Shopify için fatura oluşturma

Shopify sizin için fatura oluşturmaz. Alıcılarınızın otomatik olarak aldığı şey bir sipariş onayıdır – satın alma hakkında bir e-posta, Alman KDV Kanunu'nun (UStG) 14. maddesindeki zorunlu bilgileri taşıyan bir belge değil. Fatura mağazanın dışında oluşur: Bir faturalama yazılımı Shopify hesabınıza bağlanır, siparişleri kendisi çeker ve bunlardan hazır belgeler üretir – kendi fatura numaranız, kendi düzeniniz, doğru vergi gösterimi ve isterseniz doğrudan alıcıya e-postayla gönderim ile. Kurulum bir öğleden sonra sürer, sonrasında günde birkaç tıklama yeterlidir.

Bunun pratikte nasıl göründüğünü bu yazı Easy Invoice Cloud örneğiyle anlatıyor – ayrıca hangi yazılımı seçerseniz seçin bilmeniz gereken üç kritik nokta ile.

İçindekiler

1. Beş adımda siparişten faturaya
2. Shopify siparişinden neler alınır
3. Alıcı faturayı otomatik olarak alır mı?
4. Fatura numarası neden Shopify'dan gelmemeli
5. Shopify, eBay, Etsy: tüm kanallar için tek numara aralığı
6. Shopify'ın kendi sunduğu şey – ve nerede bittiği
7. Her Shopify alıcısına fatura göndermek zorunda mıyım?
8. İade, kısmi geri ödeme, iptal
9. E-fatura: mağaza satışından XRechnung ve ZUGFeRD

Beş adımda siparişten faturaya

1. Mağazayı bağlayın. Bağlantıyı bir kez Shopify'ın onay sayfası üzerinden verirsiniz. Yazılım Shopify şifrenizi hiçbir zaman görmez ve bağlantıyı istediğiniz an kesebilirsiniz.
2. Ne oluşacağını belirleyin. Her mağaza bağlantısı için siparişten fatura mı, irsaliye mi yoksa sipariş belgesi mi oluşacağını ve yalnızca ödenmiş siparişlerin gelip gelmeyeceğini ayarlarsınız. Çoğu mağaza için doğrusu ikincisidir: hiç ödenmeyen bir alışveriş için belge oluşmaz.
3. Siparişleri çekin. Tek tıkla siparişler doğrudan mağazadan gelir – CSV dışa aktarma yok, dosya yükleme yok. Sipariş numarası, tarih, müşteri, brüt tutar, ödeme durumu ve sipariş durumu ile liste halinde görürsünüz.
4. Kontrol edin ve seçin. Yazılım, tüm kalemlerin ürün kartlarınızla eşleşip eşleşmediğini ve ödeme yönteminin tanınıp tanınmadığını önceden gösterir. Açık kalanları iki tıklamayla çözersiniz – ya da eksik müşteri ve ürünlerin otomatik oluşturulmasına izin verirsiniz.
5. Belgeleri oluşturun. İşaretlenen siparişlerden, kendi numara aralığınızdan gelen ardışık numarayla hazır faturalar oluşur. Aynı alıcının birden fazla siparişi öncesinde tek faturada birleştirilebilir.

Sonuç, elle yazmış olacağınız türden bir belgedir – ama yeniden yazmadan ve rakam hatası olmadan. Kendi siparişlerinizle ücretsiz deneyebilirsiniz: on gün, ödeme aracı olmadan, fesih gerektirmeden. Erişim kendiliğinden sona erer.

Shopify siparişinden neler alınır

Bir siparişin gerçekten faturaya dönüşmesi, sadece bir rakam listesi olmaması için isim ve toplamdan fazlasının aktarılması gerekir. Aktarılanlar:

• fatura ve teslimat adresi, alıcının adı ve e-posta adresi
• miktar, birim fiyat, SKU ve kayıtlı vergi oranıyla birlikte tüm kalemler
• indirimler ve indirim kodları ayrı satır olarak – kodun adıyla, sessiz bir kesinti olarak değil
• kargo bedeli ayrı bir kalem olarak, kendi vergi oranıyla
• ödeme yöntemi, ödeme durumu, sipariş durumu, sipariş numarası, tarih ve para birimi

Belgenin kalitesini bir nokta belirler: ürün eşleştirme. Kalemler SKU, EAN veya ada göre kendi ürün kartlarınızla karşılaştırılır. Bu, düzen meraklıları için bir ayrıntı değildir. Faturada kendi ürün adınızın ve kendi vergi oranınızın yer almasının tek yolu budur – genellikle hâlâ "✨ YENİ ✨ Çok satan" yazan ilan başlığının değil. Hiçbir şeyin uymadığı yerleri belge oluşmadan önce görürsünüz, sonradan mali müşavirde değil.

Alıcı faturayı otomatik olarak alır mı?

Evet – fatura, belgeden doğrudan kendi gönderen adresinizle e-postayla gönderilebilir. Fatura, teklif, sipariş, irsaliye, iade faturası ve avans faturası için ayrı birer metin şablonu kaydedersiniz; böylece her e-posta aynı dili konuşur ve hiçbir şey her seferinde yeniden yazılmaz.

Pratik bir yan etkisi: Fatura müşteriye sizin adresinizden gider, yabancı bir uygulama alan adından değil. Soru olduğunda alıcı size yanıt verir, boşluğa değil.

Fatura numarası neden Shopify'dan gelmemeli

Shopify her mağaza için ardışık sipariş numaraları verir. İkisi de rakam dizisine benzese de bu bir fatura numarası değildir. Fark üç durumda can sıkar:

Bir sipariş iptal edilir. Numara verilmiştir ve kaybolur. Fatura numarasında bu, açıklamanız gereken bir boşluk olurdu.

Birden fazla kanaldan satış yaparsınız. Shopify kendi siparişlerini sayar, eBay kendininkileri, yerinde satış ayrı ilerler. Birbirine giren üç sayım – ve yıl sonunda oturup elle ayıklarsınız.

Mağazayı yeniden kurar veya taşırsınız. Sipariş numaralarında sıfırdan başlamak sık görülür. Fatura numara aralığında bu olmamalıdır.

Bu yüzden fatura numarası tüm satış yollarının birleştiği yerde oluşur – mağazada değil, faturalama yazılımında. Belgede başka nelerin bulunması gerektiği fatura yazma kılavuzunda yazıyor; brüt 250 euroya kadar olan tutarlarda küçük tutarlı faturanın kısaltılmış bilgileri yeterlidir.

Shopify, eBay, Etsy: tüm kanallar için tek numara aralığı

Çok az satıcı tek kanalda kalır. Sadece Shopify mağazasının içinde yaşayan bir çözüm tam da burada çıkmaz sokağa döner: pazar yeri için bir sonrakine, doğrudan satış için bir sonrakine ihtiyaç duyarsınız.

Easy Invoice'ta Shopify'ın yanı sıra eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop ve TikTok Shop gibi kanallar bağlanabilir – aynı anda birden fazla mağaza, birden fazla Shopify mağazası dahil. Hepsi tek bir müşteri kartotekine, tek bir numara aralığına ve tek bir değerlendirmeye akar. Mali müşaviriniz için ayrı bir erişim ve DATEV formatında kayıt paketi dışa aktarımı vardır.

Aynı sürecin bir pazar yerinde nasıl işlediğini eBay ve Etsy yazıları gösteriyor.

Shopify'ın kendi sunduğu şey – ve nerede bittiği

Tamamlık olsun diye: Shopify'ın ücretsiz bir yazdırma uygulaması var, Order Printer. Bununla fatura, irsaliye ve toplama listesi şablonlarını yazdırırsınız.

Onunla elde edemeyecekleriniz: kendi ardışık fatura numaranız – yazdırılan şey sipariş numarasıdır. Alıcıya otomatik gönderim yok. Diğer satış kanallarıyla birleştirme yok. Değerlendirme ve muhasebe yok, dolayısıyla § 14b UStG uyarınca satış faturalarınızın sekiz yıl saklanması için bir temel de yok. Şablondaki değişiklikler ise yalnızca HTML, CSS ve Liquid ile, yani kodla yapılır.

Ayda iki sipariş için yeterli olabilir. Faturalamanızın temeli olarak değil.

Her Shopify alıcısına fatura göndermek zorunda mıyım?

Sıkı anlamda hayır: Özel müşterilere yapılan olağan mal teslimlerinde § 14 UStG fatura zorunluluğu getirmez, ticari müşterilerde ise getirir – orada altı ay süreniz vardır.

Pratikte bu ayrım pek işinize yaramaz. Bir Shopify siparişine bakarak arkasında bir şirket olup olmadığını göremezsiniz; adres alanındaki firma adı bir ipucudur, kanıt değil. Ve her cironuzu zaten kayıt altına almanız ve belgelemeniz gerekir – bu, kimin satın aldığından bağımsız, ayrı bir yükümlülüktür. Faturayı her sipariş için otomatik oluşturan kişi, tek tek inceleme zahmetinden ve üç hafta sonra gelen „Bunun faturasını da gönderebilir misiniz?" e-postasından kurtulur.

Küçük işletme düzenlemesinden yararlanıyorsanız aynısı geçerlidir, yalnızca vergi gösterilmez ve belgeye uygun bir not eklenir – ayrıntılar KDV'siz fatura yazısında.

İade, kısmi geri ödeme, iptal

Çevrimiçi ticarette bu istisna değil, olağan durumdur. Temel kural önemlidir: Düzenlenmiş bir fatura silinmez. Onu ortadan kaldıran veya düzelten ikinci bir belge gerekir – ikisi de izlenebilir kalır.

Shopify'daki geri ödeme durumu siparişler çekilirken birlikte okunur; böylece listede bir siparişin tamamen veya kısmen iade edildiğini görürsünüz. İlgili belgeyi – iptal ya da düzeltme – yazılımda oluşturursunuz; ikisinin biçimsel farkını fatura düzeltme yazısı anlatıyor.

E-fatura: mağaza satışından XRechnung ve ZUGFeRD

Özel müşteriler için PDF fatura geçerli olmaya devam eder. Ancak Almanya'daki işletmelere satış yapmaya başladığınızda – malzeme sipariş eden esnaf, muayenehane, bayi – e-fatura gündeme gelir: 2025 başından beri e-fatura alabiliyor olmanız gerekiyor, yapılandırılmış biçimde göndermek ise 2027 ve 2028'den itibaren kademeli olarak zorunlu olacak. Bunun için bir PDF dosyası yetmez.

Easy Invoice yaygın iki biçimi de üretir: ZUGFeRD (gömülü verili PDF) ve XRechnung (saf XML). Biçimi firmanız için varsayılan olarak belirleyebilir ve müşteri bazında farklılaştırabilirsiniz – o tek ticari müşteri XRechnung alır, diğer herkes alışılmış PDF'i almaya devam eder. E-fatura için zorunlu bilgiler eksikse bu, belge oluşturulmadan önce gösterilir.

Biçimler arasındaki farkı XRechnung mı ZUGFeRD mi? açıklıyor, süreler ise E-fatura yükümlülüğü 2027 ve 2028 yazısında.

En hızlısı kendi rakamlarınızla görmektir: mağazayı bağlayın, on eski siparişi içe aktarın ve oluşan faturaları satır satır Shopify arka ucuyla karşılaştırın. Bu on tanesi doğruysa gerisi de doğrudur. Deneme erişimi on gün sürer, hiçbir ücreti yoktur ve otomatik olarak sona erer – ödeme aracı girmezsiniz ve fesih gerekmez.

_Bu yazı genel bilgi verir ve vergi ya da hukuk danışmanlığının yerine geçmez._