Data dostawy na fakturze w Niemczech: obowiązek, okres i sformułowania

Data dostawy (Leistungsdatum), czyli dzień dostawy towaru lub wykonania usługi, należy do obowiązkowych danych faktury, także wtedy, gdy wystawiają Państwo fakturę tego samego dnia, w którym kończą Państwo pracę. W takim przypadku na fakturze papierowej lub w formacie PDF wystarczy zdanie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” (data dostawy odpowiada dacie wystawienia faktury). Jeśli praca trwa dłużej, wystarczy miesiąc, a przy kilku miesiącach okres z datą początkową i końcową. Jeśli daty brakuje, urząd skarbowy może odmówić Państwa klientowi biznesowemu odliczenia VAT naliczonego (Vorsteuerabzug) z Państwa faktury. Mogą Państwo wtedy uzupełnić datę krótkim pismem. W przypadku faktur uproszczonych, na przykład wystawianych przez małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer) lub na kwoty do 250 euro, ustawa z reguły nie wymaga tej informacji.

Spis treści

• Czy data dostawy musi znaleźć się na fakturze?
• Która data jest datą dostawy?
• Kiedy wystarczy „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”?
• Okres świadczenia: praca przez kilka dni lub miesięcy
• Która data liczy się dla VAT?
• Brak daty dostawy lub błędna data: jak skorygować fakturę
• E-faktura: data należy do pola danych
• Najczęstsze pytania

Czy data dostawy musi znaleźć się na fakturze?

Z reguły tak. Niemiecka ustawa o VAT (Umsatzsteuergesetz, UStG) zalicza moment dostawy towaru lub wykonania usługi do obowiązkowych danych faktury (§ 14 ust. 4 zdanie 1 pkt 6 UStG). Gdzie dokładnie na fakturze ma się znaleźć data, § 14 UStG nie określa.

Administracja skarbowa wyraźnie wymaga tej informacji także wtedy, gdy data wystawienia faktury i data dostawy przypadają na ten sam dzień, oraz wtedy, gdy klient płaci gotówką. Tak stanowi niemieckie zarządzenie wykonawcze do VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, UStAE), czyli instrukcja służbowa Federalnego Ministerstwa Finansów dla urzędów skarbowych (punkt 14.5 ust. 16 UStAE).

W przypadku klientów biznesowych data ma dodatkowe znaczenie. Odzyskują oni od urzędu skarbowego VAT, który Państwu zapłacili. Nazywa się to odliczeniem VAT naliczonego, a ustawa co do zasady wymaga do tego faktury zgodnej z § 14 UStG (§ 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 UStG). Co do samych danych obowiązkowych § 14 ust. 4 UStG nie rozróżnia klientów biznesowych i prywatnych.

Najważniejsze wyjątki:

Uproszczenie do 250 euro nie dotyczy sprzedaży na odległość do klientów prywatnych w innych krajach UE, dostaw do firm w innych krajach UE ani faktur, przy których VAT jest winien Państwa klient, na przykład przy usługach budowlanych według § 13b UStG (§ 33 zdanie 3 UStDV). Wtedy obowiązują zwykłe dane obowiązkowe, a więc także data dostawy.

Co powinno znaleźć się na fakturach uproszczonych, opisują artykuły o fakturze na małą kwotę i o fakturze bez VAT.

Dla faktur wystawianych klientom biznesowym w Niemczech do końca 2027 roku obowiązują przepisy przejściowe dotyczące e-faktury (E-Rechnung). W e-fakturze data dostawy znajduje się w osobnym polu danych, więcej na ten temat w części E-faktura. W programie do faktur office1.cloud podają Państwo datę dostawy do faktury i na życzenie tworzą fakturę od razu jako XRechnung lub ZUGFeRD.

Która data jest datą dostawy?

W większości przypadków datą dostawy jest dzień, w którym zakończyli Państwo pracę lub wysłali towar w drogę. To, kiedy wystawią Państwo fakturę, nie ma tu znaczenia.

Przy wysyłanym towarze nie liczy się więc dzień, w którym paczka dociera do klienta. Administracja skarbowa podaje jako dzień dostawy dzień, w którym rozpoczyna się transport lub wysyłka (§ 3 ust. 6 UStG, punkt 14.5 ust. 16 pkt 2 UStAE). Usługa jest co do zasady wykonana w dniu, w którym została zakończona (punkt 14.5 ust. 16 pkt 4 UStAE).

Zamiast dokładnego dnia na fakturze może też widnieć miesiąc kalendarzowy, w którym wykonali Państwo świadczenie (§ 31 ust. 4 UStDV).

Jeśli wystawią Państwo fakturę, zanim dostarczą towar lub wykonają pracę, administracja skarbowa traktuje ją jako fakturę zaliczkową. Wymaga wtedy, aby z faktury było widać, że świadczenie nie zostało jeszcze wykonane. Data płatności należy na fakturę tylko wtedy, gdy jest już znana i różni się od daty wystawienia faktury (§ 14 ust. 4 zdanie 1 pkt 6 UStG, punkt 14.5 ust. 16 pkt 5 UStAE). Jak może wyglądać taka faktura, opisuje artykuł Faktura zaliczkowa i przedpłata.

Kiedy wystarczy „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”?

Jeśli wystawiają Państwo fakturę w dniu, w którym kończą Państwo pracę lub wysyłają towar, zamiast drugiej daty wystarczy to zdanie:

Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum.
(Data dostawy odpowiada dacie wystawienia faktury.)

Administracja skarbowa wyraźnie na to pozwala i opiera się przy tym na wyroku Federalnego Trybunału Finansowego, Bundesfinanzhof (punkt 14.5 ust. 16 zdanie 3 UStAE, wyrok BFH z 17 grudnia 2008 roku, XI R 62/07). Podaje to zdanie jako przykład („eine Angabe wie z. B.”, czyli „informacja taka jak np.”) i nie narzuca stałego brzmienia.

To zdanie ma dwa ograniczenia:

• Pasuje tylko wtedy, gdy obie daty są naprawdę takie same. Jeśli pracowali Państwo w piątek, a fakturę wystawiają w poniedziałek, lepiej podać piątek albo miesiąc.
• Wystarcza tylko na fakturach papierowych i w formacie PDF. W przypadku e-faktury administracja skarbowa wymaga podania daty w ustrukturyzowanym formacie danych (punkt 14.5 ust. 16 zdanie 4 UStAE).

Te sformułowania mogą Państwo wykorzystać jako wzór. Proszę zastąpić daty własnymi:

Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum.
(Data dostawy odpowiada dacie wystawienia faktury.)

Leistungsdatum: 2. Oktober 2026
(Data dostawy: 2 października 2026 r.)

Leistungszeitraum: September 2026
(Okres świadczenia: wrzesień 2026 r.)

Leistungszeitraum: 1. März bis 30. Juni 2026
(Okres świadczenia: od 1 marca do 30 czerwca 2026 r.)

Lieferdatum: 2. Oktober 2026 (Übergabe an den Paketdienst)
(Data dostawy towaru: 2 października 2026 r. – przekazanie firmie kurierskiej)

Lieferung gemäß Lieferschein Nr. LS-2026-0815 vom 2. Oktober 2026.
Das Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum.
(Dostawa zgodnie z dokumentem WZ nr LS-2026-0815 z 2 października 2026 r.
Data dokumentu WZ odpowiada dacie dostawy.)

Ostatnie sformułowanie jest przeznaczone dla faktur, które zamiast samej daty odsyłają do dokumentu WZ (Lieferschein). Administracja skarbowa dopuszcza taką informację na fakturze, jeśli data dokumentu WZ i data dostawy są zgodne (punkt 14.5 ust. 16 zdanie 8 UStAE). Co jeszcze powinno znaleźć się na dokumencie WZ, opisuje artykuł Dokument WZ.

Okres świadczenia: praca przez kilka dni lub miesięcy

Jeśli Państwa praca mieści się w jednym miesiącu kalendarzowym, na fakturze wystarczy ten miesiąc, na przykład „Leistungszeitraum: September 2026”, czyli okres świadczenia: wrzesień 2026 roku (§ 31 ust. 4 UStDV).

Przy dłuższych zleceniach:

• Przez kilka miesięcy: według administracji skarbowej wystarczy tu cały okres z datą początkową i końcową, na przykład „od 1 marca do 30 czerwca 2026 roku” (punkt 14.5 ust. 16 pkt 4 zdanie 5 UStAE).
• Na przełomie miesięcy: co do zasady decyduje dzień, w którym praca była gotowa (punkt 14.5 ust. 16 pkt 4 zdanie 3 UStAE). Proszę podać ten dzień albo jego miesiąc.
• Cena miesięczna, na przykład za konserwację, obsługę IT lub sprzątanie: jeśli za określone części świadczenia uzgodniono osobną cenę, ustawa mówi o świadczeniach częściowych, Teilleistungen (§ 13 ust. 1 pkt 1 lit. a UStG). Czy Państwa umowa jest tak skonstruowana, w razie wątpliwości wyjaśni doradca podatkowy.
• Kilka świadczeń na jednej fakturze: jeśli wszystkie przypadają na ten sam miesiąc, wystarczy ten miesiąc (§ 31 ust. 4 UStDV). Jeśli przypadają na różne miesiące, pomaga data lub miesiąc przy każdej pozycji. Dla odliczenia VAT naliczonego przez Państwa klienta ważne jest, aby świadczenie i moment jego wykonania dały się jednoznacznie ustalić (punkt 15.2a ust. 6 UStAE).

Sformułowanie takie jak „Leistungen bis heute” (świadczenia do dnia dzisiejszego) bez daty początkowej według administracji skarbowej nie wystarcza (punkt 14.5 ust. 16 pkt 4 zdanie 6 UStAE, z odesłaniem do wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 15 września 2016 roku, C-516/14, Barlis 06).

Która data liczy się dla VAT?

Dla Państwa VAT w normalnym przypadku liczy się miesiąc lub kwartał, w którym wykonali Państwo świadczenie, a nie moment wystawienia faktury. Kto może rozliczać podatek według wpływu płatności, kieruje się dniem, w którym wpływają pieniądze.

Przykład: kończą Państwo zlecenie 28 września 2026 roku i wystawiają fakturę 5 października 2026 roku. W normalnym przypadku VAT należy do Państwa wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) za wrzesień, a przy rozliczeniu kwartalnym do deklaracji za trzeci kwartał. Państwa klient może natomiast odliczyć VAT naliczony najwcześniej za październik, ponieważ dopiero wtedy ma fakturę.

Według wpływu płatności rozliczają się Państwo tylko wtedy, gdy urząd skarbowy zezwolił Państwu na to na wniosek, na przykład dlatego, że Państwa łączny obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 euro (§ 20 UStG). Czy dotyczy to Państwa, wyjaśni doradca podatkowy. Kiedy przypadają terminy wstępnych deklaracji VAT, opisuje artykuł Deklaracja VAT: terminy i progi.

W przypadku podatku dochodowego przy rachunku nadwyżki przychodów nad kosztami według § 11 ust. 1 zdanie 1 EStG co do zasady liczy się dzień, w którym pieniądze do Państwa wpływają. Dla regularnie powtarzających się przychodów na przełomie roku obowiązuje zasada szczególna (§ 11 ust. 1 zdanie 2 EStG). Jak działa ten rachunek w całości, opisuje artykuł Rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami samodzielnie. Jeśli sporządzają Państwo bilans, przyporządkowanie proszę wyjaśnić z doradcą podatkowym.

Brak daty dostawy lub błędna data: jak skorygować fakturę

Jeśli brakuje daty dostawy, urząd skarbowy może odmówić Państwa klientowi biznesowemu odliczenia VAT naliczonego z Państwa faktury. W takim przypadku mogą Państwo uzupełnić fakturę krótkim pismem. Zupełnie nowa faktura nie jest do tego potrzebna.

Według administracji skarbowej taką fakturę należy skorygować, aby umożliwić odliczenie VAT naliczonego (punkt 15.2a ust. 7 zdanie 1 UStAE). Dopuszcza ona jeden wyjątek: moment wykonania świadczenia może w konkretnym przypadku wynikać z daty wystawienia faktury, jeśli nie ma wątpliwości, że świadczenie wykonano w miesiącu wystawienia faktury. Wątpliwości istnieją na przykład wtedy, gdy faktury nie są regularnie wystawiane krótko po wykonaniu świadczenia, a ich skutki ponosi Państwa klient (punkt 15.2a ust. 1a zdania 8–11 UStAE, wyrok BFH z 1 marca 2018 roku, V R 18/17).

Tak przebiega korekta według § 31 ust. 5 UStDV i punktu 14.11 ust. 1 UStAE:

1. Sporządzają Państwo dokument, który jednoznacznie odnosi się do pierwotnej faktury. Z reguły wystarczy do tego jej numer, nowy numer nie jest wymagany.
2. Uzupełniają lub poprawiają Państwo w nim tylko brakującą lub błędną informację.
3. Wysyłają go Państwo klientowi. Starej faktury klient nie musi zwracać.

Dla tego dokumentu obowiązują te same wymogi co do formy i treści co dla faktury (§ 31 ust. 5 zdanie 3 UStDV). Skorygować fakturę może co do zasady tylko jej wystawca, Państwa klient nie może sam skutecznie zmienić Państwa faktury (punkt 14.11 ust. 2 UStAE). Jeśli dla danego świadczenia obowiązkowa była e-faktura, administracja skarbowa wymaga także korekty w formie e-faktury (punkt 14.11 ust. 1 zdania 7–9 UStAE).

Wzór, który mogą Państwo dopasować do swojej faktury:

[Państwa imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres]
[Państwa numer podatkowy lub numer identyfikacyjny VAT (USt-IdNr.)]

Do: [nazwa i adres Państwa klienta]

[miejscowość], [data]

Korekta faktury nr 2026-0147 z 2 października 2026 r. (Berichtigung der Rechnung)

Powyższą fakturę uzupełniam o następującą informację:

Data dostawy: 25 września 2026 r.

Wszystkie pozostałe dane faktury pozostają bez zmian.

Według administracji skarbowej korekta działa wstecz na moment wystawienia pierwotnej faktury, jeśli ta podawała już Państwa jako wystawcę, Państwa klienta, świadczenie, kwotę i VAT. Państwa klient może wtedy co do zasady zachować odliczenie VAT naliczonego za okres, w którym miał pierwotną fakturę (punkt 15.2a ust. 7 zdania 4, 8–10 i 15 UStAE).

Zamiast uzupełniać fakturę, mogą Państwo ją także anulować i wystawić ponownie. Jak to zrobić, opisuje artykuł Korekta faktury. Jeśli na fakturze widniała błędna data, a prawidłowa przypada na inny miesiąc lub na okres z inną stawką podatku, proszę wyjaśnić z doradcą podatkowym, czy trzeba zmienić wstępną deklarację VAT.

E-faktura: data należy do pola danych

W e-fakturze, czyli fakturze w formacie XRechnung lub ZUGFeRD, administracja skarbowa wymaga podania daty dostawy w ustrukturyzowanym formacie danych. Zdanie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” w tekście według niej tam nie wystarcza (punkt 14.5 ust. 16 zdania 3 i 4 UStAE).

To, czy mogą Państwo jeszcze wysyłać klientom biznesowym w Niemczech fakturę papierową lub w formacie PDF, reguluje przepis przejściowy. Zależy on od roku wykonania świadczenia, momentu przesłania faktury i Państwa obrotu (§ 27 ust. 38 UStG):

W przypadku PDF zamiast papieru przepis przejściowy wymaga zgody Państwa klienta (§ 27 ust. 38 UStG). Jeśli wykonali Państwo świadczenie w grudniu 2026 roku, a fakturę wystawiają dopiero w styczniu 2027 roku, proszę wyjaśnić z doradcą podatkowym, jaka forma wtedy obowiązuje.

Faktury na małe kwoty do 250 euro i faktury małych przedsiębiorców mogą także po okresie przejściowym być przesyłane jako faktura papierowa lub PDF, przy czym PDF za zgodą Państwa klienta (§ 33 zdanie 4 i § 34a zdanie 4 UStDV, § 14 ust. 1 zdanie 5 UStG). Przegląd zawiera artykuł o obowiązku e-faktury w 2027 i 2028 roku.

Najczęstsze pytania

Czy faktura bez daty dostawy jest ważna?

Jest fakturą, ale niekompletną. Dla Państwa klienta biznesowego odliczenie VAT naliczonego z takiej faktury jest niepewne. Mogą Państwo uzupełnić datę korektą, wzór znajdą Państwo w części Brak daty dostawy lub błędna data.

Czy data wystawienia faktury może być wcześniejsza niż data dostawy?

Tak. Administracja skarbowa traktuje taką fakturę jako fakturę zaliczkową. Z faktury powinno wtedy wynikać, że świadczenie nie zostało jeszcze wykonane. Data płatności należy na fakturę, jeśli jest już znana i różni się od daty wystawienia faktury (punkt 14.5 ust. 16 pkt 5 UStAE).

W jakim terminie od daty dostawy trzeba wystawić fakturę?

W przypadku świadczeń na rzecz przedsiębiorstwa klienta ustawa z reguły przewiduje sześć miesięcy od wykonania świadczenia. Ten sam termin podaje dla świadczeń na rzecz osób prawnych niebędących przedsiębiorcami oraz dla podlegających opodatkowaniu prac związanych z nieruchomością, także w przypadku klientów prywatnych (§ 14 ust. 2 zdanie 2 UStG). Decyduje więc wykonanie świadczenia, a nie zlecenie.

Czy jako mały przedsiębiorca potrzebuję daty dostawy na fakturze?

Minimalne dane dla faktur małych przedsiębiorców w § 34a UStDV nie wymieniają momentu wykonania świadczenia. Wymagane są nazwa i adres obu stron, Państwa numer podatkowy lub jeden z Państwa numerów identyfikacyjnych, data wystawienia, świadczenie, kwota oraz informacja o zwolnieniu dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung).

Jak brzmi data dostawy po angielsku?

Angielska wersja unijnej dyrektywy VAT opisuje tę informację jako „the date on which the supply of goods or services was made or completed” (art. 226 pkt 7 dyrektywy 2006/112/WE). Krótką formą byłoby „Date of supply”.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 14 UStG, wystawianie faktur (po niemiecku)
• § 13 UStG, powstanie obowiązku podatkowego (po niemiecku)
• § 3 UStG, dostawa, inne świadczenie (po niemiecku)
• § 15 UStG, odliczenie VAT naliczonego (po niemiecku)
• § 20 UStG, obliczanie podatku według wynagrodzeń otrzymanych (po niemiecku)
• § 27 UStG, ogólne przepisy przejściowe (po niemiecku)
• § 31 UStDV, dane na fakturze (po niemiecku)
• § 33 UStDV, faktury na małe kwoty (po niemiecku)
• § 34a UStDV, faktury małych przedsiębiorców (po niemiecku)
• § 11 EStG, wpływy i wydatki (po niemiecku)
• Federalne Ministerstwo Finansów: niemieckie zarządzenie wykonawcze do VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), stan na 2 czerwca 2026 roku, punkty 14.5, 14.11, 15.2 i 15.2a (po niemiecku)
• Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof), wyrok z 17 grudnia 2008 roku, XI R 62/07, BStBl II 2009 s. 432: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum”
• Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof), wyrok z 1 marca 2018 roku, V R 18/17, BStBl II 2021 s. 644: moment wykonania świadczenia wynikający z daty wystawienia faktury
• Dyrektywa 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, art. 226
• Händlerbund: Jak wystawić fakturę (stan na 4 sierpnia 2026 roku) (po niemiecku)