Factuur schrijven met een Kleingewerbe: voorbeeld, sjabloon, vereisten

Of er btw (Umsatzsteuer) op uw factuur komt, hangt niet af van het Kleingewerbe (een kleine geregistreerde bedrijfsactiviteit), maar van de kleineondernemersregeling (Kleinunternehmerregelung). Gebruikt u die, dan eist de wet maar weinig gegevens: uw naam en die van de klant met adres, uw Steuernummer (het fiscale nummer van het Finanzamt, het Duitse belastingkantoor), de datum, de levering of dienst en een totaalbedrag met de vermelding dat u als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) geen btw berekent. Een factuurnummer eist § 34a UStDV in dat geval niet. Zonder kleineondernemersregeling gelden de volledige verplichte gegevens met factuurnummer, leveringsdatum en btw.

Inhoud

1. Wat hoort er op de factuur?
2. Kleingewerbe betekent niet automatisch: zonder btw
3. Voorbeeld: factuur met een Kleingewerbe
4. Nog geen Steuernummer: wat nu?
5. Moet u eigenlijk een factuur schrijven?
6. Papier, pdf of e-factuur?
7. Na de factuur: bewaren en boeken
8. Veelgestelde vragen

Wat hoort er op de factuur?

Als kleine ondernemer hebt u vijf gegevens nodig, met btw zijn het er duidelijk meer. De tabel toont beide gevallen.

Het Duitse ministerie van Financiën (Bundesfinanzministerium) bevestigt: kleine ondernemers mogen vereenvoudigde facturen uitreiken die alleen de gegevens uit § 34a UStDV bevatten (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, het Umsatzsteuer-Anwendungserlass, de Duitse uitvoeringsrichtlijn voor de btw). Een factuurnummer helpt toch. Uw klant vermeldt het bij de overschrijving, en u ziet meteen welke factuur betaald is. Wie later de kleineondernemersregeling verlaat, heeft het sowieso nodig en hoeft dan niets om te stellen. Hoe u een nummerreeks opbouwt, leest u in het artikel Factuurnummer toekennen.

Voor bedragen tot 250 euro volstaan nog minder gegevens, bijvoorbeeld zonder Steuernummer en zonder adres van de klant (§ 33 UStDV). Ook deze factuur heeft de vermelding van de kleineondernemersregeling nodig. Details staan in het artikel Factuur voor kleine bedragen tot 250 euro. Voor klanten in het buitenland gelden bijzondere regels, zie Factuur naar andere EU-landen. Daar loont het om vóór de eerste factuur uw belastingadviseur (Steuerkanzlei) te raadplegen.

In het factuurprogramma van office1.cloud kiest u in uw profiel eenmaal de optie voor kleine ondernemers. Daarna zet het programma de vermelding zelf op elke factuur en vermeldt het geen btw.

Kleingewerbe betekent niet automatisch: zonder btw

Vóór de eerste factuur loont de vraag of u Kleinunternehmer bent. Dat is een andere vraag dan die naar het Kleingewerbe. „Kleingewerbe" zegt iets over de omvang van uw bedrijf en de boekhouding. „Kleinunternehmer" is een status in het btw-recht en bepaalt of er btw op de factuur komt. Het verschil legt het artikel Kleingewerbe en Kleinunternehmer uit.

De kleineondernemersregeling geldt als uw omzet in het vorige jaar ten hoogste 25.000 euro bedroeg en in het lopende jaar niet hoger is dan 100.000 euro (§ 19 Abs. 1 UStG). U kunt ervan afzien en btw berekenen. Aan die keuze bent u dan minstens vijf jaar gebonden (§ 19 Abs. 3 UStG). Welke keuze u hebt gemaakt, staat in de regel in uw Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (vragenlijst voor de fiscale registratie). Of de regeling voor u beter is, legt het artikel Kleinunternehmer: ja of nee? uit.

In het startjaar geldt een lagere grens. Wie pas in het lopende jaar begint, is volgens het ministerie van Financiën alleen kleine ondernemer als de omzet in het startjaar niet hoger is dan 25.000 euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). De 100.000 euro geldt pas vanaf het tweede jaar. Wordt de grens in het startjaar overschreden, dan is de omzet boven die grens al met btw belast (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE). Vanaf dat moment schrijft u facturen met btw.

Zet niet per ongeluk btw op de factuur. Staat er op de factuur van een kleine ondernemer een belastingbedrag, dan is hij dat bedrag aan het Finanzamt verschuldigd (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Dat gebeurt snel met een sjabloon van internet waarin al „19 % MwSt." staat. Hoe u dat voorkomt en corrigeert, leest u in het artikel Factuur zonder btw schrijven.

De kleineondernemersregeling geldt alleen voor de btw. Vanaf wanneer inkomstenbelasting en Gewerbesteuer verschuldigd zijn, leest u in Kleingewerbe: welke belastingen gelden.

Voorbeeld: factuur met een Kleingewerbe

Het voorbeeld toont een factuur van een kleine ondernemer aan een zakelijke klant. Namen, adressen en nummers zijn verzonnen. Factuurnummer en leveringsdatum zijn vrijwillig, maar staan toch in het voorbeeld.

Lena Okoye · Handgemachte Keramik
Gartenstraße 9 · 04107 Leipzig
Steuernummer: 231/456/78901

Café Bohne und Blatt
Inhaber Murat Kaya
Karl-Liebknecht-Straße 52
04275 Leipzig

Rechnung Nr. 2026-007
Rechnungsdatum: 16. Oktober 2026
Lieferdatum: 14. Oktober 2026

Menge  Artikel                          Einzelpreis   Betrag
24     Kaffeebecher, glasiert, 300 ml       18,00 €  432,00 €
 6     Servierteller, rund, 28 cm           32,00 €  192,00 €

Gesamtbetrag                                         624,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. Oktober 2026
auf das Konto IBAN DE12 3456 1111 2222 3333 44.

Het voorbeeld is in het Duits, omdat de factuur naar een klant in Duitsland gaat. De vermelding „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." betekent in het Nederlands: „Btw-vrijgestelde kleine ondernemer volgens § 19 UStG."

Voor de vermelding schrijft de wet geen vaste formulering voor. Een formulering in gewone taal zoals „steuerfreier Kleinunternehmer" (btw-vrijgestelde kleine ondernemer) volstaat volgens het ministerie van Financiën, als ze de belastingvrijstelling eenduidig aanduidt (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Gebruikelijk is ook „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." (Volgens § 19 UStG wordt geen btw berekend.)

Als u btw berekent, vervangt u het bedragblok. Factuurnummer en leveringsdatum zijn dan verplicht.

Summe netto                                          624,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                    118,56 €
Gesamtbetrag                                         742,56 €

Een handtekening eist de wet op geen van beide facturen. Ook een handgeschreven factuur is een factuur, als alle gegevens erop staan (§ 14 Abs. 1 UStG).

Nog geen Steuernummer: wat nu?

Bij zakelijke klanten hebt u zes maanden de tijd voor de factuur (§ 14 Abs. 2 UStG). Wachten tot het nummer er is, is daarom vaak de eenvoudigste weg.

De Steuernummer hoort ook op de factuur van een kleine ondernemer (§ 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV). Zonder dat nummer is de factuur onvolledig. Een officiële regel voor de periode tot het nummer er is, hebben we niet gevonden. Er zijn drie mogelijkheden:

• U wacht met de factuur tot het nummer er is.
• U stuurt de factuur meteen en corrigeert ze later, zodra het nummer er is. Een factuur waarin gegevens ontbreken, kunt u volgens § 31 Abs. 5 UStDV corrigeren. Dat geldt ook voor kleine ondernemers (§ 34a Satz 3 UStDV).
• Bij bedragen tot 250 euro hebt u geen Steuernummer nodig, zie Factuur voor kleine bedragen.

De Steuernummer krijgt u nadat u het Finanzamt de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung hebt gestuurd. Hoe dat via ELSTER, het online portaal van de Duitse belastingdienst, gaat, leest u in het artikel Steuernummer aanvragen via ELSTER. Uw persoonlijke Steuer-Identifikationsnummer (fiscaal identificatienummer) van elf cijfers is een ander nummer en hoort niet op de factuur.

Moet u eigenlijk een factuur schrijven?

Bij zakelijke klanten wel, bij particuliere klanten in de regel niet. Voor diensten aan een ander bedrijf eist de wet een factuur binnen zes maanden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Hetzelfde geldt voor verenigingen en andere rechtspersonen die geen onderneming zijn (Nr. 2).

Verkoopt u aan particulieren, dan mag u een factuur schrijven, maar de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz, UStG) verplicht u daar in principe niet toe. Een uitzondering noemt de wet voor belaste diensten in verband met een onroerende zaak, zoals vakwerk aan een huis (Nr. 3). Of die uitzondering ook geldt voor kleine ondernemers van wie de omzet volgens § 19 UStG vrijgesteld is, bespreekt u het best met uw belastingadviseur.

Ook zonder plicht loont een bewijsstuk voor elke inkomst. Het is uw bewijs voor de belastingaangifte.

Papier, pdf of e-factuur?

Als kleine ondernemer mag u facturen altijd op papier of als pdf sturen, ook aan zakelijke klanten (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Een e-factuur (E-Rechnung) is een bestand in een vast formaat dat programma's automatisch uitlezen. Een pdf telt niet mee.

Berekent u btw en bedroeg uw omzet in het vorige jaar ten hoogste 800.000 euro, dan eist de wet e-facturen aan zakelijke klanten in Duitsland voor diensten vanaf 1 januari 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Aan particuliere klanten blijft een factuur op papier of als pdf toegestaan. Wat u tot dan moet doen, leest u in het artikel E-factuurplicht 2027 en 2028.

Ontvangen is een andere vraag. Stuurt een leverancier u een e-factuur, dan zou u die moeten kunnen openen, ook als kleine ondernemer. Wat dat betekent, legt het artikel E-factuur als Kleinunternehmer uit.

Na de factuur: bewaren en boeken

Bewaren. Een kopie van elke factuur die u schrijft, bewaart u acht jaar. De termijn begint aan het einde van het jaar waarin u de factuur hebt uitgereikt (§ 14b Abs. 1 UStG). Wat voor andere documenten geldt, leest u in het artikel Bewaartermijnen.

Boeken. Met een Kleingewerbe berekent u uw winst in de regel met de Einnahmenüberschussrechnung (vereenvoudigde winstberekening op kasbasis). Daarin telt een factuur pas als inkomst wanneer het geld op uw rekening staat (§ 11 Abs. 1 EStG). Hoe dat gaat, leest u in het artikel Einnahmenüberschussrechnung zelf maken.

Fouten corrigeren. Is een factuur al bij de klant en bevat ze een fout, dan corrigeert u ze met een document dat eenduidig naar de oude factuur verwijst (§ 31 Abs. 5 UStDV). Hoe dat werkt, leest u in het artikel Factuur corrigeren of crediteren.

Veelgestelde vragen

Heb ik met een Kleingewerbe een factuurnummer nodig?

Als Kleinunternehmer eist de wet er geen (§ 34a UStDV). Het helpt toch om betalingen toe te wijzen. Berekent u btw, dan is een doorlopend nummer verplicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).

Volstaat bij een Kleingewerbe een kwitantie in plaats van een factuur?

Ja, als de kwitantie de gegevens van een factuur bevat. De wet ziet elk document waarmee u een levering of dienst afrekent als factuur, ongeacht hoe het heet (§ 14 Abs. 1 UStG). Een kwitantie die alleen „Betrag erhalten" (bedrag ontvangen) bevestigt, is geen factuur. Tot 250 euro volstaan de gegevens van een factuur voor kleine bedragen.

Geldt dit ook voor een Nebengewerbe?

Ja. De btw-wet maakt bij de factuur geen onderscheid tussen een Gewerbe (geregistreerde bedrijfsactiviteit) als hoofdactiviteit en een Nebengewerbe (Gewerbe als nevenactiviteit). Voor de grens van de kleineondernemersregeling telt de omzet uit al uw zelfstandige activiteiten samen, want de onderneming omvat de hele bedrijfs- of beroepsactiviteit (§ 2 Abs. 1 Satz 2, § 19 Abs. 2 UStG). Uw salaris als werknemer telt niet mee.

Wat schrijf ik, zodat duidelijk is dat er geen btw op staat?

Een zin zoals „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" (btw-vrijgestelde kleine ondernemer volgens § 19 UStG) of „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" (volgens § 19 UStG wordt geen btw berekend). Een vaste formulering bestaat niet. Belastingtarief en belastingbedrag staan niet op de factuur.

Zet ik als Kleinunternehmer bruto of netto op de factuur?

Geen van beide. De wet eist het bedrag als één totaal (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Regels als „netto" of „MwSt. 0 %" zijn niet nodig, ze verwarren klanten eerder.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• § 2 UStG, ondernemer, onderneming (Unternehmer, Unternehmen) (Duits)
• § 14 UStG, uitreiking van facturen (Ausstellung von Rechnungen) (Duits)
• § 14b UStG, bewaren van facturen (Aufbewahrung von Rechnungen) (Duits)
• § 14c UStG, onjuiste of onterechte vermelding van belasting (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) (Duits)
• § 19 UStG, belastingheffing bij kleine ondernemers (Besteuerung der Kleinunternehmer) (Duits)
• § 27 UStG, algemene overgangsbepalingen (Allgemeine Übergangsvorschriften) (Duits)
• § 31 UStDV, gegevens op de factuur (Angaben in der Rechnung) (Duits)
• § 33 UStDV, facturen voor kleine bedragen (Rechnungen über Kleinbeträge) (Duits)
• § 34a UStDV, facturen van kleine ondernemers (Rechnungen für Kleinunternehmer) (Duits)
• § 11 EStG, ontvangsten en uitgaven (Vereinnahmung und Verausgabung) (Duits)
• Brief van het Duitse ministerie van Financiën van 18 maart 2025: bijzondere regeling voor kleine ondernemers (Sonderregelung für Kleinunternehmer) (Duits)