Creare fatture per Shopify

Shopify non crea fatture al posto vostro. Quello che gli acquirenti ricevono in automatico è una conferma d'ordine – un'e-mail sull'acquisto, non un documento con le indicazioni obbligatorie previste dal § 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG). La fattura nasce fuori dallo shop: un software di fatturazione si collega al vostro account Shopify, preleva da solo gli ordini e ne ricava documenti completi – con il vostro numero di fattura, il vostro layout, l'indicazione corretta dell'imposta e, se volete, l'invio diretto all'acquirente via e-mail. La configurazione richiede un pomeriggio, poi bastano pochi clic al giorno.

Come funziona in concreto lo mostra questo articolo con l'esempio della Easy Invoice Cloud – insieme a tre punti critici che conviene conoscere, qualunque software scegliate.

Indice

1. Dall'ordine alla fattura in cinque passaggi
2. Che cosa viene ripreso dall'ordine Shopify
3. L'acquirente riceve la fattura automaticamente?
4. Perché il numero di fattura non deve arrivare da Shopify
5. Shopify, eBay, Etsy: una sola numerazione per tutti i canali
6. Che cosa offre Shopify stesso – e dove si ferma
7. Devo inviare una fattura a ogni acquirente Shopify?
8. Reso, rimborso parziale, annullamento
9. Fattura elettronica: XRechnung e ZUGFeRD dalle vendite online

Dall'ordine alla fattura in cinque passaggi

1. Collegare lo shop. Autorizzate il collegamento una volta sola tramite la pagina di autorizzazione di Shopify. Il software non vede mai la vostra password Shopify e potete interrompere il collegamento in qualsiasi momento.
2. Stabilire che cosa deve nascere. Per ogni collegamento decidete se un ordine diventa fattura, documento di trasporto od ordine cliente – e se devono entrare solo gli ordini pagati. Per la maggior parte degli shop è l'impostazione giusta: nessun documento per un acquisto mai pagato.
3. Prelevare gli ordini. Un clic e gli ordini arrivano direttamente dallo shop – senza esportazione CSV, senza caricamenti. Li vedete in elenco con numero d'ordine, data, cliente, importo lordo, stato del pagamento e stato dell'ordine.
4. Controllare e selezionare. Il software mostra in anticipo se tutti gli articoli sono stati abbinati alla vostra anagrafica e se il metodo di pagamento è stato riconosciuto. Ciò che resta aperto si risolve con due clic – oppure lasciate creare automaticamente clienti e articoli mancanti.
5. Generare i documenti. Dagli ordini selezionati nascono fatture complete con numerazione progressiva presa dalla vostra serie. Più ordini dello stesso acquirente possono essere riuniti prima in un'unica fattura.

Il risultato è un documento come lo avreste scritto a mano – ma senza ricopiature e senza cifre invertite. Potete provarlo gratuitamente con i vostri ordini: dieci giorni, senza dati di pagamento, senza disdetta. L'accesso termina da solo.

Che cosa viene ripreso dall'ordine Shopify

Perché un ordine diventi davvero una fattura e non un elenco di numeri, deve passare più del nome e del totale. Vengono ripresi:

• indirizzo di fatturazione e di spedizione, nome e indirizzo e-mail dell'acquirente
• tutte le righe con quantità, prezzo unitario, SKU e l'aliquota registrata
• sconti e codici promozionali come riga separata – con il nome del codice, non come detrazione silenziosa
• spese di spedizione come riga a sé, con la propria aliquota
• metodo di pagamento, stato del pagamento, stato dell'ordine, numero d'ordine, data e valuta

Un punto decide la qualità del documento: l'abbinamento degli articoli. Gli articoli vengono confrontati con la vostra anagrafica tramite SKU, EAN o nome. Non è un dettaglio per amanti dell'ordine. Solo così sulla fattura compaiono la vostra descrizione e la vostra aliquota – e non il titolo dell'annuncio, in cui di solito c'è ancora "✨ NUOVO ✨ Bestseller". Dove non c'è corrispondenza lo vedete prima di generare il documento, non dopo dal commercialista.

L'acquirente riceve la fattura automaticamente?

Sì – la fattura può essere inviata via e-mail direttamente dal documento, con il vostro indirizzo mittente. Per fattura, preventivo, ordine, documento di trasporto, nota di credito e fattura di acconto salvate un modello di testo dedicato, così ogni messaggio suona uguale e non va riscritto ogni volta.

Effetto collaterale utile: la fattura parte dal vostro indirizzo verso il cliente, non da un dominio applicativo estraneo. In caso di domande l'acquirente risponde a voi e non nel vuoto.

Perché il numero di fattura non deve arrivare da Shopify

Shopify assegna numeri d'ordine progressivi per ogni shop. Non è un numero di fattura, anche se entrambi sembrano una sequenza di cifre. La differenza diventa scomoda in tre situazioni:

Un ordine viene annullato. Il numero è stato assegnato e sparisce. Per un numero di fattura sarebbe un buco da spiegare.

Vendete su più canali. Shopify conta i suoi ordini, eBay i suoi, la vendita diretta va per conto proprio. Tre conteggi che si sovrappongono – e a fine anno vi ritrovate a riordinarli a mano.

Rifate o migrate lo shop. Con i numeri d'ordine si riparte volentieri da capo. Con la serie dei numeri di fattura non deve accadere.

Per questo il numero di fattura nasce dove confluiscono tutti i canali di vendita – nel software di fatturazione, non nello shop. Che cos'altro deve stare sul documento lo trovate nella guida a scrivere una fattura; fino a 250 euro lordi bastano le indicazioni ridotte della fattura di piccolo importo.

Shopify, eBay, Etsy: una sola numerazione per tutti i canali

Pochi commercianti restano su un solo canale. È lì che una soluzione che vive soltanto dentro lo shop Shopify diventa un vicolo cieco: per il marketplace ne serve un'altra, per la vendita diretta un'altra ancora.

Oltre a Shopify, in Easy Invoice si collegano tra gli altri eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop e TikTok Shop – anche più shop insieme, anche più shop Shopify. Tutto confluisce in un'unica anagrafica clienti, un'unica numerazione e un'unica analisi. Per il commercialista ci sono un accesso dedicato e un'esportazione del pacchetto contabile in formato DATEV.

Come funziona lo stesso processo su un marketplace lo mostrano gli articoli su eBay ed Etsy.

Che cosa offre Shopify stesso – e dove si ferma

Per completezza: Shopify ha un'app di stampa gratuita, l'Order Printer. Con essa stampate modelli per fattura, documento di trasporto e lista di prelievo.

Quello che non ottenete: una numerazione progressiva propria delle fatture – viene stampato il numero d'ordine. Nessun invio automatico all'acquirente. Nessuna riunione con gli altri canali di vendita. Nessuna analisi e nessuna contabilità, quindi nessuna base per la conservazione ottennale delle fatture emesse prevista dal § 14b UStG. E le modifiche al modello passano solo per HTML, CSS e Liquid – cioè per il codice.

Per due ordini al mese può bastare. Come base della vostra fatturazione no.

Devo inviare una fattura a ogni acquirente Shopify?

In senso stretto no: per le normali forniture di merce a privati il § 14 UStG non richiede una fattura, per i clienti business sì – e lì avete sei mesi di tempo.

Nella pratica questa distinzione aiuta poco. Da un ordine Shopify non si vede se dietro c'è un'azienda; una ragione sociale nel campo indirizzo è un indizio, non una prova. E ogni ricavo va comunque registrato e documentato – è un obbligo a sé, indipendente da chi ha acquistato. Chi genera la fattura automaticamente per ogni ordine si risparmia la verifica caso per caso e l'e-mail che arriva tre settimane dopo: „Mi potete mandare anche la fattura?"

Per chi rientra nel regime dei piccoli imprenditori vale lo stesso, solo senza esposizione dell'imposta e con la nota adeguata sul documento – dettagli in fattura senza IVA.

Reso, rimborso parziale, annullamento

Nel commercio online è la norma, non l'eccezione. Vale la regola di base: una fattura emessa non si cancella. Serve un secondo documento che la annulli o la corregga – entrambi restano ricostruibili.

Lo stato di rimborso di Shopify viene letto durante il prelievo: nell'elenco vedete quindi se un ordine è stato rimborsato del tutto o in parte. Il documento corrispondente – storno o rettifica – lo create nel software; come si distinguono formalmente lo spiega correggere una fattura.

Fattura elettronica: XRechnung e ZUGFeRD dalle vendite online

Verso i privati la fattura in PDF resta ammessa. Ma appena vendete a imprese in Germania – l'artigiano che ordina materiale, lo studio, il rivenditore – la fattura elettronica diventa un tema: riceverla dovete poterlo fare dall'inizio del 2025, inviarla in un formato strutturato dovrete farlo a scaglioni dal 2027 e dal 2028. Un file PDF non basta.

Easy Invoice genera entrambi i formati diffusi: ZUGFeRD (PDF con dati incorporati) e XRechnung (XML puro). Il formato si imposta come standard per la vostra azienda e si può differenziare per singolo cliente – quel cliente business riceve la XRechnung, tutti gli altri continuano con il solito PDF. Se per la fattura elettronica mancano indicazioni obbligatorie, ve lo segnala prima della creazione.

La differenza tra i formati la spiega XRechnung o ZUGFeRD?, le scadenze stanno in Obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028.

Il modo più rapido è vederlo sui vostri numeri: collegate lo shop, importate dieci vecchi ordini e confrontate riga per riga le fatture ottenute con il backend Shopify. Se quei dieci tornano, torna anche il resto. L'accesso di prova dura dieci giorni, non costa nulla e finisce da solo – non inserite dati di pagamento e non dovete disdire nulla.

_Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale o legale._