Creare una XRechnung: che cosa chiede davvero l'ente pubblico – e dove si blocca la maggior parte delle fatture

Una XRechnung non è un modello di fattura particolare. È la vostra fattura del tutto normale, solo sotto forma di puro file di dati in formato XML: niente logo, niente impaginazione, niente da stampare. Sembra roba da computer perché è fatta esattamente per questo – il software dell'ente deve poter leggere gli importi senza che una persona li ridigiti.

Per questo una XRechnung non la scrivete voi, ma la fate generare. Ci sono due strade realistiche: digitate gratuitamente la fattura nel portale di fatturazione del committente, oppure il vostro programma di fatturazione crea il file con un clic partendo dalla fattura che scrivete comunque.

Ciò che nella pratica fa fallire l'invio è raramente la tecnica. È il Leitweg-ID – un numero di instradamento che sulle fatture cartacee non è mai esistito, che il committente vi comunica al momento dell'ordine e senza il quale il portale respinge la fattura prima ancora che una persona la veda. Si aggiungono tre dati che vi riguardano, obbligatori nella XRechnung ma probabilmente assenti dalla vostra attuale fattura PDF: nome di un referente, numero di telefono e indirizzo e-mail.

Questo articolo descrive le regole in vigore in Germania.

Indice

1. Che cos'è una XRechnung – e che cosa non è
2. I due modi per creare una XRechnung
3. Il Leitweg-ID: il numero su cui di solito si inceppa tutto
4. I dati di cui la XRechnung ha assolutamente bisogno
5. Dove va il file una volta pronto
6. Devo davvero? La soglia dei 1.000 euro e le altre eccezioni
7. „Creare una XRechnung da un PDF" – perché quel pulsante non esiste
8. E verso le aziende normali? Che cosa portano il 2027 e il 2028
9. Quando la fattura viene respinta
10. Posso verificare prima se il file è corretto?
11. Devo conservare il file XML – o basta una stampa?
12. Quale versione vi serve – e che cosa cambia a breve

Che cos'è una XRechnung – e che cosa non è

XRechnung è il tracciato di dati su cui si sono accordati lo Stato federale tedesco, i Länder e i Comuni. Se aprite il file vedete testo tra parentesi angolari – ogni dato sta in un campo proprio, così la controparte sa esattamente quale cifra è l'imponibile e quale l'imposta.

Tre cose che si confondono regolarmente:

Una fattura PDF non è una fattura elettronica. Nemmeno se la inviate per e-mail. Per l'ente conta solo il file di dati; un PDF da solo non viene accettato.

XRechnung e ZUGFeRD non sono la stessa cosa. ZUGFeRD è una fattura PDF nella quale il file di dati viaggia nascosto all'interno – continuate quindi a vedere una fattura del tutto normale. La XRechnung è il file nudo, senza lato visibile. Quale scegliere e quando è spiegato in dettaglio nel nostro articolo XRechnung o ZUGFeRD: la differenza spiegata semplicemente. Come creare una fattura ZUGFeRD lo mostra creare una fattura ZUGFeRD.

Non servono né firma né timbro. Una firma elettronica non è prescritta per la XRechnung.

I due modi per creare una XRechnung

Strada 1: digitarla gratuitamente nel portale

I portali di fatturazione dei committenti pubblici prevedono la cosiddetta acquisizione web: una maschera online in cui digitate la vostra fattura. Da lì nasce la XRechnung, ed è contemporaneamente inviata. La registrazione è gratuita per chi emette fatture, e nemmeno per singola fattura viene addebitato qualcosa.

Conviene se fatturate a un ente due o tre volte l'anno. Il prezzo da pagare: ridigitate ogni riga, perché nella vostra contabilità la fattura c'è già. E dovrete ritrovare le credenziali la volta successiva – magari fra otto mesi.

Strada 2: esportarla dal programma di fatturazione

La via consueta non appena si tratta di più di poche fatture l'anno: scrivete la fattura come sempre e scegliete come formato di uscita XRechnung invece di PDF. Il programma costruisce il file e segnala in anticipo se manca un dato obbligatorio.

Anche Easy Invoice in office1.cloud funziona così: per ogni fattura impostate se deve nascere una XRechnung o una fattura ZUGFeRD. Il Leitweg-ID lo memorizzate una volta presso il cliente, così accompagna automaticamente ogni fattura successiva allo stesso ente. Se manca un dato obbligatorio, il programma vi mostra quale prima della generazione – questo però non sostituisce il controllo ufficiale, che avviene solo al momento dell'invio.

C'è ancora una terza strada: incaricare un fornitore di servizi che si occupi della trasmissione. È un tema per aziende con molti committenti pubblici e un proprio gestionale, non per l'artigiano con tre fatture all'anno verso enti pubblici.

Il Leitweg-ID: il numero su cui di solito si inceppa tutto

Il Leitweg-ID è l'indirizzo dell'ente all'interno del sistema di fatturazione – paragonabile a un interno telefonico. Fa in modo che la vostra fattura non finisca da qualche parte nell'edificio, ma all'ufficio che ha assegnato l'incarico.

Non vi serve un Leitweg-ID vostro. Ricevete quello del committente. Ve lo comunica al momento dell'ordine – si trova sulla conferma d'ordine, nella lettera di aggiudicazione o nella mail dell'ordine. Se lì non lo trovate, chiedetelo al referente prima di generare la fattura. È una mail di due righe e vi risparmia due settimane.

È composto da tre parti separate da trattini: un indirizzo generale fino a dodici cifre, un indirizzo di dettaglio fino a trenta cifre e una cifra di controllo a due posizioni alla fine. La cifra di controllo se ne accorge se sbagliate a ricopiare. Dal primo numero capite inoltre dove va la fattura: 991 indica le autorità federali e gli organi costituzionali stessi, 992 gli enti che appartengono allo Stato federale senza essere un'autorità – per esempio istituti previdenziali o agenzie federali – e 993 quegli enti che gestiscono una propria ricezione fatture invece della piattaforma centrale. Länder e Comuni hanno propri intervalli di numerazione.

Nella fattura il Leitweg-ID finisce nel campo „riferimento acquirente" (in linguaggio tecnico BT-10). Se il vostro programma offre un campo con quel nome, va esattamente lì – non nell'oggetto e non in una riga di annotazioni.

Gli errori più frequenti sono banali: uno spazio di troppo, un trattino nel posto sbagliato, una cifra ricopiata male. La cifra di controllo se ne accorge e la piattaforma respinge. Copiate quindi l'identificativo dalla mail invece di digitarlo.

I dati di cui la XRechnung ha assolutamente bisogno

Molti di questi sono comunque già sulla vostra fattura. Interessanti sono i campi che su una fattura PDF nessuno nota e che qui vengono controllati con rigore:

• Referente, numero di telefono e indirizzo e-mail vostri. Tutti e tre sono obbligatori nella XRechnung. Molti modelli di fattura indicano solo l'indirizzo aziendale – allora mancano tre campi in un colpo solo.
• Un indirizzo elettronico del mittente, di norma il vostro indirizzo e-mail. Anche questo è un campo a sé, non testo libero.
• Il Leitweg-ID del committente come riferimento acquirente.
• La vostra partita IVA o il vostro codice fiscale d'impresa. Uno dei due deve esserci.
• Il vostro IBAN, se il pagamento avviene per bonifico.
• Numero fattura, data fattura, data o periodo della prestazione e, per ogni riga, descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota.
• Come piccolo imprenditore ai sensi del § 19 UStG, in più l'indicazione che non applicate l'IVA. Senza aliquota e senza motivazione il tracciato non passa.

Non ogni campo mancante porta al rifiuto – ma quelli citati sì, e lo si scopre solo all'invio. Chi registra questi dati una volta per tutte nei propri dati anagrafici ha risolto la questione in modo duraturo.

Dove va il file una volta pronto

Per le fatture allo Stato federale esiste da settembre 2025 una piattaforma centrale: la OZG-RE. La precedente piattaforma separata di ricezione fatture (ZRE) vi è confluita. Se trovate ancora online una guida più vecchia che vi spiega due portali e consiglia un account su entrambi: è superata.

Lì potete consegnare la fattura in quattro modi: digitarla nell'acquisizione web, caricare il file pronto, inviarlo per e-mail a un indirizzo assegnato a voi oppure farlo trasmettere via Peppol. Peppol è una rete europea di consegna delle fatture – immaginatela come un sistema postale chiuso in cui ogni ente ha un indirizzo fisso; per usarla serve un fornitore che vi colleghi. Per una piccola impresa acquisizione web e caricamento sono le vie realistiche.

Per Länder e Comuni questo non vale automaticamente. Ogni Land decide da sé da quando e per quale via accetta fatture elettroniche; alcuni gestiscono portali propri, altri usano quello federale. L'informazione affidabile non sta quindi in una tabella riassuntiva su internet, ma nella vostra lettera d'incarico – lì è indicato dove deve andare la fattura. Se l'indicazione manca, chiedete.

Come formato lo Stato federale accetta la XRechnung e ZUGFeRD nel profilo XRECHNUNG, ma in quel caso solo il puro file di dati senza il formato PDF visibile. Un PDF normale non viene accettato come fattura.

Devo davvero? La soglia dei 1.000 euro e le altre eccezioni

Alle amministrazioni federali le fatture devono in linea di principio arrivare per via elettronica. Il regolamento federale sulla fattura elettronica prevede però eccezioni, e la prima riguarda molte piccole imprese: per gli incarichi diretti fino a 1.000 euro di valore potete continuare a fatturare su carta. Ulteriori eccezioni valgono per i dati di fatturazione soggetti a segreto nonché per gli acquisti all'estero e nel servizio diplomatico.

Importante è la differenza tra „potere" e „dovere": molti uffici desiderano la fattura in forma elettronica anche sotto la soglia. E se nell'incarico compare un Leitweg-ID, la questione è comunque decisa.

Per Länder e Comuni possono valere soglie diverse. Anche questo sta nella lettera d'incarico.

„Creare una XRechnung da un PDF" – perché quel pulsante non esiste

È una ricerca frequente, e la risposta onesta è: un PDF non si può „convertire" in una XRechnung, almeno non in modo affidabile.

Il motivo è semplice. In un PDF non ci sono dati, ma un'immagine di dati. Che „1.428,00" sia l'importo lordo e non il codice articolo, il file non lo sa – lo riconosce solo il vostro occhio. Un convertitore deve indovinare. Con layout puliti e sempre uguali spesso funziona; con una fattura che ha una riga di sconto, aliquote miste o la detrazione di un acconto si tira a indovinare, e per giunta senza che si noti.

Due casi vengono volentieri confusi:

• PDF con file incorporato (ZUGFeRD): qui il tracciato è già dentro e si estrae in modo pulito. Non è una conversione, è uno spacchettamento.
• PDF normale: qui l'unica soluzione è reinserire la fattura come tracciato dati, nel programma o nel portale.

Se dunque avete davanti un PDF che deve diventare una XRechnung: reinserite la fattura. Con una sola riga ci vogliono tre minuti – meno della caccia all'errore quando un convertitore vi ha scambiato l'aliquota.

E verso le aziende normali? Che cosa portano il 2027 e il 2028

Per le fatture tra imprese all'interno della Germania valgono scadenze proprie, e lì la XRechnung non è obbligatoria – è ammesso ogni formato conforme alla norma europea EN 16931. In pratica significa: XRechnung o ZUGFeRD, a vostra scelta. Molte imprese scelgono ZUGFeRD, perché il destinatario continua così a vedere una fattura del tutto normale.

Le scadenze in sintesi:

Restano escluse, tra l'altro, le fatture di importo inferiore a 250 euro e i titoli di viaggio. I piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG possono continuare a emettere carta o PDF – riceverle devono comunque. Che cosa significhi concretamente è spiegato in Fattura elettronica per i piccoli imprenditori e, in dettaglio sulle fasi, in Obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028. Sulla soglia dei 250 euro abbiamo raccolto i dati obbligatori in Fattura di piccolo importo fino a 250 euro.

Tutto questo è un inquadramento generale e non una consulenza legale o fiscale; per il vostro caso specifico resta competente il vostro consulente.

Quando la fattura viene respinta

Esistono due rifiuti completamente diversi, e la distinzione decide che cosa dovete fare.

La piattaforma respinge. Succede subito all'invio, di solito con un messaggio d'errore tipo „BR-DE-…" e il nome di un campo. Quella fattura non è mai arrivata al destinatario. In pratica: non serve una nota di storno, correggete l'errore e inviate di nuovo la stessa fattura con lo stesso numero.

L'ente contesta il contenuto, per esempio perché una voce non era stata ordinata. Allora la fattura è stata recapitata e la correggete per la via consueta – come farlo in modo pulito è spiegato in Correggere una fattura: storno e rettifica.

Un punto pratico sui termini di pagamento: una fattura rimasta bloccata nel portale non ha fatto decorrere alcun termine. Chi si accorge solo dopo quattro settimane che l'invio è fallito aspetta il suo denaro altrettanto più a lungo. La prima volta, quindi, verificate lo stesso giorno se l'invio è stato confermato come riuscito.

Posso verificare prima se il file è corretto?

In parte. La verifica vincolante avviene all'invio – solo lì gira il software di controllo ufficiale, e conta solo il suo giudizio.

Prima potete fare due cose. Primo: quasi ogni programma di fatturazione controlla i campi obbligatori prima di generare il file e indica quelli mancanti. Secondo: potete guardare dentro il file generato senza dover leggere l'XML. A questo serve il nostro visualizzatore di fatture elettroniche gratuito – caricate il file e ne vedete il contenuto come fattura leggibile. Vi accorgete subito se manca il Leitweg-ID o se un importo sta nel campo sbagliato. Non vi dice però se il file rispetta tutte le regole ufficiali – questo lo decide solo il controllo all'invio.

Un consiglio pratico per la primissima XRechnung: inviatela appena è pronta, non l'ultimo giorno. La prima volta manca quasi sempre un dettaglio, e vorrete poterlo integrare con calma.

Devo conservare il file XML – o basta una stampa?

Il file. Una stampa non basta.

In una fattura elettronica la parte strutturata – esattamente il file XML che avete generato – è l'originale. Va conservato immutato, e per otto anni; il § 14b UStG lo richiede per ogni fattura in entrata e in uscita. Un PDF aggiuntivo dovete conservarlo solo se riporta dati che nel file mancano e che hanno rilevanza fiscale, per esempio un'annotazione contabile.

In pratica: se digitate la fattura nel portale del committente, scaricate poi il file generato e archiviatelo. Non contate sul fatto che il portale ve lo tenga per otto anni. Chi lavora dal programma di fatturazione ha risolto automaticamente – lì il file resta agganciato al documento.

Quale versione vi serve – e che cosa cambia a breve

Attualmente vale XRechnung nella versione 3.0.2; l'ultima uscita è un bundle correttivo del 31 gennaio 2026. Per voi di solito non è una decisione: portale e programma di fatturazione producono la versione valida, voi non impostate nulla.

È annunciata XRechnung 4.0. Recepisce la norma europea rivista EN 16931-1:2026 e, secondo l'ufficio di coordinamento competente, dovrebbe uscire tra metà e fine 2026 – la data dipende dalla pubblicazione della norma ed è espressamente provvisoria. Per il passaggio è previsto un percorso graduale, finora non ci sono date vincolanti. In pratica: se il vostro software è mantenuto, la nuova versione vi arriva come aggiornamento e non dovete fare nulla.

Ciò a cui prestare attenzione nei prossimi mesi è piuttosto il 1° gennaio 2027. Fino ad allora la fattura cartacea resta ammessa negli scambi tra imprese – dopo, non più per tutti. Chi già oggi produce una XRechnung per un committente pubblico si è comunque lasciato alle spalle la parte più sgradevole.

Fonti ufficiali: Fattura elettronica dello Stato federale: FAQ e Leitweg-ID · XRechnung – versioni e bundle (KoSIT) · Regolamento federale sulla fattura elettronica · § 14b UStG – conservazione delle fatture