GoBD-conforme factuur: waarom die niet bestaat – en wat de Duitse fiscus werkelijk controleert

Eén losse factuur kan niet „GoBD-conform" zijn. De GoBD zeggen namelijk helemaal niets over wat er op een factuur moet staan – dat staat in de Duitse wet op de omzetbelasting. De GoBD regelen iets anders: hoe u werkt. Wanneer u een transactie vastlegt, hoe u documenten tot dat moment veiligstelt, wie bij u het systeem in mag, en wat er gebeurt als een factuur fout is. Conform is daarom altijd uw werkwijze, nooit het losse vel papier. Een goed programma neemt u ongeveer de helft daarvan uit handen – de andere helft blijft bij u, en daar verandert geen aankoop iets aan. Een keurmerk bestaat er trouwens niet voor: de Duitse belastingdienst geeft uitdrukkelijk geen verklaringen af over boekhoudsoftware, en certificaten van auditbureaus binden hem niet.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.

Inhoud

1. GoBD en § 14 UStG – wat regelt wat?
2. Het GoBD-keurmerk dat niet bestaat
3. De taakverdeling: uw programma en u
4. Wat een programma voor u afhandelt
5. Nieuw sinds juli 2025: de pdf hoeft u niet meer te bewaren
6. Wat niemand u uit handen neemt
7. Hoe lang u wat moet bewaren
8. De procesdocumentatie – twee pagina's volstaan
9. Zijn mijn Word-facturen in een map een probleem?
10. Wat gebeurt er als de controleur iets afkeurt?
11. Geldt dit ook voor kleine bedrijven?
12. Overstappen: wat gebeurt er met de oude facturen?
13. Zes vragen aan een softwareleverancier

GoBD en § 14 UStG – wat regelt wat?

GoBD is de afkorting van een zeer lange ambtelijke titel: „Beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm en voor de gegevenstoegang". Het is geen wet maar een circulaire van het Duitse ministerie van Financiën – oftewel de mededeling van de fiscus hoe hij de wet uitlegt en wat hij bij een controle verwacht. De huidige versie dateert van 28 november 2019 en is twee keer gewijzigd: in maart 2024 en voor het laatst op 14 juli 2025.

Voor uw facturen grijpen twee volstrekt verschillende regelsets in elkaar, en daar komt de verwarring precies vandaan:

Verkoopt iemand u dus een „GoBD-conform factuursjabloon", dan verkoopt hij u in werkelijkheid een sjabloon met de verplichte gegevens volgens § 14 UStG. Welke dat precies zijn, staat in onze handleiding een factuur schrijven. Of uw werkwijze aan de GoBD voldoet, blijkt daarentegen pas daarna – in alles wat u met de factuur doet nadat hij geschreven is.

Het GoBD-keurmerk dat niet bestaat

Dit is het punt waarop de reclame van veel leveranciers oneerlijk wordt. In de randnummers 179 tot 181 – zo heten de genummerde alinea's van de circulaire – zeggen de GoBD drie dingen heel duidelijk:

• Randnummer 179: het grote aantal systemen en de uiteenlopende manier waarop ze zijn ingericht en gecombineerd laten „geen algemeen geldende uitspraken van de belastingdienst over conformiteit" toe. De fiscus kan software dus helemaal niet in het algemeen goedkeuren.
• Randnummer 180: bevestigingen dat een boekhouding in orde is, worden „noch in het kader van een belastingcontrole, noch in het kader van een bindend advies afgegeven". U kunt het dus ook niet vooraf laten vastleggen.
• Randnummer 181: „certificaten" of „verklaringen" van derden hebben tegenover de belastingdienst „geen bindende werking". Ook als een auditbureau een programma heeft gecertificeerd, hoeft de controleur dat niet te accepteren.

Daar is een eenvoudige reden voor, en die is belangrijker dan het keurmerk zelf: de GoBD richten zich tot u, niet tot uw softwareleverancier. Een programma is gereedschap. Of u er netjes mee werkt, kan geen leverancier garanderen – en daarom kan hij het ook niet laten certificeren.

De taakverdeling: uw programma en u

Precies hier ligt het misverstand dat de meeste online gidsen niet oplossen: zij behandelen de GoBD als een softwarevraag. In werkelijkheid vallen de eisen uiteen in twee helften.

De rechterkolom is het deel dat u bij de aanschaf van software niet meekoopt. Het is ook het deel dat een controleur als eerste opvalt – want die ziet meteen of documenten maandenlang zijn blijven liggen of dat drie mensen met dezelfde login werken.

Wat een programma voor u afhandelt

Achteraf valt er niets meer te veranderen

Dit is de kerneis. Een eenmaal uitgereikte factuur moet zo zijn opgeslagen dat niemand hem later stilletjes kan wijzigen – en als er toch iets wordt gewijzigd, moet achteraf zichtbaar zijn wat er eerst stond en wie het heeft veranderd. In ambtelijke taal heet dat „onveranderbaarheid".

De reden is eenvoudig: als u een factuur van 3.000 euro achteraf naar 300 euro zou kunnen bijstellen zonder dat het opvalt, zou de hele boekhouding waardeloos zijn. Precies daarom kijken controleurs hier het eerst.

Een factuurprogramma lost dit op door de factuur bij uitgifte „vast te zetten": vanaf het moment dat u de pdf downloadt of de factuur per e-mail verstuurt, valt het document niet meer te bewerken en niet meer te verwijderen.

Er mag geen factuur ontbreken

Uw factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn (§ 14 lid 4 nr. 4 UStG), en er mag geen factuur uit het bestand verdwijnen. Een gat in de nummerreeks is de klassieke vraag bij elke controle: „Waar is 2026-0147?"

Een veelvoorkomend misverstand: een gat ontstaat niet doordat u een concept weggooit. Goede programma's kennen het nummer pas toe als de factuur daadwerkelijk wordt uitgegeven – wie een half afgemaakt concept verwijdert, slaat daarmee geen gat in de reeks. Ontstaat er toch een gat omdat een factuur is gestorneerd, dan is dat geen probleem zolang het stornodocument zichtbaar blijft en de zaak dus verklaarbaar is.

Nieuw sinds juli 2025: de pdf hoeft u niet meer te bewaren

Deze wijziging is aan vrijwel alle online gidsen voorbijgegaan, maar bespaart echt werk. Met de circulaire van 14 juli 2025 is randnummer 76 van de GoBD opnieuw geformuleerd.

De kern: van een uitgaande factuur hoeft u geen pdf blijvend op te slaan als u op elk moment een „inhoudelijk identiek duplicaat" van de factuur kunt aanmaken. Duplicaat is ambtelijke taal voor: dezelfde factuur nog een keer, woord voor woord en cijfer voor cijfer gelijk. Dat is precies het geval als u een factuurprogramma gebruikt dat de factuur op één druk op de knop ongewijzigd opnieuw uitgeeft.

In de praktijk betekent dat: wie met een programma werkt, hoeft niet daarnaast elke factuur-pdf in een map te kopiëren. Wie zijn facturen daarentegen in Word schrijft, kan zich hier niet op beroepen – Word maakt geen identiek duplicaat uit een gecontroleerd gegevensbestand, maar opent een bestand dat intussen gewijzigd kan zijn.

Voor elektronische facturen is tegelijk verduidelijkt wat het eigenlijke document is: bewaard moet worden het machineleesbare bestand dat in een XRechnung of een ZUGFeRD-factuur zit – bij ZUGFeRD zit het onzichtbaar in de pdf. De leesbare weergave hoeft u alleen aanvullend te bewaren als daarin gegevens staan die in het bestand ontbreken of ervan afwijken. Wat het verschil tussen beide formaten is, leggen we uit in de artikelen over XRechnung en de ZUGFeRD-factuur.

Wat niemand u uit handen neemt

Nu het deel dat in de meeste gidsen ontbreekt. Deze zes punten gaan over uw werkdag, niet over uw software.

1. Wanneer u een transactie moet vastleggen

U mag documenten niet onbeperkt laten liggen. De GoBD noemen concrete termijnen:

• Contant geld dagelijks. Kasontvangsten en -uitgaven moeten dagelijks worden vastgelegd (§ 146 lid 1 zin 2 AO). Wie contant afrekent, ontkomt hier niet aan.
• Al het girale binnen tien dagen. Vastlegging van girale transacties binnen tien dagen geldt als onbedenkelijk (randnummer 47).
• Maandelijks boeken mag – maar alleen onder één voorwaarde (randnummer 50): de transacties moeten vooraf tijdig zijn vastgelegd, en u moet organisatorisch waarborgen dat er tot de definitieve verwerking niets verloren gaat.

Hier loopt de gangbare praktijk vast: documenten in een doos verzamelen tot de afspraak met de boekhouder voldoet niet aan randnummer 50. Niet omdat verzamelen verboden zou zijn – maar omdat er tussentijds niets is vastgelegd en niets is veiliggesteld.

2. Documenten veiligstellen voordat ze zijn vastgelegd

Tussen „factuur komt binnen" en „factuur is geboekt" zit een gat dat u zelf moet dichten. Vereist is dat de stukken in die tijd niet verloren kunnen gaan.

In een klein bedrijf is daar weinig voor nodig, het moet alleen vastliggen en altijd hetzelfde zijn: een vaste map voor binnenkomende post, een doorlopend nummer of een datumstempel op elk papieren document, een vaste map voor inkomende factuurmails. Doorslaggevend is niet de methode, maar dát er een is en dat iedereen zich eraan houdt. Hoe u dat aan de inkoopzijde netjes opzet, staat in inkoopfacturen beheren.

3. Papier scannen en weggooien – alleen met schriftelijke instructie

Wie papieren documenten scant en het origineel daarna vernietigt, moet de procedure vooraf schriftelijk vastleggen (randnummer 136). Deze organisatie-instructie beantwoordt vier vragen:

• Wie mag scannen?
• Wanneer wordt er gescand – bij binnenkomst, wekelijks, maandelijks?
• Wat wordt gescand en wat niet?
• Hoe wordt gecontroleerd of de scan volledig en leesbaar is – en wat gebeurt er als dat niet zo is?

Het klinkt bureaucratisch, maar het is in tien minuten geschreven. En het is het verschil tussen „gedigitaliseerd" en „document vernietigd zonder dat iemand de regels kent". Wie met de telefoon fotografeert valt overigens onder dezelfde regel – dat is uitdrukkelijk toegestaan, maar net zo goed documentatieplichtig.

4. Wie mag het systeem in?

De GoBD eisen een intern beheersingssysteem en noemen daarbij uitdrukkelijk toegangs- en autorisatiecontroles, functiescheiding en maatregelen tegen vervalsing van gegevens (randnummer 100). Deze controles moeten worden ingericht, uitgevoerd én gedocumenteerd.

Vertaald naar de dagelijkse praktijk betekent dat:

• Elke medewerker krijgt een eigen account. Eén gedeeld wachtwoord dat op kantoor rondgaat, maakt elke registratie waardeloos – niemand kan achteraf zeggen wie wat heeft gedaan.
• Rechten naar taak: wie alleen offertes schrijft, heeft geen toegang tot betalingen en boekhouding nodig.
• Vertrekt iemand, dan wordt de toegang ingetrokken. Meteen, niet ooit.
• Eén keer per jaar nagaan wie er eigenlijk nog toegang heeft. Dat is de „controle" die gedocumenteerd hoort te zijn – een gedateerde notitie volstaat.

Het programma levert het rechtenbeheer. Of u het gebruikt of iedereen met één gezamenlijk account laat werken, bepaalt u.

5. Back-up

Uw gegevens moeten tegen verlies beveiligd zijn. Ontbreekt de back-up, dan is dat een zelfstandig gebrek – ongeacht hoe goed uw programma is.

Bij cloudsoftware verzorgt de leverancier de technische beveiliging; bij software op de eigen computer doet u dat zelf. In beide gevallen blijft één taak bij u: af en toe controleren of de back-up daadwerkelijk draait en ook is terug te zetten. Een back-up die nooit is teruggezet, is geen geteste back-up.

6. Niet opnieuw uitreiken – storneren

Dit is de meest voorkomende dagelijkse overtreding, en die heeft niets met software te maken en alles met gewoonte. De klant belt, de prijs klopt niet, dus wordt de factuur „gewoon opnieuw gemaakt" en de oude weggegooid.

Daarmee bestaan er twee verschillende versies van hetzelfde factuurnummer: één bij de klant, één bij u. Precies dat verbiedt § 146 lid 4 AO – een vastlegging mag niet zo worden gewijzigd dat de oorspronkelijke inhoud niet meer is vast te stellen.

De nette route is altijd dezelfde: stornodocument aanmaken dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst, daarna de gecorrigeerde factuur met een nieuw nummer schrijven. Beide documenten blijven bestaan en zichtbaar. Een goed programma dwingt deze route af. Bij Word moet u er zelf aan denken – en juist dat gebeurt in de dagelijkse drukte vaak niet. Wanneer een correctiefactuur in plaats van een storno volstaat, staat in factuur corrigeren.

Hoe lang u wat moet bewaren

Hier staat in veel gidsen nog het oude getal. Voor facturen gold vroeger tien jaar – sinds 1 januari 2025 is het acht. En afhankelijk van het soort document gelden drie verschillende termijnen:

De termijn begint altijd pas aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgereikt of de brief is ontvangen. Een factuur uit maart 2026 mag u dus vanaf begin 2035 weggooien.

Eén belangrijk voorbehoud: de termijn loopt niet af zolang de stukken van belang zijn voor belastingen waarvan de aanslagtermijn nog niet is verstreken. Loopt er bij u een controle of staat er een procedure open, dan blijft alles liggen – ook wat rekenkundig allang weg had gemogen.

En hoe zit het met e-mails? Daarvoor bestaat een praktische regel (randnummer 121): een e-mail die alleen een factuur vervoert en zelf verder niets bevat, is als een envelop – die hoeft u niet te bewaren. Bewaarplichtig is de bijlage. Bevat de mail daarentegen zelf iets zakelijks – een prijstoezegging, een afspraak, een reactie op een klacht – dan is het een zakelijke brief en moet u hem bewaren. Twijfelt u, bewaar de mail; dat kost niets.

De procesdocumentatie – twee pagina's volstaan

Dit is de beugel om beide helften, en het punt dat vrijwel iedereen overslaat. Bedoeld is een schriftelijke beschrijving van uw werkwijze: waarmee schrijft u uw facturen? Waar komen binnenkomende documenten terecht? Wie heeft toegang? Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt? Wanneer wordt er gescand en wie gooit het papier weg?

Ze bestaat uit twee delen. Het technische deel – hoe het gebruikte programma intern werkt – levert uw softwareleverancier; serieuze leveranciers houden daarvoor een systeembeschrijving beschikbaar die u aan een controleur kunt overleggen. Het tweede deel schrijft u zelf, en dat mag kort zijn. Voor een klein bedrijf met één medewerker volstaan twee pagina's als ze de zes punten hierboven afdekken. Gedateerd en ondertekend, en wijzigt u iets, bewaar dan de oude versie – want een controleur wil weten welke regels toen golden, niet welke vandaag gelden.

Geen enkele controleur verwacht een handboek. Maar als u op de vraag „hoe gaat dat bij u?" alleen uw schouders kunt ophalen, is dat de slechtere start van een gesprek.

Zijn mijn Word-facturen in een map een probleem?

Eerlijk antwoord: verboden is het niet. Maar het is precies de werkwijze die de eerste eis niet op eigen kracht haalt.

Een Word- of Excel-bestand kunt u op elk moment openen, wijzigen en opnieuw opslaan zonder dat er achteraf aan te zien is dat er iets is veranderd. Ook de geëxporteerde pdf in de Windows-map helpt maar beperkt: die kan worden verwijderd, vervangen of overschreven, en de map zelf legt daar niets van vast. Vanuit het oogpunt van de fiscus is gewone bestandsopslag daarom geen toereikende beveiliging tegen wijzigingen achteraf.

U kunt dat opvangen met aanvullende maatregelen – bijvoorbeeld met een archiefsysteem dat bestanden schrijfbeveiligd en met logboek opslaat, plus procesdocumentatie die precies beschrijft hoe dat werkt. Dat mag, maar het is werk, en u moet het kunnen aantonen. De uitgebreide beoordeling staat in facturen met Word of Excel schrijven – mag dat?.

Wat gebeurt er als de controleur iets afkeurt?

Hier helpt een nuchtere blik, want dit onderwerp wordt vaak met veel angst verkocht.

Niet elke formele fout leidt ertoe dat uw boekhouding wordt verworpen. Volgens de rechtspraak gaat het niet om de formele betekenis van een gebrek, maar om het inhoudelijke gewicht ervan: formele gebreken geven de fiscus pas het recht te schatten als ze aanleiding geven om aan de inhoudelijke juistheid van de cijfers te twijfelen. Ontbrekende procesdocumentatie terwijl omzet, documenten en betalingen sluitend op elkaar aansluiten, is iets heel anders dan een boekhouding met gaten in de nummering, achteraf gewijzigde bedragen en documenten waar drie maanden niemand naar heeft omgekeken.

Schatten betekent: de fiscus stelt omzet en winst zelf vast als hij die niet netjes uit uw stukken kan afleiden (§ 162 AO). En hoe zwaarder de gebreken wegen, hoe grover hij daarbij te werk mag gaan. Dat is de eigenlijke financiële schade – niet een boete voor een ontbrekend certificaat dat toch al niet bestaat.

Omgekeerd betekent dat: het doel is niet foutloosheid, maar verklaarbaarheid. Wie navolgbaar werkt en zijn cijfers kan onderbouwen, staat er bij een controle ook fatsoenlijk voor als de administratie niet perfect is.

Geldt dit ook voor kleine bedrijven?

Ja. De GoBD hangen niet af van de omvang van het bedrijf en ook niet van de vraag of u een balans opstelt. Ze gelden voor alle fiscaal relevante vastleggingen – dus ook als u uw winst met de eenvoudige kasstelselberekening bepaalt, en ook als u als kleine ondernemer geen btw in rekening brengt.

De omvang is natuurlijk anders. Wie per jaar 120 facturen schrijft, heeft geen documentmanagementsysteem en geen ellenlange instructie nodig. Maar de punten hierboven blijven dezelfde, alleen kleiner: contant geld dagelijks, documenten op een vaste plek, een eigen account per persoon, storneren in plaats van opnieuw uitreiken, twee pagina's procesdocumentatie. Wat er verder voor kleine ondernemers op de factuur geldt, staat in factuur zonder btw schrijven.

Overstappen: wat gebeurt er met de oude facturen?

Stapt u van Word over op een programma, dan komt meteen de volgende vraag: wat gebeurt er met de facturen van de afgelopen jaren?

De belangrijkste regel eerst – tik oude facturen niet in het nieuwe programma in om ze er „netjes" uit te laten zien. Daarbij ontstaan documenten met een uitgiftedatum uit het verleden die er in die vorm nooit zijn geweest. Dat is aanzienlijk erger dan een onvolmaakte administratie, want het ziet eruit als een achteraf geconstrueerde boekhouding.

Het verleden valt niet met terugwerkende kracht onveranderbaar te maken. Wat u in plaats daarvan kunt doen, is overzichtelijk:

• Laat het bestaande bestand zoals het is en zet er een volledige back-up van weg – het liefst schrijfbeveiligd en met een kopie op een tweede locatie.
• Leg een peildatum vast vanaf wanneer alle nieuwe facturen uit het programma komen.
• Leg precies deze overstap vast in uw procesdocumentatie: tot wanneer Word, vanaf wanneer het programma, waar de oude bestanden staan. Een gedateerde alinea volstaat.

Daarmee is het verleden niet gerepareerd, maar wel verklaard – en verklaarbaarheid is precies waar het om gaat.

Zes vragen aan een softwareleverancier

Omdat het keurmerk niets waard is, is de enige zinvolle toets: vragen. Deze zes vragen scheiden degelijke programma's van mooi vormgegeven factuurgeneratoren.

1. Kan ik een al uitgegeven factuur nog bewerken of verwijderen? Het juiste antwoord is een duidelijk nee.
2. Vanaf wanneer staat het factuurnummer vast – bij het aanmaken of bij de uitgifte? Bij de uitgifte. Anders levert elk weggegooid concept een gat op.
3. Hoe corrigeer ik een foute factuur? Via een stornodocument dat aan het origineel gekoppeld blijft. Niet door overschrijven.
4. Kan ik elke medewerker een eigen account met eigen rechten geven – en zie ik wie wanneer wat heeft gewijzigd? Zonder dat kunt u het punt „toegangscontrole" helemaal niet invullen.
5. Hoe kom ik aan mijn gegevens als een controleur ze machineleesbaar opvraagt? Gevraagd is een echte export, meestal in DATEV-formaat, plus de documenten zelf.
6. Is er een systeembeschrijving die ik bij mijn procesdocumentatie kan voegen? Zo niet, dan moet u het technische deel zelf schrijven – en dat kunt u helemaal niet, want u weet niet hoe de software intern werkt.

Bij office1.cloud hebben we precies langs deze lijnen gebouwd: facturen worden bij de eerste uitgifte vastgezet en zijn daarna niet meer te wijzigen of te verwijderen, het nummer wordt pas bij de uitgifte toegekend, correcties lopen uitsluitend via gekoppelde stornodocumenten, elke medewerker krijgt een eigen account met gestaffelde rechten, wijzigingen komen in een logboek dat u zelf kunt inzien en als bestand exporteren, en voor het controlegeval is er de export in DATEV-formaat. Voor het technische deel van uw procesdocumentatie stellen we een uitvoerige systeem- en procesbeschrijving beschikbaar die u aan uw boekhouder of een controleur kunt overleggen.

Wat we bewust niet beweren: dat u daarmee automatisch GoBD-conform bent. De helft van de eisen ligt bij u – wanneer u vastlegt, hoe u documenten veiligstelt, wie bij u toegang heeft. Geen enkel programma ter wereld kan u dat uit handen nemen, en wie iets anders belooft, heeft de GoBD niet gelezen.

Staat er bij u een controle op stapel of vertoont de administratie van de afgelopen jaren gaten, overleg dan met uw boekhouder voordat u begint op te ruimen.