XRechnung erstellen: Was die Behörde wirklich verlangt – und woran die meisten Rechnungen scheitern

Eine XRechnung ist keine besondere Rechnungsvorlage. Es ist Ihre ganz normale Rechnung, nur als reine Datendatei im Format XML: kein Logo, kein Layout, nichts zum Ausdrucken. Sie sieht aus wie Computerkram, weil sie genau dafür gemacht ist – die Software der Behörde soll die Beträge einlesen können, ohne dass ein Mensch sie abtippt.

Deshalb schreiben Sie eine XRechnung auch nicht selbst, sondern lassen sie erzeugen. Dafür gibt es zwei realistische Wege: Sie tippen die Rechnung kostenlos in das Rechnungsportal des Auftraggebers ein, oder Ihr Rechnungsprogramm erstellt die Datei auf Knopfdruck aus der Rechnung, die Sie ohnehin schreiben.

Woran es in der Praxis scheitert, ist selten die Technik. Es ist die Leitweg-ID – eine Nummer, die es auf Papierrechnungen nie gab, die der Auftraggeber Ihnen bei der Bestellung mitteilt und ohne die das Portal Ihre Rechnung abweist, bevor ein Mensch sie überhaupt zu sehen bekommt. Dazu kommen drei Angaben zu Ihnen selbst, die bei der XRechnung Pflicht sind, auf Ihrer bisherigen PDF-Rechnung aber vermutlich fehlen: Name eines Ansprechpartners, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Inhaltsverzeichnis

1. Was eine XRechnung ist – und was sie nicht ist
2. Die zwei Wege, eine XRechnung zu erstellen
3. Die Leitweg-ID: die Nummer, an der es meistens hängt
4. Diese Angaben braucht die XRechnung zwingend
5. Wohin die fertige Datei geht
6. Muss ich überhaupt? Die 1.000-Euro-Grenze und andere Ausnahmen
7. „XRechnung aus PDF erstellen" – warum es dafür keinen Knopf gibt
8. Und an normale Firmen? Was 2027 und 2028 kommt
9. Wenn die Rechnung abgelehnt wird
10. Kann ich vorher prüfen, ob die Datei stimmt?
11. Muss ich die XML-Datei aufheben – oder reicht der Ausdruck?
12. Welche Version Sie brauchen – und was sich bald ändert

Was eine XRechnung ist – und was sie nicht ist

XRechnung ist der Datensatz, auf den sich Bund, Länder und Kommunen in Deutschland geeinigt haben. Wenn Sie die Datei öffnen, sehen Sie Text in spitzen Klammern – jede Angabe steht in einem eigenen Feld, damit die Gegenseite genau weiß, welche Zahl der Nettobetrag ist und welche die Steuer.

Drei Dinge, die dabei regelmäßig durcheinandergehen:

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn Sie sie per Mail schicken. Für die Behörde zählt nur die Datendatei; ein PDF allein wird nicht angenommen.

XRechnung und ZUGFeRD sind nicht dasselbe. ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung, in der die Datendatei zusätzlich versteckt mitreist – Sie sehen also weiterhin eine ganz normale Rechnung. Die XRechnung ist die nackte Datei ohne Sichtseite. Welche Sie wann nehmen, steht ausführlich in unserem Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied einfach erklärt. Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen, zeigt ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Sie brauchen keine Unterschrift und kein Siegel. Eine elektronische Signatur ist für die XRechnung nicht vorgeschrieben.

Die zwei Wege, eine XRechnung zu erstellen

Weg 1: kostenlos im Portal eintippen

Die Rechnungsportale der öffentlichen Auftraggeber haben eine sogenannte Weberfassung: eine Online-Maske, in die Sie Ihre Rechnung eintippen. Am Ende entsteht daraus die XRechnung, und sie ist gleichzeitig eingereicht. Die Registrierung ist für Rechnungssteller kostenfrei, und pro Rechnung fällt dort ebenfalls nichts an.

Das lohnt sich, wenn Sie zwei- oder dreimal im Jahr an eine Behörde abrechnen. Der Preis dafür: Sie tippen jede Position ein zweites Mal ab, denn in Ihrer eigenen Buchhaltung steht die Rechnung ja schon. Und Sie müssen die Zugangsdaten wiederfinden, wenn Sie das nächste Mal – vielleicht in acht Monaten – wieder etwas abrechnen.

Weg 2: aus dem Rechnungsprogramm exportieren

Der übliche Weg, sobald es mehr als ein paar Rechnungen im Jahr sind: Sie schreiben die Rechnung wie immer und wählen als Ausgabeformat XRechnung statt PDF. Das Programm baut die Datei und meldet vorher, wenn eine Pflichtangabe fehlt.

Auch Easy Invoice in der office1.cloud arbeitet so: Pro Rechnung stellen Sie ein, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung entstehen soll. Die Leitweg-ID hinterlegen Sie einmal beim Kunden, damit sie bei jeder weiteren Rechnung an dieselbe Behörde automatisch mitkommt. Fehlt eine Pflichtangabe, zeigt das Programm Ihnen vor dem Erzeugen, welche – das ersetzt aber keine amtliche Prüfung, die findet erst beim Einreichen statt.

Einen dritten Weg gibt es noch: einen Dienstleister beauftragen, der die Übertragung für Sie übernimmt. Das ist ein Thema für Betriebe mit vielen öffentlichen Auftraggebern und eigener Warenwirtschaft, nicht für den Handwerksbetrieb mit drei Behördenrechnungen im Jahr.

Die Leitweg-ID: die Nummer, an der es meistens hängt

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde innerhalb des Rechnungssystems – vergleichbar mit einer Durchwahl. Sie sorgt dafür, dass Ihre Rechnung nicht irgendwo im Amt landet, sondern bei der Stelle, die den Auftrag vergeben hat.

Sie brauchen keine eigene Leitweg-ID. Sie bekommen die des Auftraggebers. Er teilt sie Ihnen bei der Bestellung mit – sie steht auf der Auftragsbestätigung, im Vergabeschreiben oder in der Bestellmail. Finden Sie sie dort nicht, fragen Sie beim Ansprechpartner nach, bevor Sie die Rechnung erzeugen. Das ist ein Zweizeiler per Mail und spart Ihnen zwei Wochen.

Aufgebaut ist sie aus drei Teilen, mit Bindestrichen getrennt: einer Grobadressierung mit bis zu zwölf Ziffern, einer Feinadressierung mit bis zu dreißig Ziffern und einer zweistelligen Prüfziffer am Ende. Die Prüfziffer ist eine Kontrollzahl – sie fällt auf, wenn Sie sich beim Abschreiben vertippen. An der ersten Zahl erkennen Sie außerdem, wohin die Rechnung geht: 991 steht für Bundesbehörden und Verfassungsorgane selbst, 992 für Einrichtungen, die zum Bund gehören, ohne eine Behörde zu sein – etwa Sozialversicherungsträger oder Bundesanstalten –, und 993 für solche Einrichtungen, die einen eigenen Rechnungseingang betreiben statt der zentralen Plattform. Länder und Kommunen haben eigene Nummernkreise.

In der Rechnung landet die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz" (in der Fachsprache BT-10). Wenn Ihr Programm ein Feld mit diesem Namen anbietet, gehört sie genau dort hinein – nicht in den Betreff und nicht in eine Bemerkungszeile.

Die häufigsten Fehler sind unspektakulär: ein Leerzeichen zu viel, ein Bindestrich an der falschen Stelle, eine abgeschriebene Ziffer. Die Prüfziffer fällt darüber, und die Plattform lehnt ab. Kopieren Sie die ID deshalb aus der Mail heraus, statt sie abzutippen.

Diese Angaben braucht die XRechnung zwingend

Vieles davon steht ohnehin auf Ihrer Rechnung. Interessant sind die Felder, die auf einer PDF-Rechnung niemand vermisst und die hier hart geprüft werden:

• Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse von Ihnen. Alle drei sind bei der XRechnung Pflicht. Viele Rechnungsvorlagen nennen nur die Firmenanschrift – dann fehlen hier drei Felder auf einmal.
• Eine elektronische Adresse des Absenders, in aller Regel Ihre E-Mail-Adresse. Auch das ist ein eigenes Feld, kein Fließtext.
• Die Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz.
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Steuernummer. Eine von beiden muss drin sein.
• Ihre IBAN, wenn per Überweisung gezahlt werden soll.
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum sowie je Position Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz.
• Als Kleinunternehmer zusätzlich der Hinweis, dass Sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen. Ohne Steuersatz und ohne Begründung geht der Datensatz nicht durch.

Nicht jedes fehlende Feld führt zur Ablehnung – aber die genannten schon, und man erfährt es erst beim Einreichen. Wer die Angaben einmal sauber in seinen Stammdaten hinterlegt, hat das Thema dauerhaft erledigt.

Wohin die fertige Datei geht

Für Rechnungen an den Bund gibt es seit September 2025 eine zentrale Plattform: die OZG-RE. Die früher getrennte Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ist darin aufgegangen. Wenn Sie noch eine ältere Anleitung im Netz finden, die Ihnen zwei Portale erklärt und ein Konto bei beiden empfiehlt: Die ist überholt.

Dort können Sie Ihre Rechnung auf vier Arten abliefern: in der Weberfassung eintippen, die fertige Datei hochladen, sie per E-Mail an eine Ihnen zugeteilte Adresse schicken oder sie über Peppol übertragen lassen. Peppol ist ein europäisches Versandnetz für Rechnungen – man kann es sich wie ein geschlossenes Postsystem vorstellen, in dem jede Behörde eine feste Adresse hat; Sie brauchen dafür einen Anbieter, der Sie anschließt. Für einen kleinen Betrieb sind Weberfassung und Upload die realistischen Wege.

Bei Ländern und Kommunen gilt das nicht automatisch. Jedes Bundesland regelt selbst, ab wann und auf welchem Weg es E-Rechnungen annimmt; einige Länder betreiben eigene Portale, andere nutzen die des Bundes mit. Die verlässliche Auskunft steht deshalb nicht in einer Übersichtstabelle im Internet, sondern in Ihrem Auftragsschreiben – dort steht, wohin die Rechnung soll. Fehlt der Hinweis, fragen Sie nach.

Als Format nimmt der Bund die XRechnung an sowie ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, dann allerdings nur die reine Datendatei ohne das PDF-Sichtformat. Ein normales PDF wird nicht als Rechnung akzeptiert.

Muss ich überhaupt? Die 1.000-Euro-Grenze und andere Ausnahmen

An die Bundesverwaltung müssen Rechnungen grundsätzlich elektronisch gehen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes macht davon aber Ausnahmen, und die erste betrifft viele kleine Betriebe: Bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro Auftragswert dürfen Sie weiterhin auf Papier abrechnen. Weitere Ausnahmen gelten für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie für Beschaffungen im Ausland und im auswärtigen Dienst.

Wichtig ist der Unterschied zwischen „dürfen" und „sollen": Viele Ämter möchten die Rechnung auch unterhalb der Grenze elektronisch. Wenn im Auftrag eine Leitweg-ID steht, ist die Sache ohnehin entschieden.

Bei Ländern und Kommunen können abweichende Grenzen gelten. Auch das steht im Auftragsschreiben.

„XRechnung aus PDF erstellen" – warum es dafür keinen Knopf gibt

Danach wird oft gesucht, und die ehrliche Antwort ist: Ein PDF lässt sich nicht in eine XRechnung „umwandeln", jedenfalls nicht verlässlich.

Der Grund ist einfach. In einem PDF stehen keine Daten, sondern ein Bild von Daten. Dass „1.428,00" der Bruttobetrag ist und nicht die Artikelnummer, weiß die Datei selbst nicht – das erkennt nur Ihr Auge. Ein Konverter muss das raten. Bei sauberen, immer gleichen Layouts klappt das oft; bei einer Rechnung mit Rabattzeile, gemischten Steuersätzen oder einem Abschlagsabzug wird geraten, und zwar unbemerkt.

Zwei Fälle werden dabei gern verwechselt:

• PDF mit eingebetteter Datei (ZUGFeRD): Hier steckt der Datensatz bereits drin und lässt sich sauber herausholen. Das ist kein Umwandeln, sondern Auspacken.
• Normales PDF: Hier hilft nur, die Rechnung im Programm oder im Portal noch einmal als Datensatz zu erfassen.

Wenn Sie also gerade ein PDF vor sich haben, das zur XRechnung werden soll: Erfassen Sie die Rechnung neu. Das dauert bei einer Position drei Minuten – weniger als die Fehlersuche, wenn ein Konverter Ihnen den Steuersatz verdreht hat.

Und an normale Firmen? Was 2027 und 2028 kommt

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gelten eigene Fristen, und XRechnung ist dort nicht vorgeschrieben – jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, ist zulässig. In der Praxis heißt das: XRechnung oder ZUGFeRD, Ihre Wahl. Viele Betriebe nehmen ZUGFeRD, weil der Empfänger dann weiterhin eine ganz normale Rechnung zu sehen bekommt.

Die Fristen im Überblick:

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin Papier oder PDF ausstellen – empfangen müssen sie trotzdem. Was das konkret bedeutet, steht in E-Rechnung als Kleinunternehmer und ausführlich zu den Stufen in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Zur 250-Euro-Grenze haben wir die Pflichtangaben in Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro zusammengestellt.

Das alles ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung; für Ihren Einzelfall bleibt die Steuerkanzlei zuständig.

Wenn die Rechnung abgelehnt wird

Es gibt zwei völlig verschiedene Ablehnungen, und die Unterscheidung entscheidet, was Sie tun müssen.

Die Plattform weist ab. Das passiert sofort beim Einreichen, meist mit einer Fehlermeldung wie „BR-DE-…" und einem Feldnamen. Diese Rechnung ist beim Empfänger nie angekommen. In der Praxis heißt das: Sie brauchen keine Stornorechnung, Sie beheben den Fehler und reichen dieselbe Rechnung mit derselben Nummer erneut ein.

Die Behörde beanstandet inhaltlich, etwa weil eine Position nicht beauftragt war. Dann ist die Rechnung zugestellt, und Sie korrigieren sie auf dem üblichen Weg – wie das sauber geht, steht in Rechnung korrigieren: Storno- und Korrekturrechnung.

Ein praktischer Punkt zur Zahlungsfrist: Eine Rechnung, die im Portal hängen geblieben ist, hat keine Frist in Gang gesetzt. Wer erst nach vier Wochen merkt, dass die Einreichung fehlgeschlagen ist, wartet entsprechend länger auf sein Geld. Prüfen Sie deshalb beim ersten Mal am selben Tag, ob die Einreichung als erfolgreich quittiert wurde.

Kann ich vorher prüfen, ob die Datei stimmt?

Teilweise. Die verbindliche Prüfung findet beim Einreichen statt – erst dort läuft die amtliche Prüfsoftware, und nur deren Urteil zählt.

Vorher können Sie zwei Dinge tun. Erstens: Fast jedes Rechnungsprogramm prüft die Pflichtfelder, bevor es die Datei erzeugt, und nennt die fehlenden. Zweitens: Sie können in die erzeugte Datei hineinschauen, ohne XML lesen zu müssen. Dafür gibt es unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer – Sie laden die Datei hoch und sehen den Inhalt als lesbare Rechnung. So merken Sie sofort, wenn die Leitweg-ID fehlt oder ein Betrag im falschen Feld steht. Er sagt Ihnen allerdings nicht, ob die Datei sämtliche amtlichen Regeln erfüllt – das entscheidet erst die Prüfung beim Einreichen.

Ein Tipp aus der Praxis für die allererste XRechnung: Reichen Sie sie ein, sobald sie fertig ist, und nicht am letzten Tag. Beim ersten Mal fehlt fast immer eine Kleinigkeit, und Sie wollen die in Ruhe nachtragen können.

Muss ich die XML-Datei aufheben – oder reicht der Ausdruck?

Die Datei. Ein Ausdruck reicht nicht.

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil – also genau die XML-Datei, die Sie erzeugt haben – das Original. Sie muss unverändert aufbewahrt werden, und zwar acht Jahre; § 14b UStG verlangt das für jede ein- und ausgehende Rechnung. Ein zusätzliches PDF müssen Sie nur dann aufheben, wenn darauf Angaben stehen, die in der Datei fehlen und steuerlich eine Rolle spielen, etwa ein Buchungsvermerk.

Praktisch heißt das: Wenn Sie die Rechnung im Portal des Auftraggebers eintippen, laden Sie die erzeugte Datei anschließend herunter und legen sie ab. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Portal sie acht Jahre für Sie bereithält. Wer aus dem Rechnungsprogramm heraus arbeitet, hat das automatisch erledigt – dort bleibt die Datei am Beleg hängen.

Welche Version Sie brauchen – und was sich bald ändert

Aktuell gilt XRechnung in der Version 3.0.2; die jüngste Fassung ist ein Bugfix-Bundle vom 31. Januar 2026. Für Sie ist das meist keine Entscheidung: Portal und Rechnungsprogramm erzeugen die gültige Version, Sie stellen nichts ein.

Angekündigt ist XRechnung 4.0. Sie setzt die überarbeitete europäische Norm EN 16931-1:2026 um, soll nach Angaben der zuständigen Koordinierungsstelle Mitte bis Ende 2026 erscheinen – der Termin hängt an der Veröffentlichung der Norm und ist ausdrücklich vorläufig. Für die Umstellung ist ein schrittweiser Übergang geplant, verbindliche Stichtage gibt es bislang nicht. Praktisch heißt das: Wenn Ihre Software gepflegt wird, kommt die neue Version als Update zu Ihnen, und Sie müssen nichts tun.

Worauf Sie in den nächsten Monaten eher achten sollten, ist der 1. Januar 2027. Bis dahin bleibt die Papierrechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen erlaubt – danach nicht mehr für alle. Wer jetzt schon für einen öffentlichen Auftraggeber eine XRechnung erzeugt, hat den unangenehmeren Teil ohnehin hinter sich.

Offizielle Quellen: E-Rechnung des Bundes: FAQ und Leitweg-ID · XRechnung – Versionen und Bundles (KoSIT) · E-Rechnungsverordnung des Bundes · § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen