XRechnung oluşturma: Kurumun gerçekte istediği nedir – ve faturaların çoğu nerede takılıyor

XRechnung özel bir fatura şablonu değildir. Bu, sizin gayet olağan faturanızdır; yalnızca XML biçiminde saf bir veri dosyası hâlinde: logo yok, sayfa düzeni yok, yazdırılacak bir şey yok. Bilgisayar işi gibi görünür, çünkü tam olarak bunun için yapılmıştır – kurumun yazılımı tutarları bir insan yeniden yazmadan okuyabilmelidir.

Bu yüzden XRechnung'u kendiniz yazmazsınız, oluşturtursunuz. Bunun iki gerçekçi yolu vardır: faturayı işverenin fatura portalına ücretsiz olarak girersiniz ya da fatura programınız, zaten yazacağınız faturadan dosyayı tek tuşla üretir.

Uygulamada işi bozan nadiren tekniktir. Asıl mesele Leitweg-ID'dir – kâğıt faturalarda hiç bulunmayan bir yönlendirme numarası. İşveren onu siparişte size bildirir ve o olmadan portal, faturanızı hiçbir insan görmeden reddeder. Buna bir de sizinle ilgili üç bilgi eklenir: XRechnung'da zorunlu olan, ancak mevcut PDF faturanızda büyük ihtimalle bulunmayan bir irtibat kişisinin adı, telefon numarası ve e-posta adresi.

Bu yazı Almanya'da geçerli kuralları anlatır.

İçindekiler

1. XRechnung nedir – ve ne değildir
2. XRechnung oluşturmanın iki yolu
3. Leitweg-ID: işin çoğunlukla takıldığı numara
4. XRechnung'un mutlaka gerektirdiği bilgiler
5. Hazır dosya nereye gider
6. Gerçekten zorunlu mu? 1.000 avro sınırı ve diğer istisnalar
7. „PDF'den XRechnung oluşturma" – neden böyle bir düğme yok
8. Peki normal firmalara? 2027 ve 2028 ne getiriyor
9. Fatura reddedilirse
10. Dosyanın doğru olup olmadığını önceden kontrol edebilir miyim?
11. XML dosyasını saklamak zorunda mıyım – yoksa çıktı yeter mi?
12. Hangi sürüme ihtiyacınız var – ve yakında ne değişiyor

XRechnung nedir – ve ne değildir

XRechnung, Almanya'da federal devletin, eyaletlerin ve belediyelerin üzerinde anlaştığı veri kümesidir. Dosyayı açtığınızda açılı parantezler içinde metin görürsünüz – her bilgi kendi alanında durur, böylece karşı taraf hangi sayının net tutar, hangisinin vergi olduğunu tam olarak bilir.

Burada düzenli olarak karıştırılan üç şey:

PDF fatura, e-fatura değildir. E-posta ile göndermeniz de bunu değiştirmez. Kurum için yalnızca veri dosyası geçerlidir; tek başına bir PDF kabul edilmez.

XRechnung ile ZUGFeRD aynı şey değildir. ZUGFeRD, veri dosyasının gizli biçimde içinde taşındığı bir PDF faturadır – yani siz yine gayet normal bir fatura görürsünüz. XRechnung ise görünen yüzü olmayan çıplak dosyadır. Hangisini ne zaman kullanacağınız XRechnung mı ZUGFeRD mi: fark basitçe anlatıldı yazımızda ayrıntılı olarak açıklanıyor. ZUGFeRD faturasını nasıl oluşturacağınızı ise ZUGFeRD faturası oluşturma yazımız gösteriyor.

İmzaya ve mühüre gerek yoktur. XRechnung için elektronik imza zorunlu değildir.

XRechnung oluşturmanın iki yolu

Yol 1: portala ücretsiz girmek

Kamu işverenlerinin fatura portallarında web girişi denen bir bölüm vardır: faturanızı yazdığınız çevrimiçi bir form. Sonunda XRechnung oluşur ve aynı anda sunulmuş olur. Fatura kesenler için kayıt ücretsizdir, fatura başına da bir bedel alınmaz.

Bir kuruma yılda iki ya da üç kez fatura kesiyorsanız bu yol işinizi görür. Bedeli şudur: her kalemi ikinci kez yazarsınız, çünkü fatura kendi muhasebenizde zaten vardır. Ayrıca bir sonraki sefer – belki sekiz ay sonra – giriş bilgilerinizi yeniden bulmanız gerekir.

Yol 2: fatura programından dışa aktarmak

Yılda birkaç faturadan fazlası söz konusu olduğunda alışılmış yol şudur: faturayı her zamanki gibi yazar, çıktı biçimi olarak PDF yerine XRechnung seçersiniz. Program dosyayı oluşturur ve zorunlu bir bilgi eksikse önceden uyarır.

office1.cloud'daki Easy Invoice de böyle çalışır: her faturada XRechnung mu yoksa ZUGFeRD faturası mı oluşacağını siz belirlersiniz. Leitweg-ID'yi müşteri kaydında bir kez saklarsınız; böylece aynı kuruma kesilen her yeni faturaya otomatik olarak eklenir. Zorunlu bir bilgi eksikse program, oluşturmadan önce hangisinin eksik olduğunu gösterir – ancak bu, resmî denetimin yerini tutmaz; o denetim ancak sunum sırasında yapılır.

Bir üçüncü yol daha var: aktarımı sizin adınıza üstlenen bir hizmet sağlayıcıyla çalışmak. Bu, çok sayıda kamu işvereni ve kendi stok yönetim sistemi olan işletmelerin konusudur; yılda üç kurum faturası kesen zanaat işletmesinin değil.

Leitweg-ID: işin çoğunlukla takıldığı numara

Leitweg-ID, kurumun fatura sistemi içindeki adresidir – telefon dahili numarasına benzetebilirsiniz. Faturanızın binanın herhangi bir yerine değil, işi veren birime ulaşmasını sağlar.

Kendinize ait bir Leitweg-ID'ye ihtiyacınız yoktur. İşverenin numarasını alırsınız. Bunu siparişte size bildirir – sipariş onayında, ihale yazısında ya da sipariş e-postasında bulunur. Orada bulamıyorsanız, faturayı oluşturmadan önce irtibat kişisine sorun. Bu, iki satırlık bir e-postadır ve size iki hafta kazandırır.

Numara, tirelerle ayrılmış üç bölümden oluşur: en fazla on iki haneli kaba adres, en fazla otuz haneli ince adres ve sonda iki haneli bir kontrol hanesi. Kontrol hanesi, kopyalarken yaptığınız yazım hatasını yakalar. İlk sayıdan faturanın nereye gittiğini de anlarsınız: 991 federal makamların ve anayasal organların kendisini, 992 kurum olmadan federal devlete bağlı kuruluşları – örneğin sosyal güvenlik kurumlarını veya federal daireleri –, 993 ise merkezî platform yerine kendi fatura girişini işleten bu tür kuruluşları gösterir. Eyaletlerin ve belediyelerin kendi numara aralıkları vardır.

Faturada Leitweg-ID, „alıcı referansı" alanına yazılır (teknik dilde BT-10). Programınızda bu adı taşıyan bir alan varsa numara tam olarak oraya girer – konu satırına ya da açıklama satırına değil.

En sık yapılan hatalar sıradandır: bir fazla boşluk, yanlış yerde bir tire, yanlış kopyalanmış bir rakam. Kontrol hanesi bunu yakalar ve platform reddeder. Bu yüzden numarayı yazmak yerine e-postadan kopyalayın.

XRechnung'un mutlaka gerektirdiği bilgiler

Bunların çoğu zaten faturanızda vardır. Asıl önemli olan, PDF faturada kimsenin eksikliğini fark etmediği ve burada sıkı biçimde denetlenen alanlardır:

• Size ait irtibat kişisi, telefon numarası ve e-posta adresi. Üçü de XRechnung'da zorunludur. Birçok fatura şablonunda yalnızca firma adresi bulunur – o zaman üç alan birden eksik kalır.
• Gönderenin elektronik adresi, kural olarak e-posta adresiniz. Bu da ayrı bir alandır, düz metin değil.
• İşverenin Leitweg-ID'si, alıcı referansı olarak.
• KDV kimlik numaranız veya vergi numaranız. İkisinden biri mutlaka bulunmalıdır.
• IBAN'ınız, ödeme havale ile yapılacaksa.
• Fatura numarası, fatura tarihi, hizmet tarihi veya hizmet dönemi ile her kalemde tanım, miktar, birim fiyat ve vergi oranı.
• § 19 UStG kapsamında küçük işletme iseniz ayrıca KDV hesaplamadığınıza dair açıklama. Vergi oranı ve gerekçe olmadan veri kümesi geçmez.

Eksik olan her alan redde yol açmaz – ama sayılanlar açar ve bunu ancak sunum sırasında öğrenirsiniz. Bu bilgileri bir kez düzgünce ana verilerine kaydeden, konuyu kalıcı olarak halletmiş olur.

Hazır dosya nereye gider

Federal devlete kesilen faturalar için Eylül 2025'ten bu yana tek bir merkezî platform var: OZG-RE. Daha önce ayrı olan merkezî fatura giriş platformu (ZRE) bunun içinde birleştirildi. İnternette hâlâ iki portalı anlatan ve her ikisinde de hesap açmanızı öneren eski bir kılavuza rastlarsanız: o kılavuz güncelliğini yitirmiştir.

Faturanızı orada dört şekilde teslim edebilirsiniz: web formuna girerek, hazır dosyayı yükleyerek, size tahsis edilen bir adrese e-posta ile göndererek ya da Peppol üzerinden ilettirerek. Peppol, faturalar için bir Avrupa iletim ağıdır – her kurumun sabit bir adresi olduğu kapalı bir posta sistemi gibi düşünebilirsiniz; bunun için sizi bağlayan bir sağlayıcıya ihtiyaç duyarsınız. Küçük bir işletme için gerçekçi yollar web girişi ve dosya yüklemedir.

Eyaletler ve belediyeler için bu otomatik olarak geçerli değildir. Her eyalet, e-faturaları ne zamandan itibaren ve hangi yoldan kabul ettiğini kendisi düzenler; bazı eyaletler kendi portallarını işletir, bazıları federal portalı ortak kullanır. Güvenilir bilgi bu yüzden internetteki bir özet tabloda değil, size gelen sipariş yazısında bulunur – faturanın nereye gideceği orada yazar. Bu bilgi yoksa sorun.

Federal devlet biçim olarak XRechnung'u ve XRECHNUNG profilindeki ZUGFeRD'i kabul eder; ancak ikincisinde yalnızca saf veri dosyasını, görünen PDF biçimi olmadan. Sıradan bir PDF fatura olarak kabul edilmez.

Gerçekten zorunlu mu? 1.000 avro sınırı ve diğer istisnalar

Federal idareye giden faturalar kural olarak elektronik olmak zorundadır. Ancak federal e-fatura yönetmeliği istisnalar tanır ve ilki birçok küçük işletmeyi ilgilendirir: 1.000 avroya kadar doğrudan siparişlerde kâğıt üzerinden fatura kesmeye devam edebilirsiniz. Diğer istisnalar, gizlilik gerektiren fatura verileri ile yurt dışı alımları ve dışişleri hizmetini kapsar.

Önemli olan, „serbest olmak" ile „istenmek" arasındaki farktır: birçok daire, sınırın altında da faturayı elektronik ister. Siparişte bir Leitweg-ID varsa konu zaten kapanmıştır.

Eyaletlerde ve belediyelerde farklı sınırlar geçerli olabilir. Bu da sipariş yazısında belirtilir.

„PDF'den XRechnung oluşturma" – neden böyle bir düğme yok

Bu çok aranıyor ve dürüst yanıt şu: Bir PDF, XRechnung'a „dönüştürülemez", en azından güvenilir biçimde dönüştürülemez.

Nedeni basit. PDF'te veri yoktur, verinin resmi vardır. „1.428,00" tutarının brüt tutar mı yoksa ürün numarası mı olduğunu dosya kendisi bilmez – bunu yalnızca sizin gözünüz anlar. Bir dönüştürücünün bunu tahmin etmesi gerekir. Düzenli ve hep aynı olan sayfa düzenlerinde bu çoğu kez işe yarar; indirim satırı, karışık vergi oranları ya da avans mahsubu içeren bir faturada ise tahmin yürütülür, üstelik fark edilmeden.

Burada iki durum sık karıştırılır:

• Gömülü dosyalı PDF (ZUGFeRD): Burada veri kümesi zaten içindedir ve temiz biçimde çıkarılabilir. Bu bir dönüştürme değil, paketten çıkarmadır.
• Sıradan PDF: Burada tek çare, faturayı programda ya da portalda yeniden veri kümesi olarak girmektir.

Yani önünüzde XRechnung'a dönüşmesi gereken bir PDF varsa: faturayı yeniden girin. Tek kalemli bir faturada bu üç dakika sürer – bir dönüştürücü vergi oranını karıştırdığında yapacağınız hata aramasından daha kısa.

Peki normal firmalara? 2027 ve 2028 ne getiriyor

Almanya içinde firmalar arasındaki faturalar için ayrı süreler geçerlidir ve orada XRechnung zorunlu değildir – Avrupa normu EN 16931'e uyan her biçim kabul edilir. Uygulamada bu şu demektir: XRechnung ya da ZUGFeRD, seçim sizin. Birçok işletme ZUGFeRD'i tercih eder, çünkü alıcı o zaman yine gayet normal bir fatura görür.

Süreler kısaca:

250 avronun altındaki faturalar ve seyahat biletleri gibi kalemler kapsam dışındadır. § 19 UStG kapsamındaki küçük işletmeler kâğıt ya da PDF düzenlemeyi sürdürebilir – ancak yine de alabilmek zorundadırlar. Bunun somut anlamı Küçük işletme olarak e-fatura yazımızda, aşamaların ayrıntısı ise 2027 ve 2028 e-fatura yükümlülüğü yazımızda anlatılıyor. 250 avro sınırına ilişkin zorunlu bilgileri 250 avroya kadar küçük tutarlı fatura yazımızda topladık.

Bütün bunlar genel bir bilgilendirmedir, hukuki ya da vergisel danışmanlık değildir; kendi durumunuz için mali müşaviriniz yetkilidir.

Fatura reddedilirse

Birbirinden tamamen farklı iki ret vardır ve bu ayrım, ne yapmanız gerektiğini belirler.

Platform reddeder. Bu, sunum sırasında hemen olur; genellikle „BR-DE-…" gibi bir hata mesajı ve bir alan adıyla birlikte. O fatura alıcıya hiç ulaşmamıştır. Uygulamada bu şu demektir: iptal faturasına gerek yoktur, hatayı giderir ve aynı faturayı aynı numarayla yeniden sunarsınız.

Kurum içerik yönünden itiraz eder, örneğin bir kalem sipariş edilmemiş olduğu için. O zaman fatura teslim edilmiştir ve onu alışılmış yoldan düzeltirsiniz – bunun düzgün yapılışı Fatura düzeltme: iptal ve düzeltme yazımızda anlatılıyor.

Ödeme süresine ilişkin pratik bir nokta: portalda takılı kalmış bir fatura hiçbir süreyi başlatmamıştır. Sunumun başarısız olduğunu ancak dört hafta sonra fark eden, parasını o kadar geç alır. Bu yüzden ilk seferde daha aynı gün, sunumun başarılı olarak onaylanıp onaylanmadığını kontrol edin.

Dosyanın doğru olup olmadığını önceden kontrol edebilir miyim?

Kısmen. Bağlayıcı denetim sunum sırasında yapılır – resmî denetim yazılımı ancak orada çalışır ve yalnızca onun kararı geçerlidir.

Öncesinde iki şey yapabilirsiniz. Birincisi: hemen her fatura programı, dosyayı oluşturmadan önce zorunlu alanları denetler ve eksik olanları söyler. İkincisi: oluşturulan dosyanın içine XML okumak zorunda kalmadan bakabilirsiniz. Bunun için ücretsiz e-fatura görüntüleyicimiz var – dosyayı yüklersiniz ve içeriği okunabilir bir fatura olarak görürsünüz. Leitweg-ID eksikse ya da bir tutar yanlış alandaysa bunu hemen fark edersiniz. Ancak size dosyanın bütün resmî kuralları karşılayıp karşılamadığını söylemez – buna ancak sunumdaki denetim karar verir.

İlk XRechnung için uygulamadan bir öneri: faturayı hazır olur olmaz sunun, son gün değil. İlk seferde neredeyse her zaman küçük bir eksik çıkar ve onu telaşsız tamamlayabilmek istersiniz.

XML dosyasını saklamak zorunda mıyım – yoksa çıktı yeter mi?

Dosya. Çıktı yeterli değildir.

E-faturada yapılandırılmış bölüm – yani tam olarak oluşturduğunuz XML dosyası – asıl nüshadır. Değiştirilmeden saklanmalıdır, hem de sekiz yıl; § 14b UStG bunu gelen ve giden her fatura için ister. Ek bir PDF'i yalnızca, dosyada bulunmayan ve vergisel açıdan önem taşıyan bilgiler taşıyorsa saklamanız gerekir; örneğin bir kayıt notu.

Uygulamada bu şu demektir: faturayı işverenin portalına giriyorsanız, sonrasında oluşturulan dosyayı indirin ve arşivleyin. Portalın onu sizin için sekiz yıl saklayacağına güvenmeyin. Fatura programından çalışan bunu otomatik olarak halletmiştir – orada dosya belgeye bağlı kalır.

Hangi sürüme ihtiyacınız var – ve yakında ne değişiyor

Şu anda XRechnung'un 3.0.2 sürümü geçerli; en son yayım 31 Ocak 2026 tarihli bir hata düzeltme paketi. Sizin için bu genellikle bir karar konusu değil: portal ve fatura programı geçerli sürümü üretir, siz bir ayar yapmazsınız.

XRechnung 4.0 duyuruldu. Gözden geçirilmiş Avrupa normu EN 16931-1:2026'yı uyguluyor ve yetkili koordinasyon biriminin açıklamasına göre 2026'nın ortası ile sonu arasında yayımlanacak – tarih, normun yayımlanmasına bağlı ve açıkça geçici. Geçiş için kademeli bir süreç planlanıyor, şimdilik bağlayıcı bir son tarih yok. Uygulamada: yazılımınız bakımlıysa yeni sürüm size güncelleme olarak gelir ve yapmanız gereken bir şey olmaz.

Önümüzdeki aylarda asıl dikkat etmeniz gereken tarih 1 Ocak 2027. O güne kadar firmalar arası ticarette kâğıt fatura serbest kalıyor – sonrasında herkes için değil. Bugün bir kamu işvereni için XRechnung üreten, işin zahmetli kısmını zaten geride bırakmış olur.

Resmî kaynaklar: Federal devletin e-faturası: SSS ve Leitweg-ID · XRechnung – sürümler ve paketler (KoSIT) · Federal e-fatura yönetmeliği · § 14b UStG – faturaların saklanması