ZUGFeRD 2.5 od 1 lipca 2026 r.: co zmienia się dla Twoich faktur

ZUGFeRD 2.5 jest już dostępny. Nowa wersja formatu e-faktury jest dostępna od 10 czerwca 2026 r. (we Francji: Factur-X 1.09) i powinna być stosowana od 1 lipca 2026 r. Oto zmiany:

• Zaktualizowane listy kodów i reguły walidacji. Listy (np. krajów, walut, kategorii VAT) zostały podniesione do aktualnego stanu europejskiej normy EN 16931. Dotyczy to kontroli technicznej w tle, a nie tego, co wprowadzasz.
• Rozszerzenia w profilu „EXTENDED". Nowo możliwe są m.in. ujemne ceny jednostkowe na poziomie pozycji, dodatkowe dane płatności oraz płatności w imieniu osób trzecich. Przeznaczone do bardziej złożonych przypadków – faktury standardowe pozostają bez zmian.
• Lepsza zgodność z francuskim obowiązkiem B2B. Kto fakturuje do Francji, wystarczy mu teraz jeden plik (szczegóły poniżej).
• W pełni wstecznie kompatybilny. Faktury w starszych profilach pozostają ważne i czytelne.
• Faktury w kwocie brutto pojawią się później. Ta zapowiedziana funkcja zostanie dodana w drugim kroku – istotna głównie dla branży książkowej i wydawniczej, a nie dla typowej faktury usługowej lub rzemieślniczej.

Krótko: czym właściwie jest ZUGFeRD?

ZUGFeRD to faktura PDF z niewidoczną „ulotką". PDF wygląda jak zawsze i można go normalnie otworzyć oraz wydrukować. Wewnątrz osadzony jest dodatkowo ustrukturyzowany plik XML ze wszystkimi danymi faktury – kwotą, stawką VAT, pozycjami, terminem płatności. Oprogramowanie księgowe odbiorcy wczytuje te dane automatycznie.

Zaleta: Twoja faktura jest czytelna zarówno dla ludzi, jak i dla maszyn. Właśnie dlatego ZUGFeRD (od profilu „EN 16931") spełnia wymagania prawdziwej e-faktury. Dlaczego staje się to coraz ważniejsze, przeczytasz w naszym poradniku o obowiązku e-fakturowania w 2027 i 2028 r..

Czy jako firma muszę teraz wystawiać e-fakturę?

Warto tu wyraźnie rozdzielić dwie rzeczy – bo nie każdego dotyczy to tak samo.

E-faktura obowiązuje wyłącznie w B2B. Ustrukturyzowany format staje się obowiązkowy tylko stopniowo i jedynie dla faktur między przedsiębiorstwami krajowymi. Faktury dla klientów prywatnych (B2C) nie są nim objęte – tam nadal możesz wysyłać zwykłą fakturę PDF lub papierową.

Mali przedsiębiorcy nie muszą wystawiać e-faktury. Kto korzysta z regulacji dla małych firm zgodnie z art. 19 niemieckiej ustawy o VAT (§ 19 UStG), jest trwale zwolniony z obowiązku wystawiania i może nadal wystawiać zwykłą fakturę. Jednak: każda firma musi już od 2025 r. móc odbierać e-faktury – wystarczy do tego adres e-mail. Czym dokładnie jest mały przedsiębiorca i gdzie kryją się pułapki, pokazuje nasz artykuł o regulacjach dla małych firm 2026.

„Mała firma" to nie pojęcie podatkowe. Nie należy tego mylić: „mała firma" czy „małe przedsiębiorstwo" nie mówi nic o VAT. Decydujące jest to, czy jesteś małym przedsiębiorcą w rozumieniu § 19 UStG, czy rozliczasz się na zasadach ogólnych. Tylko ci ostatni będą w przyszłości wystawiać e-faktury w B2B.

A jeśli muszę wystawiać e-faktury? Wtedy ZUGFeRD 2.5 i tak nie oznacza pracy: dobrze utrzymywane oprogramowanie tworzy i aktualizuje format w tle. Piszesz fakturę jak zawsze – właściwa wersja powstaje automatycznie podczas generowania PDF. Tylko dwie grupy muszą przyłożyć rękę: ci, którzy tworzą pliki ZUGFeRD ręcznie lub własnym skryptem, oraz ci, którzy używają przestarzałego, już nierozwijanego oprogramowania. Podstawy dotyczące samej faktury znajdziesz w naszym poradniku o wystawianiu faktury.

Dla zainteresowanych techniką: które pola zostały zmienione?

Jeśli chcesz wiedzieć dokładnie – oto konkretne węzły, które w ZUGFeRD 2.5 (profil „EXTENDED") są nowe lub zmienione. Na co dzień nie musisz ich znać; zajmuje się tym Twoje oprogramowanie.

Co oznacza „lepiej dla Francji"? Francja wprowadza obowiązkową e-fakturę B2B; jej formatem krajowym jest Factur-X – a ZUGFeRD 2.5 jest technicznie identyczny z Factur-X 1.09. Nowe identyfikatory schematu (@ListID w polach podatkowych/identyfikacyjnych) oraz grupa płatności BG-34 sprawiają, że niemiecka faktura ZUGFeRD jest bezproblemowo akceptowana przez francuski system obowiązkowy. Praktyczna korzyść: kto ma klientów w Niemczech i we Francji, nie potrzebuje już drugiego formatu – jeden plik pasuje do obu krajów.

Jak radzi sobie z tym office1.cloud

W oprogramowaniu do fakturowania PepperTools Office Cloud tworzysz pliki ZUGFeRD i XRechnung bezpośrednio z dokumentu – bez martwienia się o wersje formatu. Aktualizacje formatu, takie jak ZUGFeRD 2.5, wdrażamy na bieżąco centralnie, aby Twoje e-faktury odzwierciedlały aktualny stan normy EN 16931 – bez konieczności instalowania czy zmieniania czegokolwiek przez Ciebie.

Chcesz spróbować? Platformę możesz przetestować bezpłatnie przez 10 dni – bez ryzyka. Zacznij od razu tutaj: wypróbuj office1.cloud za darmo. Więcej o zakresie funkcji przeczytasz w artykule Easy Invoice jest już dostępny.

Ten artykuł zawiera informacje ogólne i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej. W konkretnej sprawie zwróć się do swojego doradcy podatkowego.