Facturen maken voor Shopify

Shopify maakt geen facturen voor u. Wat uw kopers automatisch krijgen, is een orderbevestiging – een e-mail over de aankoop, geen document met de verplichte gegevens uit § 14 van de Duitse Wet op de omzetbelasting (UStG). De factuur ontstaat buiten de shop: factuursoftware maakt verbinding met uw Shopify-account, haalt de bestellingen zelf op en maakt daar complete documenten van – met uw eigen factuurnummer, uw opmaak, de juiste btw-vermelding en desgewenst direct per e-mail naar de koper. Het inrichten kost een middag, daarna zijn het een paar klikken per dag.

Hoe dat er concreet uitziet, laat dit artikel zien aan de hand van de Easy Invoice Cloud – plus drie struikelblokken die u ongeacht de software moet kennen.

Inhoudsopgave

1. In vijf stappen van bestelling naar factuur
2. Wat er uit de Shopify-bestelling wordt overgenomen
3. Krijgt de koper de factuur automatisch?
4. Waarom het factuurnummer niet uit Shopify mag komen
5. Shopify, eBay, Etsy: één nummerreeks voor alle kanalen
6. Wat Shopify zelf biedt – en waar het ophoudt
7. Moet ik elke Shopify-koper een factuur sturen?
8. Retour, deelrestitutie, annulering
9. E-factuur: XRechnung en ZUGFeRD uit shopverkoop

In vijf stappen van bestelling naar factuur

1. Shop verbinden. U geeft de verbinding één keer vrij via de goedkeuringspagina van Shopify. De software ziet uw Shopify-wachtwoord nooit en u kunt de verbinding altijd weer verbreken.
2. Bepalen wat er moet ontstaan. Per shopverbinding stelt u in of een bestelling een factuur, een pakbon of een order wordt – en of alleen betaalde bestellingen binnenkomen. Dat laatste is voor de meeste shops de juiste keuze: geen document voor een aankoop die nooit betaald wordt.
3. Bestellingen ophalen. Eén klik en de bestellingen komen rechtstreeks uit de shop – geen CSV-export, geen uploaden. U ziet ze als lijst met ordernummer, datum, klant, brutobedrag, betaalstatus en orderstatus.
4. Controleren en selecteren. De software laat vooraf zien of alle artikelen aan uw artikelbestand konden worden gekoppeld en of de betaalmethode is herkend. Wat openstaat, lost u met twee klikken op – of u laat ontbrekende klanten en artikelen automatisch aanmaken.
5. Documenten aanmaken. Uit de gemarkeerde bestellingen ontstaan complete facturen met een doorlopend nummer uit uw eigen nummerreeks. Meerdere bestellingen van dezelfde koper kunt u vooraf samenvoegen tot één factuur.

Het resultaat is een document zoals u het met de hand geschreven zou hebben – alleen zonder overtypen en zonder omgedraaide cijfers. U kunt het gratis uitproberen met uw eigen bestellingen: tien dagen, zonder betaalgegevens, zonder opzeggen. De toegang stopt vanzelf.

Wat er uit de Shopify-bestelling wordt overgenomen

Wil een bestelling echt een factuur worden en geen rij cijfers, dan moet er meer overkomen dan naam en totaalbedrag. Overgenomen wordt:

• factuur- en afleveradres, naam en e-mailadres van de koper
• alle regels met aantal, stukprijs, SKU en het vastgelegde btw-tarief
• kortingen en kortingscodes als aparte regel – met de naam van de code, niet als stille aftrek
• verzendkosten als aparte regel met een eigen btw-tarief
• betaalmethode, betaalstatus, orderstatus, ordernummer, datum en valuta

Eén punt bepaalt de kwaliteit van het document: de artikelkoppeling. Artikelen worden via SKU, EAN of naam vergeleken met uw eigen artikelbestand. Dat is geen detail voor liefhebbers van orde. Alleen zo staan uw artikelomschrijving en uw btw-tarief op de factuur – en niet de shoptitel, waarin meestal nog "✨ NIEUW ✨ Bestseller" staat. Waar niets past, ziet u dat vóór het aanmaken van het document, niet achteraf bij de boekhouder.

Krijgt de koper de factuur automatisch?

Ja – de factuur kan direct vanuit het document per e-mail worden verstuurd, via uw eigen afzenderadres. Voor factuur, offerte, order, pakbon, creditnota en termijnfactuur legt u elk een eigen tekstsjabloon vast, zodat elke mail hetzelfde klinkt en niets steeds opnieuw getypt hoeft te worden.

Praktisch bijeffect: de factuur gaat vanaf uw adres naar de klant, niet vanaf een vreemd app-domein. Bij vragen antwoordt de koper aan u en niet in het niets.

Waarom het factuurnummer niet uit Shopify mag komen

Shopify geeft doorlopende ordernummers per shop uit. Dat is geen factuurnummer, ook al lijken het allebei cijferreeksen. Het verschil wordt in drie situaties vervelend:

Een bestelling wordt geannuleerd. Het nummer is vergeven en verdwijnt. Bij een factuurnummer zou dat een gat zijn dat u moet uitleggen.

U verkoopt via meer dan één kanaal. Shopify telt zijn bestellingen, eBay de zijne, de verkoop ter plaatse loopt ernaast. Drie tellingen die elkaar overlappen – en aan het eind van het jaar zit u het met de hand uit te zoeken.

U bouwt de shop om of migreert. Bij ordernummers begint men dan graag weer bij nul. Bij de factuurnummerreeks mag dat niet gebeuren.

Daarom ontstaat het factuurnummer daar waar alle verkoopwegen samenkomen – in de factuursoftware, niet in de shop. Wat er verder op het document hoort, staat in de leidraad factuur schrijven; bij bedragen tot 250 euro bruto volstaan de beperkte gegevens van de kleine factuur.

Shopify, eBay, Etsy: één nummerreeks voor alle kanalen

Weinig handelaren blijven bij één kanaal. Juist daar wordt een oplossing die alleen in de Shopify-shop leeft een doodlopende weg: voor het platform hebt u de volgende nodig, voor de directe verkoop de daaropvolgende.

Naast Shopify zijn in Easy Invoice onder meer eBay, Etsy, WooCommerce, Shopware 6, JTL-Shop, PrestaShop en TikTok Shop te koppelen – ook meerdere shops tegelijk, ook meerdere Shopify-shops. Alles loopt in één klantenbestand, één nummerreeks en één overzicht. Voor de boekhouder is er een eigen toegang en een DATEV-boekingsbestand als export.

Hoe hetzelfde proces op een marktplaats werkt, laten de artikelen over eBay en Etsy zien.

Wat Shopify zelf biedt – en waar het ophoudt

Voor de volledigheid: Shopify heeft een gratis print-app, de Order Printer. Daarmee drukt u sjablonen af voor factuur, pakbon en piklijst.

Wat u daarmee niet krijgt: een eigen doorlopend factuurnummer – gedrukt wordt het ordernummer. Geen automatische verzending naar de koper. Geen samenvoeging met andere verkoopkanalen. Geen overzicht en geen boekhouding, dus ook geen basis voor het acht jaar bewaren van uw uitgaande facturen volgens § 14b UStG. En aanpassingen aan het sjabloon gaan alleen via HTML, CSS en Liquid – dus via code.

Voor twee bestellingen per maand kan dat volstaan. Als basis voor uw facturatie niet.

Moet ik elke Shopify-koper een factuur sturen?

Strikt genomen niet: bij normale goederenleveringen aan particulieren eist § 14 UStG geen factuur, bij zakelijke klanten wel – daar hebt u zes maanden de tijd.

In de praktijk helpt dat onderscheid u weinig. Aan een Shopify-bestelling ziet u niet of er een bedrijf achter zit; een bedrijfsnaam in het adresveld is een aanwijzing, geen bewijs. En elke omzet moet u sowieso vastleggen en onderbouwen – dat is een aparte plicht, ongeacht wie er gekocht heeft. Wie de factuur automatisch voor elke bestelling aanmaakt, bespaart zich de beoordeling per geval en de mail die drie weken later komt: „Kunt u mij hier nog een factuur voor sturen?"

Als kleineondernemer geldt hetzelfde, alleen zonder btw-vermelding en met de passende opmerking op het document – details in factuur zonder btw schrijven.

Retour, deelrestitutie, annulering

In de onlinehandel is dat het normale geval, niet de uitzondering. Belangrijk is de grondregel: een uitgegeven factuur wordt niet verwijderd. Er is een tweede document nodig dat hem opheft of corrigeert – beide blijven navolgbaar.

De restitutiestatus uit Shopify wordt bij het ophalen meegelezen, u ziet dus in de lijst of een bestelling geheel of gedeeltelijk is terugbetaald. Het bijbehorende document – storno of correctie – maakt u in de software; hoe die twee formeel verschillen, staat in factuur corrigeren.

E-factuur: XRechnung en ZUGFeRD uit shopverkoop

Voor particulieren blijft de pdf-factuur toegestaan. Zodra u echter aan bedrijven in Duitsland verkoopt – het installatiebedrijf dat materiaal bestelt, de praktijk, de wederverkoper – wordt de e-factuur een thema: ontvangen moet u sinds begin 2025 kunnen, zelf versturen moet u gefaseerd vanaf 2027 en 2028. Een pdf-bestand volstaat daarvoor niet.

Easy Invoice maakt beide gangbare formaten: ZUGFeRD (pdf met ingebedde gegevens) en XRechnung (zuivere XML). Het formaat kunt u als standaard voor uw bedrijf instellen en per klant afwijkend vastleggen – die ene zakelijke klant krijgt XRechnung, alle anderen gewoon de vertrouwde pdf. Ontbreken er verplichte gegevens voor een e-factuur, dan wordt dat vóór het aanmaken getoond.

Het verschil tussen de formaten legt XRechnung of ZUGFeRD? uit, de termijnen staan in E-factureringsverplichting 2027 en 2028.

Het snelst ziet u het aan uw eigen cijfers: shop verbinden, tien oude bestellingen inlezen en de gemaakte facturen regel voor regel vergelijken met de Shopify-backend. Kloppen die tien, dan klopt de rest ook. De testtoegang loopt tien dagen, kost niets en eindigt automatisch – u legt geen betaalgegevens vast en hoeft niets op te zeggen.

_Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies._