Reiskostendeclaratie in Duitsland 2026: sjabloon, forfaits, bonnen

Een reiskostendeclaratie in Duitsland (Reisekostenabrechnung) omvat vier soorten kosten: de reis, de overnachting, de maaltijden en bijkomende kosten zoals parkeren. Met uw eigen auto voert u 0,30 euro per gereden kilometer op, het hotel tegen het bedrag op de factuur en het eten alleen als forfait van 14 of 28 euro per dag. Daarnaast noteert u wanneer u vertrok en terugkwam, waarheen en waarom. Voor zelfstandigen is de declaratie een eigen boekingsstuk voor de administratie. Voor werknemers is ze de basis om hun kosten belastingvrij te vergoeden.

Inhoud

• Sjabloon: wat in de declaratie hoort
• Wanneer een rit als zakenreis telt
• De forfaits voor 2026 en wat u verder opvoert
• Voorbeeld: twee dagen bij een klant in Hamburg
• Bonnen en voorbelasting
• Reiskosten aan de klant doorberekenen
• Reiskosten van werknemers
• Waar de bedragen in de EÜR horen
• Veelgestelde vragen

Sjabloon: wat in de declaratie hoort

De declaratie is niet verplicht, maar zonder haar hebt u geen enkel bewijs voor de kilometers en de forfaits. Een officieel formulier bestaat niet. U mag elke spreadsheet, elk blad en elk programma gebruiken, zolang deze gegevens per reis erin staan:

De tijden zijn geen formaliteit. Daarvan hangt af of er überhaupt een dagvergoeding is. Berg de declaratie samen met de bonnen op, op papier of digitaal, bijvoorbeeld in boekhoudsoftware. Als boekingsstuk bewaart u beide acht jaar (§ 147, lid 3, van de Duitse belastingwet AO).

Wanneer een rit als zakenreis telt

Elke rit naar een klant, een bouwplaats, een beurs of een leverancier is een zakenreis. De dagelijkse rit van huis naar uw eigen werkplaats, winkel of kantoor is dat niet.

Voor die dagelijkse rit geldt de afstandsvergoeding (Entfernungspauschale): 0,38 euro per kilometer van de enkele reis, hoe vaak u ook heen en weer rijdt. Die staat niet in de reiskostendeclaratie, maar apart in de EÜR, de vereenvoudigde Duitse winstberekening. Bij een zakenreis tellen daarentegen alle gereden kilometers, heen en terug.

Drie gevallen waarin de grens anders ligt dan veel mensen denken:

• De werkkamer thuis is geen bedrijfsvestiging. Wie vanuit huis werkt en naar klanten rijdt, is vanaf de voordeur op reis.
• Een klant kan uw bedrijfsvestiging worden. Werkt u regelmatig op een vaste plek bij een opdrachtgever, bijvoorbeeld twee volle dagen per week, en is de opdracht voor onbepaalde tijd of voor meer dan 48 maanden, dan telt die plek als uw werkplaats. Voor de rit daarheen krijgt u dan alleen de afstandsvergoeding.
• Van de werkplaats naar de klant is een reis. De afwezigheid telt vanaf het moment dat u de werkplaats verlaat.

Voor zelfstandigen staan de regels in een brief van het Duitse ministerie van Financiën van 23 december 2014. Voor al het andere verwijst die naar de regels voor werknemers.

De forfaits voor 2026 en wat u verder opvoert

Voor reis en maaltijden voert u vaste bedragen op, voor hotel en bijkomende kosten telt de bon.

Bedrijfsauto. Hoort de auto tot het bedrijfsvermogen, dan boekt u brandstof, verzekering en garage al als bedrijfskosten. De 0,30 euro komt er dan niet bij, anders zou dezelfde rit twee keer worden afgetrokken. De Duitse richtlijnen voor de inkomstenbelasting staan het forfait alleen toe voor privévoertuigen (R 4.12, lid 2, EStR). Noteer de reis toch in de declaratie, vanwege de dagvergoeding. Hoe u het privégebruik van de bedrijfsauto met een rittenregistratie aantoont, leest u in het artikel Rittenregistratie in Duitsland.

Overnachting. Als zelfstandige voert u voor het hotel altijd het factuurbedrag op. Een forfait bestaat voor u niet. Staat het ontbijt apart vermeld, laat die post dan weg. Staat er alleen een totaalprijs op de factuur, trek dan in Duitsland 5,60 euro per ontbijt af.

Maaltijden. Restaurantbonnen zijn fiscaal waardeloos, alleen het forfait telt. Welke dag welk bedrag oplevert, wanneer het hotelontbijt de vergoeding verlaagt en wat in het buitenland geldt, staat in het artikel Dagvergoedingen in Duitsland 2026.

Voorbeeld: twee dagen bij een klant in Hamburg

Jonas Weber is zelfstandig installatietechnicus in Kassel en werkt vanuit zijn werkkamer thuis. Hij rijdt met zijn privéauto naar een klant in Hamburg, overnacht daar één keer en is de volgende avond terug. Hij kan de voorbelasting aftrekken en rekent daarom met nettobedragen.

De btw op de hotel- en parkeerfactuur haalt hij daarnaast terug als voorbelasting. Over de 183 euro reiskosten en de 28 euro dagvergoeding is er geen voorbelasting, want daarvoor bestaat geen factuur.

Was hij met de trein gegaan, dan stond in plaats van de 183 euro de ticketprijs in de declaratie. Was hij dezelfde dag teruggereden, dan was er geen hotel en maar één dagvergoeding van 14 euro, omdat hij meer dan 8 uur weg was.

Bonnen en voorbelasting

Voor elk bedrag volgens factuur hebt u de bon nodig: hotelfactuur, ticket, parkeerbon, taxibon. Voor de forfaits volstaat de declaratie zelf, dus bestemming, aanleiding en tijden. Voor de kilometers noteert u vertrekpunt, bestemming en gereden afstand. Met de kilometerstand bij vertrek en terugkeer is de opgave het makkelijkst te controleren.

Voorbelasting. De btw op hotel, trein, taxi en parkeergarage trekt u af als voorbelasting, tenzij u onder de Duitse kleineondernemersregeling (Kleinunternehmer) valt. Neem de bedragen die op de factuur staan. Hotelfacturen bevatten vaak twee tarieven: 7 procent op de overnachting, 19 procent bijvoorbeeld op parkeren of drankjes.

Naam op de factuur. Tot 250 euro volstaat een factuur voor kleine bedragen zonder uw naam, wat de meeste tickets en parkeerbonnen dekt. Boven 250 euro moet de factuur uw naam en adres als ontvanger vermelden (§ 14, lid 4, van de Duitse btw-wet UStG). Geef bij het inchecken dus het bedrijfsadres op, niet alleen uw naam.

Reiskosten aan de klant doorberekenen

Reiskosten die u aan uw klant doorberekent, zet u als aparte regel op de factuur, netto en met hetzelfde btw-tarief als uw eigenlijke werk. Meestal is dat 19 procent, ook als het hotel zelf maar 7 procent rekende.

De reden: u hebt hotel en reis op eigen naam geboekt. Daarmee horen de kosten bij de prijs van uw dienst (§ 10, lid 1, UStG). Alleen bedragen die u uitdrukkelijk op naam en voor rekening van de klant betaalt, zijn een doorlopende post (durchlaufender Posten) zonder btw. Bij reiskosten is dat zeldzaam. De reis is een bijkomende dienst en krijgt volgens het Duitse btw-toepassingsbesluit het tarief van de hoofddienst (paragraaf 3.10, lid 5, UStAE).

Voorbeeld voor Jonas Weber, die met de klant 0,50 euro per kilometer heeft afgesproken:

Hoeveel u per kilometer rekent, spreekt u vrij af met de klant. Voor uw eigen belasting blijft het bij 0,30 euro. Wat de klant betaalt, is gewone bedrijfsopbrengst, en de kosten van de reis blijven bedrijfskosten. Als Kleinunternehmer berekent u de reiskosten zonder btw door, net als al het andere.

Reiskosten van werknemers

Uw werknemers vergoedt u reiskosten belastingvrij en zonder sociale premies, zolang u niet meer betaalt dan zij zelf als beroepskosten zouden kunnen aftrekken (§ 3, nummer 16, van de Duitse wet op de inkomstenbelasting, EStG). Daarvoor levert de werknemer een declaratie volgens het sjabloon in, en u bewaart die met de bonnen bij de loonadministratie.

De 20 euro per nacht zonder bon mag u alleen aan een werknemer betalen, niet aan uzelf. Ze gelden ook niet als u het hotel rechtstreeks hebt betaald of als de werknemer in het voertuig overnacht (R 9.7, lid 3, van de Duitse loonbelastingrichtlijnen, LStR). Betaalt u meer maaltijdgeld dan het forfait, dan is er een trap met 25 procent forfaitaire loonbelasting. De details staan in het artikel Dagvergoedingen in Duitsland 2026.

De wet legt werknemers in de private sector geen termijn op waarbinnen ze hun reis moeten declareren. Leg er een vast in uw bedrijf, bijvoorbeeld tot het einde van de volgende maand. De vervaltermijn van zes maanden die u vaak leest, geldt voor federale ambtenaren volgens de federale reiskostenwet (BRKG).

Waar de bedragen in de EÜR horen

De reiskosten komen in de Anlage EÜR op meerdere regels, niet in één totaal. In het formulier voor 2026 zijn de regels ten opzichte van 2025 één plaats opgeschoven:

De reis van Jonas Weber in oktober 2026 hoort in het formulier voor 2026: 183,00 euro op regel 72, 116,40 euro op regel 45 en 28,00 euro op regel 65. Hoe de hele berekening is opgebouwd, laat het artikel De EÜR zelf maken zien.

Veelgestelde vragen

Is er een sjabloon voor de reiskostendeclaratie?

Een officieel formulier bestaat niet. De tabel in de paragraaf Sjabloon bevat alle velden die de belastingdienst wil zien. U kunt hem in Excel of op papier namaken.

Hoe hoog is de kilometervergoeding voor zakenreizen in Duitsland in 2026?

0,30 euro per gereden kilometer met de auto, heen en terug geteld. De 0,38 euro die in 2026 nieuw is, geldt alleen voor de dagelijkse rit naar het werk en alleen per kilometer van de enkele reis.

Kan ik reiskosten aftrekken als de klant ze mij betaalt?

Ja. Als zelfstandige trekt u uw kosten af, en wat de klant betaalt is een opbrengst. Beide staan in de EÜR. Anders bij werknemers: wat u hun belastingvrij vergoedt, kunnen zij niet nog eens in hun aangifte aftrekken.

Wat geldt voor reiskosten in het buitenland?

Reis, hotel en bijkomende kosten declareert u net als in Duitsland: 0,30 euro per kilometer met de eigen auto, anders het bedrag volgens bon. Alleen de maaltijden hebben eigen tarieven per land, die staan in het artikel Dagvergoedingen in Duitsland 2026. Buitenlandse btw op de hotelfactuur trekt u niet af in uw Duitse btw-aangifte. Uit andere EU-landen haalt u die terug via het onlineportaal van het Duitse federale centrale belastingbureau (BZSt). De aanvraag moet daar uiterlijk op 30 september van het volgende jaar binnen zijn.

En een zakenlunch tijdens de reis?

Nodigt u een klant uit voor een maaltijd, dan is dat representatie en geen maaltijdvergoeding. U trekt 70 procent van de rekening af (§ 4, lid 5, zin 1, nummer 2, EStG) en hebt een ingevuld representatiebewijs nodig, zie Het representatiebewijs invullen. Uw dagvergoeding voor die dag wordt niet verlaagd.

Ik ben een bon kwijt. Wat nu?

Schrijf een eigen bewijsstuk (Eigenbeleg) met datum, bedrag, aanleiding en de reden waarom het origineel ontbreekt. Hoe dat gaat, staat in het artikel Een eigen bewijsstuk opstellen. Uit een eigen bewijsstuk kunt u geen voorbelasting aftrekken.

Bronnen

• § 9 EStG, beroepskosten (lid 1, nummer 4 en 4a; leden 4 en 4a)
• § 3 EStG, belastingvrije inkomsten (nummer 16)
• § 5 federale reiskostenwet, kilometervergoeding
• § 3 federale reiskostenwet, aanspraak en vervaltermijn
• § 10 UStG, maatstaf van heffing en doorlopende posten
• § 12 UStG, btw-tarieven (lid 2, nummer 10 en 11)
• § 14 UStG, verplichte factuurvermeldingen (lid 4)
• § 4 EStG, winstbegrip (lid 5, zin 1, nummer 2, representatie)
• Federaal centraal belastingbureau: teruggaaf van btw aan Duitse ondernemers
• § 147 AO, bewaartermijnen
• Bundesfinanzministerium: reiskosten bij de winstberekening, brief van 23 december 2014 (kopie van de IHK München)
• Bundesfinanzministerium: Anlage EÜR 2025 met toelichting
• Bundesfinanzministerium: Anlage EÜR 2026 met toelichting

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.