Factuur per e-mail versturen: waarom u niemand om toestemming hoeft te vragen – en waar het toch misgaat

U mag uw factuur als pdf per e-mail versturen – aan particuliere klanten blijvend, aan zakelijke klanten in Duitsland nog tot eind 2026 en als kleiner bedrijf tot eind 2027 – en u hoeft daarvoor niemand vooraf om toestemming te vragen. Een handtekening heeft de factuur ook niet nodig. In de Duitse wet staat weliswaar dat de ontvanger met elektronische verzending moet instemmen, maar die instemming ontstaat vanzelf zodra iemand uw gemailde factuur aanneemt en betaalt. Precies daarom heeft nog nooit een klant het u gevraagd, en daarom hoeft u het ook niet te vragen. Slechts twee situaties tellen echt: een klant staat uitdrukkelijk op papier – dan krijgt hij papier. Of een klant beweert dat hij nooit een factuur heeft gekregen – dan moet u bewijzen dat de mail bij hem is aangekomen. Dat is het punt waarop mailen echt pijn kan doen.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Twijfelt u over uw eigen situatie, vraag het dan aan uw belastingadviseur.

Inhoud

1. Waarom vraagt niemand mij ooit om toestemming?
2. De drie gevallen waarin u het toch even navraagt
3. Mag ik kosten rekenen voor een papieren factuur?
4. Heeft de factuur een handtekening of digitale ondertekening nodig?
5. Wat schrijf ik in de e-mail? Met voorbeeldtekst
6. „Ik heb niets ontvangen" – wie moet wat bewijzen?
7. Wanneer begint de betaaltermijn bij een gemailde factuur?
8. Mag ik particuliere klanten facturen mailen?
9. Moet ik de e-mail versleutelen?
10. Hoe lang bewaar ik de gemailde factuur – en de mail zelf?
11. Facturen versturen vanuit office1.cloud
12. Wat er in 2027 en 2028 verandert

Waarom vraagt niemand mij ooit om toestemming?

Omdat niemand het hoeft te vragen. In de Duitse omzetbelastingwet staat dat elektronische verzending van een factuur „de instemming van de ontvanger" vereist (§ 14 lid 1 UStG). Dat klinkt als een formulier met handtekening, maar het is het tegendeel: de instemming is aan geen enkele vorm gebonden. Ze ontstaat ook stilzwijgend – doordat beide partijen het gewoon zo doen.

In de praktijk ziet dat er zo uit:

• Uw klant geeft u zijn e-mailadres voor de opdracht.
• U stuurt de factuur daarheen.
• Hij maakt geen bezwaar en betaalt.

Daarmee is de instemming gegeven. U hebt geen vinkje nodig, geen bevestiging, geen clausule in het contract. Daarom is die regel in de praktijk nooit opgevallen: hij wordt elke dag miljoenen keren vervuld zonder dat iemand er een woord aan vuilmaakt.

De verzendweg zelf is sowieso vrij. Het Duitse ministerie van Financiën noemt in zijn vragen en antwoorden over de e-factuur e-mail uitdrukkelijk als toegestane weg, naast een downloadportaal, een koppeling of een usb-stick.

De regel wordt maar op één punt praktisch: hij kantelt zodra de klant bezwaar maakt. Zegt iemand „ik wil de factuur op papier", dan heeft hij niet ingestemd – en dan krijgt hij hem op papier, zonder toeslag. Waarom een papiertoeslag riskant is, leest u verderop. Dat is de hele inhoud van het voorschrift. Het beschermt de ontvanger ertegen dat hij tegen zijn wil in een elektronische weg wordt gedwongen.

De drie gevallen waarin u het toch even navraagt

Stilzwijgen werkt zolang alles soepel loopt. In drie situaties is één zin vooraf toch verstandig:

• De klant heeft u nooit een mailadres gegeven. Wie een factuur stuurt naar een adres dat hij zelf heeft opgezocht, heeft geen instemming – en vaak ook de verkeerde ontvanger.
• De klant heeft ooit om papier gevraagd. Een bezwaar blijft gelden tot de klant iets anders zegt.
• Grotere bedrijven en overheden hebben vaak een apart adres voor facturen, bijvoorbeeld factuur@…. Belandt uw factuur in plaats daarvan in de persoonlijke inbox van een medewerker, dan blijft hij daar graag liggen.

Eén zin in de offerte of in de opdrachtbevestiging regelt alle drie de gevallen tegelijk: „U ontvangt de factuur als pdf per e-mail. Geef ons door naar welk adres die moet gaan." Noteer het antwoord in de klantgegevens – dan staat het bij de volgende opdracht al klaar.

En nog een detail dat vaak onrust geeft: de instemming geldt het formaat, niet de afzonderlijke factuur. Eenmaal geregeld, geldt ze voor alle volgende facturen aan die klant.

Mag ik kosten rekenen voor een papieren factuur?

Voor de hand liggende gedachte: wie papier wil, betaalt de postzegel. Toch is het af te raden – zeker als de toeslag in de kleine lettertjes staat.

Het Duitse Bundesgerichtshof schrapte in 2014 de clausule van een telecomaanbieder die extra geld vroeg voor een papieren factuur terwijl de elektronische versie gratis was (uitspraak van 09-10-2014, zaaknr. III ZR 32/14). De kern van de redenering geldt ook voor kleine bedrijven: afrekenen voor geleverd werk en de klant een factuur geven is een plicht van de ondernemer. Kosten die bij het nakomen van je eigen plicht ontstaan, mag je niet via een standaardclausule op de klant afwentelen (§ 307 BGB). Alleen het bijzondere geval van een aanbieder die uitsluitend via internet verkoopt, liet de rechter open – wie zoals de meeste vaklieden en dienstverleners ook persoonlijk, telefonisch of ter plaatse aan opdrachten komt, valt daar niet onder.

Bij particuliere klanten komt er een tweede horde bij: een bedrag boven de afgesproken prijs moet uitdrukkelijk zijn overeengekomen en mag bij online bestellingen niet via een voorafgevinkt hokje tot stand komen (§ 312a lid 3 BGB). Een vast bedrag dat stilzwijgend elke papierklant treft, is daarmee riskant.

Wat in de praktijk wel werkt:

• Porto in de prijs opnemen. Bij een handvol papierklanten gaat het om een paar euro per jaar – een kostenpost als enveloppen, geen twistpunt.
• Factuur meegeven in plaats van versturen. Wie toch bij de klant is, legt hem neer. Dat kost niet eens porto.
• Bij de opdracht zeggen wat standaard is. „U krijgt de factuur als pdf per e-mail" voorkomt de vraag, zonder dat u over kosten hoeft te praten.

Waar u beter van afblijft: een regel in de voorwaarden of op de factuur dat de papieren versie standaard 2,50 euro kost. Precies die constructie sneuvelde bij de rechter. Wilt u de moeite toch doorberekenen, bespreek dat dan vóór de opdracht als onderdeel van de prijs en laat het bevestigen – en laat het bij twijfel juridisch nakijken.

Heeft de factuur een handtekening of digitale ondertekening nodig?

Nee, geen van beide. Een factuur moet de verplichte gegevens uit § 14 lid 4 UStG bevatten – een handtekening hoort daar niet bij. Dat geldt voor papier en pdf gelijk.

Ook de vroeger vereiste gekwalificeerde elektronische handtekening is sinds 2011 geen must meer. Dat is een extra beveiligde digitale ondertekening met een officieel gecontroleerd certificaat; wanneer die vandaag nog nodig is, leest u in contract digitaal ondertekenen. Voor facturen eist de wet alleen nog dat drie dingen de hele bewaartermijn gewaarborgd zijn (§ 14 lid 3 UStG):

• Echtheid van herkomst – de factuur komt echt van u.
• Onveranderdheid van de inhoud – de verplichte gegevens zijn onderweg niet gewijzigd.
• Leesbaarheid – mens en controleur kunnen hem lezen.

Hoe u dat waarborgt, mag u zelf bepalen. De wet noemt het „intern controleproces" en bedoelt daarmee in een klein bedrijf niets ingewikkelds: u legt factuur, opdracht en betaling naast elkaar. Wie dat toch al doet, voldoet aan de eis. Hoe ver dat vergelijken gaat, leest u in het artikel over waarom een GoBD-conforme factuur als los document helemaal niet bestaat.

Waar u vanaf moet blijven: de factuur uitprinten, ondertekenen en weer inscannen. Juridisch levert dat niets op en het maakt van een nette pdf een slechter leesbaar plaatje.

Wat schrijf ik in de e-mail? Met voorbeeldtekst

De mail is de envelop, de factuur is de inhoud. Houd de envelop kort en zet alles wat telt in de pdf. De reden is praktisch: staat er iets fiscaal belangrijks alleen in de mail en niet in de bijlage, dan moet u ook die mail acht jaar bewaren.

Deze opbouw werkt goed:

Onderwerp: Factuur 2026-0148 – Voorbeeldbedrijf bv

Tekst:

Geachte mevrouw Schneider,

hartelijk dank voor uw opdracht. In de bijlage vindt u factuur 2026-0148 van 23 augustus 2026 voor 1.428,00 euro als pdf.

Maak het bedrag over vóór 6 september 2026 naar de rekening op de factuur en vermeld het factuurnummer als kenmerk.

Hebt u vragen over de factuur, dan bereikt u mij op 0511 1234567.

Met vriendelijke groet
Sabine Ritter

Vier dingen maken het verschil:

• Factuurnummer in het onderwerp. Uw klant vindt de mail later terug, en in zijn boekhouding komt hij bij de juiste transactie.
• Bedrag en termijn noemen. Niet als vervanging van de factuur, maar zodat niemand eerst de pdf hoeft te openen om te weten waar het over gaat.
• Geen overbodige bijlagen. Hoe meer bestanden meereizen, hoe groter de kans dat het spamfilter toeslaat.
• Afzenderadres van uw eigen domein. Facturen van gratis webmailadressen belanden vaker in de spammap – en komen op zakelijke klanten minder solide over.

Een leesbevestiging vragen levert weinig op: de ontvanger kan die uitzetten of gewoon weigeren. Waarom ze als bewijs nauwelijks waarde heeft, leest u in het volgende deel.

„Ik heb niets ontvangen" – wie moet wat bewijzen?

Dit is het punt waarop mailen bij ruzie pijn doet: de afzender moet het bewijzen. Beroept u zich op de factuur – bijvoorbeeld omdat u wilt aanmanen of rente wilt – dan moet u aantonen dat de mail bij de klant is aangekomen.

Het Bundesgerichtshof heeft in 2022 in elk geval verduidelijkt wanneer een mail tussen bedrijven als ontvangen geldt (uitspraak van 06-10-2022, zaaknr. VII ZR 895/21): hij is ontvangen zodra hij tijdens de gebruikelijke kantooruren op de mailserver van de ontvanger kan worden opgehaald. Of hij hem echt heeft gelezen, doet niet ter zake. Voorwaarde is dat de ontvanger dat adres voor zakelijk verkeer heeft opgegeven.

Dat beantwoordt de vraag „wanneer", niet de vraag „of". Een verzendlog uit uw mailbox laat alleen zien dat u hebt verstuurd, niet dat het is aangekomen. Daarom in de praktijk:

• Verzending vastleggen. Noteer wanneer welke factuur naar welk adres ging. Software die de verzending direct bij het document bijhoudt, bespaart u de briefjes.
• Adres uit de klantgegevens halen, niet uit uw hoofd. Een typefout in het adres is de meest voorkomende reden dat een factuur nooit aankomt – en de foutmelding komt niet altijd bij u terecht.
• Bij termijnen ook per post. Voor aanmaningen, opzeggingen en alles waar een termijn aan hangt, is de brief nog steeds de veiligere weg. Hoe de escalatie daarna verloopt, leest u in klant betaalt de factuur niet.
• Blijf vriendelijk bij „niets ontvangen". Stuur de factuur opnieuw en vraag om een korte bevestiging per antwoordmail. Dat antwoord is als bewijs meer waard dan elke leesbevestiging.

En het omgekeerde geval, dat net zo vaak voorkomt: de factuur ging naar de verkeerde ontvanger. Eén teken verkeerd getypt en uw factuur ligt bij een vreemde – met naam, adres en wat uw klant heeft gekocht. Vraag de verkeerde ontvanger om verwijdering, leg het voorval kort schriftelijk vast en stuur de factuur naar het juiste adres. Bij één losse factuur blijft het daar meestal bij; gebeurt het vaker of gaat het om bijzonder gevoelige gegevens, dan hoort het geval in een melding bij de toezichthouder. De beste bescherming is banaal: adres uit de klantgegevens halen, niet uit uw hoofd.

Wanneer begint de betaaltermijn bij een gemailde factuur?

Wat telt is de dag waarop de factuur bij uw klant is aangekomen – niet de datum die erop staat. Zonder bijzondere afspraak is hij uiterlijk 30 dagen daarna officieel te laat, juridisch „in verzuim" (§ 286 lid 3 BGB). Vanaf dan mag u rente en aanmaningskosten rekenen. Bij een particuliere klant geldt die 30-dagenregel alleen als u hem daar op de factuur uitdrukkelijk op hebt gewezen.

Eenvoudiger wordt het als u op de factuur een concrete betaaldatum noemt, bijvoorbeeld „te betalen vóór 6 september 2026". Dan is meteen duidelijk waar het over gaat – en bespaart u zich de discussie wanneer die 30 dagen zijn begonnen.

Mag ik particuliere klanten facturen mailen?

Ja, en net zo vormvrij als bij zakelijke klanten. Wie u zijn mailadres geeft en de factuur daar aanneemt, stemt in. Een gepensioneerde die u nooit een mailadres heeft gegeven, krijgt papier – niet vanwege de wet, maar omdat hij de factuur anders nooit ziet.

Twee punten komen er bij particuliere klanten bij:

• De e-factuurplicht raakt hen niet. Facturen aan particuliere consumenten blijven van de nieuwe regels uitgezonderd. Voor particuliere klanten blijft de pdf blijvend mogelijk.
• Werkzaamheden van vaklieden hebben de aanwijzing over de bewaarplicht nodig en – zodat uw klant belasting bespaart – het apart vermelde arbeidsdeel. Waar u op moet letten, leest u in factuur van een vakman aan particulieren.

Een factuur bevat een naam, een adres en vaak genoeg conclusies over wat iemand heeft gekocht of laten doen. Stuur hem daarom nooit naar een verzameladres en nooit naar meerdere ontvangers tegelijk die elkaars adressen zien. Elke factuur gaat naar precies één ontvanger.

Moet ik de e-mail versleutelen?

Een wettelijke plicht om elke factuur te versleutelen bestaat niet. Toezichthouders verwachten wel dat het transport beveiligd is. In haar handreiking over de bescherming van persoonsgegevens bij verzending per e-mail van 16 juni 2021 noemt de Duitse Datenschutzkonferenz transportversleuteling de minimummaatregel. Bedoeld is de versleutelde verbinding tussen de betrokken mailservers – niet de versleuteling van het bericht zelf.

Voor u betekent dat praktisch: in de instellingen van uw mailaccount moet bij de verbinding SSL/TLS of STARTTLS staan. Bij elke serieuze aanbieder is dat de standaard. Extra maatregelen zoals een pdf met wachtwoord lonen bij bijzonder gevoelige gegevens, bijvoorbeeld in de zorg of bij therapie. Voor een gewone factuur van een vakman of dienstverlener volstaat versleutelde verzending.

Hoe lang bewaar ik de gemailde factuur – en de mail zelf?

Van elke factuur die u hebt geschreven, moet u uw eigen kopie acht jaar bewaren (§ 14b lid 1 UStG). De termijn begint aan het einde van het jaar waarin u de factuur hebt uitgeschreven. Veel gidsen noemen nog tien jaar – dat is sinds 1 januari 2025 achterhaald.

Twee regels waar in de praktijk het vaakst aan wordt gemorreld:

• Elektronisch blijft elektronisch. Een per mail verstuurde of ontvangen factuur moet worden bewaard in de vorm waarin hij is ontstaan. Uitprinten en de pdf daarna wissen is niet genoeg.
• De mail zelf hoeft meestal niet bewaard te blijven. Die is de envelop. Alleen als er fiscaal belangrijke gegevens in de mail staan die niet ook in de bijlage staan, wordt hij zelf een bewaarplichtig document. Precies daarom het advies hierboven: alles wat telt hoort in de pdf.

Hoe u dat aan de andere kant regelt, wanneer u zelf facturen in uw inbox krijgt, leest u in inkoopfacturen beheren. En schrijft u uw facturen nu in Word en maakt u daar een pdf van, dan is facturen met Word of Excel de moeite waard – daar gaat het om de vraag waarom juist de wijzigbaarheid achteraf het echte probleem is.

Facturen versturen vanuit office1.cloud

In office1.cloud verstuurt u de factuur rechtstreeks vanuit het document, via uw eigen mailbox – bij de ontvanger staat dus uw adres als afzender. Onderwerp en tekst komen uit een sjabloon waarin plaatshouders als factuurnummer, bedrag en betaaldatum automatisch worden ingevuld. De pdf zit eraan vast, extra bestanden kunt u toevoegen.

Twee punten die bij dit onderwerp passen: de verzending wordt bij het document meegeteld, u ziet dus of en hoe vaak een factuur al is uitgegaan. En een concept wordt met de verzending definitief – het krijgt zijn definitieve nummer en is daarna niet meer stilletjes te wijzigen. Moet u toch iets corrigeren, dan gaat dat via een storno- of correctiefactuur.

Wat er in 2027 en 2028 verandert

Hier wordt het inderdaad één keer serieus – maar niet bij de verzendweg, wel bij het bestandsformaat. Daarvoor moet u twee woorden uit elkaar houden die op elkaar lijken:

• Uw pdf is een afbeelding van de factuur. Een mens kan hem lezen, een programma niet. In de Duitse wet heet dat sinds 2025 „overige factuur" – ook als u hem per mail stuurt.
• Een e-factuur is een gegevensbestand dat de boekhoudsoftware van de ontvanger zelf kan inlezen, zonder overtypen. Daartoe horen XRechnung en ZUGFeRD. Wat die twee onderscheidt, leest u in XRechnung of ZUGFeRD?

De gemailde pdf is daarmee een aflopend model – maar alleen tussen bedrijven in Duitsland, en niet meteen:

De overgangsregeling staat in § 27 lid 38 UStG. Voor facturen aan particuliere klanten verandert er niets – daar blijft de pdf blijvend toegestaan.

Kan een zakelijke klant nu al een e-factuur van mij eisen? Afdwingen kan hij die niet. In de overgangsperiode bepaalt de opsteller of hij een e-factuur of een overige factuur uitschrijft – dus u. Wat hij wel kan: bezwaar maken tegen de pdf. Dan blijft de papieren factuur over, want papier is tijdens de overgang altijd toegestaan. Een conflict wordt het zelden: wie uitdrukkelijk om een e-factuur vraagt, heeft software die de gegevens moet inlezen – en uiterlijk in 2027 of 2028 ontkomt u er toch niet aan.

Eén plicht bestaat vandaag al: sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Het ministerie maakt duidelijk dat een e-mailpostbus daarvoor al genoeg is. U hoeft dus geen portaal te draaien – maar u kunt de ontvangst ook niet weigeren omdat het formaat u niet bevalt. Wat dat concreet betekent, leest u in de e-factuurplicht 2027 en 2028 en, als u de kleineondernemersregeling gebruikt, in e-facturen als kleine ondernemer.

Wie de omschakeling vroeg maakt, heeft die achter de rug voordat de datum dringt. Een goed bericht tot slot: aan de verzendweg verandert dat niets. Ook een e-factuur gaat per e-mail de deur uit – alleen met een bestand dat de ontvanger kan inlezen in plaats van overtypen.

Bronnen: § 14 UStG · § 14b UStG · § 27 UStG · § 286 BGB · § 307 BGB · § 312a BGB · § 130 BGB · Duitse ministerie van Financiën: vragen en antwoorden over de e-factuur · Datenschutzkonferenz: handreiking e-mailverzending van 16 juni 2021 · Bundesgerichtshof, uitspraak van 06-10-2022, zaaknr. VII ZR 895/21 · Bundesgerichtshof, uitspraak van 09-10-2014, zaaknr. III ZR 32/14