Shopify Rechnungen erstellen

Shopify erstellt für Sie keine Rechnungen. Was Ihre Käufer automatisch bekommen, ist eine Bestellbestätigung – eine E-Mail über den Kauf, kein Beleg mit den Pflichtangaben aus § 14 UStG. Die Rechnung entsteht außerhalb des Shops: Eine Rechnungssoftware verbindet sich mit Ihrem Shopify-Konto, holt die Bestellungen selbst ab und macht daraus fertige Belege – mit Ihrer eigenen Rechnungsnummer, Ihrem Layout, dem richtigen Steuerausweis und auf Wunsch direkt per E-Mail an den Käufer. Eingerichtet ist das an einem Nachmittag, danach läuft es mit ein paar Klicks pro Tag.

Wie das konkret aussieht, zeigt dieser Beitrag am Beispiel der Easy Invoice Cloud – und welche drei Stolperstellen Sie unabhängig von der Software kennen sollten.

Inhaltsverzeichnis

1. In fünf Schritten von der Bestellung zur Rechnung
2. Was aus der Shopify-Bestellung übernommen wird
3. Bekommt der Käufer die Rechnung automatisch?
4. Warum die Rechnungsnummer nicht aus Shopify kommen darf
5. Shopify, eBay, Etsy: ein Nummernkreis für alle Kanäle
6. Was Shopify selbst mitbringt – und wo Schluss ist
7. Muss ich jedem Shopify-Käufer eine Rechnung schicken?
8. Rücksendung, Teilerstattung, Storno
9. E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD aus dem Shop-Verkauf

In fünf Schritten von der Bestellung zur Rechnung

1. Shop verbinden. Sie geben die Verbindung einmal über die Freigabeseite von Shopify frei. Ihr Shopify-Passwort sieht die Software dabei nie, und Sie können die Verbindung jederzeit wieder trennen.
2. Festlegen, was entstehen soll. Je Shop-Verbindung stellen Sie ein, ob aus einer Bestellung eine Rechnung, ein Lieferschein oder ein Auftrag wird – und ob nur bezahlte Bestellungen hereinkommen sollen. Letzteres ist für die meisten Shops die richtige Einstellung: Kein Beleg für einen Kauf, der nie bezahlt wird.
3. Bestellungen abrufen. Ein Klick, und die Bestellungen kommen direkt aus dem Shop – kein CSV-Export, kein Hochladen. Sie sehen sie als Liste mit Bestellnummer, Datum, Kunde, Bruttobetrag, Zahlungs- und Bestellstatus.
4. Prüfen und auswählen. Die Software zeigt vorab, ob alle Artikel Ihrem Artikelstamm zugeordnet werden konnten und ob die Zahlungsart erkannt wurde. Was offen ist, klären Sie mit zwei Klicks – oder lassen fehlende Kunden und Artikel automatisch anlegen.
5. Belege erzeugen. Aus den markierten Bestellungen entstehen fertige Rechnungen mit fortlaufender Nummer aus Ihrem Nummernkreis. Mehrere Bestellungen desselben Käufers lassen sich vorher zu einer Rechnung zusammenfassen.

Das Ergebnis ist ein Beleg, wie Sie ihn auch von Hand geschrieben hätten – nur ohne Abtippen und ohne Zahlendreher. Kostenlos testen können Sie das mit Ihren eigenen Bestellungen: zehn Tage, ohne Zahlungsmittel, ohne Kündigung. Der Zugang endet von selbst.

Was aus der Shopify-Bestellung übernommen wird

Damit aus einer Bestellung wirklich eine Rechnung wird und nicht nur eine Zahlenliste, muss mehr herüberkommen als Name und Summe. Übernommen werden:

• Rechnungs- und Lieferanschrift, Name und E-Mail-Adresse des Käufers
• alle Positionen mit Menge, Einzelpreis, SKU und dem hinterlegten Steuersatz
• Rabatte und Gutscheincodes als eigene Zeile – mit dem Namen des Codes, nicht als stiller Abzug
• Versandkosten als eigene Position mit ihrem eigenen Steuersatz
• Zahlungsart, Zahlungsstatus, Bestellstatus, Bestellnummer, Datum und Währung

Ein Punkt entscheidet über die Qualität des Belegs: die Artikelzuordnung. Artikel werden über SKU, EAN oder Namen mit Ihrem eigenen Artikelstamm abgeglichen. Das ist kein Detail für Ordnungsliebhaber. Nur so stehen auf der Rechnung Ihre Artikelbezeichnung und Ihr Steuersatz – und nicht der Shop-Titel, in dem meistens noch „✨ NEU ✨ Bestseller" steht. Wo nichts passt, sehen Sie das vor dem Erzeugen des Belegs, nicht hinterher beim Steuerberater.

Bekommt der Käufer die Rechnung automatisch?

Ja – die Rechnung lässt sich direkt aus dem Beleg per E-Mail versenden, über Ihre eigene Absenderadresse. Für Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Gutschrift und Abschlagsrechnung hinterlegen Sie jeweils eine eigene Textvorlage, sodass jede Mail gleich klingt und nichts jedes Mal neu getippt werden muss.

Praktischer Nebeneffekt: Die Rechnung geht damit von Ihrer Adresse an den Kunden, nicht von einer fremden App-Domain. Bei Rückfragen antwortet der Käufer Ihnen und nicht ins Leere.

Warum die Rechnungsnummer nicht aus Shopify kommen darf

Shopify vergibt fortlaufende Bestellnummern je Shop. Das ist keine Rechnungsnummer, auch wenn beides nach einer Zahlenreihe aussieht. Der Unterschied wird in drei Situationen unangenehm:

Eine Bestellung wird storniert. Die Nummer ist vergeben und verschwindet. Bei einer Rechnungsnummer wäre das eine Lücke, die Sie erklären müssen.

Sie verkaufen über mehr als einen Kanal. Shopify zählt seine Bestellungen, eBay zählt seine, der Verkauf vor Ort läuft nebenher. Drei Zählungen, die sich überschneiden – und am Jahresende sitzen Sie davor und sortieren von Hand.

Sie bauen den Shop um oder ziehen um. Bei Bestellnummern fängt man dann gern wieder von vorn an. Beim Rechnungsnummernkreis darf das nicht passieren.

Deshalb entsteht die Rechnungsnummer dort, wo alle Verkaufswege zusammenlaufen – in der Rechnungssoftware, nicht im Shop. Was sonst auf den Beleg gehört, steht im Leitfaden Rechnung schreiben; bei Beträgen bis 250 Euro brutto reichen die verkürzten Angaben der Kleinbetragsrechnung.

Shopify, eBay, Etsy: ein Nummernkreis für alle Kanäle

Die wenigsten Händler bleiben bei einem Kanal. Genau da wird eine Lösung, die nur im Shopify-Shop lebt, zur Sackgasse: Für den Marktplatz brauchen Sie die nächste, für den Direktverkauf die übernächste.

Neben Shopify lassen sich in Easy Invoice unter anderem eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop und TikTok Shop anbinden – auch mehrere Shops gleichzeitig, auch mehrere Shopify-Shops. Alles läuft in einen Kundenstamm, einen Nummernkreis und eine Auswertung. Für den Steuerberater gibt es einen eigenen Zugang und einen DATEV-Buchungsstapel als Export.

Wie derselbe Ablauf auf einem Marktplatz aussieht, zeigen die Beiträge zu eBay und Etsy.

Was Shopify selbst mitbringt – und wo Schluss ist

Der Vollständigkeit halber: Shopify hat eine kostenlose Druck-App, den Order Printer. Damit drucken Sie Vorlagen für Rechnung, Lieferschein und Kommissionierliste.

Was Sie damit nicht bekommen: eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer – gedruckt wird die Bestellnummer. Keinen automatischen Versand an den Käufer. Keine Zusammenführung mit anderen Verkaufskanälen. Keine Auswertung und keine Buchhaltung, also auch keine Grundlage für die achtjährige Aufbewahrung Ihrer Ausgangsrechnungen nach § 14b UStG. Und Anpassungen an der Vorlage gehen nur über HTML, CSS und Liquid – also über Code.

Für zwei Bestellungen im Monat mag das reichen. Als Grundlage für Ihre Rechnungsstellung ist es keine.

Muss ich jedem Shopify-Käufer eine Rechnung schicken?

Streng genommen nicht: Gegenüber Privatkunden verlangt § 14 UStG bei normalen Warenlieferungen keine Rechnung, gegenüber Geschäftskunden schon – dort haben Sie sechs Monate Zeit.

In der Praxis hilft Ihnen diese Unterscheidung wenig. Einer Shopify-Bestellung sehen Sie nicht an, ob eine Firma dahintersteht; ein Firmenname im Adressfeld ist ein Hinweis, kein Nachweis. Und jeden Umsatz aufzeichnen und belegen müssen Sie ohnehin – das ist eine eigene Pflicht, unabhängig davon, wer gekauft hat. Wer die Rechnung automatisch für jede Bestellung erzeugt, spart sich die Einzelfallprüfung und die Nachfrage, die drei Wochen später per Mail kommt: „Können Sie mir dazu noch eine Rechnung schicken?"

Als Kleinunternehmer gilt das genauso, nur ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem passenden Hinweis auf dem Beleg – Details in Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Rücksendung, Teilerstattung, Storno

Im Onlinehandel ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist die Grundregel: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht. Es braucht einen zweiten Beleg, der sie aufhebt oder korrigiert – beide bleiben nachvollziehbar.

Der Erstattungsstatus aus Shopify wird beim Abruf mitgelesen, Sie sehen also in der Liste, wenn eine Bestellung ganz oder teilweise erstattet wurde. Den passenden Beleg dazu – Storno oder Korrektur – erzeugen Sie in der Software; wie beides formal auseinandergeht, steht in Rechnung korrigieren.

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD aus dem Shop-Verkauf

Für Privatkunden bleibt die PDF-Rechnung zulässig. Sobald Sie aber an Unternehmen in Deutschland verkaufen – den Handwerksbetrieb, der Material bestellt, die Praxis, den Wiederverkäufer –, wird die E-Rechnung Thema: Empfangen können müssen Sie seit Anfang 2025, selbst versenden müssen Sie gestaffelt ab 2027 und 2028. Eine PDF-Datei genügt dafür nicht.

Easy Invoice erzeugt beide gängigen Formate: ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) und XRechnung (reines XML). Das Format lässt sich als Standard für Ihre Firma setzen und je Kunde abweichend hinterlegen – der eine Geschäftskunde bekommt XRechnung, alle anderen weiter das gewohnte PDF. Fehlen für eine E-Rechnung Pflichtangaben, wird das vor dem Erzeugen angezeigt.

Den Unterschied der Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD?, die Fristen stehen in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Am schnellsten sehen Sie es an Ihren eigenen Zahlen: Shop verbinden, zehn alte Bestellungen einlesen und die erzeugten Rechnungen Zeile für Zeile mit dem Shopify-Backend vergleichen. Stimmen diese zehn, stimmt auch der Rest. Der Testzugang läuft zehn Tage, kostet nichts und endet automatisch – Sie hinterlegen kein Zahlungsmittel und müssen nichts kündigen.

_Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung._