Een factuur zonder btw schrijven: zo maakt u de kleineondernemersfactuur (§ 19 UStG)

Als kleineondernemer volgens § 19 UStG (de Duitse kleineondernemersregeling in de btw-wet) stelt u facturen op zonder btw. Klinkt eenvoudiger dan bij alle anderen – en dat is het ook. Twee dingen gaan toch vaak fout: de verplichte verwijzing ontbreekt, of er belandt tóch een btw-bedrag op de factuur. Beide zijn in twee minuten te vermijden.

Wat op de factuur ontbreekt – en wat niet

Zonder btw betekent: op uw factuur staan geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Het factuurbedrag is tegelijk het eindbedrag – geen regel „vermeerderd met 19 % btw".

Alle overige verplichte gegevens blijven echter net als bij elke factuur bestaan:

• uw volledige naam en uw adres,
• naam en adres van de klant,
• uw belastingnummer (of btw-identificatienummer, indien aanwezig),
• datum van uitgifte en een doorlopend factuurnummer,
• hoeveelheid en aard van de dienst alsook het tijdstip van de prestatie,
• het factuurbedrag.

Alleen bij bedragen tot 250 euro bruto mag u het korter houden – dan gelden de regels van de kleine factuur.

De verplichte verwijzing naar § 19 UStG

Omdat de btw ontbreekt, moet u de reden daarvoor vermelden. Een klant – en de Belastingdienst – moet kunnen herkennen dat hier bewust geen btw wordt berekend en dat het niet om een fout gaat. Er is geen exacte bewoording voorgeschreven; gebruikelijk en geaccepteerd zijn bijvoorbeeld:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." (Volgens § 19 UStG wordt geen btw berekend.)

„Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten." (In het vermelde bedrag is volgens § 19 UStG geen btw begrepen.)

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG." (Geen vermelding van btw, want kleineondernemer volgens § 19 UStG.)

Eén zin volstaat, meestal onderaan de factuur onder de bedragregel.

De dure valkuil: per ongeluk btw vermelden

De fout die geld kost: u neemt een oude sjabloon over of gebruikt een programma met een vooraf ingesteld btw-tarief – en plotseling staat er „19 % btw: 38,00 €" op de factuur. Wie als kleineondernemer btw vermeldt hoewel hij daartoe niet gerechtigd is, is dat bedrag toch verschuldigd aan de Belastingdienst (§ 14c UStG). U zou de btw moeten afdragen zonder ze te hebben ingecalculeerd.

Corrigeren kan door de factuur te herstellen – maar de eenvoudigste weg is het gewoon niet te laten gebeuren. Let erop dat uw sjabloon of software op „kleineondernemer / geen btw" is ingesteld. In Easy Invoice op office1.cloud stelt u de status één keer in – daarna verschijnen de verwijzingszin automatisch en geen btw-tarief meer.

Mogen kleineondernemers een pdf-factuur sturen?

Voor het ontvangen van e-facturen geldt: ook als kleineondernemer moet u gestructureerde facturen kunnen ontvangen en lezen. Bij het uitreiken zijn er vereenvoudigingen en overgangsregelingen die de afgelopen jaren meermaals zijn gewijzigd. Omdat hier juist beweging in zit, loont een blik op de actuele stand – details daarover in ons artikel E-facturatieplicht voor kleine ondernemers.

Een woord over de indruk bij de klant

Sommige starters vrezen dat een factuur zonder btw „onprofessioneel" overkomt of de kleine omzet verraadt. Het tegendeel is waar: de verwijzing naar § 19 is een volkomen normale, gangbare zin. Zakelijke klanten kennen hem – en voor particuliere klanten is uw dienst simpelweg 19 procent goedkoper dan bij een btw-plichtige aanbieder. Of de status voor u überhaupt loont, hangt vooral van uw klanten af; dat hebben we in Kleineondernemersregeling – ja of nee? doorgerekend.

_Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen fiscaal advies. Bepalend is uw concrete individuele geval; raadpleeg bij twijfel uw belastingadviseur._