ZUGFeRD 2.5 vanaf 1 juli 2026: wat er verandert voor uw facturen

ZUGFeRD 2.5 is er. De nieuwe versie van het e-factuurformaat is sinds 10 juni 2026 beschikbaar (in Frankrijk: Factur-X 1.09) en moet vanaf 1 juli 2026 worden gebruikt. Dit zijn de wijzigingen:

• Bijgewerkte codelijsten en controleregels. De lijsten (bv. voor landen, valuta's, belastingcategorieën) zijn op het actuele niveau van de EU-norm EN 16931 gebracht. Dit betreft de technische controle op de achtergrond, niet uw invoer.
• Uitbreidingen in het profiel "EXTENDED". Nieuw mogelijk zijn onder andere negatieve eenheidsprijzen op regelniveau, extra betaalgegevens en betalingen namens derden. Bedoeld voor complexere gevallen – standaardfacturen blijven ongemoeid.
• Betere aansluiting op de Franse B2B-verplichting. Wie naar Frankrijk factureert, heeft voortaan aan één bestand genoeg (details hieronder).
• Volledig achterwaarts compatibel. Facturen in oudere profielen blijven geldig en leesbaar.
• Brutofacturen volgen later. Deze aangekondigde functie wordt in een tweede stap toegevoegd – vooral relevant voor de boeken- en uitgeverijbranche, niet voor de typische dienst- of vakmanfactuur.

Kort uitgelegd: wat is ZUGFeRD eigenlijk?

ZUGFeRD is een pdf-factuur met een onzichtbare "bijsluiter". De pdf ziet eruit als altijd en kan gewoon worden geopend en afgedrukt. Ingebed zit daarnaast een gestructureerd XML-bestand met alle factuurgegevens – bedrag, btw-tarief, regels, betalingstermijn. De boekhoudsoftware van de ontvanger leest deze gegevens automatisch in.

Het voordeel: uw factuur is zowel voor mensen als machinaal leesbaar. Juist daarom voldoet ZUGFeRD (vanaf het profiel "EN 16931") aan de eisen van een echte e-factuur. Waarom dat steeds belangrijker wordt, leest u in onze gids over de e-factureringsverplichting voor 2027 en 2028.

Moet ik als bedrijf nu een e-factuur opstellen?

Het loont hier twee dingen goed uit elkaar te houden – want niet iedereen wordt op dezelfde manier geraakt.

De e-factuur geldt alleen in B2B. Het gestructureerde formaat wordt stapsgewijs alleen verplicht voor facturen tussen binnenlandse ondernemingen. Facturen aan particuliere klanten (B2C) vallen er niet onder – daar mag u nog steeds een gewone pdf- of papieren factuur sturen.

Kleineondernemers hoeven geen e-factuur op te stellen. Wie de kleineondernemersregeling volgens § 19 van de Duitse btw-wet (§ 19 UStG) gebruikt, is permanent vrijgesteld van de opstelplicht en mag een eenvoudige factuur blijven sturen. Maar: elk bedrijf moet e-facturen sinds 2025 wél kunnen ontvangen – daarvoor volstaat een e-mailadres. Wat een kleineondernemer precies is en waar de valkuilen liggen, laat ons artikel over de kleineondernemersregeling 2026 zien.

"Klein bedrijf" is geen fiscaal begrip. Niet verwarren: "klein bedrijf" of "kleine onderneming" zegt niets over de btw. Doorslaggevend is of u kleineondernemer bent volgens § 19 UStG of onder de normale belastingregeling valt. Alleen die laatste stelt in de toekomst e-facturen op in B2B.

En als ik wél e-facturen moet opstellen? Dan is ZUGFeRD 2.5 alsnog geen werk: goed onderhouden software bouwt en actualiseert het formaat op de achtergrond. U schrijft uw factuur als altijd – de juiste versie ontstaat automatisch bij het aanmaken van de pdf. Zelf iets doen hoeven maar twee groepen: wie ZUGFeRD-bestanden handmatig of met een eigen script aanmaakt, en wie verouderde, niet meer doorontwikkelde software gebruikt. De basis over de factuur zelf vindt u in onze gids over het schrijven van een factuur.

Voor de technisch geïnteresseerde: welke velden zijn aangepast?

Wilt u het precies weten – hier de concrete knooppunten die in ZUGFeRD 2.5 (profiel "EXTENDED") nieuw of gewijzigd zijn. Voor de dagelijkse praktijk hoeft u dit niet te kennen; uw software regelt het.

Wat betekent "beter voor Frankrijk"? Frankrijk voert een verplichte B2B-e-factuur in; het nationale formaat daar is Factur-X – en ZUGFeRD 2.5 is technisch identiek aan Factur-X 1.09. De nieuwe schema-aanduidingen (@ListID op de belasting-/ID-velden) en de betaalgroep BG-34 zorgen ervoor dat een Duitse ZUGFeRD-factuur netjes door het Franse verplichte systeem wordt geaccepteerd. Het praktische nut: wie klanten in Duitsland én Frankrijk heeft, heeft geen tweede formaat meer nodig – één bestand werkt voor beide landen.

Hoe office1.cloud hiermee omgaat

In de facturatiesoftware van de PepperTools Office Cloud maakt u ZUGFeRD- en XRechnung-bestanden rechtstreeks vanuit het document aan – zonder u om formaatversies te bekommeren. Formaatupdates zoals ZUGFeRD 2.5 rollen wij doorlopend centraal uit, zodat uw e-facturen de actuele stand van EN 16931 weergeven – zonder dat u iets hoeft te installeren of aan te passen.

Wilt u het uitproberen? U kunt het platform 10 dagen gratis testen – zonder risico. Meteen hier starten: office1.cloud gratis proberen. Meer over de functies leest u in het artikel Easy Invoice is live.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Neem voor uw specifieke geval contact op met uw belastingadviseur.