XRechnung aanmaken: wat de overheid echt eist – en waarop de meeste facturen stranden

Een XRechnung is geen speciaal factuursjabloon. Het is uw doodgewone factuur, alleen als puur databestand in XML-formaat: geen logo, geen opmaak, niets om af te drukken. Het ziet eruit als computertaal, want daar is het precies voor gemaakt – de software van de overheid moet de bedragen kunnen inlezen zonder dat een mens ze overtypt.

Daarom schrijft u een XRechnung ook niet zelf, maar laat u hem aanmaken. Daarvoor zijn twee realistische wegen: u typt de factuur gratis in het factuurportaal van de opdrachtgever, of uw factuurprogramma maakt het bestand met één druk op de knop aan uit de factuur die u toch al schrijft.

Waar het in de praktijk op stukloopt, is zelden de techniek. Het is de Leitweg-ID – een routeringsnummer dat op papieren facturen nooit bestond, dat de opdrachtgever u bij de bestelling doorgeeft en zonder welk het portaal uw factuur afwijst voordat een mens hem ook maar te zien krijgt. Daar komen drie gegevens over uzelf bij die bij de XRechnung verplicht zijn, maar op uw huidige pdf-factuur waarschijnlijk ontbreken: naam van een contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres.

Dit artikel beschrijft de regels die in Duitsland gelden.

Inhoudsopgave

1. Wat een XRechnung is – en wat niet
2. De twee manieren om een XRechnung aan te maken
3. De Leitweg-ID: het nummer waar het meestal op vastloopt
4. Deze gegevens heeft de XRechnung dwingend nodig
5. Waar het klaargemaakte bestand naartoe gaat
6. Moet ik dat eigenlijk wel? De grens van 1.000 euro en andere uitzonderingen
7. „XRechnung uit een pdf maken" – waarom daar geen knop voor bestaat
8. En naar gewone bedrijven? Wat 2027 en 2028 brengen
9. Als de factuur wordt afgewezen
10. Kan ik vooraf controleren of het bestand klopt?
11. Moet ik het XML-bestand bewaren – of volstaat een afdruk?
12. Welke versie u nodig heeft – en wat binnenkort verandert

Wat een XRechnung is – en wat niet

XRechnung is de gegevensset waarover de Duitse bond, de deelstaten en de gemeenten het eens zijn geworden. Opent u het bestand, dan ziet u tekst tussen punthaken – elk gegeven staat in een eigen veld, zodat de tegenpartij precies weet welk getal het nettobedrag is en welk de belasting.

Drie dingen die daarbij geregeld door elkaar lopen:

Een pdf-factuur is geen e-factuur. Ook niet als u hem per e-mail stuurt. Voor de overheid telt alleen het databestand; een pdf alleen wordt niet geaccepteerd.

XRechnung en ZUGFeRD zijn niet hetzelfde. ZUGFeRD is een pdf-factuur waarin het databestand verborgen meereist – u ziet dus nog steeds een heel gewone factuur. De XRechnung is het kale bestand zonder zichtzijde. Welke u wanneer neemt, staat uitgebreid in ons artikel XRechnung of ZUGFeRD: het verschil eenvoudig uitgelegd. Hoe u een ZUGFeRD-factuur aanmaakt, laat ZUGFeRD-factuur maken zien.

U heeft geen handtekening en geen zegel nodig. Een elektronische handtekening is voor de XRechnung niet voorgeschreven.

De twee manieren om een XRechnung aan te maken

Weg 1: gratis in het portaal typen

De factuurportalen van publieke opdrachtgevers hebben een zogenoemde webinvoer: een online formulier waarin u uw factuur typt. Daaruit ontstaat de XRechnung, en hij is meteen ingediend. Registratie is voor factuurverzenders kosteloos, en per factuur wordt daar evenmin iets berekend.

Dat loont als u twee- of driemaal per jaar aan een overheidsinstantie factureert. De prijs daarvoor: u typt elke regel een tweede keer over, want in uw eigen boekhouding staat de factuur al. En u moet uw inloggegevens terugvinden als u de volgende keer – misschien over acht maanden – weer iets factureert.

Weg 2: exporteren uit het factuurprogramma

De gebruikelijke weg zodra het om meer dan een paar facturen per jaar gaat: u schrijft de factuur zoals altijd en kiest als uitvoerformaat XRechnung in plaats van pdf. Het programma bouwt het bestand en meldt vooraf of een verplicht gegeven ontbreekt.

Ook Easy Invoice in de office1.cloud werkt zo: per factuur stelt u in of er een XRechnung of een ZUGFeRD-factuur moet ontstaan. De Leitweg-ID legt u één keer bij de klant vast, zodat hij bij elke volgende factuur aan dezelfde instantie automatisch meegaat. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan laat het programma vóór het aanmaken zien welk – dat vervangt echter geen officiële controle, die vindt pas bij het indienen plaats.

Er is nog een derde weg: een dienstverlener inschakelen die de verzending voor u overneemt. Dat is iets voor bedrijven met veel publieke opdrachtgevers en een eigen voorraadsysteem, niet voor het ambachtsbedrijf met drie overheidsfacturen per jaar.

De Leitweg-ID: het nummer waar het meestal op vastloopt

De Leitweg-ID is het adres van de instantie binnen het factuursysteem – vergelijkbaar met een doorkiesnummer. Hij zorgt ervoor dat uw factuur niet ergens in het gebouw belandt, maar bij de afdeling die de opdracht heeft gegeven.

U heeft geen eigen Leitweg-ID nodig. U krijgt die van de opdrachtgever. Hij deelt hem bij de bestelling mee – hij staat op de opdrachtbevestiging, in de gunningsbrief of in de bestelmail. Vindt u hem daar niet, vraag er dan naar bij uw contactpersoon vóór u de factuur aanmaakt. Dat is een e-mail van twee regels en scheelt u twee weken.

Hij is opgebouwd uit drie delen, gescheiden door koppeltekens: een grove adressering van maximaal twaalf cijfers, een fijne adressering van maximaal dertig cijfers en een controlegetal van twee cijfers aan het eind. Dat controlegetal valt op als u zich bij het overschrijven vertypt. Aan het eerste getal ziet u bovendien waar de factuur heen gaat: 991 staat voor bondsinstanties en constitutionele organen zelf, 992 voor instellingen die tot de bond horen zonder een instantie te zijn – bijvoorbeeld sociale verzekeringsinstellingen of bondsinstituten – en 993 voor zulke instellingen die een eigen factuuringang draaien in plaats van het centrale platform. Deelstaten en gemeenten hebben eigen nummerreeksen.

In de factuur belandt de Leitweg-ID in het veld „kopersreferentie" (in vaktaal BT-10). Biedt uw programma een veld met die naam, dan hoort hij daar precies in – niet in het onderwerp en niet in een opmerkingenregel.

De meest voorkomende fouten zijn onspectaculair: een spatie te veel, een koppelteken op de verkeerde plek, een verkeerd overgenomen cijfer. Het controlegetal struikelt erover en het platform wijst af. Kopieer de ID daarom uit de e-mail in plaats van hem over te typen.

Deze gegevens heeft de XRechnung dwingend nodig

Veel daarvan staat toch al op uw factuur. Interessant zijn de velden die op een pdf-factuur niemand mist en die hier hard worden gecontroleerd:

• Contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres van u. Alle drie zijn bij de XRechnung verplicht. Veel factuursjablonen noemen alleen het bedrijfsadres – dan ontbreken hier drie velden tegelijk.
• Een elektronisch adres van de afzender, in de regel uw e-mailadres. Ook dat is een eigen veld, geen lopende tekst.
• De Leitweg-ID van de opdrachtgever als kopersreferentie.
• Uw btw-identificatienummer of uw belastingnummer. Een van beide moet erin staan.
• Uw IBAN, als er per overboeking betaald moet worden.
• Factuurnummer, factuurdatum, prestatiedatum of prestatieperiode, en per regel omschrijving, aantal, stukprijs en btw-tarief.
• Als kleine ondernemer volgens § 19 UStG bovendien de vermelding dat u geen btw in rekening brengt. Zonder btw-tarief en zonder motivering komt de gegevensset er niet door.

Niet elk ontbrekend veld leidt tot afwijzing – de genoemde wel, en u merkt het pas bij het indienen. Wie deze gegevens één keer netjes in zijn stamgegevens vastlegt, is er blijvend vanaf.

Waar het klaargemaakte bestand naartoe gaat

Voor facturen aan de bond bestaat sinds september 2025 één centraal platform: de OZG-RE. Het eerder aparte centrale factuurontvangstplatform (ZRE) is daarin opgegaan. Vindt u online nog een oudere handleiding die u twee portalen uitlegt en een account bij allebei aanraadt: die is achterhaald.

Daar kunt u uw factuur op vier manieren afleveren: in de webinvoer typen, het gereedstaande bestand uploaden, het per e-mail naar een aan u toegewezen adres sturen of het via Peppol laten versturen. Peppol is een Europees verzendnetwerk voor facturen – u kunt het zich voorstellen als een gesloten postsysteem waarin elke instantie een vast adres heeft; u heeft daarvoor een aanbieder nodig die u aansluit. Voor een klein bedrijf zijn webinvoer en upload de realistische wegen.

Bij deelstaten en gemeenten geldt dat niet automatisch. Elke deelstaat regelt zelf vanaf wanneer en langs welke weg hij e-facturen aanneemt; sommige deelstaten draaien eigen portalen, andere gebruiken dat van de bond mee. Het betrouwbare antwoord staat daarom niet in een overzichtstabel op internet, maar in uw opdrachtbrief – daar staat waar de factuur heen moet. Ontbreekt die aanwijzing, vraag er dan naar.

Als formaat neemt de bond de XRechnung aan en ZUGFeRD in het profiel XRECHNUNG, dan echter alleen het pure databestand zonder het pdf-zichtformaat. Een gewone pdf wordt niet als factuur geaccepteerd.

Moet ik dat eigenlijk wel? De grens van 1.000 euro en andere uitzonderingen

Aan de bondsadministratie moeten facturen in beginsel elektronisch gaan. De Duitse e-factuurverordening maakt daarop echter uitzonderingen, en de eerste betreft veel kleine bedrijven: bij directe opdrachten tot 1.000 euro opdrachtwaarde mag u nog steeds op papier factureren. Verdere uitzonderingen gelden voor geheimhoudingsplichtige factuurgegevens en voor inkopen in het buitenland en bij de buitenlandse dienst.

Belangrijk is het verschil tussen „mogen" en „willen": veel instanties willen de factuur ook onder de grens elektronisch. Staat er in de opdracht een Leitweg-ID, dan is de zaak sowieso beslist.

Bij deelstaten en gemeenten kunnen afwijkende grenzen gelden. Ook dat staat in de opdrachtbrief.

„XRechnung uit een pdf maken" – waarom daar geen knop voor bestaat

Daar wordt vaak op gezocht, en het eerlijke antwoord is: een pdf laat zich niet in een XRechnung „omzetten", althans niet betrouwbaar.

De reden is eenvoudig. In een pdf staan geen gegevens, maar een afbeelding van gegevens. Dat „1.428,00" het brutobedrag is en niet het artikelnummer, weet het bestand zelf niet – dat ziet alleen uw oog. Een converter moet dat raden. Bij nette, altijd gelijke opmaak lukt dat vaak; bij een factuur met een kortingsregel, gemengde btw-tarieven of een aftrek van een voorschot wordt er geraden, en wel onopgemerkt.

Twee gevallen worden daarbij graag verward:

• Pdf met ingebed bestand (ZUGFeRD): hier zit de gegevensset er al in en laat zich netjes eruit halen. Dat is geen omzetten, maar uitpakken.
• Gewone pdf: hier helpt alleen de factuur in het programma of in het portaal nog een keer als gegevensset in te voeren.

Heeft u dus een pdf voor u liggen die een XRechnung moet worden: voer de factuur opnieuw in. Bij één regel duurt dat drie minuten – minder dan het zoeken naar de fout als een converter uw btw-tarief door elkaar heeft gehaald.

En naar gewone bedrijven? Wat 2027 en 2028 brengen

Voor facturen tussen bedrijven binnen Duitsland gelden eigen termijnen, en XRechnung is daar niet voorgeschreven – elk formaat dat aan de Europese norm EN 16931 voldoet, is toegestaan. In de praktijk betekent dat: XRechnung of ZUGFeRD, uw keuze. Veel bedrijven nemen ZUGFeRD, omdat de ontvanger dan nog steeds een heel gewone factuur te zien krijgt.

De termijnen op een rij:

Uitgezonderd blijven onder meer facturen onder 250 euro en vervoerbewijzen. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG mogen nog steeds papier of pdf uitgeven – ontvangen moeten ze toch. Wat dat concreet betekent, staat in E-factuur als kleine ondernemer en uitgebreid over de fasen in E-factureringsverplichting 2027 en 2028. Over de grens van 250 euro hebben we de verplichte gegevens verzameld in Kleine factuur tot 250 euro.

Dit alles is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies; voor uw individuele geval blijft uw belastingadviseur verantwoordelijk.

Als de factuur wordt afgewezen

Er zijn twee volstrekt verschillende afwijzingen, en dat onderscheid bepaalt wat u moet doen.

Het platform wijst af. Dat gebeurt meteen bij het indienen, meestal met een foutmelding als „BR-DE-…" en een veldnaam. Die factuur is bij de ontvanger nooit aangekomen. In de praktijk betekent dat: u heeft geen creditfactuur nodig, u verhelpt de fout en dient dezelfde factuur met hetzelfde nummer opnieuw in.

De instantie maakt inhoudelijk bezwaar, bijvoorbeeld omdat een post niet was besteld. Dan is de factuur bezorgd en corrigeert u hem op de gebruikelijke manier – hoe dat netjes gaat, staat in Factuur corrigeren: storno en correctie.

Een praktisch punt over de betaaltermijn: een factuur die in het portaal is blijven hangen, heeft geen termijn laten lopen. Wie pas na vier weken merkt dat het indienen is mislukt, wacht navenant langer op zijn geld. Controleer daarom de eerste keer nog dezelfde dag of de indiening als geslaagd is bevestigd.

Kan ik vooraf controleren of het bestand klopt?

Gedeeltelijk. De bindende controle vindt plaats bij het indienen – pas daar draait de officiële controlesoftware, en alleen haar oordeel telt.

Vooraf kunt u twee dingen doen. Ten eerste: bijna elk factuurprogramma controleert de verplichte velden voordat het het bestand aanmaakt, en noemt de ontbrekende. Ten tweede: u kunt in het aangemaakte bestand kijken zonder XML te hoeven lezen. Daarvoor is onze gratis e-factuur-viewer – u uploadt het bestand en ziet de inhoud als leesbare factuur. Zo merkt u meteen als de Leitweg-ID ontbreekt of een bedrag in het verkeerde veld staat. Hij zegt u echter niet of het bestand aan alle officiële regels voldoet – dat beslist pas de controle bij het indienen.

Een tip uit de praktijk voor de allereerste XRechnung: dien hem in zodra hij klaar is, en niet op de laatste dag. De eerste keer ontbreekt er bijna altijd een kleinigheid, en die wilt u rustig kunnen aanvullen.

Moet ik het XML-bestand bewaren – of volstaat een afdruk?

Het bestand. Een afdruk volstaat niet.

Bij een e-factuur is het gestructureerde deel – precies het XML-bestand dat u heeft aangemaakt – het origineel. Het moet onveranderd worden bewaard, en wel acht jaar; § 14b UStG verlangt dat voor elke inkomende en uitgaande factuur. Een extra pdf hoeft u alleen te bewaren als daarop gegevens staan die in het bestand ontbreken en fiscaal een rol spelen, bijvoorbeeld een boekingsnotitie.

Praktisch betekent dat: typt u de factuur in het portaal van de opdrachtgever, download dan achteraf het aangemaakte bestand en leg het vast. Vertrouw er niet op dat het portaal het acht jaar voor u bewaart. Wie vanuit het factuurprogramma werkt, heeft dit automatisch geregeld – daar blijft het bestand aan de factuur hangen.

Welke versie u nodig heeft – en wat binnenkort verandert

Op dit moment geldt XRechnung in versie 3.0.2; de jongste uitgave is een bugfix-bundel van 31 januari 2026. Voor u is dat meestal geen keuze: portaal en factuurprogramma maken de geldige versie aan, u stelt niets in.

Aangekondigd is XRechnung 4.0. Die zet de herziene Europese norm EN 16931-1:2026 om en zou volgens de verantwoordelijke coördinatiestelle medio tot eind 2026 verschijnen – de datum hangt af van de publicatie van de norm en is uitdrukkelijk voorlopig. Voor de omschakeling is een geleidelijke overgang gepland, bindende peildata zijn er tot nu toe niet. Praktisch betekent dat: wordt uw software onderhouden, dan komt de nieuwe versie als update naar u toe en hoeft u niets te doen.

Waar u de komende maanden eerder op moet letten, is 1 januari 2027. Tot dan blijft de papieren factuur in het zakelijke verkeer tussen bedrijven toegestaan – daarna niet meer voor iedereen. Wie nu al voor een publieke opdrachtgever een XRechnung aanmaakt, heeft het onaangenamere deel sowieso achter de rug.

Officiële bronnen: E-factuur van de bond: FAQ en Leitweg-ID · XRechnung – versies en bundels (KoSIT) · Duitse e-factuurverordening · § 14b UStG – bewaren van facturen