imposte, il Finanzamt) e una descrizione chiara della Sua prestazione. Se applicare l'IVA (Umsatzsteuer) lo decidono due domande: usa il regime dei piccoli imprenditori (Kleinunternehmerregelung), e la Sua prestazione è esente da imposta, per esempio come professione sanitaria? Per ciascuno dei tre casi trova più avanti un modello.

Indice

1. Cosa va sulla fattura?
2. Con o senza IVA: in quale caso rientra?
3. Modello: fattura da libero professionista
4. Senza Gewerbe, senza Steuernummer: è possibile?
5. Quando deve emettere una fattura
6. I liberi professionisti devono emettere fatture elettroniche?
7. Clienti all'estero
8. Dopo la fattura: numero, conservazione, IVA
9. Domande frequenti

Cosa va sulla fattura?

Quali dati richieda la legge dipende dal fatto che Lei applichi o meno l'IVA. Da piccolo imprenditore (Kleinunternehmer) sono meno. La tabella mostra i due casi affiancati.

Il numero di fattura e la data della prestazione non compaiono nel § 34a UStDV (il regolamento di attuazione della legge tedesca sull'IVA, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Il Ministero federale delle finanze (Bundesfinanzministerium) conferma che le fatture dei piccoli imprenditori richiedono solo i dati lì indicati (sezione 14.7a Abs. 1 della circolare applicativa sull'IVA, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE). Entrambi sono comunque utili: con un numero il Suo cliente ritrova la fattura quando paga, e Lei mantiene la visione d'insieme. Non appena esce dal regime dei piccoli imprenditori, entrambi diventano obbligatori. Chi numera fin dall'inizio, a quel punto non deve cambiare nulla. Come impostare una numerazione lo spiega l'articolo Assegnare il numero di fattura. Come indicare il periodo della prestazione, per esempio per un intero mese di consulenza, lo spiega l'articolo La data della prestazione in fattura.

Nella tabella manca un dato, perché la legge non lo richiede: il termine di pagamento. Senza una data il Suo cliente non sa entro quando deve pagare. Nel programma di fatturazione di office1.cloud imposta una volta i Suoi termini di pagamento come modello. Il programma ne calcola la data di scadenza e la inserisce nella fattura. Se il cliente non paga puntualmente, Le sono utili i modelli dell'articolo Scrivere un sollecito di pagamento.

Per piccoli importi fino a 250 euro lordi la legge ammette meno dati, per esempio senza Steuernummer e senza indirizzo del cliente. Cosa basta in quel caso lo spiega l'articolo Fattura di piccolo importo fino a 250 euro.

Con o senza IVA: in quale caso rientra?

La maggior parte dei liberi professionisti rientra in uno di tre casi. Dal caso dipende cosa compare nella riga degli importi.

Piccoli imprenditori. Il regime si applica se il Suo fatturato dell'anno precedente non ha superato 25.000 euro e nell'anno in corso non supera 100.000 euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Per l'indicazione basta, secondo il Ministero federale delle finanze, una formulazione di uso comune come «steuerfreier Kleinunternehmer» (sezione 14.7a Abs. 1 UStAE). Se il regime è la scelta migliore per Lei lo chiarisce l'articolo Piccolo imprenditore: sì o no?.

Prestazioni esenti. Alcune libere professioni sono esenti dall'IVA, indipendentemente dall'entità del fatturato. La legge cita per esempio le cure mediche di medici, dentisti, naturopati (Heilpraktiker), fisioterapisti e ostetriche (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) e determinate prestazioni didattiche di insegnanti autonomi (§ 4 Nr. 21 UStG). Se la Sua attività vi rientra dipende dal singolo caso. È meglio chiarirlo con il Suo studio di consulenza fiscale (Steuerkanzlei) prima di emettere la prima fattura senza IVA.

Lo scambio che costa caro. Se indica l'IVA in fattura pur non avendo il diritto di applicarla, ai sensi del § 14c Abs. 2 UStG deve comunque versare l'importo indicato. Può succedere, per esempio, quando un piccolo imprenditore usa un modello pensato per il regime ordinario. Come evitarlo e correggerlo lo spiega l'articolo Emettere una fattura senza IVA.

Modello: fattura da libero professionista

Il modello mostra una fattura con IVA. Per gli altri due casi sostituisce solo il blocco con gli importi. Nomi, indirizzi e numeri sono inventati.

Aylin Demir · Traduzioni
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Numero fiscale (Steuernummer): 214/5678/1234

Muster GmbH
Sig. Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Fattura n. 2026-014
Data della fattura: 9 ottobre 2026
Periodo della prestazione: dal 1° al 30 settembre 2026

Prestazione                                      Importo
Traduzione manuale d'uso inglese–tedesco,
42 cartelle standard a 38,00 euro ciascuna    1.596,00 €

Importo netto                                 1.596,00 €
IVA 19 %                                        303,24 €
Importo totale                                1.899,24 €

La preghiamo di bonificare l'importo entro il 23 ottobre 2026
sul conto IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Da piccolo imprenditore sostituisce il blocco degli importi con:

Importo totale                                1.596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

In italiano: «piccolo imprenditore esente da imposta ai sensi del § 19 UStG». La nota resta in tedesco, perché la fattura va a un cliente tedesco.

Per una prestazione esente, qui con l'esempio di una fisioterapista:

Importo totale                                  360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

In italiano: «cura medica esente da imposta ai sensi del § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG».

Una firma non è richiesta dalla legge tedesca sull'IVA nel § 14 Abs. 4. Una fattura in PDF via e-mail è possibile, se il Suo cliente è d'accordo (§ 14 Abs. 1 UStG). Con i clienti aziendali dal 2027 entra in gioco la fattura elettronica (E-Rechnung), vedi I liberi professionisti devono emettere fatture elettroniche?

Senza Gewerbe, senza Steuernummer: è possibile?

Senza Gewerbe: sì. Come libero professionista non registra un'attività commerciale, ma comunica al Finanzamt l'avvio dell'attività (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO, il codice tributario tedesco, Abgabenordnung). Lo fa tramite il questionario per la registrazione fiscale (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) in ELSTER, il portale fiscale online tedesco. Se la Sua attività è considerata libero-professionale o invece commerciale lo chiarisce l'articolo Libero professionista o Gewerbe?. Chi fattura solo occasionalmente, senza essere registrato presso il Finanzamt, trova i limiti nell'articolo Emettere fattura senza Gewerbe.

Senza Steuernummer: la fattura è incompleta. Il § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG richiede la Steuernummer o la USt-IdNr. Un cliente aziendale di norma non può detrarre l'IVA a monte (Vorsteuer) da una fattura incompleta, perché per farlo gli serve una fattura conforme al § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Se il numero è ancora in arrivo per posta, ha due possibilità:

• Aspetta a emettere la fattura finché il numero arriva. Il termine per farlo è di sei mesi, vedi Quando deve emettere una fattura.
• Invia subito la fattura e aggiunge il numero in seguito. Una fattura a cui mancano dati obbligatori si può rettificare ai sensi del § 31 Abs. 5 UStDV.

Come ottenere il numero più rapidamente tramite ELSTER lo spiega l'articolo Richiedere la Steuernummer tramite ELSTER. Il Suo numero di identificazione fiscale personale (Steuer-ID), che conosce dall'imposta sui salari, non è lo stesso numero. Quale numero è quale lo mostra l'articolo Richiedere e verificare la USt-IdNr..

Quando deve emettere una fattura

Se lavora per un'impresa in Germania, la legge richiede una fattura entro sei mesi dalla prestazione (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Per i clienti aziendali in altri Paesi UE vale un termine più breve, vedi Clienti all'estero. Lo stesso vale per associazioni e altre persone giuridiche che non sono imprese (Nr. 2).

Con i clienti privati può emettere una fattura, ma di norma la legge tedesca sull'IVA non La obbliga a farlo. L'eccezione sono le prestazioni connesse a un immobile, per esempio prestazioni di un architetto per un determinato edificio (Nr. 3, sezione 3a.3 Abs. 8 UStAE). Per la Sua contabilità un documento per ogni entrata è comunque utile, anche con i clienti privati.

Per le prestazioni esenti ai sensi del § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, quindi anche per le cure mediche e l'insegnamento esente, l'obbligo del § 14 Abs. 2 non si applica. Le regole deontologiche, per esempio i tariffari professionali (Gebührenordnungen), possono comunque richiedere una fattura.

I liberi professionisti devono emettere fatture elettroniche?

Fino alla fine del 2026 non ancora. Verso clienti privati e da piccolo imprenditore nemmeno in seguito. La fattura elettronica (E-Rechnung) è un file in un formato fisso che i programmi possono leggere automaticamente. Un PDF non rientra.

La base sono il § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 e la norma transitoria del § 27 Abs. 38 UStG. Cosa preparare fino ad allora lo spiega l'articolo Obbligo di fattura elettronica 2027 e 2028. Indipendentemente da questo, i fornitori possono già ora inviarLe fatture elettroniche. Cosa significa per i piccoli imprenditori lo spiega l'articolo Fattura elettronica da piccolo imprenditore.

Clienti all'estero

Se lavora per un'impresa di un altro Paese UE, di norma emette una fattura senza IVA tedesca, e il Suo cliente assoggetta la prestazione a imposta nel suo Paese. Per questo sulla fattura vanno la Sua USt-IdNr. e quella del Suo cliente, più la dicitura «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (inversione contabile). Il termine è più breve che in Germania: la fattura va emessa entro il 15 del mese successivo a quello della prestazione (§ 14a Abs. 1 UStG). I dettagli sono nell'articolo Emettere fattura verso un altro Paese UE. Come ottenere una USt-IdNr. e verificare quella del Suo cliente lo spiega l'articolo Richiedere e verificare la USt-IdNr..

Per i piccoli imprenditori valgono regole speciali: il § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG La esonera tra l'altro dall'obbligo di indicare la USt-IdNr. in determinate fatture verso l'estero. Per gli incarichi dall'estero conviene quindi una breve domanda al Suo studio di consulenza fiscale.

Dopo la fattura: numero, conservazione, IVA

Numero. Ogni numero di fattura viene assegnato una sola volta ai sensi del § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Se una fattura è già presso il cliente e contiene un errore, si rettifica con un documento che vi fa riferimento in modo univoco (§ 31 Abs. 5 UStDV). Come fare lo spiega l'articolo Correggere o stornare una fattura.

Conservazione. Conserva per otto anni una copia di ogni fattura che emette. Il termine decorre dalla fine dell'anno in cui ha emesso la fattura (§ 14b Abs. 1 UStG). Cosa vale per gli altri documenti lo spiega l'articolo Termini di conservazione 2026.

IVA solo dopo il pagamento. Se applica l'IVA, come libero professionista può chiedere al Finanzamt di versare l'imposta solo quando il Suo cliente ha pagato (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Si chiama tassazione per cassa (Ist-Versteuerung). Senza di essa l'imposta sorge per il periodo in cui ha eseguito la prestazione, anche se il denaro non è ancora arrivato (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Utile. Se determina il Suo utile con il rendiconto entrate-uscite (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR), una fattura conta come entrata solo quando il denaro Le arriva (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG, la legge tedesca sull'imposta sul reddito). Come si fa lo spiega l'articolo Fare da sé il rendiconto entrate-uscite.

Domande frequenti

Come libero professionista posso emettere fattura senza Gewerbe?

Sì. I liberi professionisti non registrano un'attività commerciale. Per la fattura Le serve la Steuernummer che il Finanzamt Le assegna dopo il questionario per la registrazione fiscale.

Cosa scrivo in fattura da piccolo imprenditore?

Un importo totale senza IVA e un'indicazione del regime dei piccoli imprenditori, per esempio «Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (piccolo imprenditore esente da imposta ai sensi del § 19 UStG). Aliquota e importo dell'imposta non compaiono in fattura.

Come libero professionista devo emettere fatture elettroniche?

Fino alla fine del 2026 no. Poi dipende dal Suo fatturato e dai Suoi clienti: dal 2027 con un fatturato dell'anno precedente superiore a 800.000 euro, altrimenti dal 2028, in entrambi i casi solo verso imprese in Germania. Sono esclusi i piccoli imprenditori e le fatture a clienti privati.

Vale anche per i freelance?

«Freelancer» non è un termine del diritto tributario. Per la fattura valgono gli stessi dati obbligatori. Se fiscalmente è un libero professionista o ha un'attività commerciale dipende dalla Sua attività (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Da questo dipende se deve registrare un Gewerbe.

Devo emettere fatture per i clienti privati?

Secondo la legge tedesca sull'IVA di norma no, salvo per le prestazioni connesse a un immobile. Per la Sua contabilità un documento per ogni entrata è comunque utile.

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Fonti

• § 14 UStG, emissione delle fatture (Ausstellung von Rechnungen) (in tedesco)
• § 14b UStG, conservazione delle fatture (Aufbewahrung von Rechnungen) (in tedesco)
• § 15 UStG, detrazione dell'IVA a monte (Vorsteuerabzug) (in tedesco)
• § 19 UStG, tassazione dei piccoli imprenditori (Besteuerung der Kleinunternehmer) (in tedesco)
• § 20 UStG, calcolo dell'imposta in base ai corrispettivi incassati (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten) (in tedesco)
• § 4 UStG, esenzioni (Steuerbefreiungen) (in tedesco)
• § 12 UStG, aliquote (Steuersätze) (in tedesco)
• § 27 UStG, disposizioni transitorie generali (Allgemeine Übergangsvorschriften) (in tedesco)
• § 31 UStDV, dati in fattura (Angaben in der Rechnung) (in tedesco)
• § 33 UStDV, fatture di piccolo importo (Rechnungen über Kleinbeträge) (in tedesco)
• § 34a UStDV, fatture dei piccoli imprenditori (Rechnungen für Kleinunternehmer) (in tedesco)
• § 138 AO, comunicazioni sull'attività lucrativa (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit) (in tedesco)
• § 13 UStG, insorgenza dell'imposta (Entstehung der Steuer) (in tedesco)
• § 14c UStG, indicazione dell'imposta errata o non autorizzata (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) (in tedesco)
• § 4 EStG, nozione di utile in generale (Gewinnbegriff im Allgemeinen) (in tedesco)
• § 11 EStG, incassi e pagamenti (Vereinnahmung und Verausgabung) (in tedesco)
• § 18 EStG, lavoro autonomo (Selbständige Arbeit) (in tedesco)
• § 14a UStG, obblighi aggiuntivi nell'emissione di fatture in casi particolari (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen) (in tedesco)
• § 3a UStG, luogo della prestazione di servizi (Ort der sonstigen Leistung) (in tedesco)
• Circolare del Ministero federale delle finanze del 18 marzo 2025: regime speciale per i piccoli imprenditori (BMF-Schreiben, Sonderregelung für Kleinunternehmer) (in tedesco)
• Circolare applicativa sull'IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), aggiornata al 31 dicembre 2025 (in tedesco)