Freelancefactuur in Duitsland: sjabloon, verplichte gegevens, btw

Als freelancer in een vrij beroep (Freiberufler) schrijft u facturen zoals elk ander bedrijf; een Gewerbe (geregistreerde bedrijfsactiviteit) hebt u daarvoor niet nodig. Op de factuur horen de verplichte gegevens uit de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz, UStG), waaronder uw Steuernummer (het fiscale nummer van het Finanzamt, het Duitse belastingkantoor) en een duidelijke omschrijving van uw dienst. Of er btw (Umsatzsteuer) bij komt, hangt af van twee vragen: gebruikt u de kleineondernemersregeling (Kleinunternehmerregelung), en is uw dienst vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld als zorgberoep? Voor elk van de drie gevallen vindt u verderop een sjabloon.

Inhoud

1. Wat hoort er op de factuur?
2. Met of zonder btw: welk geval bent u?
3. Sjabloon: factuur als freelancer
4. Zonder Gewerbe, zonder Steuernummer: kan dat?
5. Wanneer u een factuur moet schrijven
6. Moeten freelancers e-facturen schrijven?
7. Klanten in het buitenland
8. Na de factuur: nummer, bewaren, btw
9. Veelgestelde vragen

Wat hoort er op de factuur?

Welke gegevens de wet eist, hangt ervan af of u btw berekent. Als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) zijn het er minder. De tabel zet beide gevallen naast elkaar.

Factuurnummer en leveringsdatum staan niet in § 34a UStDV. Het Duitse ministerie van Financiën (Bundesfinanzministerium) bevestigt dat facturen van kleine ondernemers alleen de daar genoemde gegevens nodig hebben (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, het Umsatzsteuer-Anwendungserlass, de Duitse uitvoeringsrichtlijn voor de btw). Beide helpen toch: met een nummer vindt uw klant de factuur terug wanneer hij betaalt, en houdt u zelf het overzicht. Zodra u de kleineondernemersregeling verlaat, zijn beide verplicht. Wie vanaf het begin nummert, hoeft dan niets om te stellen. Hoe u een nummerreeks opbouwt, leest u in het artikel Factuurnummer toekennen. Hoe u de leveringsperiode vermeldt, bijvoorbeeld voor een hele maand advies, legt het artikel Leveringsdatum op de factuur uit.

Eén gegeven ontbreekt in de tabel, omdat de wet het niet eist: de betalingstermijn. Zonder datum weet uw klant niet wanneer hij moet betalen. In het factuurprogramma van office1.cloud legt u uw betalingstermijnen eenmaal vast als sjabloon. Het programma berekent daaruit de vervaldatum en zet die op de factuur. Betaalt de klant niet op tijd, dan helpen de sjablonen in het artikel Betalingsherinnering schrijven.

Bij kleine bedragen tot 250 euro bruto staat de wet minder gegevens toe, bijvoorbeeld zonder Steuernummer en zonder adres van de klant. Wat dan volstaat, leest u in het artikel Factuur voor kleine bedragen tot 250 euro.

Met of zonder btw: welk geval bent u?

De meeste freelancers vallen onder een van drie gevallen. Van het geval hangt af wat er in de bedragregel staat.

Kleine ondernemers. De regeling geldt als uw omzet in het vorige jaar ten hoogste 25.000 euro bedroeg en in het lopende jaar niet hoger is dan 100.000 euro (§ 19 Abs. 1 UStG). Volgens het ministerie van Financiën volstaat voor de vermelding een formulering in gewone taal, zoals „steuerfreier Kleinunternehmer" (btw-vrijgestelde kleine ondernemer) (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Of de regeling voor u de betere keuze is, legt het artikel Kleinunternehmer: ja of nee? uit.

Vrijgestelde diensten. Enkele vrije beroepen zijn vrijgesteld van btw, ongeacht de hoogte van de omzet. De wet noemt bijvoorbeeld medische behandelingen door artsen, tandartsen, Heilpraktiker (erkende alternatieve genezers), fysiotherapeuten en verloskundigen (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) en bepaalde lessen van zelfstandige docenten (§ 4 Nr. 21 UStG). Of uw activiteit daaronder valt, hangt van het individuele geval af. Dat bespreekt u het best met uw belastingadviseur (Steuerkanzlei) voordat u de eerste factuur zonder btw schrijft.

De dure vergissing. Als u btw op de factuur zet hoewel u die niet mag berekenen, bent u het vermelde bedrag volgens § 14c Abs. 2 UStG toch verschuldigd. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een kleine ondernemer een sjabloon gebruikt dat voor de standaardregeling bedoeld is. Hoe u dat voorkomt en corrigeert, leest u in het artikel Factuur zonder btw schrijven.

Sjabloon: factuur als freelancer

Het sjabloon toont een factuur met btw. Voor de twee andere gevallen vervangt u alleen het blok met de bedragen. Namen, adressen en nummers zijn verzonnen.

Aylin Demir · Vertalingen
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Belastingnummer: 214/5678/1234

Muster GmbH
De heer Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Factuur nr. 2026-014
Factuurdatum: 9 oktober 2026
Leveringsperiode: 1 t/m 30 september 2026

Dienst                                            Bedrag
Vertaling gebruikershandleiding Engels–Duits,
42 normpagina's à € 38,00                     € 1.596,00

Nettobedrag                                   € 1.596,00
Btw 19%                                         € 303,24
Totaalbedrag                                  € 1.899,24

Gelieve het bedrag uiterlijk 23 oktober 2026 over te maken
op rekening IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Als Kleinunternehmer vervangt u het bedragblok door:

Totaalbedrag                                  € 1.596,00

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

De vermelding blijft in het Duits, omdat de factuur naar een klant in Duitsland gaat. In het Nederlands betekent ze: „Btw-vrijgestelde kleine ondernemer volgens § 19 UStG."

Bij een vrijgestelde dienst, hier met het voorbeeld van een fysiotherapeute:

Totaalbedrag                                    € 360,00

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

In het Nederlands betekent de vermelding: „Btw-vrijgestelde medische behandeling volgens § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG."

Een handtekening eist de btw-wet in § 14 Abs. 4 niet. Een factuur als pdf per e-mail is mogelijk als uw klant daarmee instemt (§ 14 Abs. 1 UStG). Bij zakelijke klanten speelt vanaf 2027 de e-factuur een rol, zie Moeten freelancers e-facturen schrijven?

Zonder Gewerbe, zonder Steuernummer: kan dat?

Zonder Gewerbe: ja. Als freelancer schrijft u geen Gewerbe in, maar meldt u het Finanzamt dat u met de activiteit begint (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Dat doet u met de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (vragenlijst voor de fiscale registratie) in ELSTER, het online portaal van de Duitse belastingdienst. Of uw activiteit als vrij beroep geldt of toch als Gewerbe, legt het artikel Freiberufler of Gewerbe? uit. Wie maar af en toe iets factureert zonder bij het Finanzamt aangemeld te zijn, vindt de grenzen in het artikel Factuur schrijven zonder Gewerbe.

Zonder Steuernummer: de factuur is dan onvolledig. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG eist de Steuernummer of de USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, het Duitse btw-identificatienummer). Een zakelijke klant kan uit een onvolledige factuur in de regel geen voorbelasting (Vorsteuer) aftrekken, want daarvoor heeft hij een factuur volgens § 14 UStG nodig (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Als het nummer nog onderweg is per post, hebt u twee mogelijkheden:

• U wacht met de factuur tot het nummer er is. De termijn daarvoor is zes maanden, zie Wanneer u een factuur moet schrijven.
• U stuurt de factuur meteen en vult het nummer later aan. Een factuur waarin verplichte gegevens ontbreken, kunt u volgens § 31 Abs. 5 UStDV corrigeren.

Hoe u via ELSTER sneller aan het nummer komt, leest u in het artikel Steuernummer aanvragen via ELSTER. Uw persoonlijke Steuer-ID (fiscaal identificatienummer) uit de loonbelasting is niet hetzelfde nummer. Welk nummer wat is, toont het artikel USt-IdNr. aanvragen en controleren.

Wanneer u een factuur moet schrijven

Werkt u voor een bedrijf in Duitsland, dan eist de wet een factuur binnen zes maanden na de dienst (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Voor zakelijke klanten in andere EU-landen geldt een kortere termijn, zie Klanten in het buitenland. Hetzelfde geldt voor verenigingen en andere rechtspersonen die geen onderneming zijn (Nr. 2).

Bij particuliere klanten mag u een factuur schrijven, maar de btw-wet verplicht u daar in de regel niet toe. De uitzondering zijn diensten in verband met een onroerende zaak, zoals architectendiensten voor een bepaald gebouw (Nr. 3, Abschnitt 3a.3 Abs. 8 UStAE). Voor uw eigen boekhouding is een bewijsstuk bij elke inkomst toch nuttig, ook bij particuliere klanten.

Voor vrijgestelde diensten volgens § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, dus ook voor medische behandelingen en vrijgestelde lessen, geldt de plicht uit § 14 Abs. 2 niet. Beroepsregels, zoals tariefregelingen, kunnen toch een factuur eisen.

Moeten freelancers e-facturen schrijven?

Tot eind 2026 nog niet. Aan particuliere klanten en als Kleinunternehmer ook later niet. De e-factuur (E-Rechnung) is een bestand in een vast formaat dat programma's automatisch kunnen lezen. Een pdf telt niet mee.

De grondslag is § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 en de overgangsregeling in § 27 Abs. 38 UStG. Wat u tot dan voorbereidt, leest u in het artikel E-factuurplicht 2027 en 2028. Los daarvan kunnen leveranciers u nu al e-facturen sturen. Wat dat voor kleine ondernemers betekent, legt het artikel E-factuur als Kleinunternehmer uit.

Klanten in het buitenland

Werkt u voor een bedrijf in een ander EU-land, dan schrijft u in de regel een factuur zonder Duitse btw, en uw klant betaalt de btw over de dienst in zijn eigen land. Daarvoor horen uw eigen USt-IdNr. en die van uw klant op de factuur, plus de vermelding „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (btw verlegd: de afnemer is de btw verschuldigd). De termijn is korter dan in Duitsland: de factuur moet uiterlijk op de 15e van de maand na de maand van de dienst zijn uitgereikt (§ 14a Abs. 1 UStG). De details staan in het artikel Factuur naar andere EU-landen. Hoe u een USt-IdNr. krijgt en die van uw klant controleert, legt het artikel USt-IdNr. aanvragen en controleren uit.

Voor kleine ondernemers gelden bijzondere regels: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG stelt u onder meer vrij van de plicht om de USt-IdNr. op bepaalde buitenlandse facturen te vermelden. Bij opdrachten uit het buitenland loont daarom een korte vraag aan uw belastingadviseur.

Na de factuur: nummer, bewaren, btw

Nummer. Elk factuurnummer wordt volgens § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG maar één keer toegekend. Is een factuur al bij de klant en bevat ze een fout, dan wordt ze gecorrigeerd met een document dat er eenduidig naar verwijst (§ 31 Abs. 5 UStDV). Hoe dat werkt, leest u in het artikel Factuur corrigeren of crediteren.

Bewaren. Een kopie van elke factuur die u schrijft, bewaart u acht jaar. De termijn begint aan het einde van het jaar waarin u de factuur hebt uitgereikt (§ 14b Abs. 1 UStG). Wat voor andere documenten geldt, leest u in het artikel Bewaartermijnen 2026.

Btw pas na betaling. Als u btw berekent, kunt u als freelancer bij het Finanzamt aanvragen dat u de btw pas afdraagt wanneer uw klant heeft betaald (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Dat heet kasstelsel (Ist-Versteuerung). Zonder dat ontstaat de btw in de periode waarin u de dienst hebt verricht, ook als het geld nog niet binnen is (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Winst. Berekent u uw winst met de Einnahmenüberschussrechnung (vereenvoudigde winstberekening op kasbasis), dan telt een factuur pas als inkomst wanneer het geld bij u binnenkomt (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG). Hoe dat gaat, leest u in het artikel Einnahmenüberschussrechnung zelf maken.

Veelgestelde vragen

Mag ik als freelancer zonder Gewerbe een factuur schrijven?

Ja. Freiberufler schrijven geen Gewerbe in. Voor de factuur hebt u de Steuernummer nodig die het Finanzamt u na de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung toekent.

Wat zet ik als Kleinunternehmer op de factuur?

Een totaalbedrag zonder btw en een vermelding van de kleineondernemersregeling, bijvoorbeeld „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" (btw-vrijgestelde kleine ondernemer volgens § 19 UStG). Belastingtarief en belastingbedrag staan niet op de factuur.

Moet ik als freelancer e-facturen schrijven?

Tot eind 2026 niet. Daarna hangt het af van uw omzet en uw klanten: vanaf 2027 bij meer dan 800.000 euro omzet in het vorige jaar, anders vanaf 2028, telkens alleen aan bedrijven in Duitsland. Kleine ondernemers en facturen aan particuliere klanten zijn uitgezonderd.

Geldt dit ook voor freelancers?

„Freelancer" is geen begrip uit het Duitse belastingrecht. Voor de factuur gelden dezelfde verplichte gegevens. Of u fiscaal Freiberufler bent of een Gewerbe hebt, hangt af van uw activiteit (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Daarvan hangt af of u een Gewerbe inschrijft.

Moet ik facturen schrijven voor particuliere klanten?

Volgens de btw-wet in de regel niet, met uitzondering van diensten in verband met een onroerende zaak. Voor uw boekhouding helpt een bewijsstuk bij elke inkomst toch.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• § 14 UStG, uitreiking van facturen (Ausstellung von Rechnungen) (Duits)
• § 14b UStG, bewaren van facturen (Aufbewahrung von Rechnungen) (Duits)
• § 15 UStG, aftrek van voorbelasting (Vorsteuerabzug) (Duits)
• § 19 UStG, belastingheffing bij kleine ondernemers (Besteuerung der Kleinunternehmer) (Duits)
• § 20 UStG, berekening van de belasting naar ontvangen vergoedingen (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten) (Duits)
• § 4 UStG, belastingvrijstellingen (Steuerbefreiungen) (Duits)
• § 12 UStG, belastingtarieven (Steuersätze) (Duits)
• § 27 UStG, algemene overgangsbepalingen (Allgemeine Übergangsvorschriften) (Duits)
• § 31 UStDV, gegevens op de factuur (Angaben in der Rechnung) (Duits)
• § 33 UStDV, facturen voor kleine bedragen (Rechnungen über Kleinbeträge) (Duits)
• § 34a UStDV, facturen van kleine ondernemers (Rechnungen für Kleinunternehmer) (Duits)
• § 138 AO, aangiften over de bedrijfsuitoefening (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit) (Duits)
• § 13 UStG, ontstaan van de belasting (Entstehung der Steuer) (Duits)
• § 14c UStG, onjuiste of onterechte vermelding van belasting (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) (Duits)
• § 4 EStG, winstbegrip in het algemeen (Gewinnbegriff im Allgemeinen) (Duits)
• § 11 EStG, ontvangsten en uitgaven (Vereinnahmung und Verausgabung) (Duits)
• § 18 EStG, zelfstandige arbeid (Selbständige Arbeit) (Duits)
• § 14a UStG, aanvullende verplichtingen bij de uitreiking van facturen in bijzondere gevallen (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen) (Duits)
• § 3a UStG, plaats van de dienst (Ort der sonstigen Leistung) (Duits)
• Brief van het Duitse ministerie van Financiën van 18 maart 2025: bijzondere regeling voor kleine ondernemers (Sonderregelung für Kleinunternehmer) (Duits)
• Uitvoeringsrichtlijn voor de btw (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), stand 31 december 2025 (Duits)