Reisekostenabrechnung 2026: Vorlage, Pauschalen und Belege

In eine Reisekostenabrechnung gehören vier Kostenarten: die Fahrt, die Übernachtung, die Verpflegung und die Nebenkosten wie Parkgebühren. Mit dem eigenen Auto setzen Sie 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer an, das Hotel mit dem Betrag der Rechnung, das Essen nur als Pauschale von 14 oder 28 Euro je Tag. Dazu halten Sie fest, wann Sie losgefahren und zurückgekommen sind, wohin und warum. Für Selbstständige ist die Abrechnung ein eigener Beleg für die Buchhaltung, für Mitarbeiter die Grundlage, um ihnen die Kosten steuerfrei zu erstatten.

Inhalt

• Vorlage: Was in die Abrechnung gehört
• Wann eine Fahrt als Reise zählt
• Die Reisekostenpauschalen 2026 und was Sie sonst ansetzen
• Beispiel: zwei Tage beim Kunden in Hamburg
• Belege und Vorsteuer
• Reisekosten dem Kunden in Rechnung stellen
• Reisekosten für Mitarbeiter abrechnen
• Wo die Beträge in die EÜR gehören
• Häufige Fragen

Vorlage: Was in die Abrechnung gehört

Vorgeschrieben ist die Abrechnung nicht, aber ohne sie fehlt für Kilometer und Pauschalen jeder Nachweis. Ein amtliches Formular gibt es nicht. Sie dürfen jede Tabelle, jedes Blatt und jedes Programm nutzen, solange diese Angaben je Reise darin stehen:

Die Uhrzeiten sind kein Formalismus. An ihnen hängt, ob überhaupt eine Verpflegungspauschale anfällt. Heften Sie die Abrechnung mit den Belegen zusammen ab, auf Papier oder digital, etwa in einer Buchhaltungssoftware. Als Buchungsbeleg bewahren Sie beides acht Jahre auf (§ 147 Absatz 3 der Abgabenordnung).

Wann eine Fahrt als Reise zählt

Jede Fahrt zu einem Kunden, einer Baustelle, einer Messe oder einem Lieferanten ist eine Geschäftsreise. Die tägliche Fahrt von zu Hause zu Ihrer eigenen Werkstatt, Ihrem Laden oder Ihrem Büro ist es nicht.

Für diese tägliche Fahrt gilt die Entfernungspauschale: 0,38 Euro je Kilometer der einfachen Strecke, egal wie oft Sie hin- und herfahren. Sie steht nicht in der Reisekostenabrechnung, sondern gesondert in der EÜR. Für eine Reise zählen dagegen alle gefahrenen Kilometer, hin und zurück.

Drei Fälle, in denen die Grenze anders liegt, als viele denken:

• Das Arbeitszimmer zu Hause ist kein Betrieb. Wer von daheim aus arbeitet und zu Kunden fährt, ist ab der Haustür auf Reisen.
• Ein Kunde kann zum Betrieb werden. Arbeiten Sie regelmäßig an einem festen Ort bei einem Auftraggeber, etwa an zwei vollen Tagen je Woche, und ist der Auftrag unbefristet oder auf mehr als 48 Monate angelegt, gilt dieser Ort wie Ihre Werkstatt. Dann gibt es für die Fahrt dorthin nur die Entfernungspauschale.
• Von der Werkstatt zum Kunden ist eine Reise. Die Abwesenheit zählt ab dem Moment, in dem Sie die Werkstatt verlassen.

Die Regeln stehen für Selbstständige im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014. Es verweist für alles Weitere auf die Regeln für Arbeitnehmer.

Die Reisekostenpauschalen 2026 und was Sie sonst ansetzen

Bei der Fahrt und der Verpflegung setzen Sie feste Beträge an, bei Hotel und Nebenkosten zählt der Beleg.

Firmenwagen. Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, buchen Sie Sprit, Versicherung und Werkstatt ohnehin als Betriebsausgabe. Die 0,30 Euro gibt es dann nicht zusätzlich, sonst wäre dieselbe Fahrt doppelt abgesetzt. Den Pauschalsatz lassen die Einkommensteuer-Richtlinien nur für private Fahrzeuge zu (R 4.12 Absatz 2). In der Abrechnung notieren Sie die Reise trotzdem, wegen der Verpflegungspauschale. Wie Sie die private Nutzung des Firmenwagens mit einem Fahrtenbuch nachweisen, steht im Beitrag Fahrtenbuch richtig führen.

Übernachtung. Als Selbstständiger setzen Sie für das Hotel immer den Rechnungsbetrag an, eine Pauschale gibt es für Sie nicht. Ist das Frühstück extra ausgewiesen, lassen Sie diesen Posten weg. Steht nur ein Gesamtpreis auf der Rechnung, ziehen Sie im Inland 5,60 Euro je Frühstück ab.

Verpflegung. Restaurantrechnungen sind für die Steuer wertlos, es zählt nur die Pauschale. Welcher Tag welchen Betrag bringt, wann das Hotelfrühstück die Pauschale kürzt und was im Ausland gilt, steht im Beitrag Verpflegungsmehraufwand 2026.

Beispiel: zwei Tage beim Kunden in Hamburg

Jonas Weber ist selbstständiger Anlagentechniker in Kassel und arbeitet von seinem Arbeitszimmer zu Hause aus. Er fährt mit seinem privaten Auto zu einem Kunden nach Hamburg, übernachtet dort einmal und ist am nächsten Abend zurück. Er kann die Vorsteuer abziehen, deshalb rechnet er mit Nettobeträgen.

Die Umsatzsteuer aus Hotel- und Parkrechnung holt er sich zusätzlich als Vorsteuer zurück. Für die 183 Euro Fahrtkosten und die 28 Euro Verpflegung gibt es keine Vorsteuer, denn dafür existiert keine Rechnung.

Wäre er mit der Bahn gefahren, stünde statt der 183 Euro der Ticketpreis in der Abrechnung. Wäre er am selben Tag zurückgefahren, gäbe es kein Hotel und nur einmal 14 Euro Verpflegung, weil er mehr als 8 Stunden unterwegs war.

Belege und Vorsteuer

Für jeden Betrag laut Rechnung brauchen Sie den Beleg: Hotelrechnung, Ticket, Parkbeleg, Taxiquittung. Für die Pauschalen genügt die Abrechnung selbst, also Ziel, Anlass und Uhrzeiten. Für die Kilometer notieren Sie Start, Ziel und die gefahrene Strecke. Mit dem Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr ist die Angabe am leichtesten nachprüfbar.

Vorsteuer. Aus Hotel, Bahn, Taxi und Parkhaus ziehen Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab, wenn Sie nicht Kleinunternehmer sind. Nehmen Sie dabei die Beträge, die auf der Rechnung stehen. Hotelrechnungen enthalten oft zwei Steuersätze: 7 Prozent auf die Übernachtung, 19 Prozent etwa auf Parkplatz oder Getränke.

Name auf der Rechnung. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung ohne Ihren Namen, das deckt die meisten Tickets und Parkbelege ab. Über 250 Euro muss die Rechnung Ihren Namen und Ihre Anschrift als Empfänger tragen (§ 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes). Geben Sie beim Einchecken also die Firmenanschrift an, nicht nur Ihren Namen.

Reisekosten dem Kunden in Rechnung stellen

Reisekosten, die Sie an Ihren Kunden weitergeben, schreiben Sie als eigene Position auf die Rechnung, netto und mit demselben Umsatzsteuersatz wie Ihre eigentliche Arbeit. In den meisten Fällen sind das 19 Prozent, auch wenn das Hotel selbst nur 7 Prozent berechnet hat.

Der Grund: Sie haben Hotel und Fahrt in eigenem Namen gebucht. Damit gehören die Kosten zum Preis Ihrer Leistung (§ 10 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes). Nur Beträge, die Sie ausdrücklich im Namen und auf Rechnung des Kunden zahlen, sind ein durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer. Das ist bei Reisekosten selten. Die Anreise ist eine Nebenleistung und bekommt nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Steuersatz der Hauptleistung (Abschnitt 3.10 Absatz 5).

Beispiel für Jonas Weber, der mit dem Kunden 0,50 Euro je Kilometer vereinbart hat:

Wie viel Sie je Kilometer berechnen, vereinbaren Sie frei mit dem Kunden. Für Ihre eigene Steuer bleibt es bei 0,30 Euro. Was der Kunde zahlt, ist ganz normale Betriebseinnahme, die Kosten der Reise bleiben Betriebsausgabe. Als Kleinunternehmer stellen Sie die Reisekosten ohne Umsatzsteuer in Rechnung, wie alles andere auch.

Reisekosten für Mitarbeiter abrechnen

Ihren Mitarbeitern erstatten Sie Reisekosten steuerfrei und ohne Sozialabgaben, solange Sie nicht mehr zahlen, als er selbst als Werbungskosten absetzen könnte (§ 3 Nummer 16 EStG). Dafür reicht er Ihnen eine Abrechnung nach der Vorlage ein, Sie bewahren sie mit den Belegen beim Lohnkonto auf.

Die 20 Euro je Nacht ohne Beleg dürfen Sie nur einem Mitarbeiter zahlen, nicht sich selbst. Sie gelten auch nicht, wenn Sie das Hotel direkt bezahlt haben oder er im Fahrzeug übernachtet (R 9.7 Absatz 3 der Lohnsteuer-Richtlinien). Zahlen Sie beim Verpflegungsgeld mehr als die Pauschale, gibt es eine Stufe mit 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Verpflegungsmehraufwand 2026.

Das Gesetz schreibt für Mitarbeiter in der Privatwirtschaft keine Frist vor, bis wann sie ihre Reise abrechnen müssen. Legen Sie eine im Betrieb fest, etwa bis zum Ende des Folgemonats. Die Ausschlussfrist von sechs Monaten, die man oft liest, gilt für Bundesbeamte nach dem Bundesreisekostengesetz.

Wo die Beträge in die EÜR gehören

Die Reisekosten landen in der Anlage EÜR in mehreren Zeilen, nicht in einer Summe. Im Vordruck 2026 sind die Zeilen gegenüber 2025 um eins nach hinten gerutscht:

Die Reise von Jonas Weber im Oktober 2026 gehört in den Vordruck 2026: 183,00 Euro in Zeile 72, 116,40 Euro in Zeile 45 und 28,00 Euro in Zeile 65. Wie die ganze Rechnung aufgebaut ist, zeigt der Beitrag EÜR selbst machen.

Häufige Fragen

Gibt es eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung?

Ein amtliches Formular gibt es nicht. Die Tabelle im Abschnitt Vorlage enthält alle Felder, die das Finanzamt sehen will. Sie können sie in Excel oder auf Papier nachbauen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026 für Dienstreisen?

0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem Auto, hin und zurück gezählt. Die 0,38 Euro, die 2026 neu sind, gelten nur für die tägliche Fahrt zur Arbeit und nur je Kilometer der einfachen Strecke.

Kann ich Reisekosten absetzen, wenn der Kunde sie mir bezahlt?

Ja. Als Selbstständiger setzen Sie Ihre Kosten ab, und was der Kunde zahlt, ist eine Einnahme. Beides steht in der EÜR. Anders beim Mitarbeiter: Was Sie ihm steuerfrei erstatten, kann er nicht noch einmal in seiner Steuererklärung absetzen.

Was gilt für Reisekosten im Ausland?

Fahrt, Hotel und Nebenkosten rechnen Sie genauso ab wie im Inland: 0,30 Euro je Kilometer mit dem eigenen Auto, sonst der Betrag laut Beleg. Nur die Verpflegung hat eigene Sätze je Land, die stehen im Beitrag Verpflegungsmehraufwand 2026. Die ausländische Umsatzsteuer auf der Hotelrechnung ziehen Sie nicht in Ihrer deutschen Voranmeldung ab. Aus anderen EU-Ländern holen Sie sie über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern zurück, der Antrag muss bis zum 30. September des Folgejahres dort sein.

Was ist mit einem Geschäftsessen auf der Reise?

Laden Sie einen Kunden zum Essen ein, ist das eine Bewirtung und keine Verpflegung. Sie setzen 70 Prozent der Rechnung ab (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG) und brauchen einen ausgefüllten Bewirtungsbeleg, siehe Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Ihre Verpflegungspauschale für den Tag bleibt dabei ungekürzt.

Ich habe einen Beleg verloren. Was nun?

Schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und dem Grund, warum das Original fehlt. Wie das geht, steht im Beitrag Eigenbeleg schreiben. Vorsteuer können Sie aus einem Eigenbeleg nicht ziehen.

Quellen

• § 9 EStG, Werbungskosten (Absatz 1 Nummer 4 und 4a, Absatz 4 und 4a)
• § 3 EStG, Steuerfreie Einnahmen (Nummer 16)
• § 5 Bundesreisekostengesetz, Wegstreckenentschädigung
• § 3 Bundesreisekostengesetz, Anspruch und Ausschlussfrist
• § 10 UStG, Bemessungsgrundlage und durchlaufende Posten
• § 12 UStG, Steuersätze (Absatz 2 Nummer 10 und 11)
• § 14 UStG, Pflichtangaben einer Rechnung (Absatz 4)
• § 4 EStG, Gewinnbegriff (Absatz 5 Satz 1 Nummer 2, Bewirtung)
• Bundeszentralamt für Steuern: Vorsteuervergütung an inländische Unternehmer
• § 147 AO, Aufbewahrungsfristen
• Bundesfinanzministerium: Reisekosten bei der Gewinnermittlung, Schreiben vom 23. Dezember 2014 (Kopie der IHK München)
• Bundesfinanzministerium: Anlage EÜR 2025 mit Anleitung
• Bundesfinanzministerium: Anlage EÜR 2026 mit Anleitung

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