Przypomnienie o płatności w Niemczech: uprzejme wzory do skopiowania

Przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung) wysyłają Państwo, gdy tylko minie termin płatności z Państwa faktury, a pieniądze nie wpłynęły na Państwa konto. Zawiera ono numer faktury, kwotę i nowy termin zapłaty, a w załączniku jeszcze raz fakturę. Ustawa nie przewiduje określonej formy, możliwy jest e-mail. Prawnie liczy się treść, a nie nazwa: jeśli jednoznacznie wzywają Państwo do zapłaty, nawet bardzo uprzejme przypomnienie jest wezwaniem do zapłaty (Mahnung). Poniżej znajdą Państwo trzy wzory, od bardzo uprzejmego po stanowczy, a także wersję niemiecką i angielską do skopiowania.

Spis treści

• Kiedy wysłać przypomnienie o płatności?
• Co powinno znaleźć się w przypomnieniu o płatności?
• Wzór 1: bardzo uprzejmy, dla stałych klientów
• Wzór 2: rzeczowy, pasuje prawie zawsze
• Wzór 3: stanowczy, drugie przypomnienie
• Przypomnienie o płatności po niemiecku i po angielsku
• Tematy wiadomości do wyboru
• Czy przypomnienie o płatności jest już wezwaniem do zapłaty?
• Czy mogę żądać opłat lub odsetek?
• Brak reakcji: co dalej
• Najczęstsze pytania

Kiedy wysłać przypomnienie o płatności?

Mogą Państwo przypomnieć o płatności, gdy tylko minie termin podany na fakturze. Ustawa nie przewiduje okresu oczekiwania. Mimo to proszę odczekać jeden lub dwa bankowe dni robocze, zanim Państwo napiszą.

Powód: jeśli klient zleci przelew ostatniego dnia terminu, bank może przekazywać pieniądze do końca następnego dnia roboczego (§ 675s ust. 1 BGB, niemieckiego kodeksu cywilnego). Przy przelewie zleconym w formie papierowej może dojść jeszcze jeden dzień roboczy.

Przykład: na Państwa fakturze widnieje „płatne do czwartku, 15 października 2026 roku”. Pieniądze muszą znaleźć się w Państwa banku najpóźniej do końca piątku, 16 października. Proszę sprawdzić konto w poniedziałek, 19 października. Jeśli płatności brakuje, wysyłają Państwo przypomnienie.

Uprzejma wiadomość przed dniem wymagalności również jest możliwa, na przykład „Państwa faktura staje się wymagalna w piątek”. Nie jest to jednak wezwanie do zapłaty w rozumieniu prawa. Musi ono nastąpić po nadejściu terminu wymagalności (§ 286 ust. 1 BGB).

Jeśli wystawiają Państwo wiele faktur, najlepiej śledzić terminy w jednym zestawieniu. Jak prowadzić takie zestawienie jako listę otwartych pozycji, wyjaśnia artykuł Lista otwartych pozycji (OPOS). W module windykacji office1.cloud widzą Państwo na wybrany dzień wszystkie wymagalne faktury i wysyłają przypomnienie e-mailem jako wezwanie zbiorcze, z własnym tekstem i oryginalną fakturą w załączniku. Etapy wezwań ustalają Państwo sami, trzy są ustawione domyślnie.

Co powinno znaleźć się w przypomnieniu o płatności?

Obowiązkowe jest tylko jasne wezwanie do zapłaty. Wszystko inne sprawia, że klient może zapłacić bez dopytywania.

O długości nowego terminu decydują Państwo sami. We wzorach jest to siedem dni. Co musi znaleźć się na samej fakturze, wyjaśnia artykuł Wystawianie faktury.

Wzór 1: bardzo uprzejmy, dla stałych klientów

Dla klientów, z którymi dobrze się Państwu współpracuje i u których zakładają Państwo przeoczenie. Proszę zastąpić dane w nawiasach kwadratowych.

Temat: Krótkie przypomnienie: faktura [numer faktury] z dnia [data faktury]

Dzień dobry,

mam nadzieję, że u Pani wszystko w porządku. Przeglądając nieopłacone
pozycje, widzę, że moja faktura [numer faktury] z dnia [data faktury]
na kwotę [kwota] euro jest jeszcze nieopłacona. Być może umknęła
w natłoku codziennych spraw.

Załączam ją jeszcze raz. Proszę przelać kwotę do [nowa data] na moje
konto:

  Właściciel konta:  [imię i nazwisko]
  IBAN:              [IBAN]
  Tytuł przelewu:    [numer faktury]

Jeśli w międzyczasie zapłaciła już Pani fakturę, proszę uznać tę
wiadomość za nieaktualną. W razie pytań dotyczących faktury proszę
dzwonić pod numer [numer telefonu].

Pozdrawiam serdecznie
[Państwa imię i nazwisko]

Wzór 2: rzeczowy, pasuje prawie zawsze

Dla klientów, których jeszcze dobrze Państwo nie znają, oraz dla firm z własnym działem księgowości, w których wiadomość trafia na wspólny adres e-mail.

Temat: Przypomnienie o płatności faktury [numer faktury]

Szanowna Pani, / Szanowny Panie,

dnia [data faktury] wystawiona została faktura [numer faktury] na kwotę
[kwota] euro za [krótki opis usługi], płatna do [termin płatności].
Do dziś nie odnotowano wpływu płatności.

Uprzejmie proszę o przelanie zaległej kwoty do [nowa data] na
następujące konto:

  Właściciel konta:  [imię i nazwisko]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Tytuł przelewu:    [numer faktury]

Na wszelki wypadek fakturę przesyłam w załączniku. Jeśli płatność
minęła się z tym przypomnieniem, jest ono nieaktualne.

Z poważaniem
[Państwa imię i nazwisko]
[firma, numer telefonu]

Wzór 3: stanowczy, drugie przypomnienie

Na wypadek, gdy po pierwszym przypomnieniu nie wpłynęły ani pieniądze, ani odpowiedź. Ton pozostaje uprzejmy, ale to ostatni termin przed formalnym wezwaniem do zapłaty.

Temat: Drugie przypomnienie o płatności: faktura [numer faktury], wymagalna od [termin płatności]

Szanowny Panie,

moja faktura [numer faktury] z dnia [data faktury] na kwotę [kwota] euro
jest wymagalna od [termin płatności]. Na moje przypomnienie z dnia
[data pierwszego przypomnienia] nie wpłynęła ani płatność, ani
odpowiedź.

Proszę przelać kwotę najpóźniej do [nowa data] na następujące konto:

  Właściciel konta:  [imię i nazwisko]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Tytuł przelewu:    [numer faktury]

Jeśli płatność nie wpłynie do tego czasu, będę dochodzić ustawowych
odsetek za zwłokę i podejmę dalsze kroki.

Jeśli z fakturą jest jakiś problem albo nie może Pan teraz zapłacić
całej kwoty naraz, proszę do mnie zadzwonić: [numer telefonu].
Wtedy znajdziemy rozwiązanie.

Z poważaniem
[Państwa imię i nazwisko]

Jeśli klient nie może zapłacić całej kwoty naraz, proszę spisać porozumienie o ratach. Jak to zrobić, wyjaśnia artykuł Umowa o rozłożenie na raty.

Przypomnienie o płatności po niemiecku i po angielsku

Dla klientów w Niemczech: oto wzór 2 po niemiecku do skopiowania.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

für [kurze Bezeichnung der Leistung] habe ich Ihnen am [Rechnungsdatum]
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt, zahlbar bis
[Fälligkeitsdatum]. Einen Zahlungseingang konnte ich bis heute nicht
feststellen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf
folgendes Konto:

  Kontoinhaber:      [Name]
  IBAN:              [IBAN]
  BIC:               [BIC]
  Verwendungszweck:  [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit im Anhang. Sollte sich Ihre
Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten haben, ist sie gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma, Telefonnummer]

Dla klientów międzynarodowych: oto wersja angielska. Po angielsku przypomnienie o płatności to „payment reminder”, a przy uprzejmej pierwszej wzmiance także „friendly reminder”.

Subject: Payment reminder: invoice [invoice number] of [invoice date]

Dear Ms [last name], / Dear Mr [last name],

I hope all is well. According to my records, invoice [invoice number]
dated [invoice date] for EUR [amount] is still outstanding. It was due
on [due date].

I have attached a copy for your convenience. Please transfer the amount
by [new date] to the following account:

  Account holder:  [name]
  IBAN:            [IBAN]
  BIC:             [BIC]
  Reference:       [invoice number]

If you have already made the payment, please disregard this message.
If you have any questions about the invoice, please let me know.

Kind regards
[your name]

Zasady dotyczące wezwania do zapłaty i zwłoki opisane w tym artykule obowiązują według prawa niemieckiego. To, czy mają zastosowanie także do Państwa klienta za granicą, zależy od tego, jakie prawo jest właściwe dla Państwa umowy.

Tematy wiadomości do wyboru

Temat powinien od razu pokazywać, o którą fakturę chodzi. Numer faktury zawsze musi się w nim znaleźć.

• Krótkie przypomnienie: faktura [numer] z dnia [data]
• Przypomnienie o płatności faktury [numer]
• Nieopłacona faktura [numer] na kwotę [kwota] euro
• Państwa faktura [numer]: płatność wciąż nieuregulowana
• Drugie przypomnienie o płatności: faktura [numer], wymagalna od [data]

Czy przypomnienie o płatności jest już wezwaniem do zapłaty?

Tak, jeśli jednoznacznie wzywa do zapłaty. Wtedy klient z chwilą jego doręczenia popada w zwłokę (Verzug), a od tego momentu mogą Państwo żądać odsetek za zwłokę (Verzugszinsen).

Ustawa nie zna słowa Zahlungserinnerung. Mówi tylko o wezwaniu do zapłaty, czyli Mahnung (§ 286 ust. 1 BGB), i nie przewiduje dla niego ani nazwy, ani formy. Według Federalnego Trybunału Sprawiedliwości (Bundesgerichtshof, BGH) jako wezwanie do zapłaty wystarcza „każde jednoznaczne i określone wezwanie, którym wierzyciel w sposób niebudzący wątpliwości wyraża, że żąda należnego świadczenia” (wyrok z 10 marca 1998 roku, NJW 1998, 2132). Pismo nie musi przy tym zawierać informacji o skutkach zwłoki. Wszystkie trzy wzory w tym artykule jednoznacznie wzywają do zapłaty.

Wynika z tego dla Państwa:

• Nie potrzebują Państwo łańcucha złożonego z przypomnienia oraz pierwszego, drugiego i trzeciego wezwania do zapłaty. Wystarczy jedno wezwanie po terminie wymagalności (§ 286 ust. 1 BGB).
• Termin płatności na fakturze nie zastępuje wezwania do zapłaty. Data, którą wpisują Państwo na fakturę jednostronnie, sama nie wywołuje zwłoki (BGH, wyrok z 25 października 2007 roku, III ZR 91/07). Więcej na ten temat w artykule Termin płatności na fakturze.
• Bez żadnego przypomnienia klient biznesowy popada w zwłokę najpóźniej 30 dni po terminie wymagalności i doręczeniu faktury. W przypadku klientów prywatnych obowiązuje to tylko wtedy, gdy faktura wyraźnie wskazuje na ten skutek (§ 286 ust. 3 BGB).

Jak wygląda formalne wezwanie do zapłaty, z odsetkami i ryczałtem, opisuje artykuł Jak napisać wezwanie do zapłaty.

Czy mogę żądać opłat lub odsetek?

W pierwszym przypomnieniu z reguły nie umieszcza się ani opłat, ani odsetek. Jedno i drugie przysługuje dopiero wtedy, gdy klient jest w zwłoce.

• Odsetki za zwłokę: w czasie zwłoki dług pieniężny podlega oprocentowaniu (§ 288 ust. 1 BGB). W przypadku klientów prywatnych jest to pięć punktów procentowych powyżej stopy bazowej (Basiszinssatz), w transakcjach bez udziału konsumenta dziewięć punktów procentowych (§ 288 ust. 1 i 2 BGB).
• Ryczałt 40 euro: przysługuje Państwu w razie zwłoki klienta, który nie jest konsumentem (§ 288 ust. 5 BGB). W przypadku klientów prywatnych go nie ma.

Jeśli to dopiero Państwa przypomnienie wywołuje zwłokę, klient w chwili jego pisania nie był jeszcze w zwłoce. Odsetki biegną wtedy dopiero od doręczenia przypomnienia, a ryczałtu mogą Państwo żądać dopiero od tego momentu, czyli w kolejnej wiadomości. Jeśli klient był w zwłoce już wcześniej, na przykład na podstawie zasady 30 dni, mogą Państwo wymienić jedno i drugie już w przypomnieniu. Jak obliczyć odsetki, wyjaśnia artykuł Obliczanie odsetek za zwłokę.

Brak reakcji: co dalej

Jeśli również drugie przypomnienie nie przyniesie płatności, przechodzą Państwo do formalnego wezwania do zapłaty z wyliczoną kwotą odsetek, a w przypadku klientów biznesowych także z ryczałtem. Wzór znajdą Państwo w artykule Jak napisać wezwanie do zapłaty.

Jeśli i potem nic nie nastąpi, pozostają sądowe postępowanie upominawcze (gerichtliches Mahnverfahren), firma windykacyjna lub adwokat. Która droga kiedy pasuje, wyjaśnia artykuł Klient nie płaci – co robić?. Jak na stałe uporządkować przypomnienia i wezwania w określone etapy, opisuje artykuł Windykacja dla samozatrudnionych.

Najczęstsze pytania

Jak napisać uprzejme przypomnienie o płatności?

Proszę podać numer faktury, datę i kwotę, założyć przeoczenie i poprosić o zapłatę do konkretnej daty. Proszę dołączyć fakturę i zakończyć zdaniem, że wiadomość jest nieaktualna, jeśli płatność już nastąpiła. Gotowy wzór znajdą Państwo w części Wzór 1.

Jaka jest różnica między przypomnieniem o płatności a wezwaniem do zapłaty?

Prawnie żadna, jeśli przypomnienie jednoznacznie wzywa do zapłaty. Różnica tkwi w tonie: przypomnienie pozostaje uprzejme i z reguły nie wymienia odsetek. Formalne wezwanie do zapłaty podaje wysokość odsetek i ryczałtu oraz zapowiada dalsze kroki.

Czy mogę wysłać przypomnienie o płatności e-mailem?

Tak. Ustawa nie przewiduje żadnej formy wezwania do zapłaty. Proszę zachować wysłany e-mail, aby później móc wykazać, kiedy Państwo przypomnieli o płatności.

Ile przypomnień o płatności muszę wysłać?

Nie ma określonej liczby. Do zwłoki wystarczy jedno wezwanie po terminie wymagalności (§ 286 ust. 1 BGB). Ile uprzejmych przypomnień wyślą Państwo wcześniej, to Państwa decyzja dotycząca relacji z klientem.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• § 286 BGB, zwłoka dłużnika (po niemiecku)
• § 288 BGB, odsetki za zwłokę i inne szkody wynikłe ze zwłoki (po niemiecku)
• § 675s BGB, termin wykonania transakcji płatniczych (po niemiecku)
• Federalny Trybunał Sprawiedliwości, wyrok z 10 marca 1998 roku, NJW 1998, 2132, wymogi dotyczące wezwania do zapłaty (przedruk LMU Monachium) (po niemiecku)
• Federalny Trybunał Sprawiedliwości, wyrok z 25 października 2007 roku, III ZR 91/07, NJW 2008, 50: jednostronnie określony termin płatności nie zastępuje wezwania do zapłaty
• Händlerbund: wezwanie do zapłaty, regulacje prawne i wzór (stan na 4 sierpnia 2026 roku) (po niemiecku)