Opdrachtbevestiging en factuur: wat moet kloppen – en wat u achteraf niet meer mag optellen

Een opdrachtbevestiging is een korte brief waarmee u een klant bevestigt dat u zijn opdracht aanneemt – en onder welke voorwaarden. Ze legt schriftelijk vast wat er geleverd wordt, wat het kost en wanneer het klaar is. Verplicht is ze niet: geen enkele wet eist een opdrachtbevestiging, en er zijn ook geen verplichte gegevens zoals bij een factuur. Toch heeft ze werking, want in veel gevallen is het juist deze brief die de opdracht bindend maakt. En ze legt vast wat u uiteindelijk mag factureren: wat hier niet in staat, krijgt u later maar moeilijk betaald.

Vooraf: dit artikel beschrijft de rechtssituatie in Duitsland, informeert algemeen en vervangt geen juridisch advies. Bij een geschil komt het op het concrete geval aan.

Inhoud

1. Wanneer heb ik een opdrachtbevestiging nodig?
2. Wat hoort er in een opdrachtbevestiging?
3. Voorbeeld om over te nemen
4. Wat er niet in hoort
5. Vanaf wanneer is de opdracht bindend?
6. Moet de klant ondertekenen?
7. Opdrachtbevestiging, offerte, pakbon, factuur – het verschil
8. Van opdrachtbevestiging naar factuur
9. Als de klant er daarna toch afziet
10. Hoe lang moet ik ze bewaren?

Wanneer heb ik een opdrachtbevestiging nodig?

U kunt elke opdracht ook zonder uitvoeren. In vier situaties is ze echter meer dan papierwerk:

• U hebt mondeling of telefonisch onderhandeld. Dan bestaat er niets op papier. De bevestiging is uw enige bewijs van wat is afgesproken.
• De klant heeft anders besteld dan uw offerte – bijvoorbeeld slechts twee van drie posten of een andere hoeveelheid.
• Uw offerte was „vrijblijvend" of „onder voorbehoud". Zulke formuleringen betekenen dat u zich nog niet wilde vastleggen. Dan is de bestelling van de klant nog geen voltooide overeenkomst; pas uw bevestiging maakt haar vast. Meer hierover in Is een offerte bindend?.
• Tussen opdracht en levering liggen weken of maanden. Tegen die tijd herinneren beide partijen het zich verschillend.

Wat hoort er in een opdrachtbevestiging?

Verplichte gegevens bestaan er niet – een opdrachtbevestiging is geen belastingdocument. Nuttig is ze alleen als maanden later niemand meer hoeft te raden. Deze punten horen erin:

• Het woord „opdrachtbevestiging" in de kop, zodat duidelijk is wat het document is en wat niet.
• Beide namen en adressen, die van u en die van de klant.
• Datum en een eigen nummer, zodat u de brief later terugvindt.
• Verwijzing naar wat eraan voorafging: „bij uw bestelling van 14-04" of „bij onze offerte nr. 2026-118". Dat voorkomt verwisselingen als er met dezelfde klant meerdere zaken lopen.
• Wat u levert of doet – zo concreet dat een buitenstaander het begrijpt. „Renovatiewerkzaamheden" is te weinig; „woonkamer en hal, ca. 68 m², wanden tweemaal wit schilderen, materiaal inbegrepen" is goed. Deze regel beslist later wie gelijk heeft bij een discussie over de omvang.
• Aantal, stukprijzen, totaalprijs en of btw erbij komt of erin zit.
• Datum of periode van uitvoering.
• Betalingsvoorwaarden: betaaltermijn, eventueel vooruitbetaling of termijnen.

Afhankelijk van uw bedrijf komen daarbij: uw algemene voorwaarden, maar alleen als die eerder al ter sprake kwamen. Een eigendomsvoorbehoud bij goederenleveringen – dat wil zeggen dat de goederen tot volledige betaling van u blijven. En aanwijzingen over wat de klant moet regelen, zoals leeggeruimde ruimtes of een stroomaansluiting. Dat laatste punt wordt vaak vergeten en is de meest voorkomende reden dat afspraken misgaan.

Voorbeeld om over te nemen

Meer is niet nodig. De tekst werkt als e-mail en als pdf:

Opdrachtbevestiging nr. 2026-042
Datum: 30-07-2026

Geachte mevrouw Berger,

hartelijk dank voor uw opdracht van 28-07-2026. Ik bevestig u zoals besproken:

Werkzaamheden: woonkamer en hal (ca. 68 m²), wanden tweemaal schilderen, verf „zuiver wit mat", materiaal inbegrepen
Prijs: € 1.240,00 netto plus 19 % btw (€ 235,60) = € 1.475,60 bruto
Uitvoering: 12–14-08-2026, aanvang 8:00 uur
Betaling: 14 dagen na ontvangst factuur, zonder aftrek

Wilt u de ruimtes uiterlijk de dag ervoor zo vrijmaken dat de wanden bereikbaar zijn?

Met vriendelijke groet
Malerbetrieb Kern · Thomas Kern, eigenaar · Musterweg 4, 12345 Musterstadt

Als kleine ondernemer vervangt u de prijsregel door: „Prijs: € 1.240,00 · In het bedrag is geen btw begrepen (kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG)." Hoe dat op de latere factuur uitziet, staat in Factuur zonder btw schrijven.

Bij een goederenlevering in plaats van een dienst vervangt u „Uitvoering" door „Levering: vermoedelijk week 34, verzending per vervoerder, franco huis".

Wie dit in Word typt, doet bij de opdrachtbevestiging niets verkeerd – bij de factuur die erop volgt wordt het lastig, zie Facturen met Word of Excel schrijven.

Wat er niet in hoort

Geen betalingsverzoek. Een opdrachtbevestiging is geen factuur. Ze bevestigt de opdracht; afgerekend wordt na de prestatie. Noem het document ook niet per ongeluk „factuur" en formuleer het niet als een factuur. De reden is concreet: wie in een brief btw zo vermeldt dat die als factuur kan doorgaan, is dat bedrag onder omstandigheden aan de belastingdienst verschuldigd – ook als er nog niets geleverd is (§ 14c UStG).

Geen „als ik niets hoor, ga ik uit van uw instemming". Die zin klinkt praktisch, maar houdt meestal geen stand. Waarom, staat in het gedeelte over ondertekenen.

Geen stille wijzigingen. Bevestigt u iets anders dan besteld, schrijf het dan zichtbaar op, niet in de kleine letters aan het eind. Wat er anders gebeurt, leest u in het volgende gedeelte.

Vanaf wanneer is de opdracht bindend?

Een overeenkomst ontstaat als er twee overeenstemmende verklaringen zijn: een aanbod en een aanvaarding (§§ 145 e.v. BGB, het Duitse Burgerlijk Wetboek). Wie welke aflegt, hangt af van het verloop:

Het derde geval is de meest voorkomende valkuil. Wijkt u af, dan geldt uw bevestiging volgens § 150 lid 2 BGB als afwijzing in combinatie met een nieuw aanbod – de bal ligt dus weer bij de klant. Dat geldt ook voor wijzigingen die men voor kleinigheden houdt: een andere leverdatum, een toegevoegd „plus voorrijkosten", een verwijzing naar voorwaarden die eerder nooit genoemd zijn.

Praktisch betekent dat: wijzigt u iets, haal dan eerst een antwoord binnen voordat u geld uitgeeft. Eén zin volstelt – „Wilt u kort antwoorden met ‚akkoord', dan reserveer ik de datum en koop ik het materiaal in." Wie eerst materiaal koopt en dan een afzegging krijgt, heeft mogelijk helemaal geen overeenkomst om zich op te beroepen.

Moet de klant ondertekenen?

Nee. Een opdrachtbevestiging is geen formulier dat medeondertekend moet worden. Staat de overeenkomst al (geval 1 en 2 in de tabel), dan verandert een ontbrekende ondertekening daar niets aan – een klant is dus niet uit de opdracht omdat hij niet heeft ondertekend.

Bij grotere opdrachten is een korte reactie toch verstandig. Niet vanwege de geldigheid, maar vanwege het bewijs: een e-mail met „akkoord" is bij een geschil goud waard.

Omgekeerd geldt: stilzwijgen is in beginsel geen ja. Wie niet reageert, heeft niet ingestemd. In het handelsverkeer tussen kooplieden bestaat een door de rechter erkende uitzondering, de commerciële bevestigingsbrief – maar die betreft de meeste zelfstandigen zonder personeel niet. Vrije beroepen zijn doorgaans geen koopman, een kleine onderneming zonder inschrijving in het handelsregister meestal ook niet, en tegenover particuliere klanten geldt de uitzondering hoe dan ook niet. Vertrouw er dus niet op.

Opdrachtbevestiging, offerte, pakbon, factuur – het verschil

Inhoudelijk zijn het altijd dezelfde posten, alleen met een ander doel. Wie ze elke keer opnieuw intypt, maakt uiteindelijk cijferfouten – en die vallen pas op als de klant de factuur met de bevestiging vergelijkt. In office1.cloud hangen de documenten samen: van de offerte wordt met één klik de opdracht met opdrachtbevestiging, daarvan de pakbon, daarvan de factuur – posten, prijzen en klantgegevens gaan mee.

Van opdrachtbevestiging naar factuur

De factuur bevat inhoudelijk dezelfde opsomming – maar ze is een fiscaal document en daarom moet er meer op staan. Vier gegevens ontbreken bijna altijd op de opdrachtbevestiging en zijn op de factuur verplicht (§ 14 lid 4 van de Duitse omzetbelastingwet): uw fiscaal nummer of btw-identificatienummer, een doorlopend factuurnummer, het tijdstip van de prestatie (niet het tijdstip van de bevestiging) en het nettobedrag uitgesplitst per tarief. De volledige lijst staat in Een factuur schrijven: de ultieme gids.

Het nummer van de opdrachtbevestiging hoort niet bij de verplichte gegevens. Zet het er toch op. Bij zakelijke klanten gaat de factuur langs een boekhouding die de opdracht moet terugvinden – zonder verwijzing blijft ze liggen en wacht u op uw geld zonder te weten waarom.

Wat gebeurt er als de factuur hoger is dan de bevestiging?

De klant betaalt minder. En meestal mag hij dat ook, want wat u kunt vorderen volgt uit de overeenkomst – niet uit wat u op de factuur zet. Hebt u een vaste prijs bevestigd, dan geldt die vaste prijs, ook als het werk langer duurde dan gedacht.

Wordt tijdens het werk duidelijk dat het duurder wordt, dan is er precies één juist moment om dat te bespreken: meteen, en niet bij de eindfactuur. Twee gevallen moet u onderscheiden:

• U hebt een vaste prijs bevestigd. Meer krijgt u alleen als de klant met het meerwerk instemt. Een korte e-mail met het extra bedrag en een „akkoord?" volstaat – maar vóór de uitvoering, niet erna.
• De basis was een kostenraming (dus een schatting zonder prijsgarantie). Dan verlangt de wet actief dat u zich meldt: tekent zich een wezenlijke overschrijding af, dan moet u de klant daar onverwijld op wijzen (§ 649 lid 2 van het Duitse Burgerlijk Wetboek). Doet u dat niet, dan riskeert u schadeclaims. De klant mag dan bovendien opzeggen; er wordt in dat geval alleen het tot dan verrichte werk afgerekend. Een vast percentage waarboven een overschrijding „wezenlijk" is, staat niet in de wet – dat hangt van het geval af. Wat een kostenraming juridisch betekent, staat in Is een offerte bindend?.

Omgekeerd geldt hetzelfde: is er minder geleverd dan bevestigd, factureer dan ook minder. Een factuur die niet bij de bevestiging past, is de meest voorkomende aanleiding voor vragen – en elke vraag kost u betaaldagen.

Hebt u een aanbetaling afgesproken?

Staat er in de opdrachtbevestiging een aanbetaling of betaling in termijnen, dan hebt u twee facturen nodig: één voor de termijn en aan het eind een eindfactuur waarin de reeds betaalde bedragen worden afgetrokken. De btw wordt daarbij niet dubbel verschuldigd, maar de opbouw van de eindfactuur is de plek waar het geregeld misgaat – uitgelegd in Termijnfactuur, deelfactuur, eindfactuur.

Wanneer moet de factuur de deur uit zijn?

Voor veel opdrachten geldt een termijn van zes maanden na uitvoering van de prestatie (§ 14 lid 2 van de Duitse omzetbelastingwet). Die geldt voor prestaties aan andere bedrijven en – dat zien vaklieden vaak over het hoofd – ook voor prestaties aan particuliere klanten als het om een perceel of een gebouw gaat: schilderwerk, verwarming, tegels, dak, tuin. Wie voor een particulier een muur schildert, moet dus eveneens binnen zes maanden factureren. Wat er op zo'n factuur verder moet staan zodat de klant zijn belastingvermindering houdt, leest u in vakman-factuur aan particulieren.

Nog een technisch punt: de e-factureringsplicht geldt alleen voor de factuur, niet voor de opdrachtbevestiging. Die mag u nog steeds als pdf of e-mail sturen – wat er bij facturen aan zakelijke klanten verandert, staat in E-factureringsverplichting 2027 en 2028.

Als de klant er daarna toch afziet

Kort, omdat de vraag regelmatig komt: bij ambachtelijke werkzaamheden en maakwerk mag de klant de opdracht altijd opzeggen, ook zonder reden – kosteloos is dat echter niet. U kunt de afgesproken vergoeding vorderen en hoeft alleen te verrekenen wat u door de afzegging bespaart. De wet vermoedt daarbij 5 procent van de vergoeding voor het nog niet uitgevoerde deel als uw aanspraak (§ 648 BGB), en dat vermoeden is met onderbouwde kosten naar boven te corrigeren. Bij particuliere klanten die uitsluitend per telefoon, e-mail of online hebben gecontracteerd, kan daarnaast een herroepingsrecht van 14 dagen bestaan – dat volgt uit de wet en niet uit uw opdrachtbevestiging. Beide zijn afhankelijk van het geval; gaat het om grotere bedragen, laat het dan vakkundig nakijken. En als aan het eind alleen de betaling ontbreekt, helpt Klant betaalt niet – wat nu?.

Hoe lang moet ik ze bewaren?

Handelsbrieven die u verzendt of ontvangt, moeten in de regel zes jaar bewaard worden (§ 257 HGB, § 147 AO) – e-mails horen daarbij, en een opdrachtbevestiging valt gewoonlijk in deze categorie. Geteld wordt vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de brief is verzonden: een bevestiging van maart 2026 mag u dus ten vroegste begin 2033 weggooien. Voor facturen en andere boekingsstukken geldt een langere termijn, sinds 1 januari 2025 acht in plaats van tien jaar. Of een afzonderlijk document als handelsbrief of als boekingsstuk geldt, kan uw belastingadviseur het beste beoordelen.

Een vorm is overigens niet voorgeschreven. Per e-mail is geldig, per WhatsApp in beginsel ook – alleen is een chatgeschiedenis jaren later zelden nog terug te vinden, een pdf met datum en nummer wel.

Het belangrijkste in vier zinnen: bevestig woordelijk wat is afgesproken – dan staat de opdracht vast. Wijzigt u iets, dan is het een nieuw aanbod en wacht u beter het antwoord af voordat u geld uitgeeft. De klant hoeft niet te ondertekenen, en zijn stilzwijgen is geen ja. En wat u uiteindelijk factureert, moet passen bij wat u hebt bevestigd – meerkosten regelt u vooraf, niet met de eindfactuur.