Crear facturas para Shopify

Shopify no crea facturas por usted. Lo que sus compradores reciben automáticamente es una confirmación de pedido: un correo sobre la compra, no un documento con los datos obligatorios del § 14 de la ley alemana del IVA (UStG). La factura nace fuera de la tienda: un software de facturación se conecta a su cuenta de Shopify, recoge los pedidos por sí mismo y los convierte en documentos terminados, con su propio número de factura, su diseño, el impuesto correcto y, si lo desea, enviados directamente al comprador por correo. La puesta en marcha lleva una tarde; después son unos pocos clics al día.

Cómo funciona en la práctica lo muestra este artículo con el ejemplo de Easy Invoice Cloud, junto con tres puntos críticos que conviene conocer, sea cual sea el software elegido.

Índice

1. Del pedido a la factura en cinco pasos
2. Qué se toma del pedido de Shopify
3. ¿Recibe el comprador la factura automáticamente?
4. Por qué el número de factura no debe salir de Shopify
5. Shopify, eBay, Etsy: una sola numeración para todos los canales
6. Qué ofrece el propio Shopify y dónde se queda corto
7. ¿Tengo que enviar factura a cada comprador de Shopify?
8. Devolución, reembolso parcial, anulación
9. Factura electrónica: XRechnung y ZUGFeRD desde la tienda

Del pedido a la factura en cinco pasos

1. Conectar la tienda. Autoriza la conexión una sola vez a través de la página de autorización de Shopify. El software nunca ve su contraseña de Shopify y puede cortar la conexión cuando quiera.
2. Definir qué debe crearse. Para cada conexión decide si un pedido se convierte en factura, albarán o pedido de venta, y si solo deben entrar los pedidos pagados. Para la mayoría de las tiendas eso último es lo correcto: ningún documento por una compra que nunca se paga.
3. Recoger los pedidos. Un clic y los pedidos llegan directamente de la tienda, sin exportar CSV ni subir archivos. Los ve en una lista con número de pedido, fecha, cliente, importe bruto, estado de pago y estado del pedido.
4. Revisar y seleccionar. El software muestra de antemano si todos los artículos se han podido enlazar con su catálogo y si se ha reconocido la forma de pago. Lo que queda abierto se resuelve con dos clics, o deja que se creen automáticamente los clientes y artículos que falten.
5. Generar los documentos. De los pedidos marcados salen facturas terminadas con numeración correlativa de su propia serie. Varios pedidos del mismo comprador pueden agruparse antes en una sola factura.

El resultado es un documento como el que habría escrito a mano, pero sin teclear de nuevo y sin cifras cambiadas. Puede probarlo gratis con sus propios pedidos: diez días, sin medio de pago, sin cancelación. El acceso termina solo.

Qué se toma del pedido de Shopify

Para que un pedido se convierta de verdad en una factura y no en una lista de cifras, tiene que pasar más que el nombre y el total. Se toman:

• dirección de facturación y de envío, nombre y correo electrónico del comprador
• todas las líneas con cantidad, precio unitario, SKU y el tipo impositivo registrado
• descuentos y códigos promocionales como línea propia, con el nombre del código y no como una rebaja silenciosa
• gastos de envío como línea independiente, con su propio tipo impositivo
• forma de pago, estado de pago, estado del pedido, número de pedido, fecha y moneda

Un punto decide la calidad del documento: la asignación de artículos. Los artículos se comparan con su propio catálogo por SKU, EAN o nombre. No es un detalle para amantes del orden. Es la única forma de que en la factura aparezcan su descripción y su tipo impositivo, y no el título del anuncio, donde suele seguir poniendo "✨ NUEVO ✨ Bestseller". Donde no encaja nada, lo ve antes de generar el documento, no después en la asesoría.

¿Recibe el comprador la factura automáticamente?

Sí: la factura puede enviarse por correo directamente desde el documento, con su propia dirección de remitente. Para factura, presupuesto, pedido, albarán, abono y factura de anticipo guarda una plantilla de texto propia, de modo que cada correo suene igual y no haya que escribir nada de nuevo.

Efecto secundario práctico: la factura sale de su dirección hacia el cliente, no de un dominio ajeno. Si hay dudas, el comprador le responde a usted y no al vacío.

Por qué el número de factura no debe salir de Shopify

Shopify asigna números de pedido correlativos por tienda. Eso no es un número de factura, aunque ambos parezcan una serie de cifras. La diferencia se vuelve incómoda en tres situaciones:

Se anula un pedido. El número está asignado y desaparece. En una numeración de facturas eso sería un hueco que hay que explicar.

Vende por más de un canal. Shopify cuenta sus pedidos, eBay los suyos, la venta directa va por su lado. Tres recuentos que se solapan, y a final de año se sienta a ordenarlos a mano.

Rehace o migra la tienda. Con los números de pedido se empieza de cero sin más. Con la serie de facturas eso no puede pasar.

Por eso el número de factura nace donde confluyen todos los canales de venta: en el software de facturación, no en la tienda. Qué más debe figurar en el documento está en la guía para redactar una factura; hasta 250 euros brutos bastan los datos reducidos de la factura simplificada.

Shopify, eBay, Etsy: una sola numeración para todos los canales

Pocos comerciantes se quedan en un único canal. Ahí es donde una solución que solo vive dentro de la tienda Shopify se convierte en un callejón sin salida: para el marketplace necesita otra, para la venta directa la siguiente.

Además de Shopify, en Easy Invoice se pueden conectar, entre otros, eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop y TikTok Shop, también varias tiendas a la vez e incluso varias tiendas Shopify. Todo desemboca en un único fichero de clientes, una única numeración y un único análisis. Para su asesor fiscal hay un acceso propio y una exportación del lote contable en formato DATEV.

Cómo funciona el mismo proceso en un marketplace lo muestran los artículos sobre eBay y Etsy.

Qué ofrece el propio Shopify y dónde se queda corto

Para ser completos: Shopify tiene una aplicación de impresión gratuita, el Order Printer. Con ella imprime plantillas de factura, albarán y lista de preparación.

Lo que no obtiene: una numeración correlativa propia de facturas, ya que se imprime el número de pedido. Ningún envío automático al comprador. Ninguna unión con otros canales de venta. Ni análisis ni contabilidad y, por tanto, ninguna base para conservar ocho años sus facturas emitidas según el § 14b UStG. Y los cambios en la plantilla solo funcionan con HTML, CSS y Liquid, es decir, con código.

Para dos pedidos al mes puede bastar. Como base de su facturación, no.

¿Tengo que enviar factura a cada comprador de Shopify?

En sentido estricto, no: para entregas normales de mercancía a particulares, el § 14 UStG no exige factura; para clientes empresa, sí, y ahí dispone de seis meses.

En la práctica esa distinción ayuda poco. Un pedido de Shopify no le dice si detrás hay una empresa; un nombre de sociedad en la dirección es un indicio, no una prueba. Y todo ingreso hay que registrarlo y justificarlo de todos modos: es una obligación aparte, con independencia de quién haya comprado. Quien genera la factura automáticamente para cada pedido se ahorra la comprobación caso por caso y el correo que llega tres semanas después: «¿Me pueden mandar la factura?».

Como pequeño empresario ocurre lo mismo, solo que sin desglose de IVA y con la mención adecuada en el documento; detalles en factura sin IVA.

Devolución, reembolso parcial, anulación

En el comercio online es lo normal, no la excepción. Rige la regla básica: una factura emitida no se borra. Hace falta un segundo documento que la anule o la corrija, y ambos quedan trazables.

El estado de reembolso de Shopify se lee al recoger los pedidos, así que en la lista ve si un pedido se ha devuelto total o parcialmente. El documento correspondiente, anulación o rectificación, lo crea en el software; en qué se diferencian formalmente lo explica corregir una factura.

Factura electrónica: XRechnung y ZUGFeRD desde la tienda

Para particulares la factura en PDF sigue siendo válida. Pero en cuanto vende a empresas en Alemania —el taller que pide material, la consulta, el revendedor— la factura electrónica pasa a ser un tema: recibirlas debe poder hacerlo desde principios de 2025 y enviarlas en formato estructurado será obligatorio de forma escalonada a partir de 2027 y 2028. Un archivo PDF no basta.

Easy Invoice genera los dos formatos habituales: ZUGFeRD (PDF con datos incrustados) y XRechnung (XML puro). El formato se fija como estándar para su empresa y puede definirse distinto por cliente: ese cliente empresa recibe XRechnung y el resto sigue con el PDF de siempre. Si faltan datos obligatorios para la factura electrónica, se avisa antes de generarla.

La diferencia entre formatos la explica ¿XRechnung o ZUGFeRD? y los plazos están en Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028.

Lo más rápido es verlo con sus propias cifras: conecte la tienda, importe diez pedidos antiguos y compare línea por línea las facturas resultantes con el backend de Shopify. Si esos diez cuadran, cuadra el resto. El acceso de prueba dura diez días, no cuesta nada y termina automáticamente: no introduce medio de pago y no hay nada que cancelar.

_Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico._