XRechnung: jak ją wystawić, czego naprawdę wymaga urząd – i na czym wykłada się większość faktur

XRechnung to nie jest specjalny szablon faktury. To Pana zupełnie zwykła faktura, tyle że w postaci czystego pliku z danymi w formacie XML: bez logo, bez układu graficznego, bez niczego do wydrukowania. Wygląda jak komputerowy bełkot, bo dokładnie do tego służy – oprogramowanie urzędu ma wczytać kwoty bez przepisywania ich przez człowieka.

Dlatego XRechnung nie pisze się samemu, tylko zleca jej wygenerowanie. Są dwie realne drogi: wpisuje Pan fakturę bezpłatnie w portalu fakturowym zleceniodawcy albo Pana program do fakturowania tworzy plik jednym kliknięciem z faktury, którą i tak Pan wystawia.

To, co w praktyce psuje sprawę, rzadko jest techniką. To Leitweg-ID – numer kierujący, którego na fakturach papierowych nigdy nie było, który zleceniodawca podaje przy zamówieniu i bez którego portal odrzuca fakturę, zanim zobaczy ją jakikolwiek człowiek. Do tego dochodzą trzy dane o Panu samym, obowiązkowe w XRechnung, a na dotychczasowej fakturze PDF zwykle nieobecne: imię i nazwisko osoby kontaktowej, numer telefonu i adres e-mail.

Ten artykuł opisuje przepisy obowiązujące w Niemczech.

Spis treści

1. Czym jest XRechnung – a czym nie jest
2. Dwa sposoby wystawienia XRechnung
3. Leitweg-ID: numer, na którym najczęściej się zacina
4. Te dane XRechnung musi zawierać
5. Dokąd trafia gotowy plik
6. Czy w ogóle muszę? Granica 1.000 euro i inne wyjątki
7. „XRechnung z pliku PDF" – dlaczego nie ma takiego przycisku
8. A do zwykłych firm? Co przynoszą lata 2027 i 2028
9. Gdy faktura zostanie odrzucona
10. Czy mogę wcześniej sprawdzić, czy plik jest w porządku?
11. Czy muszę zachować plik XML – czy wystarczy wydruk?
12. Której wersji Pan potrzebuje – i co wkrótce się zmieni

Czym jest XRechnung – a czym nie jest

XRechnung to zestaw danych, co do którego porozumiały się niemiecka federacja, kraje związkowe i gminy. Po otwarciu pliku widać tekst w nawiasach ostrych – każda informacja stoi we własnym polu, żeby druga strona wiedziała dokładnie, która liczba jest kwotą netto, a która podatkiem.

Trzy rzeczy, które regularnie się mylą:

Faktura PDF nie jest e-fakturą. Także wtedy, gdy wysyła ją Pan mailem. Dla urzędu liczy się tylko plik z danymi; sam PDF nie zostanie przyjęty.

XRechnung i ZUGFeRD to nie to samo. ZUGFeRD to faktura PDF, w której plik z danymi jedzie ukryty w środku – widzi Pan więc nadal zupełnie zwykłą fakturę. XRechnung to goły plik bez strony widocznej dla oka. Którą wybrać i kiedy, wyjaśniamy szczegółowo w artykule XRechnung czy ZUGFeRD: różnica wyjaśniona prosto. Jak wystawić fakturę ZUGFeRD, pokazuje artykuł jak wystawić fakturę ZUGFeRD.

Nie potrzeba podpisu ani pieczęci. Podpis elektroniczny nie jest dla XRechnung wymagany.

Dwa sposoby wystawienia XRechnung

Droga 1: wpisać bezpłatnie w portalu

Portale fakturowe publicznych zleceniodawców mają tak zwane wprowadzanie przez stronę: formularz online, w który wpisuje Pan swoją fakturę. Powstaje z tego XRechnung i jednocześnie zostaje złożona. Rejestracja jest dla wystawiających faktury bezpłatna, za pojedynczą fakturę też nic się nie płaci.

Opłaca się to, jeśli fakturuje Pan urzędowi dwa albo trzy razy w roku. Cena za to: każdą pozycję przepisuje Pan drugi raz, bo w Pana księgowości faktura już jest. I musi Pan odnaleźć dane logowania, gdy następnym razem – może za osiem miesięcy – znów będzie coś fakturował.

Droga 2: wyeksportować z programu do fakturowania

Zwykła droga, gdy chodzi o więcej niż kilka faktur rocznie: wystawia Pan fakturę jak zawsze i wybiera jako format wyjściowy XRechnung zamiast PDF. Program buduje plik i zawczasu zgłasza, jeśli brakuje danych obowiązkowych.

Tak samo działa Easy Invoice w office1.cloud: przy każdej fakturze ustala Pan, czy ma powstać XRechnung, czy faktura ZUGFeRD. Leitweg-ID zapisuje Pan raz przy kliencie, żeby przy każdej kolejnej fakturze do tego samego urzędu dołączał się automatycznie. Jeśli brakuje danych obowiązkowych, program pokaże przed wygenerowaniem, których – to jednak nie zastępuje urzędowej kontroli, która następuje dopiero przy składaniu.

Jest jeszcze trzecia droga: zlecić przesyłanie usługodawcy. To temat dla firm z wieloma publicznymi zleceniodawcami i własnym systemem magazynowym, nie dla zakładu rzemieślniczego z trzema fakturami do urzędu w roku.

Leitweg-ID: numer, na którym najczęściej się zacina

Leitweg-ID to adres urzędu wewnątrz systemu fakturowego – można go porównać do numeru wewnętrznego telefonu. Sprawia, że faktura nie ląduje gdzieś w budynku, tylko w komórce, która udzieliła zlecenia.

Nie potrzebuje Pan własnego Leitweg-ID. Dostaje Pan numer zleceniodawcy. Podaje go przy zamówieniu – jest na potwierdzeniu zlecenia, w piśmie o udzieleniu zamówienia albo w mailu z zamówieniem. Jeśli go tam nie ma, proszę zapytać osoby kontaktowej, zanim faktura zostanie wygenerowana. To mail na dwie linijki, a oszczędza dwa tygodnie.

Składa się z trzech części rozdzielonych myślnikami: adresu ogólnego liczącego do dwunastu cyfr, adresu szczegółowego do trzydziestu cyfr i dwucyfrowej cyfry kontrolnej na końcu. Cyfra kontrolna wychwytuje pomyłkę przy przepisywaniu. Po pierwszej liczbie pozna Pan też, dokąd faktura trafia: 991 to urzędy federalne i organy konstytucyjne, 992 to instytucje należące do federacji, które urzędem nie są – na przykład instytucje ubezpieczeń społecznych albo agencje federalne – a 993 to te instytucje, które prowadzą własny punkt odbioru faktur zamiast platformy centralnej. Kraje związkowe i gminy mają własne zakresy numerów.

W fakturze Leitweg-ID trafia do pola „referencja nabywcy" (w języku fachowym BT-10). Jeśli Pana program ma pole o tej nazwie, numer należy dokładnie tam – nie w temacie i nie w rubryce uwag.

Najczęstsze błędy są niepozorne: jedna spacja za dużo, myślnik w złym miejscu, źle przepisana cyfra. Cyfra kontrolna to wyłapuje, a platforma odrzuca. Proszę więc numer kopiować z maila, a nie przepisywać.

Te dane XRechnung musi zawierać

Wiele z nich i tak jest na Pana fakturze. Ciekawe są pola, których na fakturze PDF nikomu nie brakuje, a które tutaj są ostro sprawdzane:

• Osoba kontaktowa, numer telefonu i adres e-mail po Pana stronie. Wszystkie trzy są w XRechnung obowiązkowe. Wiele szablonów faktur podaje tylko adres firmy – wtedy brakuje trzech pól naraz.
• Adres elektroniczny nadawcy, z reguły Pana adres e-mail. To także osobne pole, nie tekst ciągły.
• Leitweg-ID zleceniodawcy jako referencja nabywcy.
• Pana numer identyfikacyjny VAT albo numer podatkowy. Jeden z dwóch musi się znaleźć.
• Pana IBAN, jeśli zapłata ma nastąpić przelewem.
• Numer faktury, data faktury, data lub okres wykonania usługi oraz przy każdej pozycji nazwa, ilość, cena jednostkowa i stawka podatku.
• Jako drobny przedsiębiorca według § 19 UStG dodatkowo informacja, że nie nalicza Pan podatku obrotowego. Bez stawki i bez uzasadnienia zestaw danych nie przejdzie.

Nie każde brakujące pole prowadzi do odrzucenia – ale wymienione już tak, a dowiaduje się Pan o tym dopiero przy składaniu. Kto raz porządnie zapisze te dane w danych podstawowych, ma temat z głowy na stałe.

Dokąd trafia gotowy plik

Dla faktur do federacji istnieje od września 2025 roku jedna centralna platforma: OZG-RE. Dawniej odrębna centralna platforma odbioru faktur (ZRE) została w niej połączona. Jeśli znajdzie Pan w sieci starszy poradnik, który tłumaczy dwa portale i zaleca konto w obu: jest nieaktualny.

Fakturę można tam dostarczyć na cztery sposoby: wpisać w formularzu online, wgrać gotowy plik, wysłać go mailem na przydzielony adres albo przesłać przez Peppol. Peppol to europejska sieć doręczania faktur – można ją sobie wyobrazić jak zamknięty system pocztowy, w którym każdy urząd ma stały adres; potrzebny jest do tego dostawca, który Pana podłączy. Dla małej firmy realne drogi to formularz online i wgranie pliku.

W przypadku krajów związkowych i gmin nie dzieje się to automatycznie. Każdy kraj związkowy sam reguluje, od kiedy i jaką drogą przyjmuje e-faktury; niektóre prowadzą własne portale, inne korzystają z federalnego. Wiarygodna informacja nie stoi więc w zestawieniu w internecie, tylko w Pana piśmie zlecającym – tam napisano, dokąd ma trafić faktura. Jeśli wskazówki brak, proszę dopytać.

Jako format federacja przyjmuje XRechnung oraz ZUGFeRD w profilu XRECHNUNG, ale wtedy wyłącznie czysty plik z danymi, bez widocznej postaci PDF. Zwykły PDF nie jest uznawany za fakturę.

Czy w ogóle muszę? Granica 1.000 euro i inne wyjątki

Do administracji federalnej faktury muszą co do zasady iść elektronicznie. Federalne rozporządzenie o e-fakturze przewiduje jednak wyjątki, a pierwszy dotyczy wielu małych firm: przy zleceniach bezpośrednich do wartości 1.000 euro wolno nadal fakturować na papierze. Kolejne wyjątki dotyczą danych fakturowych objętych tajemnicą oraz zakupów za granicą i w służbie zagranicznej.

Ważna jest różnica między „wolno" a „życzą sobie": wiele urzędów chce faktury elektronicznej także poniżej granicy. A jeśli w zleceniu widnieje Leitweg-ID, sprawa i tak jest przesądzona.

W krajach związkowych i gminach mogą obowiązywać inne granice. To również stoi w piśmie zlecającym.

„XRechnung z pliku PDF" – dlaczego nie ma takiego przycisku

Szuka się tego często, a uczciwa odpowiedź brzmi: PDF-a nie da się „przerobić" na XRechnung, przynajmniej nie w sposób pewny.

Powód jest prosty. W PDF-ie nie ma danych, jest obraz danych. Że „1.428,00" to kwota brutto, a nie numer artykułu, plik sam z siebie nie wie – widzi to tylko Pana oko. Konwerter musi zgadywać. Przy czystych, zawsze takich samych układach często się udaje; przy fakturze z linią rabatu, mieszanymi stawkami albo potrąceniem zaliczki zgaduje – i to niezauważalnie.

Dwa przypadki bywają mylone:

• PDF z osadzonym plikiem (ZUGFeRD): tu zestaw danych już jest w środku i daje się czysto wyjąć. To nie przerabianie, tylko rozpakowanie.
• Zwykły PDF: tu pomaga wyłącznie ponowne wprowadzenie faktury jako zestawu danych, w programie albo w portalu.

Jeśli więc ma Pan przed sobą PDF, który ma stać się XRechnung: proszę wprowadzić fakturę jeszcze raz. Przy jednej pozycji to trzy minuty – mniej niż szukanie błędu, gdy konwerter pomiesza stawkę podatku.

A do zwykłych firm? Co przynoszą lata 2027 i 2028

Dla faktur między firmami w Niemczech obowiązują własne terminy, a XRechnung nie jest tam wymagana – dopuszczalny jest każdy format zgodny z europejską normą EN 16931. W praktyce oznacza to: XRechnung albo ZUGFeRD, do wyboru. Wiele firm bierze ZUGFeRD, bo odbiorca widzi wtedy nadal zupełnie zwykłą fakturę.

Terminy w skrócie:

Wyłączone pozostają między innymi faktury poniżej 250 euro i bilety przewozowe. Drobni przedsiębiorcy według § 19 UStG mogą nadal wystawiać papier albo PDF – odbierać muszą mimo to. Co to konkretnie znaczy, opisujemy w artykule E-faktura a drobny przedsiębiorca, a szczegółowo o etapach w Obowiązek e-fakturowania 2027 i 2028. Do granicy 250 euro zebraliśmy dane obowiązkowe w artykule Faktura uproszczona do 250 euro.

Wszystko to jest ogólną informacją, a nie poradą prawną ani podatkową; za Pana konkretny przypadek odpowiada doradca podatkowy.

Gdy faktura zostanie odrzucona

Są dwa całkiem różne odrzucenia, a to rozróżnienie decyduje, co trzeba zrobić.

Odrzuca platforma. Dzieje się to natychmiast przy składaniu, zwykle z komunikatem w rodzaju „BR-DE-…" i nazwą pola. Taka faktura nigdy nie dotarła do odbiorcy. W praktyce znaczy to: nie potrzeba faktury korygującej ani storna, usuwa Pan błąd i składa tę samą fakturę z tym samym numerem jeszcze raz.

Urząd kwestionuje treść, na przykład dlatego, że jakaś pozycja nie była zamówiona. Wtedy faktura została doręczona i koryguje ją Pan zwykłą drogą – jak zrobić to porządnie, opisujemy w artykule Korygowanie faktury: storno i korekta.

Praktyczna uwaga o terminie płatności: faktura, która utknęła w portalu, nie uruchomiła żadnego terminu. Kto dopiero po czterech tygodniach zauważy, że złożenie się nie powiodło, odpowiednio dłużej czeka na pieniądze. Proszę więc za pierwszym razem jeszcze tego samego dnia sprawdzić, czy złożenie zostało potwierdzone jako udane.

Czy mogę wcześniej sprawdzić, czy plik jest w porządku?

Częściowo. Wiążąca kontrola odbywa się przy składaniu – dopiero tam uruchamia się urzędowe oprogramowanie kontrolne i tylko jego werdykt się liczy.

Wcześniej można zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze: prawie każdy program do fakturowania sprawdza pola obowiązkowe, zanim wygeneruje plik, i wymienia brakujące. Po drugie: może Pan zajrzeć do wygenerowanego pliku bez czytania XML-a. Służy do tego nasza bezpłatna przeglądarka e-faktur – wgrywa Pan plik i widzi jego treść jako czytelną fakturę. Od razu widać, gdy brakuje Leitweg-ID albo kwota stoi w złym polu. Nie powie ona jednak, czy plik spełnia wszystkie urzędowe reguły – o tym rozstrzyga dopiero kontrola przy składaniu.

Praktyczna rada przy pierwszej XRechnung: proszę złożyć ją, gdy tylko będzie gotowa, a nie ostatniego dnia. Za pierwszym razem prawie zawsze czegoś brakuje, a warto móc to spokojnie uzupełnić.

Czy muszę zachować plik XML – czy wystarczy wydruk?

Plik. Wydruk nie wystarczy.

Przy e-fakturze oryginałem jest część ustrukturyzowana, czyli dokładnie ten plik XML, który Pan wygenerował. Musi być przechowywany w niezmienionej postaci, i to przez osiem lat; § 14b UStG wymaga tego dla każdej faktury przychodzącej i wychodzącej. Dodatkowy PDF trzeba zachować tylko wtedy, gdy widnieją na nim informacje, których w pliku nie ma, a które mają znaczenie podatkowe, na przykład adnotacja księgowa.

W praktyce: jeśli wpisuje Pan fakturę w portalu zleceniodawcy, proszę potem pobrać wygenerowany plik i go zarchiwizować. Nie warto liczyć na to, że portal przechowa go przez osiem lat. Kto pracuje w programie do fakturowania, ma to załatwione automatycznie – tam plik zostaje przy dokumencie.

Której wersji Pan potrzebuje – i co wkrótce się zmieni

Obecnie obowiązuje XRechnung w wersji 3.0.2; najnowsze wydanie to pakiet poprawek z 31 stycznia 2026 roku. Dla Pana zwykle nie jest to żadna decyzja: portal i program do fakturowania tworzą obowiązującą wersję, niczego się nie ustawia.

Zapowiedziana jest XRechnung 4.0. Wdraża zmienioną normę europejską EN 16931-1:2026 i według właściwej jednostki koordynującej ma się ukazać w połowie lub pod koniec 2026 roku – termin zależy od publikacji normy i jest wyraźnie wstępny. Przewidziano stopniowe przejście, wiążących dat granicznych na razie nie ma. W praktyce: jeśli Pana oprogramowanie jest utrzymywane, nowa wersja przyjdzie jako aktualizacja i nie trzeba nic robić.

Na co w najbliższych miesiącach warto zwrócić uwagę, to raczej 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu faktura papierowa w obrocie między firmami pozostaje dozwolona – potem już nie dla wszystkich. Kto dziś wystawia XRechnung dla publicznego zleceniodawcy, ma i tak nieprzyjemniejszą część za sobą.

Źródła urzędowe: E-faktura federacji: FAQ i Leitweg-ID · XRechnung – wersje i pakiety (KoSIT) · Federalne rozporządzenie o e-fakturze · § 14b UStG – przechowywanie faktur