Proforma-Rechnung: Bedeutung, Muster und wann Sie eine brauchen

Eine Proforma-Rechnung ist eine Vorab-Aufstellung über eine Lieferung, die noch nicht abgerechnet wird. Sie löst keine Zahlungspflicht aus, und Ihr Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Sie brauchen sie vor allem, wenn Ware ohne Verkauf über eine Zollgrenze geht — bei Mustern, Garantieersatz oder Leihgeräten. Entscheidend ist aber nicht das Wort „Proforma" auf dem Papier, sondern was darauf steht: Rechnen Sie darin tatsächlich eine Leistung ab, behandelt das Umsatzsteuerrecht das Dokument wie eine Rechnung.

Inhalt

• Was eine Proforma-Rechnung ist
• Wann Sie eine Proforma-Rechnung brauchen
• Was auf die Proforma-Rechnung gehört
• Umsatzsteuer: der Punkt, an dem es teuer wird
• Bringt eine Proforma-Rechnung dem Kunden Vorsteuer?
• Der Kunde hat auf die Proforma-Rechnung gezahlt — was jetzt?
• Proforma-Rechnung für den Zoll
• Proforma-Rechnung auf Englisch
• Buchen und aufbewahren
• Muster zum Abschreiben
• Häufige Fragen

Was eine Proforma-Rechnung ist

Ihr Kunde muss auf eine Proforma-Rechnung nichts zahlen. Das Dokument sieht aus wie eine Rechnung, nennt Ware, Menge und Wert, fordert aber kein Geld. Es informiert: den Zoll über den Wert der Sendung, den Kunden über die Kosten einer geplanten Lieferung, eine Bank über den Inhalt eines Geschäfts.

Der Name führt in die Irre. Umsatzsteuerlich ist eine Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird". Die Überschrift schützt Sie also nicht. Umgekehrt gilt: Solange Sie nichts abrechnen, sondern nur ankündigen, bleibt es bei der reinen Information.

Für die echte Abrechnung brauchen Sie danach ein zweites Dokument. Wie eine vollständige Rechnung aussieht, steht in unserem Beitrag Rechnung schreiben. Wenn Sie regelmäßig zwischen Angebot, Vorab-Papier und Schlussrechnung wechseln, nimmt Ihnen ein Rechnungsprogramm die Nummernvergabe und die Zuordnung ab.

Wann Sie eine Proforma-Rechnung brauchen

In vier Fällen verlangt jemand dieses Papier von Ihnen, und in keinem davon geht es um Geld.

Bei reinen Dienstleistungen ohne Warenversand brauchen Sie keine Proforma-Rechnung. Dort gibt es nichts zu verzollen, und für die Vorab-Information ist ein Angebot das ehrlichere Papier.

Für den vierten Fall gibt es oft den besseren Weg: ein verbindliches Angebot oder eine Auftragsbestätigung. Beide sagen klar, was sie sind. Ein Papier, das aussieht wie eine Rechnung, aber keine sein soll, führt beim Empfänger regelmäßig zu Rückfragen.

Soll der Kunde dagegen wirklich vor der Lieferung zahlen, ist die Proforma-Rechnung das falsche Werkzeug. Dann brauchen Sie eine Anzahlungs- oder Vorkasse-Rechnung mit Umsatzsteuer-Ausweis. Der Unterschied und die Pflichtangaben stehen in Anzahlungsrechnung und Vorkasse.

Was auf die Proforma-Rechnung gehört

Schreiben Sie dieselben Angaben auf wie bei einer normalen Rechnung, ergänzen Sie den Zweck und lassen Sie die Zahlungsaufforderung weg.

• Name und Anschrift von Ihnen und dem Empfänger
• Datum und eine eigene Nummer, die nicht aus Ihrem Rechnungsnummernkreis stammt
• Ware oder Leistung, Menge, Einzelwert, Gesamtwert
• Deutlich sichtbar die Bezeichnung „Proforma-Rechnung"
• Ein Satz, der klarstellt, dass keine Zahlung verlangt wird
• Bei Sendungen ins Nicht-EU-Ausland zusätzlich: Ursprungsland, Zolltarifnummer, Gewicht, Lieferbedingung

Eine eigene Nummer außerhalb des Rechnungskreises ist keine gesetzliche Pflicht, erspart Ihnen aber die Erklärung, warum in Ihrer Rechnungsnummernfolge ein Beleg ohne Umsatz steht. Wie Sie Ihre Nummern sauber führen, steht in Rechnungsnummer vergeben.

Umsatzsteuer: der Punkt, an dem es teuer wird

Weisen Sie auf einer Proforma-Rechnung besser keine Umsatzsteuer gesondert aus. Wer einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet diesen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt — unabhängig davon, ob je ein Umsatz stattfindet.

Ob eine als „Proforma" bezeichnete Aufstellung diese Steuerschuld auslöst, hängt davon ab, ob das Papier als Abrechnung über eine Leistung gelesen werden kann. Das ist eine Frage des Einzelfalls und keine, die sich über die Überschrift entscheiden lässt — § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG stellt ausdrücklich auf den Inhalt ab, nicht auf die Bezeichnung. Das Bundesfinanzministerium hat den Rechnungsbegriff im Umsatzsteuer-Anwendungserlass mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 in genau diesem Wortlaut neu gefasst.

Praktisch heißt das: Nennen Sie auf der Proforma-Rechnung den Warenwert als Bruttobetrag oder als reinen Wert ohne Steuerzeile. Die Umsatzsteuer weisen Sie später in der echten Rechnung aus.

Bringt eine Proforma-Rechnung dem Kunden Vorsteuer?

Nein. Ihr Kunde darf aus einer Proforma-Rechnung keine Vorsteuer ziehen. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt". Ein Dokument, das bewusst nicht abrechnet, ist keine solche Rechnung.

Das gilt auch dann, wenn Ihr Kunde schon gezahlt hat. Für Zahlungen vor der Lieferung verlangt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG beides: Die Rechnung muss vorliegen und die Zahlung geleistet sein. Fehlt die Rechnung, verschiebt sich der Abzug — der Anspruch geht nicht verloren, aber er kommt später.

Wenn Ihr Kunde also nach einer Proforma-Rechnung fragt, um sie zu verbuchen, fragt er nach dem falschen Dokument. Schicken Sie ihm eine Anzahlungsrechnung.

Der Kunde hat auf die Proforma-Rechnung gezahlt — was jetzt?

Die Umsatzsteuer wird trotzdem fällig, auch ohne Rechnung. Sobald Sie das Geld vereinnahmen, entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie es bekommen haben. Das Papier, das Sie vorher geschickt haben, ändert daran nichts.

Zwei Schritte gehören dann sofort erledigt:

1. Den Betrag in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Zahlungsmonats aufnehmen. Fristen und Zeiträume stehen in Umsatzsteuervoranmeldung.
2. Eine echte Rechnung nachschicken — als Anzahlungsrechnung, wenn noch nicht geliefert ist, sonst als normale Rechnung über die gesamte Leistung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen in beiden Schritten keine Umsatzsteuer aus. Für sie ändert die Zahlung nur den Zeitpunkt der Einnahme, nicht die Steuer. Was sonst für sie gilt, steht in Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Proforma-Rechnung für den Zoll

Ohne Wertangabe bleibt die Sendung liegen. Der Zoll braucht ein Papier, aus dem der Wert der Ware hervorgeht — auch dann, wenn niemand etwas dafür bezahlt. Die deutsche Zollverwaltung nennt als Anwendungsfall Waren ohne Handelswert, etwa Güter, die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind, sowie Schenkungen. In diesen Fällen ist eine Proforma-Rechnung vorzulegen, die den tatsächlichen Wert der Ware ausweist.

Daraus folgen drei Regeln für die Praxis:

• Keine Nullrechnung. Schreiben Sie den Wert hin, den die Ware hätte, wenn Sie sie verkaufen würden. „0 Euro" oder „kostenlos" führt zur Rückfrage oder zur Schätzung durch die Zollstelle.
• Zweck nennen. Ein Vermerk wie „Warenmuster ohne Handelswert, nur für Zollzwecke" erklärt, warum kein Kaufpreis existiert. Bei internationalen Sendungen zusätzlich auf Englisch: „No commercial value — for customs purposes only."
• Vorübergehende Ausfuhr kennzeichnen. Geht das Gerät zur Messe oder zur Reparatur und kommt zurück, gehören der Zweck und die erwartete Dauer auf das Papier.

Die Schweiz, Norwegen und das Vereinigte Königreich sind keine EU-Mitglieder. Sendungen dorthin werden verzollt, die Regeln oben gelten also auch dann, wenn der Empfänger nur wenige Kilometer hinter der Grenze sitzt. Welche Unterlagen das Empfangsland zusätzlich verlangt, sagt Ihnen dessen Zollverwaltung, nicht der deutsche Zoll.

Für Lieferungen innerhalb der EU brauchen Sie keine Proforma-Rechnung; dort gibt es keine Zollabfertigung. Was Sie bei Rechnungen ins EU-Ausland beachten müssen, steht in Rechnung ins EU-Ausland.

Proforma-Rechnung auf Englisch

Stellen Sie das Papier zweisprachig aus, sobald es eine Grenze überquert. Der Zollbeamte im Empfangsland liest kein Deutsch, und eine Rückfrage kostet Tage. Deutsch und Englisch nebeneinander in derselben Zeile genügt.

Diese Begriffe brauchen Sie:

Den Wert schreiben Sie in der Währung, in der Sie normalerweise verkaufen, und nennen die Währung ausdrücklich. „90,00" allein ist keine Angabe, „90,00 EUR" schon.

Buchen und aufbewahren

Eine Proforma-Rechnung buchen Sie nicht. Sie ist kein Buchungsbeleg, weil ihr kein Geschäftsvorfall zugrunde liegt: kein Umsatz, keine Forderung, keine Zahlung. Gebucht wird erst die echte Rechnung oder der Geldeingang.

Aufheben müssen Sie sie trotzdem. Als abgesandter Geschäftsbrief fällt sie unter § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO und ist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO sechs Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege sind es seit der Verkürzung der Frist acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn.

Muster zum Abschreiben

So sieht ein vollständiges Papier für eine Mustersendung nach Norwegen aus:

PROFORMA-RECHNUNG
Nr. PF-2026-014 · Datum: 18.09.2026

Absender: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, USt-IdNr. DE123456789
Empfänger: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Norwegen

| Pos. | Ware | Menge | Einzelwert | Gesamtwert |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Dichtungsring Typ B, Ursprungsland Deutschland, Zolltarifnr. 4016 93 00 | 20 Stück | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Gesamtwert der Sendung: 90,00 EUR · Gewicht: 1,2 kg · Lieferbedingung: DAP Oslo

Warenmuster ohne Handelswert, nur für Zollzwecke.
No commercial value — for customs purposes only.
Dieses Dokument ist keine Rechnung. Es wird keine Zahlung verlangt.

Die Zolltarifnummer im Beispiel steht stellvertretend; nehmen Sie die Nummer Ihrer Ware aus dem Elektronischen Zolltarif.

Aufstellungen dieser Art wiederholen sich. Wenn Sie Ihre Artikel ohnehin im Rechnungsprogramm pflegen, ziehen Sie Positionen und Kundendaten daraus und ändern nur den Kopf. Easy Invoice kostenlos testen.

Häufige Fragen

Was bedeutet Proforma-Rechnung genau?

„Pro forma" ist Latein und heißt „der Form halber". Das Papier hat die Form einer Rechnung, aber nicht ihre Wirkung: Es fordert kein Geld und rechnet keine Leistung ab.

Muss ich eine Proforma-Rechnung bezahlen?

Nein. Wenn Sie eine erhalten, entsteht daraus keine Zahlungspflicht. Fordert der Absender trotzdem Geld, bitten Sie um eine richtige Rechnung — nur die können Sie prüfen und verbuchen.

Darf auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer stehen?

Sie sollten darauf verzichten. Ein unberechtigt ausgewiesener Steuerbetrag wird nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet. Nennen Sie stattdessen den Warenwert ohne gesonderte Steuerzeile.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Proforma-Rechnungen?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung knüpft an Rechnungen über steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern an. Ein Dokument, mit dem nichts abgerechnet wird, fällt nicht darunter. Sobald Sie die echte Rechnung schreiben, gelten die Regeln aus E-Rechnungspflicht.

Bin ich an die Preise auf der Proforma-Rechnung gebunden?

Eine Bindung entsteht nicht durch das Papier selbst, sondern durch das, was Sie erklären. Wenn Sie Preise als verbindlich zusagen wollen, nutzen Sie ein Angebot mit Bindefrist. Wie lange ein Angebot gilt, steht in Angebot verbindlich.

Kann ich statt einer Proforma-Rechnung einfach eine normale Rechnung schicken?

Bei einer kostenlosen Sendung nicht. Eine Rechnung über Ware, für die niemand zahlt, erzeugt in Ihrer Buchhaltung eine Forderung, die nie beglichen wird, und beim Empfänger die Erwartung einer Zahlung. Verkaufen Sie die Ware dagegen wirklich, ist die normale Rechnung genau richtig — dann brauchen Sie kein zweites Papier.

Was ist der Unterschied zur Handelsrechnung?

Die Handelsrechnung ist das Papier, auf dessen Grundlage der Zollwert einer verkauften Ware angemeldet wird. Die Proforma-Rechnung tritt an ihre Stelle, wenn kein Verkauf vorliegt.

Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• § 14c UStG — Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 15 UStG — Vorsteuerabzug
• § 13 UStG — Entstehung der Steuer
• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• Zoll online — Notwendige Unterlagen zur Zollanmeldung
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung